幸福行动家 线上课程 長篇連載

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幸福行动家 线上课程（31）完整的收集-工作 177/200

幸福行动家时间管理，之所以用"幸福"两个字，就是希望找出合适的方法，我们的心情无压、轻松地，走向成功之路。因此我们对内讲求心境如水，形之于外的工具使用，要行云流水，是一个"心"很有关系的自我管理方法。

GTD的目的就是让人们能轻松的生活，轻松的工作，然后完成自己的人生目标。
--网友yibie

yibie 讲的很好，有一句话叫做"好记性不如烂笔头"，写下我们需要担心的事情，可以让我们轻松的生活。而"清单"在时间管理中，有着很重要的地位，在一开始进行 收集工作时候，有一张检核清单，利用整理过的资讯，让我们检核是否有漏缺，这样的清单可以协助我们思考没有想到的地方。上次介绍的是家庭领域的收集清单， 今天介绍的是工作上的收集清单。

a. 任务

    已经开始的任务、要做但还没开始的任务

b. 各种承诺

 

    对老板、工作夥伴、大学同学、部属、公司组织内其他人、共事的专业人士、客户、其他公司组织

c. 需要做的沟通

    电话、emails、语音信箱、传真、正式信件、备忘录

d. 写作

    报告、考核、企划案、文章、行销资料、工作指示、摘要、会议记录、电话或交谈后纪录

e. 各种会议

    即将来临的活动、定期会议

f. 各种计划

    公司及组织目标、客户市场调查、商业计划、行销计划、财务计划、近期活动、展览会、商展、员工旅游、商务旅行

g. 组织

    组织图、权责区分、职务说明书、新系统、领导等

h. 公司财务

 

    现金流量、预算、资产负载表、损益表、应收帐款、帐单、银行、投资股东

i. 行政工作

 

    法律文件、保险、员工福利、政治、训练

j. 员工管理

    员工聘任、解职、评估、职场发展、沟通、对公司的意见回馈、薪资

k. 工作的各种系统建立

    总机、电脑、软体、资料库、网站、办公室设备（印表机、传真机、档案柜、家俱）、装潢、名片、文具

l. 销售

    客户、领导、愿景、销售流程、话术、产品展示、训练、团队建立、报表、客户关系追踪、客服

m. 行销

 

    事件行销、广告、DM、公关

n. 等待回覆    

    各种资讯、授权的任务、企划案执行回报、问题回覆、公司组织外界的反应

o. 专业发展

    训练、研习会、需要习得能力、书籍、正式进修（证照、学位）、履历

结语

世界上分为三种人
一种是不知道自己要干麻的人
第二种人有目标 知道自己要干麻
第三种人 会把目标写下来 并在''纸上''作完整的规划 ，
而第三种人 掌握了几乎世界上 90%以上的财富和成就
--博恩崔西书"吃了那只青蛙"


最近忙着搬家的事情，我也拿了一本笔记本，把想要做的事情，细细写上去。在整理的时候，偶而也去翻阅一下，看看自己是怎么想的，这也是一种检核清单的使用。藉着纪录自己的思考，让自己做事时，不会临时想到一些问题，时间被耽搁，而能轻轻松松地做事。

幸福不只是在结果，也在做事的过程中。接下来，我们就要进入下一堂课。




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幸福行动家 线上课程（32）三个层次的加工 178/200

经由天下杂志好友伯爵茶的介绍买了这期的天下杂志400期专刊"成长" ，当天刚好老婆、孩子不在家，一口气就把整本杂志看完了，其中，最让我印象深刻的，就是介绍李安的文章。看了这篇文章，才发现李安拍片时的辛苦，他提到在 拍色戒床戏时，拍到"devastated（心力交瘁）"，这位拿过奥斯卡金像奖的知名导演说"觉得自己好像被击败了，不晓得有什么怪物。觉得好像拍不下 去了，整部片子要叫停了。"。看了整篇文章我看了五次以上，感触很深，我一直认为时间管理就是在管理好我们的心，而李安是一个很了解人性、很真诚面对自己 内心的人。他在获颁纽约大学荣誉博士时鼓励学弟妹"不断学习、勇于尝试、面对失败"，而它所谓的勇敢就是"面对真实的自己"。

今 天我们介绍三个层次的加工，包含了下一个行动、结果图像任务管理及穿过针眼三个层次，其实六个流程中，我觉得最难写的就是"加工"，因为加工就是要解决问 题，就是要"不断学习、勇于尝试、面对失败"，在短短几篇文章中就要说明清楚，真的不简单，这篇文章我沈淀了很久才能落笔，这就让我们开始。

（1）下一个行动

李安在拍色戒时，考究许久，为了重现抗战时的上海风情，剧里的道具、布景都细细布设，小到三轮车的号码牌照，街上的两排法国梧桐，还订做了一部真的电车。

我 们在提及下一步行动时，最简单的方式就是一个行动做完，就知道下一个行动出现，一个接一个的执行，就可以完成任务，这类任务也称之为直线型的任务。 David Allen提到，这些任务约占所有任务的85%，可以说大部分的任务是这些较为简单的任务。以李安拍摄色戒的状况为例，由于拥有世界一流的制片团队，这准 备道具、布景这些工作虽然也会遇到阻碍，但是一步一步推动下一个行动，就能在拍摄前，将所有的道具、布景准备起来，完成任务。

(2) 结果图像任务管理

<<十年一觉电影梦>>一书中提到，当拍卧虎藏龙时，李安要求武术指导袁和平，要把"角色的个性融入动作"、"打斗中要有故事"，让整个武术班底不断实验、拼命尝试，激发了许多新作法，最后终于拍出了经典的竹林追打戏，创造了武侠电影的新境界。

在 时间管理中，我们曾经提到六个高度，在每一个高度检视时，需要有结果的图像，并化成文字画的任务描述。拍片时，李安脑中原来就有一个对整个片子武打场景的 结果图像（但结果做出来时或许会和他脑海所想有出入），他和袁和平讨论后，将这个图像化成一个任务（要拍把"角色的个性融入动作"、"打斗中要有故事"的 武打戏），经过一个一个行动的执行（不断实验激发新作法），终于能够落实到拍摄的现场，并呈现在观众面前（竹林戏）。

当 我们决定六个高度的检视的结果图像，经由每周检视，落实思考行程下一步行动，一步步向终点图像推动。有时，我们愿景很大（例如创立一家上市公司），就需要 较久的执行及更多的行动，有时候愿景是花一些时间，就一定可以达成（全家去溪头旅游），所需的管理及行动就比较简单。但是每一个行动，不论推动的愿景大 小，都会占据我们宝贵的时间，因此如何做好调配，正是时间管理的重点。

（3）穿过针眼

2003 年李安在拍完绿巨人浩克后，影评的批评及票房失利，让他灰心之极，李安也兴起从此不拍电影的想法。早年反对李安拍片的父亲李升只给了他一句话：“不做电 影，你要做什么？你会很沮丧，你要戴着钢盔继续冲下去！”这句话让李安继续努力，两个礼拜后接演断背山，并获得奥斯卡金像奖最佳导演的殊荣。

做好了时间管理，一切就会很顺利吗？其实不是的，我们仍然要面对许多人生困难的功课，一件件的考验着我们。我们的时间管理能力变强了，固然可以面对更大的挑战，但也总有更大的挫折在等待着我们。

问题是"挫折之后，你能爬起来吗？"

这 是时间管理最重要的挑战，1952年度的诺贝尔和平奖得主史怀哲先生曾经说"每一个人在生命的某个阶段都会有这样的经历：我们内心的火焰熄灭了。这时，与 另外一个人的不期而遇或许能够让它重新绽放。对那些能够重新点燃心灵之火的人，我们将会永远心存感激。"，在我们经历生命的低谷，我们能不能突破困境，穿 过针眼，走到下一个境界去，内心之火是否熄灭是一个关键。李安的父亲为李安点燃心灵之火，对于我们而言，我们可以寻求（接受）外援，或者是亲朋好友、或者 是专业人士，有时候是一本本好书。能过穿越生命困境的针眼，就是最高层次的加工。

结语

这 篇文章，我要献给我的学长Alan，Alan是我在"落实第八个习惯＋感动"时的读书会好友，2007年8月，我及内人到上海和他碰面，才发现原来 Alan是我淡江土木系的学长。2007年底，Alan中风了，但是他的乐观进取努力不懈的精神，一直是我心目中的偶像（到目前还持续不断更新部落格）。

加工内含的精神，就是"不断学习、勇于尝试、面对失败"，要有一颗燃烧内心火焰的心，才能帮助我们在人生的道路上走向幸福，这个幸福不仅在每一个达到的里程碑上，也在我们每一天、每一个行动中，我们继续努力。

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幸福行动家 线上课程（33）组织 179/200

昨 天下午和苹果核聊天，并研究未来的幸福行动家课程架构。在交谈中，我们都觉得研究时间管理真好，一方面，我们能够将身边的事情，利用系统的方法组织起来， 另一方面，更结交了许多时间管理的朋友，组成虚拟智囊团，一起研讨及分享面对人生的各种挑战、困难，这可真能说是一种幸福。

今天我们的主题是第三个流程"组织"。当我们收集后，将杂事放入收件匣，找时间，清空收件匣，加工成行动提示，将之组织各种行动提示。

行 动提示，等于是一个个不同的资料库，今天我们介绍的是我认为最重要的四种--下一步行动清单、任务清单、行事历、笔记本（任务的补充资料）。今天的课程 中，也会牵涉到工具的使用，我也以我使用的工具为例介绍。使用工具的原则可以套用在不同的工具上（万用手册，电脑、手机等），大家可以自行因应调整。

(1) 下一步行动清单

我自己的收件匣和下一个行动清单都架构在treo 650手机上的diddlebug程式中。

运 作的方式是这样的，当我收集了许多杂事后，我会做清空收件匣的工作。一开始快速浏览自己treo 650中的杂事，同时加工成行动，这些行动提示就用心智图（见上图）的型式写在我的笔记本中（。这些行动提示有的是下一步行动、有的是任务、有的是行事 历、通讯录、有的则是一些想法。接着，我再分门别类放到各个不同工具的资料库中。

对于下一步清单的管理，有三种我常用的方式。
   
    首先，若是很快可以做完，我有时候就立刻行动，（行动完就在心智图中划掉）
    其次，针对一些重要的事项，我将之放进diidlebug中，并设定时间，提醒我继续执行。
    最后，对一些不紧急、不大重要的事情，我就留在笔记本中，做为提示，但我也会常常翻阅，有机会就采取行动

以我自己时间管理的经验，要先管理好下一步行动清单，才有可能管理好其他的时间管理资料库，这是重要的基本功。而下一步清单，变化无常，而且数量庞大，我们必须将之有系统的整理，练好基本功，其他的部份就简单了，我们相互勉励，继续加油。

（2）任务清单

我的任务清单，是利用iGTD这个苹果电脑上面的免费软体来管理，管理的要点在于任务及任务的下一步行动。

清空收件匣、加工成杂事后的心智图中，总有些和任务或任务的下一步行动有关的内容。此时，我们将之放到合适的资料库--任务清单中。我使用过许许多多的软体及工具，发现好的任务清单资料库要有两个条件：

第一是，必须让任务一览无遗

以我个人的意见，树枝状结构的任务清单很合适，因为如果任务较多时，可以分类，并可以将某类的任务"折叠"起来，让其他的任务看起来更加的清晰。例如我们检视工作上的事情时，可以将家庭生活的任务摺叠起来，这样检视时可以专注在工作方面（见上图）。


第二是，每一个任务后续的下一步行动要放在同一个地方

每 个任务其相关的下一步行动，可以列表整理在一起的话，这样子检视起来才方便。例如我们网路社群ITM预计8月份要办聚会，站长会议后也有许多下一步行动清 单需要管理，我会将这些事情输入到iGTD中"ITM社群实体聚会"的任务下方。在检视任务的同时，可以连带看到其下一步行动清单，会是一种行云流水的检 视经验。

除此之外，任务清单在每周检视及排程时都扮演了重要的角色，我们会在接下来几天的课程中详细介绍。

（3）行事历

目 前我使用treo 650手机上的Datebk6程式，来管理自己的行事历。之前我是运用苹果电脑上的软体iCal管理行事历，后来看到我员林青商会好友陈椿茂，运用手机来 管理行事历相当方便，便改用手机上面的行事历软体，结果发现效果确实改善不少。在手机上面的好处是，检视行事历约会时很方便，因为手机总是在身边，立刻就 可以和人约定行程。缺点是需要在手机上面中文打字，对于不会打字或者手机不适合输入的人就无法使用。

收集完杂事之后，一样会产生许多和日期有关的行动提示（例如下周二要到台中开会、本周三晚上青商会开理事会等），这时候和日期相关的资料应该要统一到行事历中。如果您不用手机之类的工具管理行事历，也要思考行事历随身携带的方式，因为行事历的特性是很可能在外面（面对面沟通、接到手机等），就需要查询自己的行程。如您爱用万用手册，外国也有许多专门行事历手册，体积小，适合随身携带。

和一般的时间管理有所不同，我的行事历中完全看不到待办清单（to do lists），这些待办清单我都放在下一步清单及任务清单中了。行事历中只有"约会"，必须移动到其他地方，或者是和别人碰面的事情，我才会放在里面。这样的好处是，除了自己检视自己有的自由时间很清楚外，和朋友约定碰面时间，也能够一目瞭然，提供大家参考。

（4）笔记本（任务的补充资料）

我使用一本厚厚的笔记本来纪录任务的补充资料。我会在上面规划开会的议程，写下会议记录、阅读笔记、文章草稿、对各种任务的思考，再加工杂事的阶段，我也习惯写在上面，初步组织成不同的项次（下一步行动清单、任务清单等）。

我 觉得写作是一种把思考的东西固体化的过程，看着写下来的文字，能将之转化、加工，形成不一样的东西。在这个阶段我相当推荐心智图这种思考及笔记的方法。我 学习心智图将近十年（由孙易新老师教授），对我自身心智成长的帮助很大。我常常看到心智图的各种运用，如在青商会课程的集体讨论中，在孩子音乐老师的授课 笔记中，在教授美语外师的课堂白板上等，也希望有兴趣的朋友可以好好钻研一下这个很棒的方法。

结语

在线上课程第25堂课加工与组织中，我们提到

很多人面对组织时，遇到的问题是--找不到一些好方法，将这些行动决策，输入到系统中

今天这堂课及接下来的几堂课，就是要来探讨这个问题"组织"的，幸福行动家的时间管理系统， 最重要的资料库有下一步清单、任务清单、行事历及任务的补充资料，我们会在接下来的课程中详细介绍。我们也会介绍其他种类的资料库（通讯录、梦想清单、等 待清单、实体资料等），让大家能管理好自己的各种资料库，并进而管理好时间。

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幸福行动家 线上课程（34）下一步行动清单 180/200



写 到下一步清单，就好像看到我建立时间管理系统的历史，从一开始使用palm系统的PDA利用上面的待办事项软体，也曾经用过可以和电脑同步的 Bonsai、Lifebalance，接着用到PC单机上面的outlook、mylifeorgarnized、planplus，到苹果电脑上面的 iGTD，这六年来，还真的花了不少时间及心思，就是要找出最合适的管理工具及方法，为了写这篇文章，我也趁机问了问自己

到底建立下一步行动的核心目的是什么？

这个问题让我思考良久，整合我这六年来的经验，终于体验到这个核心就是"专注"。有了符合现实状况的下一步清单、任务清单，我们就无须担心有没有考虑到的事情，才能专注，而专注就是David Allen所说得Mind like water(心境如水)。

今天我们提到的下一步清单，除了是六个流程的组织下面中一个资料库，也是我们六个检视高度中最基础的一个检视项目。

但是何谓下一步行动呢？
我的定义是"任何已经确定的、需要2分钟以上才能够解决掉的单一行动。"

而所有的下一步行动，整合在一起就是下一步行动清单。当我们拥有完整的下一步清单，就可以让我们执行时，迅速找出要采取的行动，就像有一台现代的GPS，遇到路口时，可以立刻判定自己应该左转或右转。我们这堂课是下一步清单的简介，我们这就开始。

（1）完整的行动提示盘点

当我们的行动提示集中在一起，放在头脑以外的地方，就可以降低很多的压力。若是能长期做好加工及检视的习惯，盘点好对自己及他人的承诺，除了可以发挥整合的效益外，更是一个强而有力的好习惯。

也有网友提到，盘点行动提示是为了忘记，是为了放下，是为了去做重要而不紧急的事情。确实这才是时间管理的一部分，有时独自用餐，能跟自己相处，看看书，听听音乐，想想未来，除了降低压力，也能拓展我们的视野，这也是许多人做时间管理的目的。

但是要是我们不能做好收集、加工、组织、检视等等的流程，做好时间管理的基本功，这样的情境是缘木求鱼，过度理想化了。孔子说"己立立人，己达达人"，做好完整的行动提示盘点，增强时间管理能力，自然能有多出来的时间，这些时间如何运用，那就是个人的自由选择了。

（2）依照场合分类，批次处理

有 许多人认为GTD的时间管理的精华之一在于场合（context）分类，场合的意思，就是不同的工具（电话、电脑）、情境（自己动手做、当面沟通、思 考）。例如需要打电话的下一步行动，我们放在同一个清单中，就可以一次打好几个电话；又如整合需要在电脑上面处理的清单，一次处理好几个电脑上面的事情， 这就叫做批次处理。

经过调查，我们最浪费时间的动作就在于"切换场合"，举例来说，如果我们要发五封emails，但是分散在一天之内五个不同的时间来进行，一定会比一次发五封信更加浪费时间，我们也分析一下为何如此？

一来，不用切换场合，很多动作就不用再重复做。以发emails为例。所以的动作包括，坐在电脑前、开启电子邮件、扫描新进信件、打开新邮件、思考如何写这封信，分纲要、写内容，检查错字，寄出信件等，这些动作如果批次处理，很多地方都能省下时间。

二 来，我们在同一场合中，持续工作，常常都能越来越专注，甚至进入Mind like water(心境如水)的境界。例如活动前，需要打20通邀请社团成员参加活动的电话。若是我们花上1个小时，专心持续打电话，就会发现，一开始打电话时 结结巴巴，词不达意，越打越多后，就会有一些固定的话术，打起电话时也越来越high，电话中的说杂事时间也减少了，简单明瞭就能把邀请朋友参加活动这件 事讲得很清楚，就能越打越快，省下许多时间。

依照场合分类，是我们时间管理的基本功，功夫扎的好，就可以一步步练上去。行福行动家的时间管理讲究由下往上，将身边的琐事都处理好了，压力降低，思绪清空，自然专注力就能提升到较高的层次。

（3）做事时能行云流水


当我们买了一辆新车，开在高速公路上，就会觉得路上到处有许多同品牌的车子；自己刚当了爸妈，就会觉得随处可见刚刚生了孩子的夫妻。这是因为我们大脑的机 制就像雷达，会让我们自动搜寻到和关注事项有关的东西。当我们拥有完整的行动清单时，就会发现推动解决该行动的方法会突然出现在自己面前。

    才刚写下要联络Michelle，就接到Michelle打来的电话，立刻可以讨论事情。
    刚刚写下要寄出一封信件，就看到同事拿着包裹准备要去邮局，快点请她协助寄一下，省下自己的时间。
    才想好要写一篇企划案，看看自己的书柜，就想到一本很适合的参考书躺在那里

有了完整的下一步清单，我们在生活中就更加能够行云流水，不仅如此，我们的行动会由外界环境主控，逐渐转变成愿景领导自己前进。这是因为我们越来越能结合身旁的各种资源，产生解决问题的"综效"，除了解决外界环境要求我们做到的事情，又能结合自己想要往前推动的目标。

这 也是我的真实体会，一开始进行时间管理时，都觉得累积的下一步行动数量越来越多（一直将外界环境的杂事加工成行动，所以事情变多），当运用清单得心应手 后，运用清空收件匣、每周检视、半年检视等方法，外页环境的变化，常常成为我朝愿景及目标前进的契机，这时下一步行动清单反而由压力，变成通往成功的助 力。

结语

下一步清单，就像是一个GPS，理面有许多附近环境的地图资料，我们看着地图，就更加容易思考自己如何朝着目的地前进。如果手上没有GPS，我们只能看见附近的景物，甚至连自己所在的街道名称都搞不清楚，还要问路人才知道。

有 了GPS，我们开往目的地的行程就能有如行云流水一般一路通，左转右转都能自动提示，也会告诉自己有超速照相，要减慢速度。这时我们心中当然可以降低压 力，进入一种更加集中、开放、宽广的思考模式中，这就是我文章最前面提到的"专注"，此时便可以做更高层次的检视，我们的人生就能够逐渐由被动转化为主 动，Master our life。

我们这篇文章介绍了下一步行动清单，下一堂课会对各种的下一步行动场合作更加深入的讨论。

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幸福行动家 线上课程（34）下一步行动清单 180/200

写
到下一步清单，就好像看到我建立时间管理系统的历史，从一开始使用palm系统的PDA利用上面的待办事项软体，也曾经用过可以和电脑同步的
Bonsai、Lifebalance，接着用到PC单机上面的outlook、mylifeorgarnized、planplus，到苹果电脑上面的
iGTD，这六年来，还真的花了不少时间及心思，就是要找出最合适的管理工具及方法，为了写这篇文章，我也趁机问了问自己

到底建立下一步行动的核心目的是什么？

这个问题让我思考良久，整合我这六年来的经验，终于体验到这个核心就是"专注"。有了符合现实状况的下一步清单、任务清单，我们就无须担心有没有考虑到的事情，才能专注，而专注就是David Allen所说得Mind like water(心境如水)。

今天我们提到的下一步清单，除了是六个流程的组织下面中一个资料库，也是我们六个检视高度中最基础的一个检视项目。

但是何谓下一步行动呢？
我的定义是"任何已经确定的、需要2分钟以上才能够解决掉的单一行动。"

而所有的下一步行动，整合在一起就是下一步行动清单。当我们拥有完整的下一步清单，就可以让我们执行时，迅速找出要采取的行动，就像有一台现代的GPS，遇到路口时，可以立刻判定自己应该左转或右转。我们这堂课是下一步清单的简介，我们这就开始。

（1）完整的行动提示盘点

当我们的行动提示集中在一起，放在头脑以外的地方，就可以降低很多的压力。若是能长期做好加工及检视的习惯，盘点好对自己及他人的承诺，除了可以发挥整合的效益外，更是一个强而有力的好习惯。

也有网友提到，盘点行动提示是为了忘记，是为了放下，是为了去做重要而不紧急的事情。确实这才是时间管理的一部分，有时独自用餐，能跟自己相处，看看书，听听音乐，想想未来，除了降低压力，也能拓展我们的视野，这也是许多人做时间管理的目的。

但是要是我们不能做好收集、加工、组织、检视等等的流程，做好时间管理的基本功，这样的情境是缘木求鱼，过度理想化了。孔子说"己立立人，己达达人"，做好完整的行动提示盘点，增强时间管理能力，自然能有多出来的时间，这些时间如何运用，那就是个人的自由选择了。

（2）依照场合分类，批次处理

有
许多人认为GTD的时间管理的精华之一在于场合（context）分类，场合的意思，就是不同的工具（电话、电脑）、情境（自己动手做、当面沟通、思
考）。例如需要打电话的下一步行动，我们放在同一个清单中，就可以一次打好几个电话；又如整合需要在电脑上面处理的清单，一次处理好几个电脑上面的事情，
这就叫做批次处理。

经过调查，我们最浪费时间的动作就在于"切换场合"，举例来说，如果我们要发五封emails，但是分散在一天之内五个不同的时间来进行，一定会比一次发五封信更加浪费时间，我们也分析一下为何如此？

一来，不用切换场合，很多动作就不用再重复做。以发emails为例。所以的动作包括，坐在电脑前、开启电子邮件、扫瞄新进信件、打开新邮件、思考如何写这封信，分纲要、写内容，检查错字，寄出信件等，这些动作如果批次处理，很多地方都能省下时间。

二
来，我们在同一场合中，持续工作，常常都能越来越专注，甚至进入Mind like
water(心境如水)的境界。例如活动前，需要打20通邀请社团成员参加活动的电话。若是我们花上1个小时，专心持续打电话，就会发现，一开始打电话时
结结巴巴，词不达意，越打越多后，就会有一些固定的话术，打起电话时也越来越high，电话中的说杂事时间也减少了，简单明瞭就能把邀请朋友参加活动这件
事讲得很清楚，就能越打越快，省下许多时间。

依照场合分类，是我们时间管理的基本功，功夫扎的好，就可以一步步练上去。行福行动家的时间管理讲究由下往上，将身边的琐事都处理好了，压力降低，思绪清空，自然专注力就能提升到较高的层次。

（3）做事时能行云流水



当我们买了一辆新车，开在高速公路上，就会觉得路上到处有许多同品牌的车子；自己刚当了爸妈，就会觉得随处可见刚刚生了孩子的夫妻。这是因为我们大脑的机
制就像雷达，会让我们自动搜寻到和关注事项有关的东西。当我们拥有完整的行动清单时，就会发现推动解决该行动的方法会突然出现在自己面前。

    才刚写下要联络Michelle，就接到Michelle打来的电话，立刻可以讨论事情。
    刚刚写下要寄出一封信件，就看到同事拿着包裹准备要去邮局，快点请她协助寄一下，省下自己的时间。
    才想好要写一篇企划案，看看自己的书柜，就想到一本很适合的参考书躺在那里

有了完整的下一步清单，我们在生活中就更加能够行云流水，不仅如此，我们的行动会由外界环境主控，逐渐转变成愿景领导自己前进。这是因为我们越来越能结合身旁的各种资源，产生解决问题的"综效"，除瞭解决外界环境要求我们做到的事情，又能结合自己想要往前推动的目标。

这
也是我的真实体会，一开始进行时间管理时，都觉得累积的下一步行动数量越来越多（一直将外界环境的杂事加工成行动，所以事情变多），当运用清单得心应手
后，运用清空收件匣、每周检视、半年检视等方法，外页环境的变化，常常成为我朝愿景及目标前进的契机，这时下一步行动清单反而由压力，变成通往成功的助
力。

结语

下一步清单，就像是一个GPS，理面有许多附近环境的地图资料，我们看着地图，就更加容易思考自己如何朝着目的地前进。如果手上没有GPS，我们只能看见附近的景物，甚至连自己所在的街道名称都搞不清楚，还要问路人才知道。

有
了GPS，我们开往目的地的行程就能有如行云流水一般一路通，左转右转都能自动提示，也会告诉自己有超速照相，要减慢速度。这时我们心中当然可以降低压
力，进入一种更加集中、开放、宽广的思考模式中，这就是我文章最前面提到的"专注"，此时便可以做更高层次的检视，我们的人生就能够逐渐由被动转化为主
动，Master our life。

我们这篇文章介绍了下一步行动清单，下一堂课会对各种的下一步行动场合作更加深入的讨论。



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[此贴子已经被作者于2008-7-14 6:47:51编辑过]

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幸福行动家 线上课程（35）依照场合分类 181/200

2007年9月22日，下午三点，我正在高雄县议会的讲堂讲解依照场合分类、批次处理的重要。我问了一个问题

"如果有一个活动通知，需要打三十个电话，通知三十位朋友参加，需要耗时多少？"
"两小时"、"一个半小时"、"三小时" 答案此启彼落
"30分钟" 高雄巨港青商的姻雅回答
"为何你觉得30分钟就能打完" 我请她详细解释一下
"一开始打会比较慢，打了几通后，就会抓出要传递的核心讯息，写在纸上，每一个讲的时候都讲标准的话术，这样子越打就会越快" 姻雅回答

真是个好答案，需要常常打电话给别人的都知道，把数个电话集中在一起打可以节省大量的时间。将同样类型的事情一次处理，其实这就是以照场合分类、批次处理 的概念，在加工及组织的阶段中，是最三个最重要的概念之一（另外两个是下一步行动及任务，三者息息相关），"场合"两个字，也是这篇文章的主题。

好友苹果核曾在文章"发掘属于你的inbox"中提到

"场合检视的能力是inbox进化成行动清单最重要的核心力量，将inbox调整成依【场合】分类应该能够提升更多的效率"

但是何谓场合呢？场合的英文是"context"，英文翻译是"造成一个事件发生所需的环境"，

例如
想打电话给张先生，所需的场合就是电话
想要写email给Thomas，所需场合就是电脑

场合的概念有点像web 2.0的"tag"概念，标上一些标签，藉此分类。但是场合的数量过多，会让我们容易忘记该为行动贴上哪个场合，依我个人的工作习惯，只用了以下五个场合来分类，分别是自己动手做、当面沟通、电话、电脑、思考。

（1）自己动手作

2008年5月18日的研讨会后，在课堂中讲解时，提到希望时间管理的高手们，尽量不要自己动手作，而要授权给他人。这样的讲法，让许多朋友觉得很不舒服 （事情都给别人做，自己省时间，这不是很自私的行为吗？），也有些朋友没有这样的感觉，觉得和我一贯的思路没有不同。一样的话，引请不同反应，也让我在研 习会后细细思索。后来才发现，我没有把"团队分工"的概念讲解清楚。

时间管理问题，大多和其他人的互动有所关系，如果能够建立团队，并有很好的互信基础，整个团队就可以依照个人的专业及所有的自由时间分工。每一个参与的个人都有参与感、这样子不用凡事都由主办人自己承担，并能造就一个很好的结果。

以我5月18日时间管理的研习会为例，这场研习中涌泉的宏霖、老K是主办人，小关、昆虫则协助事前餐点、报到等行政事宜（老K、长风、小秋、喵等等人也协助良多），我及老K则负责讲课的部份，形成团队，并有完善的分工，就能举办一个复杂的研习会。

自己动手做的品质最好（例如部落格文章写作我就无法授权，要自己写），也是没有团队支援时的最佳选择，但是有团队时，就要瞭解自己在团队中的角色，善尽职责，这样就能成就复杂的任务，贡献更大的价值。

（2）当面沟通

今年的4月26日为了举办一日的时间管理研习会，我也利用参加涌泉举办iRich版现金流活动的机会，介绍研习会活动，并获得在场涌泉夥伴们的支持。这就 是一种当面的沟通。为了和涌泉夥伴说明，我事前准备了一整页的笔记，思考如何表达自己的概念让大家瞭解，并提出要请涌泉夥伴一起思考的问题（收费费用的讨 论）。

日本茶道师千利休提出"一期一会"的说法，"一期"，表示人的一生；"一会"，意味着仅有一次相会。也就是说，泡茶人与喝茶人，要珍惜能够在一起喝茶的机缘，既然是人生中仅有一次的相会，我们就必需付出人生中仅有一次的精神，来对待眼前这个茶会。 这个概念让我对于当面沟通这件事情很重视，人生无常，要珍惜碰面的机缘。

内人Clare很落实"当面沟通"这件事情，在每次和朋友的聚会和家庭活动中，她一定事前作足功课，不论是交通、天气、行程、到当地要做的事情，无不推敲拿捏，这一点让我收获良多。也让我养成和人讨论事项前，一定会做好准备，才不会碰面开会却无法进入主题，作成结论。


（3）电话

我在七月份的电子报" 黄金通讯录十招 打通人脉任督二脉 "，提出了建立黄金通讯录的三个基本原则，建立单一资料库、名片资料数位化、把电脑和手机同步通讯录。这样的好处是，让我们建立通讯录系统，可以快速找到自己要联络人的电话。

以前面姻雅三十分钟打三十个电话为例，如果她的手边没有一本完整的通讯录（青商会会为所有会友制作通讯录），她就无法行云流水的一路打电话下去，而必须花 费许多时间找寻电话号码，造成无谓的时间浪费，因此，如果自己平时就养成建立完整通讯录的习惯，也可以让我们大幅节省时间。

除此之外，每通电话前，事先想好要沟通的重点也很重要，不但可以节省通话时间，更能让双方迅速进入事情的沟通，品质也能更好。

（4）电脑

电脑上面的场合我觉得要分成两大类，一个是单机做事的状况(规划任务、写文章等)，一个是用电脑沟通的状况（email、skype等）。不论哪一个状况，都需要纯熟的打字能力，如果您的打字速度太慢，一定要想办法把自己中文打字的速度练起来。

a. 运用电脑软体做事

我会使用google文件写文章、keynote制作简报、运用行事历、通讯录等软体，让我做事时更加流畅。我觉得现代人要学习一些电脑软体来增加自己的工作效率，可以让自己工作能力大增。我建议投影片的制作、用电脑绘制心智图、简单的图片加工都是要学的。

b 运用电脑来沟通

网路，就是通往别人面前电脑视窗的那一条路，如果您使用电脑，却没有善用电脑的沟通功能，那可真的太可惜了。除了最普遍的emails，skype也是非 常棒的沟通工具。除此之外，可以利用网路论坛、部落格、SNS来提高自己的数位能见度，做好数位行销的工作。可以把网路上朋友当成虚拟智囊团，不论是各种 自己感兴趣议题（电脑、生活、时间管理、阅读、理财等等），都有人可以请教讨论，学习起来也更加迅速。

我常常觉得，电脑不会落伍，但使用电脑的我们会落伍。学好电脑及各种网路的应用，等于是增强我们的数位能力，让我们的影响力藉由软体及网路更加扩大。

（5）思考

大部分时间管理的思考，属于直线型，想好下一步行动即可（约占80％），少部份的思考比较复杂，需要心智图或规划工具的配合，才能想得完整（约占20%）
，有一些极重要的问题，则需要深度思考（约占1%），需要阅历及长期的练习，才能德倒好的答案。

因此在加工的阶段，有些问题不是一下子就想得出合适的下一步行动，这时候这些事情，就可以归类到"思考"这个场合，利用时间，再做深入的分析及思索。例如我要规划出国自助旅行的行程，因为牵扯的因素很多（预算、天数、假期、行程等），就需要用特定的时间思考规划比较合适。

我常常觉得时间管理，其实是某一种系统思考，运用一些方法，让自己思考的品质变好，最终让我们做事的品质提升。

结语

一旦我们决定要做哪一件事情候，要有方法将这些事情执行好。而依照场合分类，事实上是一种将事情系统化执行的思考，让我们这些思考过的行动方式，创造更好的身（自己动手）、语（沟通）、意（思考）结果。

场合管理，让我们事前就做好行动的分类，让我们拿到依照场合分类的清 单，立刻就可以执行，这是很省时间的，除此之外，有一个重点是，场合一定不要多，较少的场合，可以让我们轻易地就将事情加工成这几类，在加工阶段省下许多 时间。下一堂课，我们要讲的是我下一步行动清单使用工具的历史，还请期待。

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幸福行动家 线上课程（36）我使用palm的经历 182/200

从2002 年底开始有一群台湾的palm友（喜欢palm PDA的朋友）开始了对Getting Things Done（简称GTD，繁体中译本：《搞定！－2分钟轻松管理工作与生活》）这本书籍的讨论。我从来没有想过，这样一个讨论，就这样影响了我六年。一开始 是一位rogersko兄，介绍了一个Lifebanance的软体，并写了数十页的文章，将这个软体和GTD的理论搭配介绍，引起许多人的兴趣，后来接 续的是palmislife论坛，一下子就让讨论如野火般燃烧起来，包括gasolin,Katzel, PL 怀特, zombie, palmomic,matika,supercat,Jehuen,iowei等等大角都在上面有所讨论，时间更由2002年底持续到2005年左右，影 响了大陆的Tompda及Hipda论坛也跟进，让海峡两岸的palm都卷入这个时间管理旋风，GTD三个字母，更成了时间管理的代名词。

Lifebalance， 这个软体从很早以前就出现在苹果电脑早期的PDA上（叫做Newton，牛顿），后来移植到palm上。 从软体的名字就知道，他希望我们能藉由这个软体，达到工作及生活的平衡目的。是不是真的能够做到见人见智，但是这个软体的概念确实令人惊艳。后来 Getting Things Done一书出版后，美国开始有人尝试把这本书和lifebalance整合起来，开启了palm上面时间管理软体的讨论。

lifebalance 能够和GTD紧密结合的原因有两个，一个是他拥有树枝状的任务结构（见上图），第二个是他拥有场合的概念，这在当时的软体可说是一大突破。从2001年 10月rogersko开始写介绍文章，在当时，这两个概念对于大家都非常的陌生，我自己就把他所有的文章印下来，仔细研读并对照软体来操作。当时 Lifebalance虽然在Palm上可以输入中文，但是很慢，有桌面端同步，但是不支援中文，因此建立场合、任务及下一步清单都要费时很久（软体的使 用者介面的关系），这个软体也是两岸同胞公认超级难搞懂的软体，但是就是有一种神奇的魔力，让大家在这上面着迷。

下 一步行动清单的建立，难免要和任务脱不了关系，因为许多下一步行动，是由任务的下一步行动而来。因此树枝状结构有其好处。但是，Lifebalance又 为每一个任务加上了场合的功能，很合乎GTD的逻辑。虽然理论上如此，但是运用lifebalance来管理自己的事情，如果做到钜细靡遗，耗时甚多，大 多数人是屡败屡战，后来就不了了之。但是rogersko的文章还是有不凡的价值，他是台湾第一个介绍GTD概念的人，并详细介绍了一个可以搭配的工具。

PALMISLIFE 绝对是一个对我影响深远的论坛，原本这是一个台湾中部的区域性palm pda论坛，但是在站长阿辉的热心投入付出下，成为台湾最大的Palm PDA社群。从2002年的3月起，就有些人开始讨论如何运用palm的软体运用在时间管理上。由于palm的基本设计就是让人用起来感到简单好用，加上 有大量的程式设计师投入（大部分是欧美的朋友），写了许许多多品质优良的程式，当时PALMISLIFE的论坛上，就有许多人在上面讨论搭配时间管理运 用。

这真是令人振奋，当时的讨论非常热烈，一个讨论串就可能有上百个留言回应，上万个点击 率，我自己是在2002年3月时加入Palmislife，一开始所写的大多是硬体方面的文章，后来2002年5月底写了一篇写了一篇介绍bonsai的 文章，算是我第一次写出运用palm来做时间管理的文章。

当 时的讨论之一就是把diddlebug作为收件匣，头一个将这个想法形成文字的是gasolin，他提到"处在天马行空的散乱思考期, 可以用diddlebug将想到的涂鸦下来, 再利用抄送功能传到想归纳的程式"，简单清晰说出收件匣的概念，令人佩服。gasolin对GTD的思考相当的深入，也惜言如金，一有文章或留言必属佳 作，虽然我和他从未蒙面，却是六年下来，觉得尤其思考受益良多。他也很注意实务的运用，曾经整理了时间管理领域的讨论串，在海峡两岸引起大家转寄风。 gasolin的收件匣概念这让我后来写了许多篇如何将diddlebug作为收件匣的文章，也让影响我持续坚持的做时间管理。

D.L. 怀特则是一位论点犀利的时间管理爱好者，而且对软体使用有丰富的经验，找出了许多好的palm软体让大家使用，例如bonsai（也是树枝状软体）在任务 管理的运用，Slap作为收件匣等，让实务工具可以和理论相配合。如此之外，影响我最大的是他对Mind like  water的想法。他曾经说过一段话"GTD的境界是Mind Like Water：不要让小石头掀起巨浪滔天，大石头却没有一丝涟漪静悄悄往下沉。兵来将挡也许有这么一说，但俗话说的更好：杀鸡焉用牛刀。"，说得真好。

下 一步清单的概念其实和收件匣及任务清单息息相关，必须一起考量。收件匣等于是下一步清单之前流程的资料库，加工后的杂事，就是下一步行动；而检视完任务清 单后，也会产生新的下一步行动。因此，下一步清单必须考量有两种来源，一个就是收件匣加工完的行动，一个就是任务检视后的行动。我自己的作法很简单，我的 收件匣在palm上的diddlebug，所以加工完的下一步行动，我还是放在diddlebug，设定时间提醒自己去执行。我的任务清单（在苹果电脑 上），也列有下一步行动，检视完后，重要的事情也列在diddlebug上面，也就是说diddlebug也是我的下一步行动清单。

除 了rogersko、gasolin及D.L.怀特在我讨论时间管理阶段影响我很大，也有许多朋友给予我许多帮助，Matika让我思考了GTD和史蒂芬 柯维博士两种时间管理系统，Jehuen一路上提供了许多时间管理相关资源，大陆的ivox，提出"GTD的真义不是为了帮助记忆，而恰恰相反，是为了帮 助忘记、消除焦虑"，大飞侠提出"下一步清单就像是水平的并联行动,有效率的处理大量事情;任务组织的下一步行动就像是垂直的串连行动，深入执行。"的概 念。还有成百上千的朋友，或者留言讨论、鼓励，或者默默的做潜水员阅读文章，都是一路走来的知音。

结语
GTD 系统最主要的贡献，在于作为一个安全堡垒，提供自在的感觉，让我们有办法抽出心神来整理我们的想法以及经验，让它们更具意义。
--gasolin

2005年7月，我加入了落实第八个习惯＋感动，9月我写了一个gtder.org网站，介绍时间管理观念，慢慢地脱离了和大家一起讨论的阶段，进入了写 文章给大家看的阶段。型式不同，收获也有所不同。但是我还是很怀念大家热烈讨论某一些概念的时代，最近台湾各大主流杂志都纷纷开始讨论时间管理，似乎大家 又开始重视这个主题，令人高兴。

今 年5月1日在高雄场的时间管理研习会上，我遇到了Rex，原来他在palmislife已经默默看文章好几年了，目前已经是某大公司的副总，不只自己使用 palm，更鼓励女友、同事一起用palm。大家终于碰面，也相谈甚欢。palm有一种特别的吸引力，老兵不死，只是凋零，但是那一个年代，让我永远难 忘。


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幸福行动家 线上课程（37）走好下一步的路 183/200

前几天，我到我的老师rainbow写的文章，提到她看"庄子"一段话的感受 。

今年春天我选了洪建全基金会敏隆讲堂的庄子的课来学习，当我看到课程推介上所摘录的字句：“吾生也有涯，而知也无涯，以有涯随无涯，殆矣！已而为知者，殆而已矣。”整个人像被狠狠敲打了，难道我在网络上这么多年，都虚耗了吗？

看 到这段话，我的感触非常深，最近的生活因为要搬到台北，及一些其他的因素，心态上有很大的改变，也觉得心很疲倦。原本有点沮丧，后来才慢慢体会到，这是生 命给自己的一堂功课。生活是一个大教室，不论是对rainbow、对我，对看文章的任何一位，其实都充满了艰辛和挑战。

生活有一些事情，琐琐碎碎，只要做一下就能够完成。也有些事情，需要拟定目表、态度坚定、长久努力就能达成。但是生命中最难的挑战是来自那些我们并不想要其发生、却不可避免、无法逃脱的事情，有人形容这就下吞下一颗火烫的铁球，却卡在喉咙上不去也下不来。面对这三种状况，我们必须采许下一步行动来应对，我称之水平的下一步行动、垂直的下一步行动和火烫的铁球，我们一一的讨论。

（1）水平的下一步行动

水平的下一步行动，指的是我们生活中能力游刃有余的小事。接送孩子、超市购物、缴纳水电费、上网写文章。这些事情一点都不复杂，但是都必须占据我们宝贵的时间去处理。

这些事情的初始状况，我称之为杂事，杂事加工成行动后，就能组织成一长串的清单，若是清单太长了，便可以依照场合，变成各个场合清单，这样可以批次处理事情，相当有效率。

（2）垂直的下一步行动

垂直的下一步行动可以帮助我们往梦想的自己前进，筑梦踏实，孩子成长，进入名校，家中生活水准提升、事业上蒸蒸日上，自我梦想实现（出书）等。

由六个高度的高度的检视中，我们可以慢慢发现真正的自我，拟定计划，用坚强的毅力、长时间的投入，一步一步往目标迈进。天天执行最重要的行动，每周检视自己的方向是否有偏差，当机会来临时，我们能够即时掌握，当困难发生时，我们利用各种技巧面对，或者请教他人。

利用一些纸笔工具及软体，管理好我们垂直的下一步行动，就像有一份地图，我们可以依循前进。

水平和垂直的下一步行动，都属于时间管理的范围，以前也有很多的介绍，按步执行，确实可以增强我们做事及承诺的品质，但是想要追求幸福，并不是如此容易，还有更大的挑战在等待着我们。

（3）火烫的铁球
许多人生经验，就像是要吞下一块火烫的铁球，却卡在喉咙中，上不去也下不来，让人痛苦异常。
--<<逆境的祝福>>,芭芭拉．安吉丽思

但是，我们的人生不是那样单纯，有时候，手上的地图失效，旧有世界改变了。在一瞬之间，我们嘴巴就被塞进了火烫的铁球。看似乖巧的女儿，和男友一起和你说她怀孕了；长时间的工作，让夫妻感情冷淡，两人协议离婚；梦想实现了，才发现失去了生命中更重要的部份，抱头痛哭。

这 是 人 生 的 逆 境。

人 生有时上坡，有时下坡，有时逆境缓缓出现，你知道必然来临，调适好自己的心情，坦然面对；有时逆境像是狠狠的台风，在最不可预期的时候突然出现，淹没了我 们的全部财产。我们或者沉默无助、或者嚎啕大哭、或者怪罪他人，从生命的深处不禁浮现出一句话"我怎么会走到这一步？"

圣严法师说"遇到困境时，要面对它、接受它、处理它、放下它"，年轻看时没有感觉，遇上人生时看到这段话，每一个字都像是一座山，要一步步的超越。这不只是做事能力的功课，更多的是心灵的课业。

生命原本就是很复杂的，我长期研究时间管理，也要承认对很多事情，我并无法处理得很好，并不是时间管理就能造就我们成为一个完美的自己。就像本文一开始rainbow说得“吾生也有涯，而知也无涯，以有涯随无涯，殆矣！已而为知者，殆而已矣。”，我们的生命有限，但要面对的问题却是无限，不是做事做的快，达到自己的人生目标，自己就感到幸福。上了山，或许会遇上暴雨，上了顶峰，接下来就是下坡，这些都是我们必须要面对的。

这 几天读<<逆境的祝福>>这本书，好些部份让我受益良多，作者提到，有时候并不是困难让我们觉得难熬，而是面对未知，让我们痛 苦。我觉得自己很幸运，藉着我们幸福行动家的课程，一步一步，探讨时间管理、探讨幸福。我知道面对困境，或许能让我们停下脚步，甚至难以举步，但是我知 道，唯有努力走好下一步的路，才能化危机为转机，走出自己的前途，您认为呢？

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幸福行动家 线上课程（38）任务清单 184/200

"永锡，我还是搞不大清楚任务清单和下一步清单有何不同?"5/18是我一日的时间管理研习会，因此，比起以往，我有了更多的时间好好解是时间管理的流程，以及不同高度的时间管理。在课堂中，大家很有兴趣，但是却觉得不容易上手的部份，就是任务的管理。

任务的定义是"如果我们想要达成的结果，必须由超过一个行动才能达成，这就是一个任务。"，而任务清单，就是我们手上任务的列表。

任 务清单为甚么不容易管理呢？这是因为要管理好任务清单有三个动作，首先是要列出一个任务清单，其次，要将每一个单一任务做好规划，并找出合适的下一步行 动，最后则是要管理好这些因任务产生的下一步行动。很多人把这三个动作分不清楚，想要一次到位，就会觉得很复杂，要是一个一个动作分开来讲，那就简单多 了。

（1）任务清单不过是一张纸

2008 年2月下午，我在美国Westlake的David Allen时间管理研习会，他刚好正讲到任务清单的部份。我仔细的听，但是却产生一个疑惑--我发现David Allen不过是用一页的to do list来管理他的任务清单。就这么简单吗？他不用我们以前讨论的bonsai、Lifebalance、iGTD等复杂的任务管理软体吗？这样如何管控 任务呢？下课时间，我一箭步就跑去问他问题

"请问你的任务清单就只是一个清单吗？"我有点害羞的问
"对啊，就一张请单，一周检视一次" David Allen坐在椅子上，轻松地回答
"不用和下一步清单连结，不用其他的软体来管理？"我急忙的追问着
David Allen看了我一眼，好像任务我提出一个关键的问题，随手抽出一张白纸，在我眼前摇一摇，一面说"是的，任务清单不过是一张纸"

当场我真的超级兴奋，原来任务清单是很简单的，就是一个个文字描述的任务清单，不需要和下一步清单做一大堆的连结，就是两个清单，一个是下一步行动清单，一个是任务清单。这也让我改变了运用任务清单的方式，整个系统变得更加简单，每周检视可以一下子就完成了。

回 来台湾，为任务这个概念设计icon时，我选择了一个赛车旗，因为我觉得描述任务，就像是设定赛车的终点线，当我们跑过终点，就有人大力挥动赛车旗，告诉 我们到达目标了。任务清单，就是所有任务的终点线清单一览表，难怪David Allen说了这句话"任务清单不过是一张纸"

（2）用心智图做好任务规划

我还体会到一件事情，写下任务清单和规划任务是两回事，任务清单只是写下现有任务的一览表，但是任务规划，则是要将单一任务的相关资讯放在一起，整理、分析、组织，这时候使用一些工具就是一种很好的选择。

任务规划时，我觉得心智图是一样很棒的工具，这个在1970年代由英国的托尼·博赞（Tony Buzan）提出的一种辅助思考工具，有以下的好处

整体结构很像一个心脏及其周边的血管图，表达出整体感

利用关键字来连结，可也迅速放入大量资讯，适合在brain strom时使用

运用线条及符号来建立逻辑的脉络，并很容易搬动分类（尤其是用电脑程式时）

我 自己从2000年开始从台湾孙易新老师身上学到心智图，觉得真的是一项非常好用的工具，不论使用纸笔或是电脑，都能够迅速将我们思考的资料，做妥善的整 理，并进而找出任务的下一步行动。但是心智图也有其缺点，因为其属于发散性的思考，要做好任务规划时，一大堆的下一步行动，会让人迷失焦点。此时，必须要 做好收敛的动作（从一堆可以做的行动中，找出关键行动），并列入任务清单或下一步行动清单来管理。

（3）管理好任务的下一步行动清单

我们有了任务清单、并认真做好任务规划，就会产生了越来越多的下一步行动。这些下一步行动和知前所提由收件匣下一步来源不同，一个是推动任务的下一步行动，一个是由杂事状况放入收件匣，经由加工组织而成的下一步行动。

注意喔，下一步行动清单中的下一步行动，有两个来源，一个是任务，一个是收件匣。

组 成了下一步清单后，还是藉由场合的概念批次处理，节省我们许多的时间。这样一个下一步清单，也要搭配行云流水的工具使用才能产生效益，有些人会采用一些任 务管理的软体如PC上面的mindmanager、Bonsai等，或是苹果电脑上面的iGTD等，像David Allen则只是待办事项中的一个分类，每周检视再新增下一步行动到待办事项其他场合分类。也有人利用万用手册的一页作为任务清单，检视后，加入新的下一 步行动，大家可以依照自己的工具使用方式，采取合适的方法。

结语
6月的时候，爸爸到员林来，除了来开会，也来看看孙子，吃过晚饭后，老爸提到想要理解一下我的时间管理系统。我们父子就拿着我时间管理研习会的讲义，我一步步的讲解给他听。

听完了以后，爸爸静了一下，我有点不好意思地说"其实这个东西也没有什么，大家都想得到，不是很难。"
没有想到爸爸说"这个东西其实大家都知道，就是做不到。"接着解释"人都会有惰性，所以知道的很多，但是能够彻底实践的人很少。"

" 这个东西其实大家都知道，就是做不到。"这句话给了我很大的影响，以前我一直以为时间管理是知难行易，没想到关键却在知易行难，这是因为时间管理需要一辈子持 续才有用，难在"有恒"。这也影响了我规划设计研习会的方向，从讲课为主，转变为讲故事、试作演练、分组活动，让学员可以在课程中有更多时间时间持续来演练。不仅如此，我还和一群朋友设立了ITM社群，提供 每日早起及每周检视等活动，让大家可以运用网路，持续的实践，因为我知道，只有长期实践，才能产生宏大的效果。

今天我们提到的是"任务清单"，我们组织时的清单包含下一步清单、任务清单、行事历等，任务清单是非常重要的一个清单，我们也会花上几篇文章好好的讨论，大家一起继续加油。

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幸福行動家 線上課程（39）清单的实务经验分享 185/200

这 几天忙着搬家，所以文章的更新慢了，但是，在这次搬家的经验中我有许多的体会。昨天老婆和我说，觉得这次搬家比她想像的轻松，觉得我做了很多的事情，其 实，这次的搬家，我确实也投入许多心力，还用了许多时间管理的技巧在上面，才能有更好的成果。我们今天要讨论时间管理中任务清单及下一步行动清单的实务操 作，我想到了彼得杜拉克曾经说过的一句话"做对的事，比把事情作对更重要。"，检视任务清单，就是帮助我们找出对的事情，接下来才运用下一步清单，把事情 作对。找到正确路线了，不论是积极赶路，或者是缓步徐行，都会是在正确的方向上。

这些想法，我们运用时间管理的工具及方法来落实，我也分享我自己的经验，让大家参考。

（1）下一步行动清单

我 目前会利用treo智慧型手机当作收集杂事的收件匣，之后清空收件匣后并加工成行动。但是也有一些小修正，以前我用Diddlebug这个软体来收集(手 写涂鸦)，目前则是直接打字在treo上面作为收件匣，这让整个建立下一步清单的流程更加行云流水（我会先打字在slap这个软体，再传到下一步清单）。

下 一步清单，在时间管理系统扮演的角色就像是推土机，推着我们在已经规划好的路径上前进。这并不简单，因为单单回应我们生活中各种事项就不容易了，更何况还 要推动任务及目标。但是建立好下一步清单，提供我们一个整体检视所有行动的角度，而依照场合批次处理，更可以让我们节省许多时间，这些多出来的时间，正可 以让我们来执行任务清单上面的事情。


我写上一篇"幸福行动家 线上课程（36）我使用palm的经历"，里面提到我利用Diddlebug来作为收件匣 ，有一位网友李敖李敖写了一段话

"treo的录入效率如此之高，diddlebug这种录入后还需二次、三次整理的软件实在是多余。 "

我觉得很有道理，于是尝试改用直接打字输入到treo手机的方式来收集，发现真的很方便，也推荐给大家参考。想要建立行云流水的工具使用，单单靠一个人的智慧相当困难，感谢有这们多喜欢时间管理的朋友一起讨论，才能让我们的时间管理系统不论在理论及实务上都能够持续进步。

（2）任务清单

也有位网友tycho也回应任务清单的文章说

"如果按照twhsi说的只用一张纸的任务清单，这样会列出一张比较臃肿的任务清单。如果不列，只列母任务一级，太简单了好像会影响检视任务的实际效果。"

这让我想到，有必要再针对任务清单的工具部份在做说明。因为任务清单的概念，在时间管理的理论上算很新，搭配的工具并不完善，对大家而言也很陌生，以我个人的经验，我觉得一个好的任务清单管理工具要具备以下两个条件。

    a. 所有的任务一目瞭然：这样的好处是，可以整体的角度来看所有的任务，产生综效。
    b. 要能管理下一步行动：这包括两个部份，一个是任务的下一步行动，一个是任务的补充资料，当我们准备下一步行动及资料，等于是预先规划任务执行，让我们在推动任务时，能够更加的顺利。

相 对于下一步行动清单有如推土机，需要花上许多时间，在道路上前进。任务清单的角色则有如马车的驾驶，指出方向，让马儿能够拉着我们往正确方位前进，也因此 驾驶的工作十分的重要。时间管理系统中，每周检视就是为了让我们至少每周一次好好检视自己所有的任务，做彻底的思考，修正方向，才能让我们持续往正确的方 向前进。

这也回答了网友tycho的问题，只要我们落实做好每周检视，任务清单的太臃肿就可以删除一些，太简单就可以设立一些新目标来执行，配合好自己的每周发生的状况，调整任务清单即可。

（3）任务的下一步行动

任务的下一步行动和收件匣的下一步行动，两者不同，但要整合管理好，却是要花上一些心思。

我 总共有一个收件匣，两个清单（下一步行动清单及任务清单），收件匣及下一步清单都在手机上，任务清单则在电脑中。我自己目前的方式是在每周检视任务清单 后，将下周主要推动的目标放到下一步行动清单中的"本周目标"中，这样子可以让我随时掌控下周的目标，想到要推动的事项，也可以直接在手机上面输入。

有些人使用万用手册类的纸笔工具，就更方便了，每周检视任务清单后，将下周目标作为下一步行动清单的一个分类，每天看看每周目标，并可以想出合适的行动去推动。

结语

整合一下我们这篇文章的重点

下一步行动清单，结合场合的概念，让各个原本单独的行动，可以视为一个整体，可以产生综效的效应（例如打电话一起打，效率及品质都提高）
任务清单中，所有的任务放在一起，可以对多个任务一起作整体考量，也是一种综效（检视时常常会产生一些执行目标的好点子）
每周检视时，我都会订出下周的主要目标，并放在下一步行动清单中，这几个目标，也可视为一个整体（周目标），产生综效效应

我自己在做时间管理初期时，连下一步清单都管不好，但是一步步的进步后，下一步清单就在掌控中了。之后逐渐建立每周检视的习惯，并管理好任务清单，才真正发现时间管理能对自己有很大的帮助。

彼得.杜拉克所说"做对的事，比把事情作对更重要。"，虽然只有几个字，却道破时间管理的重点--时间管理的目的并不是做事情做很快而已（把事情做对），而是要管好周遭的杂事后，让自己能够朝着理想及目标持续的前进（做对的事），接下来的文章，我们还会针对任务清单继续讨论，加油。

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图文并茂版


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