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楼主:twhsi - 

[修炼成长] [GTD] twhsi时间管理线上课程開始了,欢迎大家参加

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发表于 2007-11-25 07:42:26 | 只看该作者
哇好久没有,这个太好了·!
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 楼主| 发表于 2007-11-25 08:34:58 | 只看该作者
  twhsi时间管理 线上课程 (17)  最后的流程--更新 时间管理健身房 89/100

何谓更新?更新就是让行动清单与事实相符。大部分人都不会列出清单,把自己的烦恼及困难放在上面。但是如果我们能把列出清单锻炼成每日、每周的习惯,那就是我们眼中的时间管理黑带高手了。


要做好更新的动作、建立完整的行动清单,有三件重要的事情需要做"
时时清空--收件匣"、"再次加工行动清单"、"每周检视任务清单",这就让我们一项项的讨论吧。



1 时时清空--收件匣
我们收集杂事的事情,永远比执行的速度还快,所以除了之前提的收集杂事技巧,我们要建立时时清空收件匣的习惯。


twhsi会把每周日会固定清空收件匣。但有时候比较忙,会迅速累积太多杂事(例如出差时),我会订定一个收件匣的上限(例如一百件),到达后就要求自己要安排时间,清空收件匣,先把收件匣的杂事降低到一定数量(例如40件)以下,再把这些重要的杂事加工处理到行动清单中。

好友征胜前两天在网路上留下一些句子"点滴的灵感,而有一种触动,触动变成行为,行为成习惯,习惯受益终身。"我觉得清楚的写下了收集杂事、加工成行动、养成习惯,及拥有好习惯对我们的好处,这整个过程。笔者也写出来和大家分享,期许我们都能终身维持收集杂事这个好习惯。



2 再次加工行动清单

每当每周检视的时间来临时,我会做一个很重要的事情--再次加工行动清单

想像有一辆在夜间行驶的车子,大灯只能照亮前方一两百公尺的道路;但是你可以一路开上好几百公里,只需要看清前方这一小段道路即可。
--出自<<秘密>>,杰克.坎菲尔的话


当我们开车走了一小段距离,就可以重新审视自己走的方向是否正确,再随时调整,80%的任务(专案)属于这种直线的操作。当我们执行好眼前这一个行动后,脑袋会在行动的过程中,自动会找出下一个合适的行动,我们只要一个一个行动的执行,就可以达承任务。

为了让我们能更有效率的执行这些行动,每周
再次加工行动清单就很重要。让我们能够利用场合批次处理事情,节省大量的时间,一方面能够把任务向前推进,一方面让我们能够调整自己的前进方向,达成我们的远大目标。


3 每周检视任务清单

任务就是需要一个以上的行动,才可以完成预期结果的工作。我们想办一场研习会,一次家庭旅游,一个财务投资计划等,都属于是任务的范围。我们需要每周的检视自己手上有哪些任务(任务清单),思考外部环境有何变化?下一个行动为何?并更新任务清单,藉此掌控任务。简单吗?一点都不简单,常常我们要面临任务被突发状况打断、无法在期限前结案、外界环境变化导致无法结案等状况。在任务管控方面,每一个人都有可以进步的空间。


之前提到,80%的任务属于直线的操作,twhsi认为其他20%的任务(专案)属于多面向的任务。多面向的任务比较复杂,需要一些外部工具的协助(纸笔工具、心智图软体、树枝结构状软体等)。笔者的经验是,若我们想要掌控好任务,就需要把各种可能状况做充分的考量(发散),并由其中找出最恰当的解决方式(收敛),做好发散及收敛思考,可以帮助我们掌控复杂的任务状况,又能做有效率的执行。


结语
行动清单其实是一个动态的系统,我们需要更新(即时更新资讯)的机制,目的就是让行动清单与事实一致,我们才能信任这个系统。这样的一个动作,需要养成习惯,才能达到最大的效果。

不知不觉,我们已经讲完了六个流程,就是这六个流程组合成我们的时间管理系统。重复一下林伟贤老师所讲过的话"做事要靠系统、不要靠感觉",也期待大家培养好各个流程的能力,并组合成属于自己的系统,相信我们的时间管理能力会持续的进步。


时间管理是属于to do的层次,接下来,我们要讨论更高层次的问题to haveto be,我们继续加油:>




延伸阅读
twhsi时间管理 线上课程 (7) 组织依照场合分类的行动清单
twhsi时间管理 线上课程(5) 收集杂事
twhsi时间管理 线上课程(4)完整的行动清单
twhsi时间管理 线上课程(2)三本好书和六个流程

好友老K的文章 To Be! Why?



图文并茂版本
台湾
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/14543031

新浪(简)
http://blog.sina.com.cn/s/blog_59105b6b01000am9.html









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 楼主| 发表于 2007-11-25 08:47:07 | 只看该作者
to askswin
感谢您

to 六月双子星
欢迎关注我的博客
http://blog.sina.com.cn/twhsi


to 种田老农
谢谢

to dongley
您抓到重点了,重要得不是我的方法
而是您看文章后,想要改变什么 :>

to jff1969
看了您得博客,发现您是很认真的人,很高兴认识您
可以短信联络一下吗?我想私下和您认识一下 :>


to all
我的海内档案
http://hainei.com/user?r=100081

要海内邀请函可以找我
twhsi(at)mac.com
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 楼主| 发表于 2007-11-26 10:49:47 | 只看该作者
twhsi时间管理 线上课程 (18)  to be,to have 时间管理健身房 90/100
twhsi的真实世界名字叫做永锡,所以当我听到童话"绿野仙踪"中,有一个锡人The Tin Woodman)的角色,我特别有感觉。锡人外表强壮,但是他没有心,他曾说"我宁愿有一颗心。因为心能使得一个人快乐,快乐是世界上最好的事情"。每当我读到这个故事,我不禁轻轻的问自己"永锡啊,你有没有属于自己的一颗心啊?有心才能够快乐喔"。在故事的尽头,锡人找到了他的心,而我期许自己的不仅是找到自己内心的声音,还希望进而协助他人找到他们内心的声音,这也是我一直激励自己的座右铭。

虽然我们的时间管理课程已经到了第18堂,但很明显的,时间管理的好并不以找到我们内心的声音,时间管理属于to do的范围,除此之外,我们还需要to haveto be


笔者觉得运用时间管理能把to do 作的很好,但是这不是我们的目的,时间管理只是达成目的的手段。但是何谓 to have,什么是 to be呢?我自己的见解是...

to have 拥有足够的闲暇时间,让我们更能面对好压力,并进而追求人的四大需求
to be    拥有追逐梦想的时间,燃烧我们内心的火焰


就让我们用以下的部份来讨论to have及to be吧。



(1) to have--满足人生的四大需求

2007年八月份,我在台北举行了一场时间管理研习会,那次也是老婆第一次好好听了一场我的演讲。事后,老婆和我说"若是你能让人每天多半小时,
多睡点觉,那对很多人的帮助就很大了。"我觉得很有意思,原本我以为来听时间管理的人,都是有些目标要达成的人,其实老婆提醒了我,有许多人,忙碌到连睡觉的时间都不够了。时间管理若能帮助这一些人,不也相当的有意义。


睡眠充足就是四大需求中的物质需求,我们也简介四大需求如下(改写自史蒂芬.柯维博士<<第八个习惯>>一书, P42)

a. 物质需求:食衣住行等生存下去的需求,也就是生活。
b. 心智需求:自我发展与成长的需求,也就是学习。
c. 情感需求:人际关系,爱人、被爱,有归属感,也就是爱。
d. 心灵需求:人生有意义和对他人有贡献,也是发挥影响力。


这四种需求,都需要有时间资源的配合,我们时间管理(to do )的能力增强了,就有时间可以满足这四项需求。再接下来的课程中,我们也会继续就时间管理和四个需求的关系一一的讨论。



(2) to be --点燃自己内心火焰

好友老k前几天写了一篇文章
<<To Be! Why?>>,里面提到一段话"没做to be的人,时间管理做得再好,也不过是个高效率人皮机器罢了!"这句话虽然严苛,但是也一语说出了to be的重要。"to be"就像是北极星,告诉我们,北方在那里,我们应该往那里走。这就是我们心中,有了一个指南针,这是很不容易的,需要常常检视自己,才能做到。

如果某项工作可以开发你的天赋才能、唤醒热情、而且世界也需要、良知也督促你去行动,那么,你的心声、你的召换、你的灵魂密码就在哪里。

这是<<第八个习惯>>里面我很喜欢的一句话,当我们能检视自己、知道方向了,这时,我们就能够慢慢找到天赋才能、热情、这个世界的需求、良知的交集,这就是我们的灵魂密码,只要一经点燃,我们内心的熊熊火焰便开始燃烧。

to be及内心火焰,这两者息息相关,这也是我们时间管理的最终目的,时间管理是,to be及内心火焰才是,当我们依循着正确的道路前进,这时候术(时间管理)就那样不重要了。




(3)将幸福一肩扛起的行动家

然而我觉得to do的基本能力很重要,这是要达成to have及to be的必备能力。


前一阵子我搭乘台湾高铁,在车厢里看到一句人寿保险公司的广告词"幸福一肩挑起"。当时我觉得这句话真的说出了幸福的真谛,幸福并不是从天上掉下来,幸福不是上一代给予的,真正的幸福要我们有一肩挑起的决心能力
若是连容易的事情,小的事情都作不好,我想就算是家财万贯,那也幸福不起来。

"天下难事,必作于易,天下大事,必作于细。 "
--老子

以前我的名片上就印了一小段slogan"追求幸福的行动家",现在我更鼓励大家要做
"将幸福一肩扛起的行动家",我也拿这句话来鼓励自己,这样的益处是我们能够得到生命中的真正幸福,并且不在恐惧生命中的种种挑战。


结语
我的朋友曾经忠华说了一段话" 绝对的自由,来自于绝对的自律;绝对的自律,来自于绝对的自许!",这是他的座右铭,他还画了一个示意图,我觉得很棒,也和大家分享。

    自由   ←   自律  ← 自许

To Have ← To Do ← To Be


我们可以看出,忠华认为,要有自许,并进而自律,才能自由。也就是先有to be,采取to do ,最终得到to have,这样的次序,或许和我的想法有些不同(次序),但是都告诉我们三者的相关性和重要性。

to do、to have、to be是我们需要在生活中培养的能力,接下来的课程,我们会从四大需求的物质需求开始聊起,我们继续加油。

延伸阅读

好友老K的文章 To Be! Why?

twhsi 时间管理 线上课程(1)WHY GTD? 时间管理健身房 73/100
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发表于 2007-11-26 19:09:42 | 只看该作者

呵呵 要是完全按照这个来做 就会让自己的生活轻松起来

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 楼主| 发表于 2007-11-27 11:14:42 | 只看该作者
twhsi时间管理 线上课程 (19) 四个需求之物质需求 时间管理健身房 91/10

前 两天和叔叔及爸爸聊天,叔叔建议爸爸要去做全身的健康检查,为退休的生活做好打算;爸爸也提到担心退休后的收入改变,整体的财务要再规划。爸爸的生活及事 业,因为退休也将很大的变化,有两方面的原因,一方面年纪也大了,要好好照顾身体,一方面,也要做好退休后的财务准备;一个是健康方面,一是财务方面。

这就是我们今天的主题--物质需求-食衣住行等生存下去的需求,里面最重要的因素有两项,就是健康及财务。



(1)做好健康管理的工作

身是载道器,如何为一生的健康打好基础?是一件重要的课题,尤其是现代社会的工作繁重,每天要面对各式各样的压力,做好健康管理更是重要。

在此twhsi要推荐<<精力管理>>这本书,本书的两位作者训练了许多职业网球选手及奥运金牌选手,从饮水饮食、睡眠休息、衣着、平日健身方式都有深入的研究。很快的,他们便把这些方法运用到商场,训练了许多大企业的CEO,因为CEO们面临的工作挑战,和卓越运动选手相当类似。永锡也介绍书中的四个重点和大家分享。

a. 精力资源有四种,分别是身体的、情感的、思考的、精神的,称为精力金字塔:这和我们讨论的四大需求很类似,我们必须把这四种资源管理好,这样才能有长期的健康及精力。


b. 钟摆原理:精力有其使用<=>恢复的来回周期,要平衡精力消耗,我们必须周期性的补充精力。例如twhsi发现自己在下午三点到六点时精力容易不济,变得容易生气并效率低落。 我就利用三点时吃些高纤的营养棒,并离开办公室走走,藉此晒晒太阳并运动。发现几次下来,自己消耗的精力,都能补充回来,便持续这样的作息,成为习惯。

c. 跨出舒适领域:让人不适的压力反而可以增加我们精力的容量。前一阵子和老K到北京演讲,这算是跨出我日常的舒适领域,但是笔者发现那段时间内,自己的精力充沛,做事效率很高,这就是适当的压力可以增强精力容量的一个例子。


d. 建立自己的"精力仪式",设计定期让精力恢复的仪式,按时进行。
笔者设计了一天的精力管理仪式,确保每天的精力管理和自己工作的作息相互搭配,我们也会在下一个段落也会有些探讨。


把自己当作是职业运动选手,努力的让自己精力都可以维持在可以面对任何事情的状态,广义上这也是时间里管理的一环。这需要纪律和习惯的养成,但是也是我们应该努力尝试的目标。




(2)我的精力仪式实践经验

"别一味想控制时间(因为做不到),而要试着控制我精力(做得到,我们的所作所为可以影响我们的精力),这样就更有机会达到自己的目标。"。--<<追逐日光>>

为了准备好一天的精力,有一个很好的方式就是设计出一日的"精力仪式",我的仪式主要有以下几点:


a 饮食方面

早上起床喝500CC水,量体重。
一日五餐,从早早餐、早餐、午餐、下午点心及晚餐。
原则是低热量高营养,且营养要均衡,空腹不超过四小时。


b 运动方面

每天早上做八段锦,上午上班时,休息时间走一趟办公室,和同事协调事情,打招呼,顺便运动。
办公时利用有冷气教室,避免自己因为过热工作效率降低(冬天则要多深呼吸)。
下午去办公室外散步,并可以和朋友聊天一下
每周和家人爬山两次,找时间晨泳一次  

c 作息方面
 
每天睡11点入睡,6点起床。
中午午睡30分钟,补充工作了半天的体力
留意自己的呼吸状况,衣着留意,避免过热过冷

有了精力仪式,twhsi在每天写晨间日记时,就可检讨自己每天是否做好管理精力的工作。长期纪录在晨间日记中的精力仪式运作优缺,可以做为下一个版本修正的参考。养成属于自己的精力仪式,并做好定期检讨的工作,这是一个很好的自我管理方法,提供大家参考。



(3)增强自己的财务智商

11月份到北京时,有一次在北大附近街头散步,和好友李娟、老K讨论到金钱的运用。李娟说她和系上的学长讨论生涯规划,很担心博士毕业后的就业及财务问题,老K也给了一些很中肯的建议(他的工作性质是资产管理领域)。

笔者觉得财务智商是很重要的一件事情,
我们常常说自己在学习,但是我们是不是好好学习了如何管理好我们的金钱?<<财富执行力>>这本书提到杠杆的概念,杠杆就是"用越来越少的力量,做越来越多的事",要是我们学会了杠杆的概念,我们的财务状况就能逐步的改善。

a 知识是
一种杠杆:

资产负债表、现金流的概念,是很基本的财务概念,但是鲜有人落实在管理自己的财务问题上。我们必须常常省视自己的财务状况,才能抓住属于我们的财富。

b 阅读是一种杠杆:

当我们无法当面请益他人,那就只能透过书本学习。我自己由以下作者收获良多,史蒂芬.柯维、戴尔.卡内基、大卫.艾伦、彼得.杜拉克等,每一本书我都是一读再读,甚至利用网路读书会逐章细读。

c 人脉是一种杠杆:

OPB (Other people's brain)就是用别人的脑,帮助我们自己思考。这当然是很省时、省立的方法。但是要如何建立OPB的能力呢?twhsi是用写文章和大家分享及讨论,并藉此建立信任感。我们讲时间管理要有长远的格局,在人际上要建立30年人际联盟,让自己能透过他人的专业及经验解解决说活中的挑战。


d 系统是一种杠杆:

透过系统,我们就可以比较少的努力,得到比较多的收获。
富人建立一个系统,为尽可能多的人服务facebook这个成立三年的人脉社交网站,就是建立了一个系统,为全球5千5百万用户免费服务,所以造就了百亿美金的身价,facebook网站本身,就是一个很有力量的杠杆。


e 时间是一种杠杆:


李安自纽约大学电影研究所第一名毕业后,因未得拍片机会而在家带小孩六年,最后是台湾中央电影公司找他拍摄《推手》 ,才有机会拍第一部片,要不是有这六年的潜龙在田,李安的电影为必能带给人们那样多的感动。我自己也有类似的经验,笔者从2002年开始无偿在网路上分享时间管理文章,持续不断到今天,为了带来许多站在台上演讲的机会,将自己的知识及经验分享出去。很多事情,需要时间的发酵才能产生更大的效益,所以时间也是一种杠杆。

这些杠杆,都可以帮助我们的人生过的更好,而我们的杠杆工具越多,做事就越省力,越能解决别人解决不了的问题。而取得杠杆最好的方法就是学习、分享及尝试,也和大家共勉。


结语

健康管理、精力管理、财务管理都是满足我们物质需求重要的一环,我们必须持续的学习,才能够让我们稳固这方面的资源。接下来我们要讨论的是情感需求,仅请期待。




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 楼主| 发表于 2007-11-27 11:15:14 | 只看该作者
to 杜春泥
呵呵,這也是我們的期望 :>
78
发表于 2007-11-27 13:20:05 | 只看该作者

认真拜读了楼主的大作,很受启发。同时,也根据你提供的链接及推荐,进行了扩展阅读。
恕我直言,“高效能人士的7个习惯”看了60页,放弃了,Stephen R. Covey说教式的语言让我觉得厌烦,同时反复唠叨的表述也让我越读越没劲,也许我还会去翻一翻他的“要事第一”和“高效能人士的第8个习惯”,但我不抱期望。

期望楼主的下一篇。

79
发表于 2007-11-27 13:32:35 | 只看该作者
管好时间,把握生命~!!
80
发表于 2007-11-27 17:15:27 | 只看该作者
感谢楼主,你的课程非常的精彩,我们都在期待着啊

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