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twhsi时间管理 线上课程 (27) 选择性的无知 105/200

我们的身边无时无刻充满了资讯，有线电视将近百频道的选择，数百种中文杂志，每年出版的中文书籍有四万多种，还有电影、报纸、广播、广告传单及看板等等，丰富的资讯让我们的注意力变得贫瘠。西元1472年，当时全球最好的剑桥大学皇后学院图书馆藏书量只有199册，相较之下，目前的资讯量真是多的惊人。

吸收资讯和每天用餐其实很类似，我们吃东西时都会注意热量及饮食均衡，多吃蔬菜、水果、鱼肉，少吃肉类、脂肪，并且多做运动。资讯的吸收也是如此，过多的资讯及不具营养价值的资讯，都是不必要的，爱因斯坦曾说"读太多又太少动脑的人，会染上懒得思考的习惯。"，所以吸收资讯也要有合适的方式。永锡建议我们要采取"选择性的无知"这种策略，让自己不要在资讯的洪流中淹没了。

（1）降低资讯量吸收量
学习忽视，是心灵平静的最佳途径
--罗勃.斯威尔

认识twhsi的朋友都知道，我不用msn之类的即时通软体（很少的状况下用gtalk），事实上，我看报纸只看工商时报，电视最常看的是<<超级星光大道>>，很少看电影及DVD，其他看电视的时间多是陪孩子看东森幼幼台。

永锡建议要学习舍弃所有不相关、不重要、无法运用的 资讯，因为我们的注意力太珍贵了，我们必须用在值得运用的地方。不用msn是觉得他会不断的打断我的注意力，而找回注意力要花上许多时间；看工商时报是因 为我最需要关心的是经济问题，和个人的财务状况最相关；看<<超级星光大道>>是我觉得很愉快很休闲的事情，很少看电影和DVD 是因为要多陪孩子，看东森幼幼台，可以陪小孩，也可以一边看书，并有共同话题。

我减少检查email的次数，减少播出电话，减少rss的订阅，尽量采取非同步沟通的方式联络（email、简讯、SNS网站等），允许自己"不知道"某些事情，让自己的注意力上升，长期下来，我发现我的时间增加了，专注力也更好。

（2）虚拟及实体智囊团

但是，仅仅降低资讯量是不够的，有许多时候，我们需要一些立即、重要、可用的资讯，要如何取得呢？

我觉得要建立起虚拟及实体的智囊团，虚拟智囊团指的是cold network，不需要常常碰面就可以运用的智囊团资源，实体智囊团指的是hot network，需要聚会碰面才能维系的资源，我们一一讨论。

我觉得我们之前在非线性沟通的 系列文章中讨论的google论坛，SNS网站、部落格，就是在协助我们建立虚拟的智囊团，我们利用网际网路，可以找到各行各业的专家，并且请问他们的意 见。平时可以分享兴趣及交流意见（在一天的24小时内都可以做）。有需要时，可以将虚拟人脉化成实体，直接打电话联络或拜访请益，直接解决问题。例如今年 8月，永锡到北京去演讲，事实上北京我是一个人都不认识的，透过论坛发布消息，就有三名朋友担任义工角色，成功的举办研习会。

永锡参加的实体智囊团就是青商会，也有近十年的经历了，算的上是资深会员，藉由参加社团聚会可以交流各种地方上的资讯，有需要时，也可以打个电话就取得协助，是我觉得很好的智囊团形式。同年龄的朋友在这十年间也一起成长，经历人生的风浪，相濡以沫，形成很强大的力量。

虚拟智囊团可以在任何时间进行，是一个很有效益的工具，实体智囊团虽然耗时较多，但是总是一种批次增加人脉资源的方式，若是长期来看，算起来效益也很高。有了很好的人际智囊团，有需要资讯时，就可以亲自问人，快速取得可信度极高的资讯，就可以弥补第一项降低资讯吸收量的缺失。

（3）吸收健康的资讯

有一些资讯有助于建立自己正面的心态，并更加增加瞭解世界，那就要要求自己养成吸收这些资讯的好习惯，这就像是要有健康的身体，除了饮食均衡外，还要辅之以运动，才能事半功倍。

经典晨读就是一个很好的习惯，利用早晨的时间，阅读一些伟大的小说（目前是每天看一章的堂吉诃德），是一个持续一辈子得好习惯。除此之外，创作本 身也是一种好习惯，我自己是习惯敲敲键盘写写文章，我有一个堂哥则是国乐演奏家，藉着演奏乐曲，抒发自己的情感。这些费时耗力（读经典、写文章、演奏乐器 等）的习惯，其实就是一种生命中的创作，回馈给自己很多好的影响，就如同运动让我们身体更加强壮，创作也让我们得心灵、心智更加健康。

结语
我们需要在完全无知和资讯洪流之间，选择出一条适合自己的路，否则我们就不可能好好的运用好自己的时间。完全无知虽然让我们拥有许多时间，但是却没有办法培养运用能力；吸收过量资讯，却让我们失去了时间及专注的能力，两者都不适当。常常问自己这个资讯是不是不相关、不重要、无法运用的，会让自己学着放下，重新选择立即、重要、可用的资讯，才能让我们有时间，有专注力，解决好眼前的问题。

下一个单元，我们要讨论的是"干扰"这个主题，谨请期待。

延伸阅读

twhsi非同步沟通工具（4） email、私人讯息、手机简讯 101/200

twhsi非同步沟通工具（3） 部落格 一个人向世界发声 100/100

twhsi非同步沟通工具（2） Google论坛 经营对话的双人舞 98/100

twhsi非同步沟通工具（1） 海内 一个中文的SNS人际网站

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to jff1969
感谢支持

to xiao-ku
thanks.

to zjin
我们教学相长

to sky_jiangchun
我们的时间管理方法是做得到的
好几百人，上千人采用了 :>

to 有恒
多读几遍是有好处的
这些稿子是我写了五年文章，演讲各处的精华 :>

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twhsi时间管理 线上课程 (28) 杜绝干扰：减少时间浪费：email及电话 106/20

杜绝干扰这个主题会有三篇文章，依次如下，这三篇是我从<<一周工作4小时，晋身新富族>>看到的架构，觉得相当不错，所以我借用来就减少时间浪费：email及电话、将重复工作批次处理、授权的游戏规则调整分为三堂课程，一一讨论。虽然架构是从别书而来，但是内容则都是自己的经验及想法。



建立起一个耗时较少的沟通系统，要多利用非同步沟通（如email方式）解决问题，而非同步方式

我们想要减少工作时间的浪费，我觉得要从降低沟通耗时下手，现代社会，需要大量、高品质的沟通。但是，沟通也常常耗费大量时间，永锡觉得应该多思考如何我们自己沟通的方式，减少不必要的耗时。我们今天要谈的主题是，处理邮件时间降低、减少打电话的时间，这就开始吧。

（1）处理邮件时间降低

现代人沟通成本最低、最方便的工具之一就是电子邮件，但是许多人也耗费许多时间在电子邮件的阅读及处理上（或完全不看）。以下几个建议是我自己实战的心得，也提供大家参考

a 关掉即时通软体及邮件软体的提醒声音:
这样子工作时的注意力才不会中断，关掉后，我觉得心情轻松许多，大家不妨试试。

b 减少每天检查email次数：
永锡每天在固定的时间检查email，例如早上九点、下午两点。虽然降低检查email次数，但是一进入信箱，就要求自己要把email都处理完，才离开，这也是一种批次处理的观念。

c 将email内容写的很清晰：
这样子可以避免别人看不懂，又发了一封email询问，增加不必要的信件数量。太长的信件一定要分成几个重点，让阅读者读起来轻松，写完后自己要再读一次，避免词不达意，及看看有没有要补充的事情，这样的方式反而节省许多不必要沟通时间。

d 不开转寄的信件：
有些朋友会寄发大量的转寄信件（有趣的文章、投资资讯），若不想看，可以用email信箱里面的筛选器或邮件规则，将之分类到垃圾信件，或请朋友不再寄发。值得读的信或资料，转到to read list资料夹，有空时慢慢看，不要放在收件匣内。

e 找一个垃圾邮件过滤功能强的email服务：
我所用的gmail服务及apple的mail程式都有很好的垃圾信过滤功能，以前用的yahoo.tw信箱垃圾信过滤的功能不佳。

f 建立自己的通讯录，批次寄出信件：
利用通讯录，可以分类批次寄出信件，除了可作个人行销外，还可以节省大量时间。

g 清空收件匣：
我的email信箱收件匣的部份会尽量清空，这样子一开email才不会看不 清哪些是还没处理的事情。无法立刻完成的事情放到to do list资料夹，要阅读的东西放在to read的资料夹，要用别的方式处理的事情（电话，自己动手）的事情放到自己的行动清单，彻底清空收件匣。这样子一开email永远只有最新的信件在里 面，也可以省下许多辨识的时间。

h 学习电子邮件筛选器或邮件规则：
设定一些筛选信件规则，在信件收到的同时，一些信件就可以分到垃圾信件区，减少要处理的时间。永锡会将一些朋友的转寄信件、网站发出的广告信件、新闻设成规则处理，自动送到不同资料匣，检少要处理的信件数量。

电子邮件是个重要非同步沟通工具，但是要有良好运用方式，才不会一点一滴偷走我们宝贵时间。

（2）减少打电话的时间

时间管理专家曾经统计过浪费时间的前15个原因，其中第一名就是电话干扰。其实，由于运用许多工具来沟通，永锡打电话的数量越来越少。事前将杂事做好加工 处理的工作，确实可以减少打电话的数量及通话时间，但是仍然需要有一些打电话的方法，我也分享一些我使用的技巧和大家分享。

a 拥有完整的通讯录：
很多人都没有在电脑中建立通讯录的习惯，通常使用手写的通讯录，或者是手机内的通讯录，重复誊写或换手机时，常常就漏失了重要的电话。若能善用电脑中的通讯录软体，一来可以和手机做同步，不需重复输入，二来搜寻快速，就算通讯录量多也不怕（与我的通讯录为1200笔）。永锡收到名片时，如果是重要的，就会打字到自己的通讯录，以便日后联络，虽然比较耗时，但是相当重要。这是一个自我行销的时代，通讯录就是最好的行销辅助工具。

b 善用免持听筒功能：
一般办公室电话有一个很好用的功能"免持听筒"（见上图红框处），可以让我们等待对方接听电话时，空出双手继续处理事情，增加效率。

c 批次打电话，规划交谈的内容：
列好电话清单，一次打多个电话；打电话前先规划一下要讲的重点，都可以节省实际通话的时间。老婆常常提醒我要先想清楚自己要问的问题在和别人请益，这样又尊重对方，又能省下双方时间。

d 电话旁边要准备纸笔：
交谈时，难免有要纪录的资料，要随时准备纸笔在桌上以便纪录。电话要固定放在左手边（左撇子放右手），方便手写纪录。

e 善用skype等网路电话：
skype可以大幅降低通讯成本，我常常运用skype打国际电话，现在还有一种skype pro功能，让我们打国内的长途电话也很便宜。

f 改变习惯将"你好吗？"问候式的话语改变：
接到电话时说"我有什么事情可以为您服务。"这样的话语减少打招呼的时间，是一种不错的节省时间方式。

g 用email或简讯取代电话交谈：
电话沟通需要两个人同时在场，有时候简单的事情用简讯通知，复杂的事情先写email都可以节省双方的时间。

我们使用电话的习惯，也可以用20/80法则来思考，把时间用在重要的事情上面，这样才是较好的方式。

结语
人际关系维护和时间管理，看似两者有所矛盾，但是我们必须好好的思考自己的沟通系统，这样才能找出合宜的方法，才能达成沟通的效果，又能有效运用时间。

下阶段要谈论的主题是将重复工作批次处理，下次见。


延伸阅读

twhsi非同步沟通工具（4） email、私人讯息、手机简讯 101/200

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楼主一天的生活太有条理了，轻轻松松，效率很高

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twhsi 时间管理 线上课程 (29) 杜绝干扰：简单的事情重复的做及批次处理 107/200

每天早上，永锡六点钟起床，用过早餐后，经典晨读名著，写完晨间日记，就开始写部落格文章， 平均一天有一篇或更多文章发表。许多人都很佩服我写文章的毅力及速度，但是这就是重复的工作重复的作。只是我用定期（每天）作一样的事情（写部落格文 章），长久下来，就把自己的文笔锻炼出来。写完文章，永锡一面读文章贴到各个发表文章的部落格及讨论区，一面检阅一下读者对文章的回应，批次处理，写好读者的回应（我每一个读者都会回），再一起贴到讨论区中。就这样日复一日，写文章及读取回应，让我写文章的功力和时间管理的知识每日递增。

这就是永锡的基本功：简单的事情重复的做及批次处理，我几乎都集中在每天早晨的时间中完成，利用早起的时间，每天作两三个小时，连续不断，完成后时间是九点或十点，之后再继续处理一天其他的事务。任何工作，都有不可必避免的暖机时间，在重要的事情被打断后，心理上要回到原来的状况需要时间，所以我写文章都利用最不容易被干扰的早晨时间。

我们今天讨论的就是用降低干扰及批次处理的方法，我们这就开始吧。

备注：永锡目前发表文章的地点有：
台湾：twhsi's blog 、PTT BBS时间管理版 、涌泉创投俱乐部 、富爸爸．创业模拟商学苑 、落实第八个习惯＋感动论坛
大陆：新浪博客 、我学网 、栖息谷 、hi!PDA 、GTD LIFE论坛 、海内



（1）降低干扰的方法

干扰是现代社会工作常常遇到的困难，电话、老板、MSN、同事等，都会让我们中断工作，但是中断之后，却很难回到原来的心理状况，因此降低我们的效率，今天我们也讨论一些降低干扰的方法。

a 时间日志：
看了RANDY最新的时间管理演讲 后，永锡就开始使用时间日志来纪录我的工作时间及事项。经过一段时间的试用，我发现就算工作被打断，还是很容易让自己抓回原来的做事状况。工作日志是以15分钟为纪录单位，当我们分心了，只要提醒自己看一下日志，就发现自己在这段时间内分心，便能迅速就会要求自己回到工作状况。

b 关闭MSN或QQ
我已经不用即时通讯软体很久了，因为这是一种同步的沟通，相当耗时，相反地，永锡开始大量利用部落格、论坛、SNS网站（facebook、海内）、email来沟通，这些都是非同步沟通。若是一个小时内我们会被干扰四到五次，心理就需要在一小时内在线上聊天及工作情绪两种状态中切换四到五次，工作效率必然大打折扣。我的建议是，至少上班或读书时间，关掉您的MSN或QQ吧，最好的状况当然是不用这种沟通工具。

c 重要的事情用早晨的时间完成

永锡养成每天六点早起的习惯已经三年了，从六点到九点就是我的一天最高效工作时间，一般人九点上班时，我可能已经处理了一天中25％以上的事情，而且是最重要的事情。在这三个小时的时间里，没有工作、家人及电话的干扰，四周相当安静，是我一个人独处的时间，因此工作的效率相当高。为了激励自己早起，我也参加好友阿信发起的巴布早安团，用群体的力量来激励自己，持续早起的习惯。

巴布早起团：http://buboo.tw/goodmorning


总而言之，遇到干扰在所难免，但除了降低工作中干扰的次数，从干扰中迅速切回，也是我们要练习的基本功，我们一起加油。



（2）批次处理的方法应用

昨天去参加好友阿宝哥在元智大学【打造个人品牌、成就人脉达人】的演讲，听到一句话"复杂的事情简单化,简单的事情重复做"觉得用在时间管理相当的有效。重复的做就是批次处理，我也分享些我的应用方法和大家共勉。

a 外出批次处理

昨天早上外出办事，跑了四个地方，送裤子去修补、去以前工作的幼稚园处理一些事情、到银行领钱，并帮老婆查清帐户余额、到青商会办公室缴交资料并协调事情，跑了四个地点，却只花了一个半小时，处理了十多件左右的事情。这就是外出的批次处理，永锡前一天就整理所有要外出才能办理的事情，写在纸张上，开始跑行程前看一遍，就开始处理事情。

b 打电话批次处理

由于参加青商会，常常会有需要电话联络大批会员的机会（通常是拜年或邀请出席活动）。永锡遇到这个状况，都会事情拟出要讲的话，及要打电话的清单，限制自己接下来半或和一小时内要专心打电话。先拟出要讲的话，就可以节省许多打电话的时间，专注于要通知的事情上，限制通话的时间，可以让自己简单扼要打完电话，长话短说，这样子让我们的效率可以增加。

c 人脉整理批次处理

参加活动常常收到大量名片，永锡也采用批次处理，名片最重要的资料就是姓名、email、手机，由于我是手动输入（重要的人才输入），所以我会限定时间统一处理。整理完后并寄出个别的电子邮件，感谢对方参加活动或帮助我们的事情。除此之外，我利用部落格、论坛、SNS网站（facebook、海内）搭建出自己的人脉平台，由于永锡喜欢写文章，就藉此各地的朋友交流，并在对方留言在自己文章时，一一回覆。一方面利用这些平台每天接触到许多新的朋友，旧朋友偶而看看部落格就会知道永锡的最新讯息。

d 清空收件匣及加工处理

永锡自己是用PDA中的涂鸦软体收集杂事，收集数量到一定时，我会利用一小段时间（约20-30分钟），拿起纸笔， 首先，加工处理杂事成行动，之后，将行动用心智图的方式分门别类写下来（写重要的部份）。这个方法可以在不同的场合下进行。有时陪小孩上才艺课、看卡通、打电玩的时候，外出等人的空档，搭乘交通工具之际，一下子就把自己近期事项规划好，相当实用。

e 定时批次处理

我每天写一到两篇文章，一年就可以写300篇以上的文章，我每天写日记，目前已经累积719篇晨间日记了。每天早上定时写文章及日记就是定时批次处理。一开始虽不简单，日积月累下来就不难，简单的事情重复做，就成了习惯，内化成第二天性。当然不是要每个人适合用写文章的方式，自己要找自己合适的方法。但是每一个人若要有所成就，一定做一个活得淋漓尽致的人，这样的人在日语里面就称为"达人"，永锡的目标就是成为时间管理达人。

f 每周检视

每一周永锡都会找时间做一下自我检视的工作，看看一周来的日记、文章，规划一下下一周的重要事项，排排行事历，这样的习惯也已经持续五年了，对我有很大的帮助。这五年下来，我做事迟疑的时间减少了，也达成许多以前所梦想，却做不到的事情，开拓了自己的新事业。检视前一周，规划下一周，是时间管理中很重要的一环，建议大家在培养时间管理习惯时，要优先养成这个习惯，这样的益处是，可以让我们以较长一点的视野看看自己做的事情，让自己时间资源的分配更加妥当。

结语
我们其实要养成一种能力，也就是把一些好的事情，转变成自己例行的流程，这样才是"复杂的事情简单化,简单的事情重复做"。复杂的事情简单化才能让我们会想要持续做这件事情，简单的事情重复做，才能产生持续行动造成的综效（SYNERGY ），这就是林伟贤老师在Money&You课程中提到的成功复利法则。

永锡也自我要求，学习阿宝哥，写一个月一篇的分享电子报，检视自己一个月来的努力成果，写成一篇文章，当作一个礼物，送给熟悉的朋友，下一篇预期是在1/1写好寄出。

接下来的课程我们要讨论的是，杜绝干扰的第三系列：授权的游戏规则调整，请期待。

延伸阅读

twhsi时间管理 线上课程 (25) RANDY最新的时间管理演讲
twhsi非同步沟通工具（3） 部落格 一个人向世界发声
twhsi时间管理 线上课程 (15) 我的每周检视
twhsi时间管理 线上课程 (6) 加工处理杂事 时间管理健身房
用Excel写出实现梦想的晨间日记（1） 时间管理健身房69/100






 

twhsi

to lianglp
不可能如此完美，但是我們盡力 :>

tinateng2008

部落格文章是什么？好帖子！觉得时间真得很宝贵！应该好好管理！学习！

cnlok

不错的安排

cjc999

学习中

Arrns

  一口气看完了, 受益匪浅. 多谢分享! 有几个问题请教:

1. 一个细节: 您提到的用折A4纸放在钱包的方法, 您是每天都抽时间去打印制作这些纸片, 还是有什么快捷的方法去制作吗?

2. 当您的TO BE & TO HAVE与您的某个很亲密的人相冲突的时候, 您是试图去改变对方, 还是尽量去避开这些冲突呢?

3. 您应该是博览群书的人, 那您是如何去取舍, 即哪些书的观点及内容学为己用, 哪些书的观点不予吸收呢? 您是如何去判断取舍呢? 通过实践吗?

  再次感谢您将自己的亲历亲为, 所知所想, 分享给我们借鉴!