[GTD] twhsi时间管理线上课程開始了，欢迎大家参加

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把问题搞大

好文章！收藏了，谢谢！[em01]

twhsi

twhsi时间管理 线上课程 (11) 判断行动的准则 时间管理健身房 83/100

刚刚开始学习时间管理时，有时候笔者会停下来问自己一个问题"我现在应该要做什么呢？"，有一阵子，这个问题常浮现在脑海中，随着经验累积，这个问题的解答慢慢明朗化，我发现自己判断行动的准则共有四项--场合、时区及时间、精力、MITs，这四项准则是有优先次序的，我们一个一个来说明。

（1）场合

场合不对，就没有办法做事情，譬如出门在外，想要打电话，拿起电话清单却发现没有带手机，想要发email，却发现附近没有无线上网的热点，这样子事情都无法处理。我觉得要减少这一个问题发生，就要常常思考如何突破场合的限制。

11/4晚上，twhsi从北京回台湾，在回家的机场巴士上，司机居然问我需不需要无线上网。原来他自己买了一个3.5G无线USB网卡，还加装无线基地台，这样子我就可以直接用macbook无线上网，这就是一个突破场合限制的例子。

又例如，以前笔者的每日计划体积很大，出外时检视及规划时不大方便，所以设计了可以放在皮包内的A4纸每日计划，让我能够在休假时也能掌控一天的时间，不再受到以前工据社计不够方便的影响。


场合及工具不对，虽然无法做事情，但是我们可以积极的思考突破的方法，有些人喜欢用高科技工具，我个人则喜欢思考一下如何运用现有的工具来解决。而我们的行动清单，若能按照场合来分类放置，这样某些行动虽因为场合不对，无法进行，但是可以找出适合这个场合处理的行动，才不会浪费了时间。

（2）时区及时间

开会前10分钟，不是适合打电话给重要客户的时间，但是或许可以把自己桌面收拾一下。

搭乘飞机前15分钟，也不适合思考重要的企划案，但是可以去免税商店把想要送给家人的礼物先挑好（可以寄放在柜台。）

充分运用零碎的时间是高效人士的特色，我学网（google全球副总裁李开复先生创办）<<希望泉>>期刊主编马京告诉我，李开复先生很会运用零碎的时间，常常您寄信给他，一分钟就回信了，如果外出旅行，李先生也随时运用每一个可以上网的地方，立刻把开回覆的信件回覆，当与他同行的朋友埋怨商业旅行让他们积压了一大堆电子邮件难以处理，李先生却是下飞机后立刻可以处理接下来的行程及事项。


每一个人都应该在处理事情时，充分掌控每一个行动的耗时，行动清单上，也应该有些短时间就可以完成的事情，最有生产力的时候，就是充分利用时区与时区之间的小空档，快速的批次处理事情。

（3）精力

当我们有时间，且身处合适的场合，手边有适合的工具，这样子我们就能很有生产力的工作吗？


答案是否定的，我们体力已经下滑，无法集中精神（如经过一整天冗长的销售会议后），这时候确实无法处理一些需要高度关注的问题（打电话给潜在大客户、考核
制度的架构思考），但是却可以作些不大需要精力消耗的事情（看看商业杂志、上网浏览出差的火车或班机时间等）。这时我们需要的是一份就算是精力状况不佳，
也能够处理的清单，这也就是为何完整的行动清单如此重要的原因。

我在演讲之前一定会作很多休息，早上也会作八段锦、一周三次游泳，藉此累积我自己的精力。。在商业社会，我们都要持续工作数十年，若是没有一个强健的身体，就不可能因应这数十年
的挑战。


在此也向各位介绍一本好书
<<精力管理>>，这本书只有简体中文版，但是相当值得一读，台湾的朋友也可以看看我写的几篇<<精力管理>
>文章。这本书告诉我们，在平时，就要累积自己的精力，这要靠规律的作息、控制的饮食、适当的运动才能让我们的精力管理足以应付每日的挑战，享有精力充沛并有生产力的一天。

（4）MITs

最后才是MITs，也就是我们常说得优先次序，要先有正确的场合、有足够的时间、有充分的体力，我们才可以依照优先次序，先解决手上重要的事情。

结语


和大家分享一个小故事，试想桌上有两个玻璃杯，一个装满了冰块，一个装满了粉圆（珍珠奶茶里面放的那种小粉圆），现在，我们要将一块大石头放进去，哪一个杯子会破掉呢？

我们的一天就像这个玻璃杯，石头，就像是生活中的突发事件。若是杯子里面都装满了冰块，虽然里面有许多空间，但是硬把石头塞到里面的结果，杯子就破了。但是将石头放到粉圆的杯子就不同了，虽然杯子中装满粉圆，看似没有空间，大石头丢下去，不过只是把一些粉圆挤出来，杯子是不会破的。


我自己常常在"加工"这个流程中，把杂事加工成一个个十分钟左右的小行动，每日计划中，也批次处理这些小行动，也因此我每天遇到突发状况时，很少被事情卡住，大不了放弃一些小行动再找合适的时间执行即可。


今天介绍的四个准则--场合、时区及时间、精力、MITs，都是我5年来实践时间管理的心得，和大家分享，也请大家不吝指教。

下一堂课程，我们会将"排程及行动"部份还没有提到的部份统一的说明，并作一个这一个章节的总结，我们继续加油。


延伸阅读

12/100 时间管理健身房 精力管理

51/100 时间管理健身房 精力管理

52/100 时间管理健身房介绍好书<<精力管理>>

twhsi时间管理 线上课程 (6) 加工处理杂事 时间管理健身房 78/100

[此贴子已经被作者于2007-11-10 12:46:37编辑过]

twhsi

to 把问题搞大
感谢您的支持，
我们继续加油

衡行Di土豆

twhsi 谢谢你这么好的分享！

我把你的这个教程整理打印了出来，每天都看你的更新，这几天一直在找关于GTD的资料，也在按照GTD的要求做一些 自己的东西，很有用正在不断完善中！我还把这个介绍给了我的女朋友，希望能减轻她的工作压力。

我会坚持做，如果有什么问题我会向你请教。

GoCe

这类东西 不能常看 看多了会麻木的

twhsi

 twhsi时间管理 线上课程 (12) 每日计划、双枪、to be 时间管理健身房 84/100

每日计划或许是最多人会运用到的时间管理方法，很多人上班（或者是一早）都会拿张纸（或记在万用手册）规划一下一天要做的事情，但是能把这件事情日复一日，持之以恒的并不多。其实，每日计划可以让我们一天之内很有生产力，就让我们分享一些经验谈吧 :>

1 每日计划和行动清单

有人问twhsi行动清单和每日计划是不是一样的？行动清单是一个备忘录，是每日计划会用到的资料库，每日计划是今天预计要执行完成的行动，两者并不相同。

 

但拥有完整的行动清单，对我们的行动及心理上都有很大的助益。在行动上，不论目前我们处在哪一种场合，随时随地都有找到合适的事情执行。在心理上，完整的行动清单，让我们心情变得轻松，因为不会担心会忘记。

我的老师rainbow说过四个字"债多不愁"，形容她练习运用时间管理的内心想法，笔者觉得拥有完整的行动清单的感觉就有点像这样--虽然有许多的事情没处理，但是这些事情已经加工了，而且依照场合放好了，等有时间时，就可以立刻处理，心理面的压力就不大。

而规划每日计划对笔者而有是一件充满创意的事情--

我们要选择哪件事情作为今天的MITs?
我们要选择哪个时区作某一件事情？
今天的行事历要安排哪些事情？
我如何调配精力，让今天的MITs可以顺利的进行？

每日计划对twhsi而言，就像是一个标题为"TODAY"的画布，从行事历、每日计划、大脑中挑选出适合的颜料，思考如何创做出一个特别的一天，让我隔天早上可以在晨间日记中写下这一天的感动及成就。每当笔者在写每日计划时，都会觉得很高兴，觉得在创造某些东西。

当我们从行动清单拿出今天的行动提示或相关资料，开始进行今天工作计划的排程，为我们丰富及充实的一天准备。每天都能做好排程的工作，我们就能称得上是时间管理的黑带高手了，这不是一种很棒的感觉吗？

2 双枪--两个计时器

参加过研习会的朋友都知道，twhsi演讲时常用计时器来作时间控制的动作，其实计时器是我用过成本效益最高的工具，一个便宜的计时器约为120元台币（约28元人民币），但是却可以让我们做事的效率大为增加。

笔者在研习会上会用两个计时器，一个倒数，整个研习会还有多少时间结束（例如两小时），一个倒数目前进行这个阶段的活动还有多久时间（例如分组上台报告，每组有三分钟时间），这样子用在研习会上，我可以不用思考时间的问题，时间一到，就会有"BEEP BEEP"的声音提醒我要做下件事情，对于演讲的时间控制很有帮助。

计时器对执行每日计划时也很有用，例如twhsi 11：45am必须出门，有一个约会，我会计算现在到11：45还有多少时间（假设75分钟），我会设定70分钟，这样子我随时知道还有多少时间可以做事情，"BEEP BEEP"的声音响起时，我还有5分钟可以准备要出门的动作。

若是预期今天的工作相当的忙碌，笔者还会用以下的方式来用计时器

a 由清单中选出3-5件要做的事情，先写下3M的即可贴上，接着设定倒数码表闹钟到10分钟，并开始专心的处理第一件事情

b 10分钟到了，就强迫自己停下来，开始作第二件要做的事情。若10分钟还没到，我们已经做完第一件事情，那你就直接作第二件事情。

c 轮流的处理3M的即可贴上的所有事情（通常也是作重要的），每十分钟切换工作的目的是，让我们对要处理的事情充满新鲜感，不会厌倦。 每三十分钟，则要作一次真正的休息，花个五分钟，去作自己想做的事情（喝水，看报等，也要设闹钟），等闹钟响了再回来。

d 继续作3M的即可贴上的事项，直到 全部完成。再继续列3-5件要做的事情继续行动。


这些概念是我从英国的时间管理专家马克·佛斯特的著作《搞定一切，还有时间玩》学来的，我已经用了两年的，觉得很实用。运用倒数的方式（例如10分钟），就逼的自己把心思放在眼前的事务上，强迫自己处理这个问题，而10分钟又不算太长，因此自己对处理这件事情的排斥感也不大，所以是一个很好的方法，又很好玩，这个心理学上的原理称之为"期限效应"，可以让自己有些压力下工作，快速增加生产力。

3 to be 的MITs

11/3在google办研习会时，老K一直提醒我要多讲to be的部份，他觉得google的工程师工程太繁忙了，却常常忘了检视自己及思考，自己想要成为怎样一个人。

最近看到从李开复先生的博客也看到一篇好文章引领你的一生，里面提到李先生博士班同兰迪·波许教授演讲《真正实现你的童年梦想》，在他临终前的几个月，他娓娓道来，在他生命中努力追寻过的梦想（包括成为一位职业美式足球队员、体验无重力状况、和DISNEY梦幻团队一起设计一个云霄飞车等），并告诉我们，就算遇到困难，也要奋力向前。

在我的每日计划中，我都会安排一些实践梦想的MITs，前一阵子是用keynote重新设计我所有的投影片，最近是要求自己写一系列时间管理的线上课程，我觉得这些事对于我而言，意义重大。

我们所希望的人生不是很有生产力，做好上司交办的工作就好了，而是要找到我们内心的声音，进而协助他人找到他们内心的声音，这才让我们的人生产生意义。

虽然并不容易，制作新的投影片，让我演讲前紧张到第一次打电话给朋友苹果核，倾吐心中的感觉，写文章也占据掉自己很大的时间，让我重新深思个人及家庭时间分配的问题。但是，如果我们不做我们想要做的事情，那我们的生命中应该做什么呢？在您的每日计划中加入to be吧，虽然是一个10分钟就可以完成的小事，但是您总是往您的梦想推进了一步 :>

结语

到这里排程和行动的课程将到一个段落，我们目前提到时间管理三大领域的两个部份，一是建立完整的行动清单，二是做好每日计划及执行，接下来我们要讨论的是"检视"和"同步"，大家继续加油。

延伸阅读

twhsi时间管理 线上课程 (10) 每日计划与排程

twhsi时间管理 线上课程（4）完整的行动清单

如何成为时间管理的黑带高手－Diddlebug实战篇

北京研习会（ google 北京大学 单向街）课后心得


李开复先生的博客 引领你的一生

twhsi

to 衡行Di土豆

如果可以帮的上忙，不用客气
尽管问吧

GTD上手不易，不要急著有成效
持续努力就可以了


to GoCe

呵呵，这个想法很有意思

永远的皮皮

我的性格是比较的松散型的，一般的时间约束非常不舒服。自己也试着做了几个时间管理方面的表格，但一直执行的很差，如何提升自己的执行力呢？这点是我一直在考虑的。

twhsi

twhsi时间管理 线上课程 (13) 运用晨间日记做好检视与更新  时间管理健身房 85/100

我们建立系统后，并不表示事情就此结束了，为了系统能够顺利运转，我们就必须做好检视的工作。晨间日记是twhsi检视及同步时相当重要的工具，长期写日记，就形成了个人宝贵的资料库，笔者可以藉此检视自己某一段时间内的作息及执行效果，并更新自己的行动系统，是很棒的一个习惯。

何谓检视?就是利用时间回去检视及更新系统内清单及档案的工作，并作成工作纪录。我一直觉得看过并不算检视，写下来才是。所以我的检视方式偏向于写下某些的事情，来作为检视完成事项的参考资料。笔者也在此介绍我每日、每周、每半年的检视方式及更新的想法和大家交流。

（1）晨间日记

到今天，twhsi已经累积了670篇晨间日记，我在这六百多天的日子里，自觉得有很大的进步。苏格拉底说"没有检视的人生不值得活"，而晨间日记，正是我检视自己的第一个工具，也是最重要的工具。

每 天早上6点，我简略用点早餐、晨读一下经典、做些运动，就开始坐下来写日记；先写写昨天发生的重要事情，纪录一下自己五件做得不错的事情在成功日记栏位 中，回想一下，昨天为了心爱的老婆和儿子做的事情，写一下和朋友的互动，思考一下自己的健康状况，看精力管理有无需要改进之处，填一填一整天思考时间管理 有无值得写下的想法，这样花了约15分钟的时间，就完成了一天的晨间日记。

利用Microsoft Excel来写日记，利用早上来写日记，利用曼陀罗图来写日记，是晨间日记的三个要点。对我而言，一早起来写下晨间日记，帮助我沈淀昨天发生的一切人事物，并思索一下如何在今天的一天中做的更好，是一个充满意义的晨间时间。好友老K告诉我，连她60岁的妈妈都开始写晨间日记了，那您何时开始呢？

（2）每周检视

每周twhsi都会利用周日的上午做一下每周检视，主要有三个步骤


a. 前后七天日记:

笔者会先看看之前七天写的晨间日记，看看自己这一周内完成了哪一些事情，接着看看去年后七天的日记，看看去年的这段时间做了哪些事情，例如早上我就看到去年的11月我们全家到台湾南部垦丁渡假，度过快乐的三天，一下子，旅游的记忆便浮上心头。

b. 检视行动清单

接着twhsi会看一下自己所有行动的清单，我自己是用IGTD来管理所有的行动，除了已经由杂事加工成行动，并已经分场合、任务不同组织好，所以检视起来很方便，能够帮助我迅速厘清重点，决定近期应该要做事的方向，并将之写在我的周计划之中。

c. 检视周行事历

最后我会看一下我下一周的行事历，提醒一下自己下周的重要事件。（通常不会很多，因为除非必要，我不会把事情放在行事历）

每周检视帮助我可以了解上一周自己做事情的方向，厘清下一周自己要做的事情，是一个每周执行的好习惯。

（3）半年检视

每年的二月及八月，笔者会花三四个小时的时间，自问自答这些半年检视问题（这是彼得.杜拉克设计的问题）

a.首先提到哪些事做得不错？
b.指出表现未必很好，但已尽力去做的事。
c.检讨不够努力的事。
d.毫不留情地批判做得很糟，或是根本没做到的事。
e.最后的时间，规画未来6个月的工作：该专注做哪些事？该改善哪些事？该学些什么？交一份报告给自己，说明了自己未来半年的工作与学习计划。

twhsi会先浏览自己半年来的晨间日记，发表过的文章，看看自己讨论区的留言，看看上次的半年检视，之后回答上面五个问题。半年检视让自己拥有这半年明确的方向感，在永锡生活中有时迷惑的之际，就回去看看自己的半年检视，就能够找回自己的航道。

（4）更新

何谓更新？更新就是让我们的行动清单，与事实一致。有了这样的可被信任的清单，我们才会觉得这个清单有用，才会不断的去维护好系统。要做好同步更新的动作，有以下三点值得注意。

a 时时清空--收件匣:

我的老爸在早上上班一到办公室及下班后脱下衣服时，都会做清空收件匣的动作，这个习惯已经维持好几十年了。我们必须常常做好清空收件匣，不然收件匣的东西，并不会自动执行，始终都在悬案的状况。

b 再次加工行动清单

每周检视的时候，也是笔者再次加工行动清单之时。有时候工作进展了，所以行动的事项就改变了。例如我有一个修理摩托车轮胎报胎的小任务，原本的工作事项是"打电话请李老板过来牵摩托车去修理"，这件事情完成后，我会加工成"打电话给李老板询问修好的时间，并准备修理费"。这样把行动做修正，合乎目前的状况，就是再次加工行动清单。

c 制作每周计划

每周twhsi都会在检视行动清单时，都会把一些应该在本周完成的重要事项放在自己的每周计划之中，这样的益处是，当我在工作到一个段落时，回去每周计划的表格中，立刻就能知道哪些事情还可以继续处理。每周计划就像是我这一周的罗盘，清楚的指出我这一周应该前进的方向。

更新和检视这两个工作常常是同时发生的，在检视的同时，就想到哪些事情需要更新或加入，同步到系统之中。我们也会在之后的课程中对同步的执行方法做更深入的介绍。

结语

系统检视及同步的工作,有以下几点好处
* 清空我们的脑袋
* 让我们的系统接近现实的状况。
* 是一种心灵操练，帮助我们在面对一些突发状况时，能凭藉直觉做出正确的判断。
* 给我们更新过的完整行动清单，并找出最近重要的目标（周目标）

检视及更新可以帮助我们瞭解自己，克服自己的缺点，寻求更好，更有意义的生命方向，是我很推荐的。

李开复先生的一本著作"做最好的自己"有一个英文的书名"Be Your Personal Best"，我很喜欢这个英文句子，我觉得我们生而为人，就不要放弃发挥自己潜力的机会。但是，很多人都缺乏合适的方法来做这件事情，这也就是我为何一直在写作及演讲时间管理的原因。时间管理只是一种方法论，其实不是最重要的，重要的，我们是不是一直拥有"Be Your Personal Best"的热情。

下个阶段，我们要介绍"晨间日记"，笔者会向大家，我最近的晨间日记心得，请大家继续收看 :>


延伸阅读
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半年檢視

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