幸福行动家线上课程長篇連載 - 第5页 - 家园好帖 - 栖息谷-管理人的网上家园

twhsi 发表于 2008-7-8 07:24:26

幸福行动家线上课程（31）完整的收集-工作 177/200 <div id="mz-5" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="143" height="202" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1846cbwgkjc2_b" id="mhb0" alt=""/></div>幸福行动家时间管理，之所以用"幸福"两个字，就是希望找出合适的方法，我们的心情无压、轻松地，走向成功之路。因此我们对内讲求心境如水，形之于外的工具使用，要行云流水，是一个"心"很有关系的自我管理方法。 
GTD的目的就是让人们能轻松的生活，轻松的工作，然后完成自己的人生目标。 
--网友yibie yibie
讲的很好，有一句话叫做"好记性不如烂笔头"，写下我们需要担心的事情，可以让我们轻松的生活。而"清单"在时间管理中，有着很重要的地位，在一开始进行
收集工作时候，有一张检核清单，利用整理过的资讯，让我们检核是否有漏缺，这样的清单可以协助我们思考没有想到的地方。上次介绍的是家庭领域的收集清单，
今天介绍的是工作上的收集清单。 <div id="b-u-2"><div id="s-4." style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img id="rx1_" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1789gp49rwc3_b" style="width: 110px; height: 121px;" alt=""/></div> </div><div id="b-u-4">a. 任务</div><div id="s9ci2"> </div><div id="s9ci4"> 已经开始的任务、要做但还没开始的任务</div><div id="d6qu"> </div><div id="d6qu1">b. 各种承诺</div><div id="hl9a"> </div><div id="hl9a0"> 对老板、工作夥伴、大学同学、部属、公司组织内其他人、共事的专业人士、客户、其他公司组织</div><blockquote class="webkit-indent-blockquote" id="d6qu2" style="border: medium none ; margin: 0pt 0pt 0pt 40px; padding: 0px;"> 
</blockquote>
<div id="g-th" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img id="f6ne0" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1791dcxrh7d7_b" style="width: 70px; height: 108px;" alt=""/></div>

c. 需要做的沟通<div id="hl9a2"> </div><div id="hl9a4"> 电话、emails、语音信箱、传真、正式信件、备忘录</div><div id="hl9a5"> <div id="c8_e" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img id="vi:40" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1787cstkfgfh_b" style="width: 127px; height: 95px;" alt=""/></div>
 </div><div id="hl9a7">d. 写作 </div><div id="wfqw"> </div><div id="wfqw1"> 报告、考核、企划案、文章、行销资料、工作指示、摘要、会议记录、电话或交谈后纪录 </div><div id="jn_8"> <div id="o4t_" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="114" height="88" id="hirh" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1788cvkpt93v_b" alt=""/></div></div><div id="jn_81">e. 各种会议 </div><div id="jn_82"> </div><div id="jn_84"> 即将来临的活动、定期会议</div><div id="jv4j"> 
 </div><div id="jv4j1">f. 各种计划 </div><div id="jv4j2"> </div><div id="jv4j4"> 公司及组织目标、客户市场调查、商业计划、行销计划、财务计划、近期活动、展览会、商展、员工旅游、商务旅行 </div><div id="rg6n"> 
<div id="sv6m" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="117" height="88" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1850vk3p26hg_b" id="i_0n" alt=""/></div>
</div><div id="rg6n1">g. 组织 </div><div id="rg6n2"> </div><div id="rg6n4"> 组织图、权责区分、职务说明书、新系统、领导等 </div><div id="rg6n5"> 
 </div><div id="rg6n7">h. 公司财务</div><div id="rg6n8"> </div><div id="rg6n9"> 现金流量、预算、资产负载表、损益表、应收帐款、帐单、银行、投资股东 </div><div id="u2y7"> 
 </div><div id="brbu1">i. 行政工作 </div><div id="brbu2"> </div><div id="brbu3"> 法律文件、保险、员工福利、政治、训练 </div><div id="mr_4"> <div id="a4k3" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1849f6shxmd5_b" id="l7801" style="width: 143px; height: 98px;" alt=""/></div> </div><div id="mr_41">j. 员工管理 </div><div id="mr_42"> </div><div id="mr_44"> 员工聘任、解职、评估、职场发展、沟通、对公司的意见回馈、薪资 </div><div id="mr_45"> 
 
</div><div id="mr_47">k. 工作的各种系统建立 </div><div id="mr_48"> </div><div id="mr_410"> 总机、电脑、软体、资料库、网站、办公室设备（印表机、传真机、档案柜、家俱）、装潢、名片、文具 </div><div id="mr_411"> <div id="pq93" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1851g22238fr_b" id="evrm" style="width: 111px; height: 114px;" alt=""/></div></div><div id="mr_413">l. 销售 </div><div id="mr_414"> </div><div id="mr_416"> 客户、领导、愿景、销售流程、话术、产品展示、训练、团队建立、报表、客户关系追踪、客服 </div><div id="glw_"> </div><div id="glw_1">m. 行销 </div><div id="glw_2"> </div><div id="glw_3"> 事件行销、广告、DM、公关 </div><div id="glw_4"> </div><div id="glw_6">n. 等待回覆 </div><div id="glw_7"> </div><div id="glw_9"> 各种资讯、授权的任务、企划案执行回报、问题回覆、公司组织外界的反应 <div id="n50w" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1852dsxfffgx_b" id="xr4w0" style="width: 80px; height: 129px;" alt=""/></div></div><div id="glw_12">o. 专业发展 </div><div id="cal1"> </div><div id="cal11"> 训练、研习会、需要习得能力、书籍、正式进修（证照、学位）、履历 </div> 
<div id="kfl9" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="123" height="159" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1853dnnkxxgw_b" id="bs31" alt=""/></div>
结语 
 世界上分为三种人 一种是不知道自己要干麻的人 第二种人有目标知道自己要干麻 第三种人会把目标写下来并在''纸上''作完整的规划， 而第三种人掌握了几乎世界上 90%以上的财富和成就 --博恩崔西书"吃了那只青蛙" 
最近忙着搬家的事情，我也拿了一本笔记本，把想要做的事情，细细写上去。在整理的时候，偶而也去翻阅一下，看看自己是怎么想的，这也是一种检核清单的使用。藉着纪录自己的思考，让自己做事时，不会临时想到一些问题，时间被耽搁，而能轻轻松松地做事。 幸福不只是在结果，也在做事的过程中。接下来，我们就要进入下一堂课。 <a href="http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/17962928" id="rwj61"></a> 
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<div id="j6wx" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img id="cj700" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1768gj78tkhb_b" style="width: 212px; height: 112px;" alt=""/></div>
欢迎参加 [<a id="cffp" href="http://inthemor.ning.com/" title="ITM" style="color: rgb(85, 26, 139);">ITM</a>] ，里面有将五百多位时间管理同好，一起追求幸福人生
 我的校内网<a class="linkblue" id="fw1_" href="http://xiaonei.com/getuser.do?id=238971258" title="主页，" target="_blank" style="color: rgb(85, 26, 139);">主页，</a> 欢迎加我为好友 
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twhsi 发表于 2008-7-9 11:42:49

幸福行动家线上课程（32）三个层次的加工 178/200 <div id="c2pk" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><div id="k_fo" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1856htndjqhn_b" id="j.vo" style="width: 355px; height: 300px;" alt=""/> 经由天下杂志好友伯爵茶的介绍买了这期的天下杂志<a id="f86w" href="http://www.cw.com.tw/issue/growup2008/" title="400期专刊"成长"">400期专刊"成长"</a>
，当天刚好老婆、孩子不在家，一口气就把整本杂志看完了，其中，最让我印象深刻的，就是介绍李安的文章。看了这篇文章，才发现李安拍片时的辛苦，他提到在
拍色戒床戏时，拍到"devastated（心力交瘁）"，这位拿过奥斯卡金像奖的知名导演说"觉得自己好像被击败了，不晓得有什么怪物。觉得好像拍不下
去了，整部片子要叫停了。"。看了整篇文章我看了五次以上，感触很深，我一直认为时间管理就是在管理好我们的心，而李安是一个很了解人性、很真诚面对自己
内心的人。他在获颁纽约大学荣誉博士时鼓励学弟妹"不断学习、勇于尝试、面对失败"，而它所谓的勇敢就是"面对真实的自己"。 今
天我们介绍三个层次的加工，包含了下一个行动、结果图像任务管理及穿过针眼三个层次，其实六个流程中，我觉得最难写的就是"加工"，因为加工就是要解决问
题，就是要"不断学习、勇于尝试、面对失败"，在短短几篇文章中就要说明清楚，真的不简单，这篇文章我沈淀了很久才能落笔，这就让我们开始。 <div id="h.z." style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><div id="sdbq" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="229" height="160" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1861wpcb3xfq_b" id="igrx" alt=""/></div>（1）下一个行动 李安在拍色戒时，考究许久，为了重现抗战时的上海风情，剧里的道具、布景都细细布设，小到三轮车的号码牌照，街上的两排法国梧桐，还订做了一部真的电车。 我
们在提及下一步行动时，最简单的方式就是一个行动做完，就知道下一个行动出现，一个接一个的执行，就可以完成任务，这类任务也称之为直线型的任务。
David
Allen提到，这些任务约占所有任务的85%，可以说大部分的任务是这些较为简单的任务。以李安拍摄色戒的状况为例，由于拥有世界一流的制片团队，这准
备道具、布景这些工作虽然也会遇到阻碍，但是一步一步推动下一个行动，就能在拍摄前，将所有的道具、布景准备起来，完成任务。 <div id="x26-" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><div id="l0hr" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="255" height="174" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1860hd524mck_b" id="tlyy" alt=""/></div> (2) 结果图像任务管理 <<十年一觉电影梦>>一书中提到，当拍卧虎藏龙时，李安要求武术指导袁和平，要把"角色的个性融入动作"、"打斗中要有故事"，让整个武术班底不断实验、拼命尝试，激发了许多新作法，最后终于拍出了经典的竹林追打戏，创造了武侠电影的新境界。 <div id="ubfg" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="147" height="104" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1864gp6nn9d5_b" id="ewua0" alt=""/></div>在
时间管理中，我们曾经提到六个高度，在每一个高度检视时，需要有结果的图像，并化成文字画的任务描述。拍片时，李安脑中原来就有一个对整个片子武打场景的
结果图像（但结果做出来时或许会和他脑海所想有出入），他和袁和平讨论后，将这个图像化成一个任务（要拍把"角色的个性融入动作"、"打斗中要有故事"的
武打戏），经过一个一个行动的执行（不断实验激发新作法），终于能够落实到拍摄的现场，并呈现在观众面前（竹林戏）。 当
我们决定六个高度的检视的结果图像，经由每周检视，落实思考行程下一步行动，一步步向终点图像推动。有时，我们愿景很大（例如创立一家上市公司），就需要
较久的执行及更多的行动，有时候愿景是花一些时间，就一定可以达成（全家去溪头旅游），所需的管理及行动就比较简单。但是每一个行动，不论推动的愿景大
小，都会占据我们宝贵的时间，因此如何做好调配，正是时间管理的重点。 <div id="zn:i" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="206" height="166" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1859cvsbnwfs_b" id="t10p" alt=""/></div>（3）穿过针眼 2003
年李安在拍完绿巨人浩克后，影评的批评及票房失利，让他灰心之极，李安也兴起从此不拍电影的想法。早年反对李安拍片的父亲李升只给了他一句话：“不做电
影，你要做什么？你会很沮丧，你要戴着钢盔继续冲下去！”这句话让李安继续努力，两个礼拜后接演断背山，并获得奥斯卡金像奖最佳导演的殊荣。 <div id="qjzz" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="115" height="161" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1865fzcx3cch_b" id="v06t" alt=""/></div>做好了时间管理，一切就会很顺利吗？其实不是的，我们仍然要面对许多人生困难的功课，一件件的考验着我们。我们的时间管理能力变强了，固然可以面对更大的挑战，但也总有更大的挫折在等待着我们。 问题是"挫折之后，你能爬起来吗？" 这
是时间管理最重要的挑战，1952年度的诺贝尔和平奖得主史怀哲先生曾经说"每一个人在生命的某个阶段都会有这样的经历：我们内心的火焰熄灭了。这时，与
另外一个人的不期而遇或许能够让它重新绽放。对那些能够重新点燃心灵之火的人，我们将会永远心存感激。"，在我们经历生命的低谷，我们能不能突破困境，穿
过针眼，走到下一个境界去，内心之火是否熄灭是一个关键。李安的父亲为李安点燃心灵之火，对于我们而言，我们可以寻求（接受）外援，或者是亲朋好友、或者
是专业人士，有时候是一本本好书。能过穿越生命困境的针眼，就是最高层次的加工。 <div id="m:vf" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><div id="gsh:" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1863czc9jmgt_b" id="i-xo" style="width: 147px; height: 180px;" alt=""/></div></div>结语 这
篇文章，我要献给我的学长Alan，Alan是我在"落实第八个习惯＋感动"时的读书会好友，2007年8月，我及内人到上海和他碰面，才发现原来
Alan是我淡江土木系的学长。2007年底，Alan中风了，但是他的乐观进取努力不懈的精神，一直是我心目中的偶像（到目前还持续不断更新部落格）。 加工内含的精神，就是"不断学习、勇于尝试、面对失败"，要有一颗燃烧内心火焰的心，才能帮助我们在人生的道路上走向幸福，这个幸福不仅在每一个达到的里程碑上，也在我们每一天、每一个行动中，我们继续努力。 
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<div id="j6wx" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img id="cj700" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1768gj78tkhb_b" style="width: 212px; height: 112px;" alt=""/></div>
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twhsi 发表于 2008-7-10 09:53:47

幸福行动家线上课程（33）组织 179/200 <div id="wrgc" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"> <div id="von6" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="378" height="252" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1873czzfw5vh_b" id="ulrj" alt=""/></div>昨
天下午和苹果核聊天，并研究未来的幸福行动家课程架构。在交谈中，我们都觉得研究时间管理真好，一方面，我们能够将身边的事情，利用系统的方法组织起来，
另一方面，更结交了许多时间管理的朋友，组成虚拟智囊团，一起研讨及分享面对人生的各种挑战、困难，这可真能说是一种幸福。 <div id="vb2t" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1874d9dtdpgc_b" id="k30_" style="width: 99px; height: 99px;" alt=""/></div>今天我们的主题是第三个流程"组织"。当我们收集后，将杂事放入收件匣，找时间，清空收件匣，加工成行动提示，将之组织各种行动提示。 行
动提示，等于是一个个不同的资料库，今天我们介绍的是我认为最重要的四种--下一步行动清单、任务清单、行事历、笔记本（任务的补充资料）。今天的课程
中，也会牵涉到工具的使用，我也以我使用的工具为例介绍。使用工具的原则可以套用在不同的工具上（万用手册，电脑、手机等），大家可以自行因应调整。 <div id="obiv" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="238" height="238" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1872cbrb7mg5_b" id="kf7_0" alt=""/> (1) 下一步行动清单 </div>我自己的收件匣和下一个行动清单都架构在treo 650手机上的diddlebug程式中。 <div id="j6ij" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="180" height="108" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1876f3tdhzcz_b" id="t13m" alt=""/></div>运
作的方式是这样的，当我收集了许多杂事后，我会做清空收件匣的工作。一开始快速浏览自己treo
650中的杂事，同时加工成行动，这些行动提示就用心智图（见上图）的型式写在我的笔记本中（。这些行动提示有的是下一步行动、有的是任务、有的是行事
历、通讯录、有的则是一些想法。接着，我再分门别类放到各个不同工具的资料库中。 对于下一步清单的管理，有三种我常用的方式。 首先，若是很快可以做完，我有时候就立刻行动，（行动完就在心智图中划掉） 其次，针对一些重要的事项，我将之放进diidlebug中，并设定时间，提醒我继续执行。 最后，对一些不紧急、不大重要的事情，我就留在笔记本中，做为提示，但我也会常常翻阅，有机会就采取行动 以我自己时间管理的经验，要先管理好下一步行动清单，才有可能管理好其他的时间管理资料库，这是重要的基本功。而下一步清单，变化无常，而且数量庞大，我们必须将之有系统的整理，练好基本功，其他的部份就简单了，我们相互勉励，继续加油。 
<div id="ruhi" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"> </div><div id="pt9." style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="238" height="201" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1871mv6qk3dt_b" id="b_i40" alt=""/> <div id="sv1d4" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;">（2）任务清单 </div>我的任务清单，是利用iGTD这个苹果电脑上面的免费软体来管理，管理的要点在于任务及任务的下一步行动。 <div id="b7.." style="padding: 1em 0pt; text-align: left;">清空收件匣、加工成杂事后的心智图中，总有些和任务或任务的下一步行动有关的内容。此时，我们将之放到合适的资料库--任务清单中。我使用过许许多多的软体及工具，发现好的任务清单资料库要有两个条件： 第一是，必须让任务一览无遗 以我个人的意见，树枝状结构的任务清单很合适，因为如果任务较多时，可以分类，并可以将某类的任务"折叠"起来，让其他的任务看起来更加的清晰。例如我们检视工作上的事情时，可以将家庭生活的任务摺叠起来，这样检视时可以专注在工作方面（见上图）。 <img width="241" height="142" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1877gdvmq6fr_b" id="dy3r" alt=""/> 
第二是，每一个任务后续的下一步行动要放在同一个地方 每
个任务其相关的下一步行动，可以列表整理在一起的话，这样子检视起来才方便。例如我们网路社群ITM预计8月份要办聚会，站长会议后也有许多下一步行动清
单需要管理，我会将这些事情输入到iGTD中"ITM社群实体聚会"的任务下方。在检视任务的同时，可以连带看到其下一步行动清单，会是一种行云流水的检
视经验。 除此之外，任务清单在每周检视及排程时都扮演了重要的角色，我们会在接下来几天的课程中详细介绍。 </div></div> <div id="fkex" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="237" height="237" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1869gdhfpccb_b" id="s-el5" alt=""/> （3）行事历 目
前我使用treo
650手机上的Datebk6程式，来管理自己的行事历。之前我是运用苹果电脑上的软体iCal管理行事历，后来看到我员林青商会好友陈椿茂，运用手机来
管理行事历相当方便，便改用手机上面的行事历软体，结果发现效果确实改善不少。在手机上面的好处是，检视行事历约会时很方便，因为手机总是在身边，立刻就
可以和人约定行程。缺点是需要在手机上面中文打字，对于不会打字或者手机不适合输入的人就无法使用。 <div id="pjh2" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="211" height="211" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1879fth4fkc8_b" id="og0j0" alt=""/> 收集完杂事之后，一样会产生许多和日期有关的行动提示（例如下周二要到台中开会、本周三晚上青商会开理事会等），这时候和日期相关的资料应该要统一到行事历中。如果您不用手机之类的工具管理行事历，也要思考行事历随身携带的方式，因为行事历的特性是很可能在外面（面对面沟通、接到手机等），就需要查询自己的行程。如您爱用万用手册，外国也有许多专门行事历手册，体积小，适合随身携带。 
 和一般的时间管理有所不同，我的行事历中完全看不到待办清单（to do lists），这些待办清单我都放在下一步清单及任务清单中了。行事历中只有"约会"，必须移动到其他地方，或者是和别人碰面的事情，我才会放在里面。这样的好处是，除了自己检视自己有的自由时间很清楚外，和朋友约定碰面时间，也能够一目瞭然，提供大家参考。 
</div> <div id="z1c42" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="224" height="149" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1870f4xztqcz_b" id="b_i4" alt=""/></div>（4）笔记本（任务的补充资料） 我使用一本厚厚的笔记本来纪录任务的补充资料。我会在上面规划开会的议程，写下会议记录、阅读笔记、文章草稿、对各种任务的思考，再加工杂事的阶段，我也习惯写在上面，初步组织成不同的项次（下一步行动清单、任务清单等）。 <div id="iev0" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1880dbv5gdf4_b" id="m08.0" style="width: 120px; height: 91px;" alt=""/></div>我
觉得写作是一种把思考的东西固体化的过程，看着写下来的文字，能将之转化、加工，形成不一样的东西。在这个阶段我相当推荐心智图这种思考及笔记的方法。我
学习心智图将近十年（由孙易新老师教授），对我自身心智成长的帮助很大。我常常看到心智图的各种运用，如在青商会课程的集体讨论中，在孩子音乐老师的授课
笔记中，在教授美语外师的课堂白板上等，也希望有兴趣的朋友可以好好钻研一下这个很棒的方法。<div id="q18z" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"> <div id="reym" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1881htcw23d8_b" id="b0l6" style="width: 294px; height: 293px;" alt=""/></div>结语 在线上课程第25堂课<a href="http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/17838686" id="qc850">加工与组织</a>中，我们提到 很多人面对组织时，遇到的问题是--找不到一些好方法，将这些行动决策，输入到系统中
 今天这堂课及接下来的几堂课，就是要来探讨这个问题"组织"的，幸福行动家的时间管理系统，
最重要的资料库有下一步清单、任务清单、行事历及任务的补充资料，我们会在接下来的课程中详细介绍。我们也会介绍其他种类的资料库（通讯录、梦想清单、等
待清单、实体资料等），让大家能管理好自己的各种资料库，并进而管理好时间。 

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<div id="j6wx" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1768gj78tkhb_b" id="cj700" style="width: 212px; height: 112px;" alt=""/></div>
欢迎参加 [<a title="ITM" href="http://inthemor.ning.com/" id="cffp" style="color: rgb(85, 26, 139);">ITM</a>] ，里面有将520位时间管理同好，一起追求幸福人生
 
 
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twhsi 发表于 2008-7-12 07:09:32

幸福行动家线上课程（34）下一步行动清单 180/200 <img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1885fs4dtzdp_b" id="h9-32" style="width: 282px; height: 142px;" alt=""/> 写
到下一步清单，就好像看到我建立时间管理系统的历史，从一开始使用palm系统的PDA利用上面的待办事项软体，也曾经用过可以和电脑同步的
Bonsai、Lifebalance，接着用到PC单机上面的outlook、mylifeorgarnized、planplus，到苹果电脑上面的
iGTD，这六年来，还真的花了不少时间及心思，就是要找出最合适的管理工具及方法，为了写这篇文章，我也趁机问了问自己 到底建立下一步行动的核心目的是什么？ 这个问题让我思考良久，整合我这六年来的经验，终于体验到这个核心就是"专注"。有了符合现实状况的下一步清单、任务清单，我们就无须担心有没有考虑到的事情，才能专注，而专注就是David Allen所说得Mind like water(心境如水)。 <div id="wj8b" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="133" height="107" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1890hrx4vbgg_b" id="dqjh2" alt=""/></div>今天我们提到的下一步清单，除了是六个流程的组织下面中一个资料库，也是我们六个检视高度中最基础的一个检视项目。 但是何谓下一步行动呢？ 我的定义是"任何已经确定的、需要2分钟以上才能够解决掉的单一行动。" 而所有的下一步行动，整合在一起就是下一步行动清单。当我们拥有完整的下一步清单，就可以让我们执行时，迅速找出要采取的行动，就像有一台现代的GPS，遇到路口时，可以立刻判定自己应该左转或右转。我们这堂课是下一步清单的简介，我们这就开始。 <div id="lg2o" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1891hswq39ck_b" id="h4cg" style="width: 141px; height: 142px;" alt=""/></div>（1）完整的行动提示盘点 当我们的行动提示集中在一起，放在头脑以外的地方，就可以降低很多的压力。若是能长期做好加工及检视的习惯，盘点好对自己及他人的承诺，除了可以发挥整合的效益外，更是一个强而有力的好习惯。 也有网友提到，盘点行动提示是为了忘记，是为了放下，是为了去做重要而不紧急的事情。确实这才是时间管理的一部分，有时独自用餐，能跟自己相处，看看书，听听音乐，想想未来，除了降低压力，也能拓展我们的视野，这也是许多人做时间管理的目的。 但是要是我们不能做好收集、加工、组织、检视等等的流程，做好时间管理的基本功，这样的情境是缘木求鱼，过度理想化了。孔子说"己立立人，己达达人"，做好完整的行动提示盘点，增强时间管理能力，自然能有多出来的时间，这些时间如何运用，那就是个人的自由选择了。 <div id="p7w6" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="270" height="62" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1887fwq92szj_b" id="wk7j" alt=""/></div>（2）依照场合分类，批次处理 有
许多人认为GTD的时间管理的精华之一在于场合（context）分类，场合的意思，就是不同的工具（电话、电脑）、情境（自己动手做、当面沟通、思
考）。例如需要打电话的下一步行动，我们放在同一个清单中，就可以一次打好几个电话；又如整合需要在电脑上面处理的清单，一次处理好几个电脑上面的事情，
这就叫做批次处理。 经过调查，我们最浪费时间的动作就在于"切换场合"，举例来说，如果我们要发五封emails，但是分散在一天之内五个不同的时间来进行，一定会比一次发五封信更加浪费时间，我们也分析一下为何如此？ 一来，不用切换场合，很多动作就不用再重复做。以发emails为例。所以的动作包括，坐在电脑前、开启电子邮件、扫描新进信件、打开新邮件、思考如何写这封信，分纲要、写内容，检查错字，寄出信件等，这些动作如果批次处理，很多地方都能省下时间。 二
来，我们在同一场合中，持续工作，常常都能越来越专注，甚至进入Mind like
water(心境如水)的境界。例如活动前，需要打20通邀请社团成员参加活动的电话。若是我们花上1个小时，专心持续打电话，就会发现，一开始打电话时
结结巴巴，词不达意，越打越多后，就会有一些固定的话术，打起电话时也越来越high，电话中的说杂事时间也减少了，简单明瞭就能把邀请朋友参加活动这件
事讲得很清楚，就能越打越快，省下许多时间。 依照场合分类，是我们时间管理的基本功，功夫扎的好，就可以一步步练上去。行福行动家的时间管理讲究由下往上，将身边的琐事都处理好了，压力降低，思绪清空，自然专注力就能提升到较高的层次。 <div id="fakg" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1888fkvnqrhq_b" id="f-kc" style="width: 250px; height: 100px;" alt=""/></div> （3）做事时能行云流水 
当我们买了一辆新车，开在高速公路上，就会觉得路上到处有许多同品牌的车子；自己刚当了爸妈，就会觉得随处可见刚刚生了孩子的夫妻。这是因为我们大脑的机
制就像雷达，会让我们自动搜寻到和关注事项有关的东西。当我们拥有完整的行动清单时，就会发现推动解决该行动的方法会突然出现在自己面前。 才刚写下要联络Michelle，就接到Michelle打来的电话，立刻可以讨论事情。 刚刚写下要寄出一封信件，就看到同事拿着包裹准备要去邮局，快点请她协助寄一下，省下自己的时间。 才想好要写一篇企划案，看看自己的书柜，就想到一本很适合的参考书躺在那里 有了完整的下一步清单，我们在生活中就更加能够行云流水，不仅如此，我们的行动会由外界环境主控，逐渐转变成愿景领导自己前进。这是因为我们越来越能结合身旁的各种资源，产生解决问题的"综效"，除了解决外界环境要求我们做到的事情，又能结合自己想要往前推动的目标。 这
也是我的真实体会，一开始进行时间管理时，都觉得累积的下一步行动数量越来越多（一直将外界环境的杂事加工成行动，所以事情变多），当运用清单得心应手
后，运用清空收件匣、每周检视、半年检视等方法，外页环境的变化，常常成为我朝愿景及目标前进的契机，这时下一步行动清单反而由压力，变成通往成功的助
力。 <img width="133" height="107" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1890hrx4vbgg_b" id="i_500" alt=""/> 结语 下一步清单，就像是一个GPS，理面有许多附近环境的地图资料，我们看着地图，就更加容易思考自己如何朝着目的地前进。如果手上没有GPS，我们只能看见附近的景物，甚至连自己所在的街道名称都搞不清楚，还要问路人才知道。 有
了GPS，我们开往目的地的行程就能有如行云流水一般一路通，左转右转都能自动提示，也会告诉自己有超速照相，要减慢速度。这时我们心中当然可以降低压
力，进入一种更加集中、开放、宽广的思考模式中，这就是我文章最前面提到的"专注"，此时便可以做更高层次的检视，我们的人生就能够逐渐由被动转化为主
动，Master our life。 我们这篇文章介绍了下一步行动清单，下一堂课会对各种的下一步行动场合作更加深入的讨论。 

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<div id="j6wx" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1768gj78tkhb_b" id="cj700" style="width: 212px; height: 112px;" alt=""/></div>
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twhsi 发表于 2008-7-14 06:46:04

幸福行动家线上课程（34）下一步行动清单 180/200 <div id="nzgs" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img alt="" id="h9-32" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1885fs4dtzdp_b" style="width: 282px; height: 142px;"/> 写 到下一步清单，就好像看到我建立时间管理系统的历史，从一开始使用palm系统的PDA利用上面的待办事项软体，也曾经用过可以和电脑同步的 Bonsai、Lifebalance，接着用到PC单机上面的outlook、mylifeorgarnized、planplus，到苹果电脑上面的 iGTD，这六年来，还真的花了不少时间及心思，就是要找出最合适的管理工具及方法，为了写这篇文章，我也趁机问了问自己 到底建立下一步行动的核心目的是什么？ 这个问题让我思考良久，整合我这六年来的经验，终于体验到这个核心就是"专注"。有了符合现实状况的下一步清单、任务清单，我们就无须担心有没有考虑到的事情，才能专注，而专注就是David Allen所说得Mind like water(心境如水)。 <div id="wj8b" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="133" height="107" alt="" id="dqjh2" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1890hrx4vbgg_b"/></div>今天我们提到的下一步清单，除了是六个流程的组织下面中一个资料库，也是我们六个检视高度中最基础的一个检视项目。 但是何谓下一步行动呢？ 我的定义是"任何已经确定的、需要2分钟以上才能够解决掉的单一行动。" 而所有的下一步行动，整合在一起就是下一步行动清单。当我们拥有完整的下一步清单，就可以让我们执行时，迅速找出要采取的行动，就像有一台现代的GPS，遇到路口时，可以立刻判定自己应该左转或右转。我们这堂课是下一步清单的简介，我们这就开始。 <div id="lg2o" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img alt="" id="h4cg" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1891hswq39ck_b" style="width: 141px; height: 142px;"/></div>（1）完整的行动提示盘点 当我们的行动提示集中在一起，放在头脑以外的地方，就可以降低很多的压力。若是能长期做好加工及检视的习惯，盘点好对自己及他人的承诺，除了可以发挥整合的效益外，更是一个强而有力的好习惯。 也有网友提到，盘点行动提示是为了忘记，是为了放下，是为了去做重要而不紧急的事情。确实这才是时间管理的一部分，有时独自用餐，能跟自己相处，看看书，听听音乐，想想未来，除了降低压力，也能拓展我们的视野，这也是许多人做时间管理的目的。 但是要是我们不能做好收集、加工、组织、检视等等的流程，做好时间管理的基本功，这样的情境是缘木求鱼，过度理想化了。孔子说"己立立人，己达达人"，做好完整的行动提示盘点，增强时间管理能力，自然能有多出来的时间，这些时间如何运用，那就是个人的自由选择了。 <div id="p7w6" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="270" height="62" alt="" id="wk7j" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1887fwq92szj_b"/></div>（2）依照场合分类，批次处理 有 许多人认为GTD的时间管理的精华之一在于场合（context）分类，场合的意思，就是不同的工具（电话、电脑）、情境（自己动手做、当面沟通、思 考）。例如需要打电话的下一步行动，我们放在同一个清单中，就可以一次打好几个电话；又如整合需要在电脑上面处理的清单，一次处理好几个电脑上面的事情， 这就叫做批次处理。 经过调查，我们最浪费时间的动作就在于"切换场合"，举例来说，如果我们要发五封emails，但是分散在一天之内五个不同的时间来进行，一定会比一次发五封信更加浪费时间，我们也分析一下为何如此？ 一来，不用切换场合，很多动作就不用再重复做。以发emails为例。所以的动作包括，坐在电脑前、开启电子邮件、扫瞄新进信件、打开新邮件、思考如何写这封信，分纲要、写内容，检查错字，寄出信件等，这些动作如果批次处理，很多地方都能省下时间。 二 来，我们在同一场合中，持续工作，常常都能越来越专注，甚至进入Mind like water(心境如水)的境界。例如活动前，需要打20通邀请社团成员参加活动的电话。若是我们花上1个小时，专心持续打电话，就会发现，一开始打电话时 结结巴巴，词不达意，越打越多后，就会有一些固定的话术，打起电话时也越来越high，电话中的说杂事时间也减少了，简单明瞭就能把邀请朋友参加活动这件 事讲得很清楚，就能越打越快，省下许多时间。 依照场合分类，是我们时间管理的基本功，功夫扎的好，就可以一步步练上去。行福行动家的时间管理讲究由下往上，将身边的琐事都处理好了，压力降低，思绪清空，自然专注力就能提升到较高的层次。 <div id="fakg" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img alt="" id="f-kc" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1888fkvnqrhq_b" style="width: 250px; height: 100px;"/></div> （3）做事时能行云流水 当我们买了一辆新车，开在高速公路上，就会觉得路上到处有许多同品牌的车子；自己刚当了爸妈，就会觉得随处可见刚刚生了孩子的夫妻。这是因为我们大脑的机 制就像雷达，会让我们自动搜寻到和关注事项有关的东西。当我们拥有完整的行动清单时，就会发现推动解决该行动的方法会突然出现在自己面前。 才刚写下要联络Michelle，就接到Michelle打来的电话，立刻可以讨论事情。 刚刚写下要寄出一封信件，就看到同事拿着包裹准备要去邮局，快点请她协助寄一下，省下自己的时间。 才想好要写一篇企划案，看看自己的书柜，就想到一本很适合的参考书躺在那里 有了完整的下一步清单，我们在生活中就更加能够行云流水，不仅如此，我们的行动会由外界环境主控，逐渐转变成愿景领导自己前进。这是因为我们越来越能结合身旁的各种资源，产生解决问题的"综效"，除瞭解决外界环境要求我们做到的事情，又能结合自己想要往前推动的目标。 这 也是我的真实体会，一开始进行时间管理时，都觉得累积的下一步行动数量越来越多（一直将外界环境的杂事加工成行动，所以事情变多），当运用清单得心应手 后，运用清空收件匣、每周检视、半年检视等方法，外页环境的变化，常常成为我朝愿景及目标前进的契机，这时下一步行动清单反而由压力，变成通往成功的助 力。 <div id="leis" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><div id="i_50" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="133" height="107" alt="" id="i_500" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1890hrx4vbgg_b"/> 结语 下一步清单，就像是一个GPS，理面有许多附近环境的地图资料，我们看着地图，就更加容易思考自己如何朝着目的地前进。如果手上没有GPS，我们只能看见附近的景物，甚至连自己所在的街道名称都搞不清楚，还要问路人才知道。 有 了GPS，我们开往目的地的行程就能有如行云流水一般一路通，左转右转都能自动提示，也会告诉自己有超速照相，要减慢速度。这时我们心中当然可以降低压 力，进入一种更加集中、开放、宽广的思考模式中，这就是我文章最前面提到的"专注"，此时便可以做更高层次的检视，我们的人生就能够逐渐由被动转化为主 动，Master our life。 我们这篇文章介绍了下一步行动清单，下一堂课会对各种的下一步行动场合作更加深入的讨论。 -------- <div id="j6wx" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img alt="" id="cj700" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1768gj78tkhb_b" style="width: 212px; height: 112px;"/></div>欢迎参加 [<a id="cffp" href="http://inthemor.ning.com/" title="ITM" style="color: rgb(85, 26, 139);">ITM</a>] ，里面有将530位时间管理同好，学习掌握好下一步行动清单。 我的校内网<a target="_blank" title="主页，" href="http://xiaonei.com/getuser.do?id=238971258" id="fw1_" class="linkblue" style="color: rgb(85, 26, 139);">主页，</a> 欢迎加我为好友 <pre id="w8yu1">我的海内网<a title="主页，" href="http://www.hainei.com/user?r=100081" id="kqps">主页，</a> 欢迎加我为好友</pre> </div></div> </div> 
[此贴子已经被作者于2008-7-14 6:47:51编辑过]

twhsi 发表于 2008-7-14 06:48:22

幸福行动家线上课程（35）依照场合分类 181/200 
 
<div id="v8-j" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="453" height="302" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1901c3gjkwdz_b" id="hczj" alt=""/> 
2007年9月22日，下午三点，我正在高雄县议会的讲堂讲解依照场合分类、批次处理的重要。我问了一个问题 
 
"如果有一个活动通知，需要打三十个电话，通知三十位朋友参加，需要耗时多少？" 
"两小时"、"一个半小时"、"三小时" 答案此启彼落 
"30分钟" 高雄巨港青商的姻雅回答 
"为何你觉得30分钟就能打完" 我请她详细解释一下 
"一开始打会比较慢，打了几通后，就会抓出要传递的核心讯息，写在纸上，每一个讲的时候都讲标准的话术，这样子越打就会越快" 姻雅回答 
 
真是个好答案，需要常常打电话给别人的都知道，把数个电话集中在一起打可以节省大量的时间。将同样类型的事情一次处理，其实这就是以照场合分类、批次处理
的概念，在加工及组织的阶段中，是最三个最重要的概念之一（另外两个是下一步行动及任务，三者息息相关），"场合"两个字，也是这篇文章的主题。 
 
 
 
</div><div id="u.qe" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><div id="mclq" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="302" height="69" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1895f426spfd_b" id="rqca" alt=""/> 
 
好友苹果核曾在文章"<a id="v7m1" href="http://blog.roodo.com/appleseed/archives/4148111.html" title="发掘属于你的inbox">发掘属于你的inbox</a>"中提到 
 
"场合检视的能力是inbox进化成行动清单最重要的核心力量，将inbox调整成依【场合】分类应该能够提升更多的效率" 
 
但是何谓场合呢？场合的英文是"context"，英文翻译是"造成一个事件发生所需的环境"， 
 
例如 
想打电话给张先生，所需的场合就是电话 
想要写email给Thomas，所需场合就是电脑 
 
场合的概念有点像web 2.0的"tag"概念，标上一些标签，藉此分类。但是场合的数量过多，会让我们容易忘记该为行动贴上哪个场合，依我个人的工作习惯，只用了以下五个场合来分类，分别是自己动手做、当面沟通、电话、电脑、思考。 
 
<span id="cy35" style="font-family: Verdana,Arial,Helvetica,sans-serif; font-style: normal; font-variant: normal; font-weight: normal; font-size: 12px; line-height: normal; font-size-adjust: none; font-stretch: normal;"> 
</div><div id="tsdo" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1896fvkt2gcv_b" id="jksj" style="width: 97px; height: 88px;" alt=""/> 
（1）自己动手作 
 
2008年5月18日的研讨会后，在课堂中讲解时，提到希望时间管理的高手们，尽量不要自己动手作，而要授权给他人。这样的讲法，让许多朋友觉得很不舒服
（事情都给别人做，自己省时间，这不是很自私的行为吗？），也有些朋友没有这样的感觉，觉得和我一贯的思路没有不同。一样的话，引请不同反应，也让我在研
习会后细细思索。后来才发现，我没有把"团队分工"的概念讲解清楚。 
 
时间管理问题，大多和其他人的互动有所关系，如果能够建立团队，并有很好的互信基础，整个团队就可以依照个人的专业及所有的自由时间分工。每一个参与的个人都有参与感、这样子不用凡事都由主办人自己承担，并能造就一个很好的结果。 
 
以我5月18日时间管理的研习会为例，这场研习中涌泉的宏霖、老K是主办人，小关、昆虫则协助事前餐点、报到等行政事宜（老K、长风、小秋、喵等等人也协助良多），我及老K则负责讲课的部份，形成团队，并有完善的分工，就能举办一个复杂的研习会。 
 
自己动手做的品质最好（例如部落格文章写作我就无法授权，要自己写），也是没有团队支援时的最佳选择，但是有团队时，就要瞭解自己在团队中的角色，善尽职责，这样就能成就复杂的任务，贡献更大的价值。 
 
</div><div id="o4hf" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1897gqs8wh83_b" id="jksj0" style="width: 89px; height: 82px;" alt=""/> 
（2）当面沟通 
 
今年的4月26日为了举办一日的时间管理研习会，我也利用参加涌泉举办iRich版现金流活动的机会，介绍研习会活动，并获得在场涌泉夥伴们的支持。这就
是一种当面的沟通。为了和涌泉夥伴说明，我事前准备了一整页的笔记，思考如何表达自己的概念让大家瞭解，并提出要请涌泉夥伴一起思考的问题（收费费用的讨
论）。 
 
日本茶道师千利休提出"一期一会"的说法，"一期"，表示人的一生；"一会"，意味着仅有一次相会。也就是说，泡茶人与喝茶人，要珍惜能够在一起喝茶的机缘，既然是人生中仅有一次的相会，我们就必需付出人生中仅有一次的精神，来对待眼前这个茶会。这个概念让我对于当面沟通这件事情很重视，人生无常，要珍惜碰面的机缘。 
 
内人Clare很落实"当面沟通"这件事情，在每次和朋友的聚会和家庭活动中，她一定事前作足功课，不论是交通、天气、行程、到当地要做的事情，无不推敲拿捏，这一点让我收获良多。也让我养成和人讨论事项前，一定会做好准备，才不会碰面开会却无法进入主题，作成结论。 
 
<img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1894d8pzgwhn_b" id="y3g0" style="width: 91px; height: 127px;" alt=""/> 
（3）电话 
 
我在七月份的电子报" <a id="vb0s" href="http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/18014298" title="黄金通讯录十招打通人脉任督二脉">黄金通讯录十招打通人脉任督二脉</a>
"，提出了建立黄金通讯录的三个基本原则，建立单一资料库、名片资料数位化、把电脑和手机同步通讯录。这样的好处是，让我们建立通讯录系统，可以快速找到自己要联络人的电话。 
 
以前面姻雅三十分钟打三十个电话为例，如果她的手边没有一本完整的通讯录（青商会会为所有会友制作通讯录），她就无法行云流水的一路打电话下去，而必须花
费许多时间找寻电话号码，造成无谓的时间浪费，因此，如果自己平时就养成建立完整通讯录的习惯，也可以让我们大幅节省时间。 
 
除此之外，每通电话前，事先想好要沟通的重点也很重要，不但可以节省通话时间，更能让双方迅速进入事情的沟通，品质也能更好。 
</div><div id="xelf" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1898sjw8xrhc_b" id="fouf" style="width: 113px; height: 99px;" alt=""/> 
（4）电脑 
 
电脑上面的场合我觉得要分成两大类，一个是单机做事的状况(规划任务、写文章等)，一个是用电脑沟通的状况（email、skype等）。不论哪一个状况，都需要纯熟的打字能力，如果您的打字速度太慢，一定要想办法把自己中文打字的速度练起来。 
</div>a. 运用电脑软体做事 
 
我会使用google文件写文章、keynote制作简报、运用行事历、通讯录等软体，让我做事时更加流畅。我觉得现代人要学习一些电脑软体来增加自己的工作效率，可以让自己工作能力大增。我建议投影片的制作、用电脑绘制心智图、简单的图片加工都是要学的。 
 
b 运用电脑来沟通 
 
网路，就是通往别人面前电脑视窗的那一条路，如果您使用电脑，却没有善用电脑的沟通功能，那可真的太可惜了。除了最普遍的emails，skype也是非
常棒的沟通工具。除此之外，可以利用网路论坛、部落格、SNS来提高自己的数位能见度，做好数位行销的工作。可以把网路上朋友当成虚拟智囊团，不论是各种
自己感兴趣议题（电脑、生活、时间管理、阅读、理财等等），都有人可以请教讨论，学习起来也更加迅速。 
 
我常常觉得，电脑不会落伍，但使用电脑的我们会落伍。学好电脑及各种网路的应用，等于是增强我们的数位能力，让我们的影响力藉由软体及网路更加扩大。 
 
 
 
 
<div id="sx2t" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1899qqrm6cgh_b" id="fouf2" style="width: 86px; height: 88px;" alt=""/> 
（5）思考 
 
大部分时间管理的思考，属于直线型，想好下一步行动即可（约占80％），少部份的思考比较复杂，需要心智图或规划工具的配合，才能想得完整（约占20%） 
，有一些极重要的问题，则需要深度思考（约占1%），需要阅历及长期的练习，才能德倒好的答案。 
 
因此在加工的阶段，有些问题不是一下子就想得出合适的下一步行动，这时候这些事情，就可以归类到"思考"这个场合，利用时间，再做深入的分析及思索。例如我要规划出国自助旅行的行程，因为牵扯的因素很多（预算、天数、假期、行程等），就需要用特定的时间思考规划比较合适。 
 
我常常觉得时间管理，其实是某一种系统思考，运用一些方法，让自己思考的品质变好，最终让我们做事的品质提升。 
</div><div id="fzvf" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1900cx6brh5q_b" id="avko" style="width: 342px; height: 284px;" alt=""/></div>结语 
 
一旦我们决定要做哪一件事情候，要有方法将这些事情执行好。而依照场合分类，事实上是一种将事情系统化执行的思考，让我们这些思考过的行动方式，创造更好的身（自己动手）、语（沟通）、意（思考）结果。 
 
</div>场合管理，让我们事前就做好行动的分类，让我们拿到依照场合分类的清
单，立刻就可以执行，这是很省时间的，除此之外，有一个重点是，场合一定不要多，较少的场合，可以让我们轻易地就将事情加工成这几类，在加工阶段省下许多
时间。下一堂课，我们要讲的是我下一步行动清单使用工具的历史，还请期待。 
 


-------- 

<div id="j6wx" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1768gj78tkhb_b" id="cj700" style="width: 212px; height: 112px;" alt=""/></div>

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twhsi 发表于 2008-7-17 11:11:41

幸福行动家线上课程（36）我使用palm的经历 182/200 <div id="i1bt" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><div id="ov4m" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><div id="v:0q" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1914cc29jq2w_b" id="ahqs" style="width: 496px; height: 193px;" alt=""/> 从2002
年底开始有一群台湾的palm友（喜欢palm PDA的朋友）开始了对Getting Things
Done（简称GTD，繁体中译本：《搞定！－2分钟轻松管理工作与生活》）这本书籍的讨论。我从来没有想过，这样一个讨论，就这样影响了我六年。一开始
是一位rogersko兄，介绍了一个Lifebanance的软体，并写了数十页的文章，将这个软体和GTD的理论搭配介绍，引起许多人的兴趣，后来接
续的是palmislife论坛，一下子就让讨论如野火般燃烧起来，包括gasolin,Katzel, PL 怀特, zombie,
palmomic,matika,supercat,Jehuen,iowei等等大角都在上面有所讨论，时间更由2002年底持续到2005年左右，影
响了大陆的Tompda及Hipda论坛也跟进，让海峡两岸的palm都卷入这个时间管理旋风，GTD三个字母，更成了时间管理的代名词。 </div></div></div><div id="wr3v" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="145" height="166" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1903gv42m5fw_b" id="ecw4" alt=""/></div>Lifebalance，
这个软体从很早以前就出现在苹果电脑早期的PDA上（叫做Newton，牛顿），后来移植到palm上。
从软体的名字就知道，他希望我们能藉由这个软体，达到工作及生活的平衡目的。是不是真的能够做到见人见智，但是这个软体的概念确实令人惊艳。后来
Getting Things
Done一书出版后，美国开始有人尝试把这本书和lifebalance整合起来，开启了palm上面时间管理软体的讨论。<div id="ycnw" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><div id="e3wu" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1911fd53k3rx_b" id="wi2c" style="width: 260px; height: 260px;" alt=""/></div></div>lifebalance
能够和GTD紧密结合的原因有两个，一个是他拥有树枝状的任务结构（见上图），第二个是他拥有场合的概念，这在当时的软体可说是一大突破。从2001年
10月rogersko开始写介绍文章，在当时，这两个概念对于大家都非常的陌生，我自己就把他所有的文章印下来，仔细研读并对照软体来操作。当时
Lifebalance虽然在Palm上可以输入中文，但是很慢，有桌面端同步，但是不支援中文，因此建立场合、任务及下一步清单都要费时很久（软体的使
用者介面的关系），这个软体也是两岸同胞公认超级难搞懂的软体，但是就是有一种神奇的魔力，让大家在这上面着迷。 下
一步行动清单的建立，难免要和任务脱不了关系，因为许多下一步行动，是由任务的下一步行动而来。因此树枝状结构有其好处。但是，Lifebalance又
为每一个任务加上了场合的功能，很合乎GTD的逻辑。虽然理论上如此，但是运用lifebalance来管理自己的事情，如果做到钜细靡遗，耗时甚多，大
多数人是屡败屡战，后来就不了了之。但是rogersko的文章还是有不凡的价值，他是台湾第一个介绍GTD概念的人，并详细介绍了一个可以搭配的工具。 <div id="r1tm" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1912ccmkgr82_b" id="dgno" style="width: 427px; height: 107px;" alt=""/></div>PALMISLIFE
绝对是一个对我影响深远的论坛，原本这是一个台湾中部的区域性palm pda论坛，但是在站长阿辉的热心投入付出下，成为台湾最大的Palm
PDA社群。从2002年的3月起，就有些人开始讨论如何运用palm的软体运用在时间管理上。由于palm的基本设计就是让人用起来感到简单好用，加上
有大量的程式设计师投入（大部分是欧美的朋友），写了许许多多品质优良的程式，当时PALMISLIFE的论坛上，就有许多人在上面讨论搭配时间管理运
用。 这真是令人振奋，当时的讨论非常热烈，一个讨论串就可能有上百个留言回应，上万个点击
率，我自己是在2002年3月时加入Palmislife，一开始所写的大多是硬体方面的文章，后来2002年5月底写了一篇写了一篇介绍bonsai的
文章，算是我第一次写出运用palm来做时间管理的文章。 <div id="wq_x" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1915ck2kn6hm_b" id="mun2" style="width: 291px; height: 91px;" alt=""/></div>当
时的讨论之一就是把diddlebug作为收件匣，头一个将这个想法形成文字的是gasolin，他提到"处在天马行空的散乱思考期,
可以用diddlebug将想到的涂鸦下来,
再利用抄送功能传到想归纳的程式"，简单清晰说出收件匣的概念，令人佩服。gasolin对GTD的思考相当的深入，也惜言如金，一有文章或留言必属佳
作，虽然我和他从未蒙面，却是六年下来，觉得尤其思考受益良多。他也很注意实务的运用，曾经整理了时间管理领域的讨论串，在海峡两岸引起大家转寄风。
gasolin的收件匣概念这让我后来写了许多篇如何将diddlebug作为收件匣的文章，也让影响我持续坚持的做时间管理。 D.L.
怀特则是一位论点犀利的时间管理爱好者，而且对软体使用有丰富的经验，找出了许多好的palm软体让大家使用，例如bonsai（也是树枝状软体）在任务
管理的运用，Slap作为收件匣等，让实务工具可以和理论相配合。如此之外，影响我最大的是他对Mind like
water的想法。他曾经说过一段话"GTD的境界是Mind Like
Water：不要让小石头掀起巨浪滔天，大石头却没有一丝涟漪静悄悄往下沉。兵来将挡也许有这么一说，但俗话说的更好：杀鸡焉用牛刀。"，说得真好。 <div id="q1rh" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_19166k6g6zg5_b" id="y3fz0" style="width: 128px; height: 128px;" alt=""/></div> 下
一步清单的概念其实和收件匣及任务清单息息相关，必须一起考量。收件匣等于是下一步清单之前流程的资料库，加工后的杂事，就是下一步行动；而检视完任务清
单后，也会产生新的下一步行动。因此，下一步清单必须考量有两种来源，一个就是收件匣加工完的行动，一个就是任务检视后的行动。我自己的作法很简单，我的
收件匣在palm上的diddlebug，所以加工完的下一步行动，我还是放在diddlebug，设定时间提醒自己去执行。我的任务清单（在苹果电脑
上），也列有下一步行动，检视完后，重要的事情也列在diddlebug上面，也就是说diddlebug也是我的下一步行动清单。 除
了rogersko、gasolin及D.L.怀特在我讨论时间管理阶段影响我很大，也有许多朋友给予我许多帮助，Matika让我思考了GTD和史蒂芬
柯维博士两种时间管理系统，Jehuen一路上提供了许多时间管理相关资源，大陆的ivox，提出"GTD的真义不是为了帮助记忆，而恰恰相反，是为了帮
助忘记、消除焦虑"，大飞侠提出"下一步清单就像是水平的并联行动,有效率的处理大量事情;任务组织的下一步行动就像是垂直的串连行动，深入执行。"的概
念。还有成百上千的朋友，或者留言讨论、鼓励，或者默默的做潜水员阅读文章，都是一路走来的知音。 <div id="if-5" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="143" height="154" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1910gnndbkgf_b" id="smzo0" alt=""/></div> 结语 GTD 系统最主要的贡献，在于作为一个安全堡垒，提供自在的感觉，让我们有办法抽出心神来整理我们的想法以及经验，让它们更具意义。 --gasolin 2005年7月，我加入了落实第八个习惯＋感动，9月我写了一个gtder.org网站，介绍时间管理观念，慢慢地脱离了和大家一起讨论的阶段，进入了写
文章给大家看的阶段。型式不同，收获也有所不同。但是我还是很怀念大家热烈讨论某一些概念的时代，最近台湾各大主流杂志都纷纷开始讨论时间管理，似乎大家
又开始重视这个主题，令人高兴。 今
年5月1日在高雄场的时间管理研习会上，我遇到了Rex，原来他在palmislife已经默默看文章好几年了，目前已经是某大公司的副总，不只自己使用
palm，更鼓励女友、同事一起用palm。大家终于碰面，也相谈甚欢。palm有一种特别的吸引力，老兵不死，只是凋零，但是那一个年代，让我永远难
忘。 

-------- 

<div id="j6wx" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1768gj78tkhb_b" id="cj700" style="width: 212px; height: 112px;" alt=""/></div>
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twhsi 发表于 2008-7-21 07:15:21

幸福行动家线上课程（37）走好下一步的路 183/200 <div id="mmbb" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="581" height="270" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1918mkk39dhb_b" id="zhuk" alt=""/> 前几天，我到我的老师rainbow写的文章，提到她看"庄子"一段话的<a id="tj.i" href="http://www.5gsns.com/space-4334-do-blog-id-6426.html" title="感受">感受</a> 。 <div id="jhpb" style="margin-left: 40px;">今年春天我选了洪建全基金会敏隆讲堂的庄子的课来学习，当我看到课程推介上所摘录的字句：“吾生也有涯，而知也无涯，以有涯随无涯，殆矣！已而为知者，殆而已矣。”整个人像被狠狠敲打了，难道我在网络上这么多年，都虚耗了吗？ </div><div id="jhpb2" style="margin-left: 40px;"></div> 看
到这段话，我的感触非常深，最近的生活因为要搬到台北，及一些其他的因素，心态上有很大的改变，也觉得心很疲倦。原本有点沮丧，后来才慢慢体会到，这是生
命给自己的一堂功课。生活是一个大教室，不论是对rainbow、对我，对看文章的任何一位，其实都充满了艰辛和挑战。 生活有一些事情，琐琐碎碎，只要做一下就能够完成。也有些事情，需要拟定目表、态度坚定、长久努力就能达成。但是生命中最难的挑战是来自那些我们并不想要其发生、却不可避免、无法逃脱的事情<op id="hs6i3"></op>，有人形容这就下吞下一颗火烫的铁球，却卡在喉咙上不去也下不来。面对这三种状况，我们必须采许下一步行动来应对，我称之水平的下一步行动、垂直的下一步行动和火烫的铁球，我们一一的讨论。 <div id="m0sl" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1919dxchksmf_b" id="wv6a" style="width: 174px; height: 69px;" alt=""/></div> （1）水平的下一步行动 水平的下一步行动，指的是我们生活中能力游刃有余的小事。接送孩子、超市购物、缴纳水电费、上网写文章。这些事情一点都不复杂，但是都必须占据我们宝贵的时间去处理。 这些事情的初始状况，我称之为杂事，杂事加工成行动后，就能组织成一长串的清单，若是清单太长了，便可以依照场合，变成各个场合清单，这样可以批次处理事情，相当有效率。 <div id="e51_" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1920fcbg689q_b" id="wv6a1" style="width: 547px; height: 122px;" alt=""/></div> （2）垂直的下一步行动 垂直的下一步行动可以帮助我们往梦想的自己前进，筑梦踏实，孩子成长，进入名校，家中生活水准提升、事业上蒸蒸日上，自我梦想实现（出书）等。 由六个高度的高度的检视中，我们可以慢慢发现真正的自我，拟定计划，用坚强的毅力、长时间的投入，一步一步往目标迈进。天天执行最重要的行动，每周检视自己的方向是否有偏差，当机会来临时，我们能够即时掌握，当困难发生时，我们利用各种技巧面对，或者请教他人。 利用一些纸笔工具及软体，管理好我们垂直的下一步行动，就像有一份地图，我们可以依循前进。 水平和垂直的下一步行动，都属于时间管理的范围，以前也有很多的介绍，按步执行，确实可以增强我们做事及承诺的品质，但是想要追求幸福，并不是如此容易，还有更大的挑战在等待着我们。 <div id="w5bu" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1921d4tkj7dz_b" id="yick" style="width: 240px; height: 161px;" alt=""/></div>（3）火烫的铁球 许多人生经验，就像是要吞下一块火烫的铁球，却卡在喉咙中，上不去也下不来，让人痛苦异常。 --<<逆境的祝福>>,芭芭拉．安吉丽思 但是，我们的人生不是那样单纯，有时候，手上的地图失效，旧有世界改变了。在一瞬之间，我们嘴巴就被塞进了火烫的铁球。看似乖巧的女儿，和男友一起和你说她怀孕了；长时间的工作，让夫妻感情冷淡，两人协议离婚；梦想实现了，才发现失去了生命中更重要的部份，抱头痛哭。 这是人生的逆境。 人
生有时上坡，有时下坡，有时逆境缓缓出现，你知道必然来临，调适好自己的心情，坦然面对；有时逆境像是狠狠的台风，在最不可预期的时候突然出现，淹没了我
们的全部财产。我们或者沉默无助、或者嚎啕大哭、或者怪罪他人，从生命的深处不禁浮现出一句话"我怎么会走到这一步？" 圣严法师说"遇到困境时，要面对它、接受它、处理它、放下它"，年轻看时没有感觉，遇上人生时看到这段话，每一个字都像是一座山，要一步步的超越。这不只是做事能力的功课，更多的是心灵的课业。 <div id="pvkb" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="139" height="112" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1922gb94p7s9_b" id="a:2d" alt=""/></div> 生命原本就是很复杂的，我长期研究时间管理，也要承认对很多事情，我并无法处理得很好，并不是时间管理就能造就我们成为一个完美的自己。就像本文一开始rainbow说得“吾生也有涯，而知也无涯，以有涯随无涯，殆矣！已而为知者，殆而已矣。”，我们的生命有限，但要面对的问题却是无限，不是做事做的快，达到自己的人生目标，自己就感到幸福。上了山，或许会遇上暴雨，上了顶峰，接下来就是下坡，这些都是我们必须要面对的。 这
几天读<<逆境的祝福>>这本书，好些部份让我受益良多，作者提到，有时候并不是困难让我们觉得难熬，而是面对未知，让我们痛
苦。我觉得自己很幸运，藉着我们幸福行动家的课程，一步一步，探讨时间管理、探讨幸福。我知道面对困境，或许能让我们停下脚步，甚至难以举步，但是我知
道，唯有努力走好下一步的路，才能化危机为转机，走出自己的前途，您认为呢？ 

-------- 

<div id="j6wx" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1768gj78tkhb_b" id="cj700" style="width: 212px; height: 112px;" alt=""/></div>
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twhsi 发表于 2008-7-23 07:31:50

幸福行动家线上课程（38）任务清单 184/200 <div id="yxq4" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1925hd2qfxfv_b" id="j3bj" style="width: 509px; height: 237px;" alt=""/> "永锡，我还是搞不大清楚任务清单和下一步清单有何不同?"5/18是我一日的时间管理研习会，因此，比起以往，我有了更多的时间好好解是时间管理的流程，以及不同高度的时间管理。在课堂中，大家很有兴趣，但是却觉得不容易上手的部份，就是任务的管理。 任务的定义是"<span id="gz_8" style="font-family: Verdana,Arial,Helvetica,sans-serif; font-style: normal; font-variant: normal; font-weight: normal; font-size: 12px; line-height: normal; font-size-adjust: none; font-stretch: normal;">如果我们想要达成的结果，必须由超过一个行动才能达成，这就是一个任务。"，而任务清单，就是我们手上任务的列表。 任
务清单为甚么不容易管理呢？这是因为要管理好任务清单有三个动作，首先是要列出一个任务清单，其次，要将每一个单一任务做好规划，并找出合适的下一步行
动，最后则是要管理好这些因任务产生的下一步行动。很多人把这三个动作分不清楚，想要一次到位，就会觉得很复杂，要是一个一个动作分开来讲，那就简单多
了。</div> <div id="v5o7" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1926fmdcm73j_b" id="cogu" style="width: 118px; height: 142px;" alt=""/></div> （1）任务清单不过是一张纸 2008
年2月下午，我在美国Westlake的David
Allen时间管理研习会，他刚好正讲到任务清单的部份。我仔细的听，但是却产生一个疑惑--我发现David Allen不过是用一页的to do
list来管理他的任务清单。就这么简单吗？他不用我们以前讨论的bonsai、Lifebalance、iGTD等复杂的任务管理软体吗？这样如何管控
任务呢？下课时间，我一箭步就跑去问他问题 "请问你的任务清单就只是一个清单吗？"我有点害羞的问 "对啊，就一张请单，一周检视一次" David Allen坐在椅子上，轻松地回答 "不用和下一步清单连结，不用其他的软体来管理？"我急忙的追问着 David Allen看了我一眼，好像任务我提出一个关键的问题，随手抽出一张白纸，在我眼前摇一摇，一面说"是的，任务清单不过是一张纸" 当场我真的超级兴奋，原来任务清单是很简单的，就是一个个文字描述的任务清单，不需要和下一步清单做一大堆的连结，就是两个清单，一个是下一步行动清单，一个是任务清单。这也让我改变了运用任务清单的方式，整个系统变得更加简单，每周检视可以一下子就完成了。 回
来台湾，为任务这个概念设计icon时，我选择了一个赛车旗，因为我觉得描述任务，就像是设定赛车的终点线，当我们跑过终点，就有人大力挥动赛车旗，告诉
我们到达目标了。任务清单，就是所有任务的终点线清单一览表，难怪David Allen说了这句话"任务清单不过是一张纸" <div id="kmnr" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"> </div><div id="ghsp" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1927hqd7qzg2_b" id="cogu1" style="width: 100px; height: 81px;" alt=""/></div> （2）用心智图做好任务规划 我还体会到一件事情，写下任务清单和规划任务是两回事，任务清单只是写下现有任务的一览表，但是任务规划，则是要将单一任务的相关资讯放在一起，整理、分析、组织，这时候使用一些工具就是一种很好的选择。 <div id="cogu3" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1924gq8grrwf_b" id="as8o" style="width: 180px; height: 126px;" alt=""/></div> 任务规划时，我觉得心智图是一样很棒的工具，这个在1970年代由英国的托尼·博赞（Tony Buzan）提出的一种辅助思考工具，有以下的好处 <div id="as8o0" style="margin-left: 40px;">整体结构很像一个心脏及其周边的血管图，表达出整体感 </div><div id="as8o1" style="margin-left: 40px;">利用关键字来连结，可也迅速放入大量资讯，适合在brain strom时使用 </div><div id="as8o2" style="margin-left: 40px;">运用线条及符号来建立逻辑的脉络，并很容易搬动分类（尤其是用电脑程式时） </div> 我
自己从2000年开始从台湾孙易新老师身上学到心智图，觉得真的是一项非常好用的工具，不论使用纸笔或是电脑，都能够迅速将我们思考的资料，做妥善的整
理，并进而找出任务的下一步行动。但是心智图也有其缺点，因为其属于发散性的思考，要做好任务规划时，一大堆的下一步行动，会让人迷失焦点。此时，必须要
做好收敛的动作（从一堆可以做的行动中，找出关键行动），并列入任务清单或下一步行动清单来管理。 <div id="etpk" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1928dbd5hwkr_b" id="sza1" style="width: 227px; height: 183px;" alt=""/></div> （3）管理好任务的下一步行动清单 我们有了任务清单、并认真做好任务规划，就会产生了越来越多的下一步行动。这些下一步行动和知前所提由收件匣下一步来源不同，一个是推动任务的下一步行动，一个是由杂事状况放入收件匣，经由加工组织而成的下一步行动。 注意喔，下一步行动清单中的下一步行动，有两个来源，一个是任务，一个是收件匣。 组
成了下一步清单后，还是藉由场合的概念批次处理，节省我们许多的时间。这样一个下一步清单，也要搭配行云流水的工具使用才能产生效益，有些人会采用一些任
务管理的软体如PC上面的mindmanager、Bonsai等，或是苹果电脑上面的iGTD等，像David
Allen则只是待办事项中的一个分类，每周检视再新增下一步行动到待办事项其他场合分类。也有人利用万用手册的一页作为任务清单，检视后，加入新的下一
步行动，大家可以依照自己的工具使用方式，采取合适的方法。 <div id="ju.6" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="126" height="172" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1929cqxvzsdw_b" id="rd5m" alt=""/></div> 结语 6月的时候，爸爸到员林来，除了来开会，也来看看孙子，吃过晚饭后，老爸提到想要理解一下我的时间管理系统。我们父子就拿着我时间管理研习会的讲义，我一步步的讲解给他听。 听完了以后，爸爸静了一下，我有点不好意思地说"其实这个东西也没有什么，大家都想得到，不是很难。" 没有想到爸爸说"这个东西其实大家都知道，就是做不到。"接着解释"人都会有惰性，所以知道的很多，但是能够彻底实践的人很少。" "
这个东西其实大家都知道，就是做不到。"这句话给了我很大的影响，以前我一直以为时间管理是知难行易，没想到关键却在知易行难，这是因为时间管理需要一辈子持
续才有用，难在"有恒"。这也影响了我规划设计研习会的方向，从讲课为主，转变为讲故事、试作演练、分组活动，让学员可以在课程中有更多时间时间持续来演练。不仅如此，我还和一群朋友设立了ITM社群，提供
每日早起及每周检视等活动，让大家可以运用网路，持续的实践，因为我知道，只有长期实践，才能产生宏大的效果。 今天我们提到的是"任务清单"，<span id="rd-i" style="font-family: Verdana,Arial,Helvetica,sans-serif; font-style: normal; font-variant: normal; font-weight: normal; font-size: 12px; line-height: normal; font-size-adjust: none; font-stretch: normal;">我们组织时的清单包含下一步清单、任务清单、行事历等，任务清单是非常重要的一个清单，我们也会花上几篇文章好好的讨论，大家一起继续加油。 

-------- 

<div id="j6wx" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1768gj78tkhb_b" id="cj700" style="width: 212px; height: 112px;" alt=""/></div>
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twhsi 发表于 2008-7-28 12:04:15

幸福行動家線上課程（39）清单的实务经验分享 185/200 <div id="v53z0" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><div id="bz4m" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1933gn8msvdh_b" id="ao4t" style="width: 576px; height: 271px;" alt=""/></div>这
几天忙着搬家，所以文章的更新慢了，但是，在这次搬家的经验中我有许多的体会。昨天老婆和我说，觉得这次搬家比她想像的轻松，觉得我做了很多的事情，其
实，这次的搬家，我确实也投入许多心力，还用了许多时间管理的技巧在上面，才能有更好的成果。我们今天要讨论时间管理中任务清单及下一步行动清单的实务操
作，我想到了彼得杜拉克曾经说过的一句话"做对的事，比把事情作对更重要。"，检视任务清单，就是帮助我们找出对的事情，接下来才运用下一步清单，把事情
作对。找到正确路线了，不论是积极赶路，或者是缓步徐行，都会是在正确的方向上。 这些想法，我们运用时间管理的工具及方法来落实，我也分享我自己的经验，让大家参考。 <div id="ql7i" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1934dcr7p4c8_b" id="yc8c" style="width: 429px; height: 146px;" alt=""/></div> （1）下一步行动清单 我
目前会利用treo智慧型手机当作收集杂事的收件匣，之后清空收件匣后并加工成行动。但是也有一些小修正，以前我用Diddlebug这个软体来收集(手
写涂鸦)，目前则是直接打字在treo上面作为收件匣，这让整个建立下一步清单的流程更加行云流水（我会先打字在slap这个软体，再传到下一步清单）。 <div id="y43g" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1940dj3q2dgd_b" id="wzt_0" style="width: 131px; height: 94px;" alt=""/></div>下
一步清单，在时间管理系统扮演的角色就像是推土机，推着我们在已经规划好的路径上前进。这并不简单，因为单单回应我们生活中各种事项就不容易了，更何况还
要推动任务及目标。但是建立好下一步清单，提供我们一个整体检视所有行动的角度，而依照场合批次处理，更可以让我们节省许多时间，这些多出来的时间，正可
以让我们来执行任务清单上面的事情。 我写上一篇"幸福行动家线上课程（36）我使用palm的经历"，里面提到我利用Diddlebug来作为收件匣 ，有一位网友李敖李敖写了一段话 "treo的录入效率如此之高，diddlebug这种录入后还需二次、三次整理的软件实在是多余。 " 我觉得很有道理，于是尝试改用直接打字输入到treo手机的方式来收集，发现真的很方便，也推荐给大家参考。想要建立行云流水的工具使用，单单靠一个人的智慧相当困难，感谢有这们多喜欢时间管理的朋友一起讨论，才能让我们的时间管理系统不论在理论及实务上都能够持续进步。 </div> <div id="h_12" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="138" height="128" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1936d83vxkcp_b" id="jkff" alt=""/></div>（2）任务清单 也有位网友tycho也回应任务清单的文章说 "如果按照twhsi说的只用一张纸的任务清单，这样会列出一张比较臃肿的任务清单。如果不列，只列母任务一级，太简单了好像会影响检视任务的实际效果。" 这让我想到，有必要再针对任务清单的工具部份在做说明。因为任务清单的概念，在时间管理的理论上算很新，搭配的工具并不完善，对大家而言也很陌生，以我个人的经验，我觉得一个好的任务清单管理工具要具备以下两个条件。 a. 所有的任务一目瞭然：这样的好处是，可以整体的角度来看所有的任务，产生综效。 b. 要能管理下一步行动：这包括两个部份，一个是任务的下一步行动，一个是任务的补充资料，当我们准备下一步行动及资料，等于是预先规划任务执行，让我们在推动任务时，能够更加的顺利。 <div id="w7o7" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_194189hr6jg3_b" id="hory" style="width: 150px; height: 95px;" alt=""/></div>相
对于下一步行动清单有如推土机，需要花上许多时间，在道路上前进。任务清单的角色则有如马车的驾驶，指出方向，让马儿能够拉着我们往正确方位前进，也因此
驾驶的工作十分的重要。时间管理系统中，每周检视就是为了让我们至少每周一次好好检视自己所有的任务，做彻底的思考，修正方向，才能让我们持续往正确的方
向前进。 这也回答了网友tycho的问题，只要我们落实做好每周检视，任务清单的太臃肿就可以删除一些，太简单就可以设立一些新目标来执行，配合好自己的每周发生的状况，调整任务清单即可。 <div id="gx96" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1935cdw29rff_b" id="jkff0" style="width: 392px; height: 138px;" alt=""/></div> （3）任务的下一步行动 任务的下一步行动和收件匣的下一步行动，两者不同，但要整合管理好，却是要花上一些心思。 <div id="zqzj0" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="332" height="156" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1933gn8msvdh_b" id="zqzj2" alt=""/> 我
总共有一个收件匣，两个清单（下一步行动清单及任务清单），收件匣及下一步清单都在手机上，任务清单则在电脑中。我自己目前的方式是在每周检视任务清单
后，将下周主要推动的目标放到下一步行动清单中的"本周目标"中，这样子可以让我随时掌控下周的目标，想到要推动的事项，也可以直接在手机上面输入。 有些人使用万用手册类的纸笔工具，就更方便了，每周检视任务清单后，将下周目标作为下一步行动清单的一个分类，每天看看每周目标，并可以想出合适的行动去推动。 <div id="rsx5" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img width="187" height="156" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1942hp848jfk_b" id="uzl90" alt=""/></div>结语 整合一下我们这篇文章的重点 
<blockquote id="li_y" class="webkit-indent-blockquote" style="border: medium none ; margin: 0pt 0pt 0pt 40px; padding: 0px;">下一步行动清单，结合场合的概念，让各个原本单独的行动，可以视为一个整体，可以产生综效的效应（例如打电话一起打，效率及品质都提高） 
任务清单中，所有的任务放在一起，可以对多个任务一起作整体考量，也是一种综效（检视时常常会产生一些执行目标的好点子） 
每周检视时，我都会订出下周的主要目标，并放在下一步行动清单中，这几个目标，也可视为一个整体（周目标），产生综效效应</blockquote>

</div>我自己在做时间管理初期时，连下一步清单都管不好，但是一步步的进步后，下一步清单就在掌控中了。之后逐渐建立每周检视的习惯，并管理好任务清单，才真正发现时间管理能对自己有很大的帮助。 彼得.杜拉克所说"做对的事，比把事情作对更重要。"，虽然只有几个字，却道破时间管理的重点--时间管理的目的并不是做事情做很快而已（把事情做对），而是要管好周遭的杂事后，让自己能够朝着理想及目标持续的前进（做对的事），接下来的文章，我们还会针对任务清单继续讨论，加油。 

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<div id="j6wx" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;"><img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_1768gj78tkhb_b" id="cj700" style="width: 212px; height: 112px;" alt=""/></div>
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 图文并茂版 
 
 
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