[GTD] twhsi时间管理线上课程開始了，欢迎大家参加

阿峰AF

张老师的时间管理系列文章太棒了！通过三大领域（To do+To have+To be）、四大要素（建立完整清单+每日计划+定期检视+四大需求）、6个流程（收集+加工与组织+排程+行动+检视+更新）架构,构建了完整的“时间管理体系”。其理论性和实践性都是一流的，反正比我看过的任何一本时间管理书籍都管用得多！

我感觉张老师的“时间管理体系”不但具有系统性和完整性，还特别具有实用性（每个认真看的人都能体会到）和互动性（网友可随时提问并得到及时答复），这是任何一本时间管理书籍所无法做到的。

我的个人体会是，一个人如果有了“使命感”，就会自觉努力管理好时间，再应用您的“时间管理体系”，绝对会产生事半功倍的巨大效果。而如果没有“使命感”，时间管理往往会半途而废。

正好我也买了PALM 680智能手机，所以您在文中介绍的很多东西我都能直接用上去。我在PALM 680上用得最多的还是Bonsai软体（您系列文章的摘要我就放在这个软体中，呵呵）

再一次感谢张老师精美原创系列文章。

向无私奉献的您敬礼！

最后，还有一个很不明白的地方，就是您的EXCEL日记是怎么弄的，能不能给我一个模板或范例，好让我明白您究竟是怎么做的，先谢谢。我的Email：wsf111972@126.com

[此贴子已经被作者于2008-1-26 14:08:07编辑过]

未未

时间管理也有共同的原则可以遵守啊

twhsi

twhsi 时间管理 线上课程 (32) Weekly Compass

 

Weekly compass(每周罗盘)的概念 来自史蒂芬.柯维的<<与时间有约>>（大陆的译名为<<要事第一:最新的时间管理方法和实用的时间控制技巧 >>）藉着每周检视自己生命中的重要角色，并将各个角色的本周重要目标（书中的概念是"大石块"）放到这周时区中，让自己在生命中的角色管理能更平衡，是一个很好的时间管理原则。

 

事实上我们每一个人的生命中扮演了许多角色，就我而 言，有生活中比较重要的角色有爸爸、老公、儿子、兄弟等，工作中比较重要角色有创业者、讲师、作者等。如果想扮演好角色，就必须投入足够的时间，但不可避 免，角色时间会发生冲突，但是运用Weekly compass的概念，在一周之前就依照角色，对时间资源作一个分配，可以让我们有效的将时间做更好的分配。

也就是说，永锡藉着GTD，有了很好的处理杂事、行动、任务的能力， 现在运用了Weekly compass的概念，管理好"大石块"，让我们生命中的角色更加平衡，根据我三年来的使用经验，也提出自己的心得和大家分享。

目前twhsi利用TaskPaper这个小程式(这个程式只能在苹果电脑上运作，但是您可以用任何文书处理软体达到同样效果)来作weekly compass的工作，除了要兼顾自己的四大需求，更需要将自己生命中各个角色（老公、作者、讲师等）扮演好，因此变设计了各个角色每周重要的工作（大石块）。

（1） 四大需求

Weekly Review有一个概念叫做，磨亮利器(Sharpen the Saw)，也就是之前我们线上课程提过的四大需求，分为物质(Physical)、情感(Social)、心智(Mental)、心灵(Spiritual)四大部份。

永锡常常觉得人生就像是一台飞机，我们坐在飞机上，朝着目标快速的飞过去；我们飞行的速度虽然很快，若是不注重飞机离地的高度，就很容易坠毁。永锡觉得四大需求代表的就是我们离地的高度，高度够高，就能让我们安全的飞行，高度太低，前面遇到一座大山，就可能撞山坠机了。

因 此，我们要藉着每周的Weekly Compass的时间，设计好满足我们四大需求的活动，例如物质方面就是运动、规划自己的财务状况，情感方面就是参加同学会，心智方面，阅读一些好书，心 灵方面，打坐冥想，或者养成写日记的习惯。这样子一周一周下来，我们飞机飞行的高度就能维持足够的高度，让我们在向目标快速移动时，不至于有坠毁的危机。

（2） 依照角色来作每周重要的事项管理

人生最为难之处，即在于我们可能扮演好一个角色，但却可能同时在另一个角色扮演上作得非常差。可能是在事业上非常有 成就，但由于工作的繁忙，却忽略及牺牲了与家庭成员之间的相处。所以若是想要有一个幸福平衡的人生，运用Weekly Compass的概念，在一周开始之前，将自己的角色时间先分配好，这样子可以让我们角色的扮演进步许多。

举例而言，永锡希望自己能够运动，又能和家人共处，因此我们就安排了一些时间是全家一起去爬山，这样子就能共同兼顾健康的需求及做一个好爸爸的角色。有时永锡也和老婆一起去上投资理财的课程，又能兼顾财务的需求，也可以增强自己扮演好好老公的角色。

我们在设计Weekly Compass时，可把几个不同的角色及需求整合在同一个时段中，这样子就能让我们的角色管理能力进步。

（3） 每周时区

每一个角色，都会有需要处理的 "重要事项"，这些重要事项是与你的使命、价值观、目标等息息相关的。所以，优先完成这些 "重要事项"，再来有其它空余的时间才作次要的事情，这就是大石块(Big Rocks)的概念。

把一周的时间规划看成是一个容器(Container)，先把这些大石块放进容器内，再来才是把其它的小石子、沙砾等次要事情。这样的方式，让我们先把重要的角色工作事项及执行的时间规划出来，并充分运用其他的自由时间，处理一些看似紧急，却不重要的事情，这就如同以前介绍过的45/15法则，在同一段时间内，先处理重要程度比较高的事情，剩下的时间批次处理比较不重要的事情（一次打五通电话，一次回10封email）。

当我们以一周的视野来看我们角色时间的安排，就会觉得其实我们的时间不会不够用，而可以轻松的将自己重要的事情安排在合适的时区之中，若结合综效的概念，将同一个时区，同时做到满足两个角色或需求的事情。

 

（4）实际作法：四大需求

我自己在taskpaper这个程式上规划时，会将四大需求的项次放在最上面，分别是

a. 物质需求：食衣住行等生存下去的需求，一般而言就是财务及健康的规划。
b. 心智需求：自我发展与成长的需求，包含了阅读、写作、艺术创作、进修学习等。
c. 情感需求：人际关系，爱人、被爱，有归属感，例如有社团活动、好友聚会、和家人的互动等。
d. 心灵需求：人生有意义和对他人有贡献，也是发挥影响力，以我而言，推广时间管理就是我的心灵需求，有些人打坐、冥想、写日记，也是一种了解自己心灵方式。

当我们在规划时，就想想自己这一周内，各个需求中，想要有所改善的实际行动，将其写入自己的Weekly Compass中。

 

（5）实际作法：每周角色的大石块

角色的部份也是一样，设定好每个角色本周想要处理的大石块，以我自己的角色为例

a 好爸爸、好老公：我会想想有哪些承诺家人的事情（去动物园、爬山、修理印表机等），就可以写进去。
b 作者： 规划一周的写作计划，已经构思未来的主题。
c 讲师：做好研习会的讲稿准备、行销等工作。

规划完毕，就将这些事情放入行事历中，让自己届时可以执行这些事情。

结语

史蒂芬柯维博士的公司也出版planplus软体及线上服务 ，但是费用都很高，或许您可和永锡一样用文书软体加上行事历软体即可。之前介绍的Weekly Review(每周检视)和Weekly Compass是相辅相成的概念，可以融合在一起运用。

接下我们要介绍的课程是"任务及下一步行动"，我们继续加油。

延伸阅读
twhsi时间管理 线上课程 (18)  to be,to have 

twhsi时间管理 线上课程（3）我的一天

twhsi

to 未未

是的，有原則及方法

to 阿峰AF

感謝支持，架構已定
就是推廣的功夫了，
這是我要加油的 :>

您的總結很棒，我自己還沒想的這麼清楚呢
三大领域（To do+To have+To be）、四大要素（建立完整清单+每日计划+定期检视+四大需求）、6个流程（收集+加工与组织+排程+行动+检视+更新）架构,构建了完整的“时间管理体系”。其理论性和实践性都是一流的

我們結夥攻頂，事半功倍 :>

to twfx1114

感謝，我們一起寫晨間日記下去

to superahaha

謝謝

to amoli

為您感到悲傷...

梦令同

虽然是个个性化的话题，但是也很有研究的必要

阳光独自灿烂

学习了。。

twhsi

twhsi 时间管理 线上课程 (33) 管理任务的要点
我们在时间管理中，强调要管理好行动，但是有些事情本身就有点复杂（举办一个家庭聚会、全家到美国旅行三周、销售一个新的产品等）这样子要如何管理呢？在Getting Things Done(本文简称GTD）的理论中，这些事情属于任务（task）而非行动，这也是今天我们的主题。

1. 任务是什么？

"任务是需要一项以上的下一步行动，才能完成预期结果的工作"这是GTD这本书的定义。所以任务虽然可以指很大的计划（例如登陆月球），但一些小事情，是任务的范围（制作研习会的投影片），因为这些事情没有办法一个行动就完成，所以也称之为任务。


2. 管理任务的重点

要管理好任务，也要和管理行动结合，必需做到三件事情，简述如下。

a. 清楚界定任务的结果

任务的结果像是终点线，一个最终完成的图像。一个登陆月球的任务，永锡会看到一个登陆小艇缓缓降落，小艇门打开，太空人走出来月球表面的画面。一个制作投影片的任务，永锡会看到我在演讲投影片内容，台下观众专注聆听，最后报以如雷掌声的画面。

清楚知道结果，才能自己在规划下一步行动时，有明确的方向。

b.制作任务清单

我们必须有一张目前进行中任务的清单，这样我们才会知道有哪些事情是我们需要去注意。清单让我们可以重复检视及更改，有一张任务清单，可以让我们知道工作负载是否太大，是否需要删减或增加资料。

永锡也会在每周检视及计划时，看看自己的任务清单，检讨哪些任务需要继续推进，哪些则可以暂缓。

c. 将任务的下一步行动，放到系统内管理

大部分的任务很单纯，只要将所有的任务列成一张清单，持续管理好各任务的下一步行动，就完成80％的管理工作。少部份任务比较复杂，属于多面向的任务，需要一些外部工具的协助（纸笔工具、心智图软体、树枝结构状软体等），并找出各面向的下一步行动，这就是最后20％的管理工作。这些行动，必须集中放到我们的时间管理系统中，才能进一步作有效的管控。


3 任务管理属于垂直型行动管理

之前我们提过收集杂事并加工成行动，这是水平型行动管理；相对的任务管理属于垂直式的行动管理，针对单一的任务，进行深度的控管。

以我自己的经验，这两种行动管理执行时的心理状态不大一样，水平型管理状态，就像是一个很敏感的雷达，随时注意附近的一举一动，快速追踪并切换注意力的焦点。例如我们批次处理事情，一次打10个电话、一次发6个email，这些事情虽然难度不高，但是却需要很敏感，快速切换心情及作法，尽快完工。

垂直型行动管理则不然，许多时候需要用很长的时间，专注处理一件事情，而且事前需要较长暖机的时间，让自己可以进入专注的状态。要设计登陆月球的整个流程，可能要花费很多的时间沉思，考量，才能让太空人平安升空，安全回来。准备投影片，也要事情对观众进行了解，并思考内容及主题如何让人吸收。这些行动都需要不同于水平型的行动管理的方法及技巧。

结语

知识工作者的生产力，来自做事的品质的提升，任务管理提供一种"质重于量"的管理方式，让我们得以用知识创造更好的成果。因此，我会利用接下来的课程针对任务管理做介绍，一篇篇写下去，让我们拭目以待吧。

twhsi

to 梦令同

感謝留言

to 阳光独自灿烂

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twhsi

twhsi 时间管理 线上课程 (34) 了解组织内时间管理难题

经历了数场大型组织内的演讲（google北京分公司、国合会等），发现永锡的时间管理固然能够协助个人改善时间管理的状况，但是却无法对于组织内产生的时间管理问题提供有效的协助。现代的组织中知识工作者面对的时间管理难题远比想像中复杂，兹举下面数点为例：

（1）自己的时间很容易变成"属于别人的时间"

不论是主管及员工，时间都很容易被别人所打断。生产线的员工，生产的中断会列为最优先的事务，必须立刻处理；管理者的电话响起，大客户的抱怨、上司的命令，马上成为第一优先的事务。时间无法由自己主导，自然导致时间管理的问题。

（2）被迫忙于日常作业，没有时间推动任务

组织中的知识工作者，每天会遇到各种不同的干扰（email、电话、当面拜访、临时会议），或许他拥有了不起的工作能力，但是面对这些不断的日常作业干扰，无法推动他所认为重要的任务。我们需要一套判断的系统，协助我们能针对真正重要的事项去推动，但是这样的系统却难以获得。

（3）需要花许多时间进行组织内的协调

我们身处在组织中，必须别人能够运用我们的知识及能力，才能达成效益，也因此，知识工作者彼此需要协调及沟通，尤其是和其他部门的同事或主管交流。若无法和其他部门接触，这样子自己的生产力反而下降（一个无法被利用的知识工作者，对组织没有效益）。

（4）组织内部的努力，无法因应外界趋势的转变

所有组织的努力，是为了在组织之外造成的影响，但是外界趋势的变化却难以预测。我们在组织内部埋头努力，却看不见外面世界的变化，这样注定无法造就重要的影响。

结语

这是我从彼得.杜拉克<<有效的管理者>>（内地译名彼得·德鲁克<<卓有成效的管理者>>）一书中所摘录的问题，永锡也决定以此为经纬，深入讨论组织内时间管理的问题。这一系列的文章的架构如下

- 了解时间花用在何处
- 重视对组织外部的贡献
- 重视长处（自己、主管、同事、部属）
- 集中心力于少数领域
- 做有效的决策

希望藉着系列文章的探讨，对组织内部的时间管理问题有更多的了解，更能找出实际有用的时间管理方法。当然，永锡也会持续落实在实际可行的步骤，并与自己之前时间管理系统结合，才不会纸上谈兵，就让我们继续我们的课程吧，GO。

黄欣

正好这段时间和老板一起学习时间管理的书,浏览了一下,觉得很多可以学习的地方,谢谢楼主!