幸福行动家 线上课程 長篇連載

twhsi

幸福行动家 线上课程（23）收件匣 168/200

在时间管理中，收集杂事的工具我们称为收件匣。我们怕事情忘记时，就去查看收件匣，而不是在我们的大脑中搜寻，对于忙碌的人来说，用收件匣来纪录事情，可以大幅的减轻压力。

先 讲一个我自己的经验，前一阵子我的苹果电脑OS升级到10.5，但是却发生了电子邮件程式占据了大量的随机存取记忆体（RAM），导致整体系统效能大减。 后来有高手拯救，问题解决了，但我也发现RAM大小对电脑效能的重要。于是我就安装了一个系统监测的小程式，可以随时看到RAM的使用状况，避免当机。

电 脑的RAM容易监测，但是心理的RAM却是难以管理，因为有太多未完成事项，占据我们注意。，如果我们任由杂事阻塞在心理RAM中，必然会影响大脑执行效 能，难以专心于手上的任务。收件匣收集了心理RAM中的杂事，提醒我们有那些还没解决的事情。管理杂事得真正关键在于管理行动，而第一步，就是要做好收集 杂事到收件匣的动作。


（1）何谓收件匣
好习惯是由一些小牺牲所养成。
--爱默森

收 件匣，就是把我们心理RAM的东西，放到外部的工具中（可能是PDA的一个收集程式、或是一本收件匣笔记本）。心理RAM的空间虽然有限，外部的收件匣工 具容量却是无限的，把杂事放到大脑以外的地方，就能够让我心理RAM拥有空间，脱离记忆杂事的层次，专注于思考更高层次的问题。

也就是说，如果所有的事情都放在心中，永远没有办法轻松自在。而时间管理高手，运用各种工具，将所有的杂事放在收件匣中，而非脑海里，并进而组织运用，这才叫做黑带级的时间管理高手，也期待大家能够建立好收件匣的习惯。

（2）我的收件匣使用

今年二月，全家到美国旅游，身为苹果迷的我当然也买了一只iphone作为新的手机。经过了三个月的使用，我把我的iphone送给老婆使用，自己乖乖回来用自己的treo 650手机，为什么？因为treo手机的收件匣功能很强，强到我我又回来使用这只两年前的旧手机。

在treo上，我使用diddlebug这个免费软体来做为收件匣，虽然免费，但是功能相当杀手，有以下几个这个程式的功能。

• 快速手写涂鸦记事
• 闹钟功能设定
• 振动功能随时提醒我们，而不影响做事的进行
• 数位型式储存，事情再多，重量不变
  

也因此，treo 650在许多状况下都能称职扮演好收件匣的角色

• 晨间运动时，我放在裤子口袋中，随时纪录浮现脑海的点子（我文章中的灵感常常此时浮现）
• 上班时，我放在腰带上，和人交谈时，随时取出，纪录对对方的承诺
• 事前设定闹钟，提醒自己要做的事情（到幼稚园接小孩、下班后顺便去自助餐馆包菜、上班中外出时要做的事情合并提醒）
• 下班后，我不另外写行动清单，要做的事情就利用treo 650提醒
• 睡梦中，treo 650有夜光功能，想到的想法就直接纪录其中
• 由于treo 650本身就是手机，所以一定会随身携带

treo 650除了是我的收件匣之外，也几乎是我的下一步行动清单，对我的帮助非常大。如果您使用treo系列手机，一定别忘了装上diddlebug这个程式，就会让手机化身一变为很棒的收件匣喔。

也请参见文章 Diddlebug 让我弃iphone取treo的杀手级软体

（3）如何设计自己的收件匣

每次演习会中都会有人提出疑问
"难道我不用PDA手机，就无法得到时间管理的好处吗？"

当然不是这样，收件匣其实是一种概念，并不是限定所使用得工具，重点是把杂事纪录在脑袋以外的地方。




因此，我们可以利用万用笔记本来纪录杂事，买一本10元的小手册纪录，用上图的八页小书的方式，把A4纸张折成小册子纪录等，并不限定要用昂贵的高科技工具来收集。但是，我们选择收件匣时还是要有许多考量的因素，这样才能让我们的收件匣运用起来行云流水。

我也分享设计自己的收件匣时要注意的HUGS原则，希望大家都拥有对自己帮助很大的收件匣

a. Handy(可随身携带)

我们希望收件匣发挥最大的效用，就一定要能够随身携带。例如我使用treo 650作为收件匣，本身就是手机所以可以随身携带。把A4纸张折成小册子，就可以放在自己皮包中或裤子口袋。这样子需要纪录的时候，才能够立刻拿出并写下杂事。

b. Usable(使用方便)

收件匣要以方便取用为原则，纪录时越快速，越方便，整个过程越让自己觉得舒服，越能让我们勤于纪录。

我自己要收集时，左手拿出PDA，一只手指按出diddlebug，右手抽出触控笔，立刻可以开始纪录杂事。有些人是将万用 手册随身携带，有些人则是买高级笔记本让自己纪录时的心情很好，有些人则会DIY自己的工具等。这些都很好，重要的是要养成收集纪录的习惯，才能藉此成为 时间管理高手，进而成为追求幸福的行动家。

 

c. Garbage-Free(没有杂物)

这个原则的标准很简单，"拿收件匣起来甩一甩，不会有任何纸张或其他东西掉下来"

很多人用万用手册来做收件匣，但是夹满了小纸片、即可贴，不用风吹，有时稍微动一下东西就掉了满地，这样的收件匣无法应付任何时候都能快速取用的原则，要加以改善。

d. Subtraction(减少收件匣的数目)

许多的人收件匣满天飞。遇上杂事，有时写在笔记本上，有时写在小纸片上，有时拿起便利贴，就贴在电脑萤幕旁，有时在电脑outlook待办事项上打上几笔，有时则交代秘书要记得提醒自己。过多的收件匣反而让我们不知道自己把杂事纪录在哪里，反而浪费许多时间找寻这些资料。


也请参见文章 用一张A4纸，轻松做好每日计划

结语

我在2006年就买了苹果电脑，但是事实上，是到了 2007年，也就是一年后，上了柯耀宗老师的课程，才让我功力大增，自此以后运用苹果电脑有如行云流水。在这次的经验中，我也发现，要将工具使用得好，需 要学习。我们想要让收件匣担任好收集工作的重任，就好思考如何运用工具来达到这个目的。这样的益处是藉由行云流水的收集工具，我们更能信守承诺，压力也减 小了 :>

接下来我们的课程会教我们做好Mind Sweep，心灵大扫除。


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幸福行动家 线上课程（24）心灵大扫除 169/200

当我们知道了杂事的概念，也依照HUGS原则设计准备好了收件匣，接下来我们就要开始心灵大扫除（Mind Sweep），也就是把心中所有的杂事找出来放在合适的地方。今天我们介绍的就是利用Step by Step的方式做好心灵大扫除


如果您从来没有做过心灵大扫除的工作，而想要试试看，您必须先准备半小时到一小时的时间，并依照下列方式进行

首先，准备一叠白纸作为收件匣，及一个倒数计时器（用手机、手表倒数也行）。

先设定两分钟，开始写下您心理随机浮现的任何事情，或许是一件挂心的事情，一个创意，一个未来想实现的梦想等。我自己会使用心智图的方式来写，但是用条列 方式也很好，重点在写的要让自己再加工的阶段可以辨认。也不用在意这些事情是否重要，这个阶段也量取胜，一直写到两分钟时间到达为止。

这时您应该觉得意犹未尽，还想继续写下去，再设定五分钟，并继续写下脑海内东西，用一句话来描写您潜伏在心灵角落的任何想法，如果时间到了，继续增加五分钟。有倒数计时只是为了让您专注在心灵大扫除这个工作。

第二步，如果您觉得头脑内的东西都倾倒出来了，接着检查电话答录机、行事历上的待办事项，PDA、Outlook上的行动清单、笔记本上面的事项。此时可以搭配两分钟原则（两分钟之内可以解决的事情，马上行动。）来处理。

• 看看答录机的新留言有没有需要马上要做的事，不急的事放在收件匣
• 行事历上的待办事项觉得还要思考才能采取行动的，写到收件匣
• PDA、Outlook的行动清单，把他们列印出来
• 快速扫描笔记本上最近写下的事情，选择需要放入收件匣

上述的工作全部完成后，就可以准备进入下一个阶段"加工"。事情不能够无限期地放在收件匣中，如果没有采取行动，这些杂事还是会偷偷爬回心头。许多人从未养成"加工"的习惯，因此会抗拒收集的工作，这也就是六个流程需要整合的原因。

结语
扫地扫地扫心地，心地不扫空扫地。人人都把心地扫，世上无处不净地。
--《大佛顶首楞严经》卷五《周利盘特迦鼻根圆通章》

若是电脑执行效率差，最好的方式就是重新开机，将占据的RAM释放出来。对于执行效率差的大脑，心灵大扫除提供了一个让我们大脑重新开机的方法，清空心理的RAM让我们可以盘点我们做过对自己及对别人的承诺。有了收件匣中这些心灵大扫除的资料，我们就能够进入第二个流程"加工"。

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幸福行动家 线上课程（25）加工与组织 170/200

前一个课程我们讨论到心灵大扫除，让我们把所有的杂事都放到收件匣之中，今天的课程，我们就要将收件匣里的杂事拿出来，一件件加工成行动，并将行动组织成行动提示。

或 许有人会问我，加工与组织的概念是不是很复杂，我觉得有一点，但是弄懂了，对自己时间管理可是大有帮助。这个概念是从Getting Things Done首先提到的，为了解释这一个流程，作者David Allen还画了一个有名的流程图（见上图）来解释加工及组织的概念。这个图说穿了，就是以下三个重点

• 清空收件匣
• 加工杂事为行动提示
• 将提示组织成系统

大多数人面对这个家工及组织阶段时，通常会遇到两个难题

• 不知道如何针对杂事，做出行动决策
• 找不到最佳方法，将这些行动决策，输入到系统中

我们会一一的说明，您就不会觉得加工及组织很困难了。

（1）清空收件匣

清空收件匣，就是把收件匣的杂事一件件拿出来，一次一个杂事加工成行动。

在心灵大扫除中，我们收集的杂事数量很大，所有的事情都可以用以下四种方式其中一种来处里

• 删掉不需要的杂事
• 将不能采取行动的杂事，加工成资料提示，并且归档
• 完成所有需时少于两分钟的行动
• 把所有两分钟以上才能完成的杂事加工成行动提示

我们需要准备一些时间来清空收件匣，但是删掉不需要的事情及两分钟行动原则就可以帮助我们解决一大堆的事项（这是收集的一大好处），这样就可以把收件匣的杂事处理掉一大堆。

（2）加工杂事为行动提示

当我们做完清空收件匣的动作，就会发现有一些"两分钟以上才能完成的杂事"需要加工成行动提示，我们就碰上刚才提到的第一个难题"不知道如何针对杂事，做出行动决策?"

无法做好决策，是因为不懂得问自己好的问题。面对杂事，要问自己"下一步行动是什么？"

想像一下，如果杂事还留在心中，不能确定是否要打电话、发email、上网查询或者外出购买某件物品才能推动进而解决这件杂事，我们不可能完成任何事情。决定某一件杂事的"下一步行动是什么？"，时间可能不需要10秒钟，但是大部分人都无法落实。

例如说王小明的杂事中有一件事是"轮胎"，当我要厘清这是什么事情时，他想了一下说"我的汽车需要换轮胎。"
我则继续追问"那，下一步行动是什么？"
王小明会回答"打电话到轮胎店询问价钱并讨论过去的时间"

如果王小明已经有了轮胎店电话，那这就是已经加工完成的行动，若是他没有电话，那还必须继续追问"下一步行动是什么？"
王小明可能说"糟糕，轮胎店的电话不见了，不过那间店是大白的朋友，我就知道我忘了什么事。"
续追问"下一步行动是什么？"
"我要打电话给大白，要轮胎店的电话。"

从杂事"轮胎"到行动"我要打电话给大白，要轮胎店的电话。"其实所需的时间并不多，但是大多数人，从来不会预先把杂事加工成行动，结果就把一个早就可以轻松完成的行动决策，变成最后一分钟的烫手山芋。

（3）将提示组织成系统

我们刚才提到提示分为两种，可以行动的叫做行动提示，不能行动的叫做资料提示。我们在清空收件匣的阶段，没用的东西丢进垃圾桶，两分钟以下的事情马上行动，两分钟以上的杂事，问自己"下一步行动是什么？"加工成行动提示，不能行动的杂事则加工成资料提示。

很快的，我们勤于收集，认真加工，有了一大堆的提示，如果我们不能将之放入取用容易，分类清楚的系统中，这些提示很快就会退化到杂事的层次，这也就是我们文章之初提到的第二个难题"找不到最佳方法，将这些行动决策，输入到系统中"。

一般而言，行动提示可以分类成任务清单及下一步清单，资料提示比较因人而异，一般人会有通讯录，行事历（纪录已经确定要去的约会）、任务补充资料，未来的梦想清单，授权给他人等待回覆清单、购物清单等等。我们会在流程三"组织"的线上课程部份详加介绍。

结语

有些人在课堂上会发问，弄不大清楚加工与组织的不同，其实加工是将单一一件杂事加工成行动，组织则是把一大堆行动提示放到系统内相对应的位置，以便执行时可以快速找到所需的资料，这样子解释不知道还有没有问题？

最后，David Allen的这个流程图，在网路上面流传，经过无数的人讨论，包含了许多时间管理的知识及智慧，我们会在下面的课程中继续讨论，首先要讨论的是流程二"加工"中的清空收件匣。

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isaral

To twhsi：

一直在看你的post

后半部分是不是跟你的时间管理讲座有重哦。

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twhsi

 幸福行动家 线上课程（26）清空收件匣 171/200

前天在我的新浪博客 上，网友sunbody问到 "对“加工和组织”的区别似乎还是没有完全领会，“组织”是更加复杂一些的“加工”吗？"

其 实，加工指的是把杂事加工成行动或资料提示，组织则是把这些提示放到系统内合适的地方，以便未来取出使用。写出上篇文章中，许多网友问了问题，这让我很高 兴，可以有机会补足之前文章的不足之处。我一篇文章大多是一千多字的字数，要将复杂观念表达清楚并不容易，加工和组织是时间管理的精华，我们会用好几篇文 章来解释，也希望大家有疑问时不吝提出。

这篇文章所讨论"清空收件匣"，这是一个要反覆练习的技巧。有许多人收集了许多杂事，却很少将之加工成行动，因此整个系统就堵塞在这个环节，造成系统窒碍难行。本文会分享清空收件匣的方法，以及我自己累积的经验，还请期待。

（1）清空收件匣的步骤

能够管理好时间的人是一位摄影师，拍到一张好的照片不 是一下子就可以拍到，可能要拍上好几十次，不断摸索和改善，才可以达到自己的理想。
--克林顿在朗读“My Life”一开始就介绍了这本Alan Lakein写的小书“How to Get Control of Your Time and Your Life”,简体版译名"如何掌控自己的时间和生活"

先看看上图这张流程图，要清空收件匣，第一步就是将一件杂事从收件匣拿出来，依次序问自己以下几个问题，这几个问题是做好加工的基本功，要反覆的练习，才能让加工杂事成为行动如同行云流水。

a. 这是什么？

"这是什么？"看似一个笨问题，但是大多数人在从杂事堆中拿出一件事时，还真的会问这个问题。

例如有一件杂事写得是"轮胎"，我们可以要想一想之后才会想到，"喔，这是我的机车轮胎没气了，要找时间去机车行打气。"

这是因为我们收集杂事的时间，和清空收件匣的有一段时间上的延迟；而且收集杂事当时状况很匆忙，无法留下完整的纪录。因此"这是什么？"是我们加工要问得第一个问题。


b. 要采取行动吗？

如果我们的杂事是一个电话号码，或者是很久以后出席会议的时间通知，这时就要放到通讯录或行事历中。这些事情无法采取行动，所以又叫做资料提示。如果这件事情需要采取行动，那就要再问自己另外一个问题"下一步行动是什么？"

c.下一步行动为何？

需要采许行动的杂事，我们就要问自己一个关键性的问题"下一个行动是什么？"。我常常在会议讨论却无法下决定时，抛出这个问题。神奇的是，这个问题会帮助大家，集中在可以采取的行动上，形成共识，达成结论。

在加工的过程中，除了问"下一个行动是什么？"，也要问自己"希望的成果是什么？"。例如我自己有一件杂事是"日本新干线"，我的希望成果就是带着家人，到日本搭乘新干线，等待火车进站的画面（这是儿子的梦想，后来变成我们全家的梦想）。

（2）行动及资料提示

刚 刚我们也提到一个字"提示"，事实上一件件杂事加工完，就会变成一个个的提示，有些事我们要做的行动(例如骑摩托车到机车行打气)，有些是不能行动的（纪 录下网小明的电话号码）。之前我把加工的图示设计成一个杠杆，左边的重物，代表的就是"希望的成果"，右边的向下箭头，就表示要采取的行。这个图示的意 思，就是希望能用合适的行动，让事情往希望的成果前进。

资料提示又可以分为三种，首先是，垃圾，不再需要的杂事就直接丢掉。其次是参考资料，放进通讯录、行事历、资料库一类的地方，不用采取行动。第三种类型叫做梦想清单，是自己想做，现在却无法推动的事情。

行动提示的两个问题，也引导出我们在"组织"时需要用到的两种清单。加工并收集所有"希望的成果是什么？"答案，就可以列成我们的任务清单；加工并收集所有"下一个行动是什么？"答案，就可以列成我们的下一步行动清单。

加工，讲的是，如何把一件件的杂事，加工成一个个的提示，组织讲的是，如何把各种不同的提示，放到合适的系统中，以便日后执行时的运用。这些分类会在"组织"再度提及，先在这里提一下。

（3）我的清空收件匣实务经验

我做了好几年的清空收件匣，也累积了一些经验和大家分享。

我自己常常利用到陌生地点（到咖啡馆等人、上孩子才艺课时）来做清空收件匣的动作。因为清空收件匣需要一些不受干扰的时间，其次清空收件匣时，越有创意越好。我会利用一张白纸，画个心智图，打开我的收件匣（treo 650手机），开始把杂事加工成行动，并稍微组织一下。

在整个过程中，我也有三个要点

a.一次一件事，一次一粒砂：清空收件匣时，不必管优先次序，每一件杂事都要处理，每件事都要做成决定，完成后再换下一件。

b.有足够的时间清理收件匣：清空收件匣时，常常需要一面清空一面处理（两分钟以下可以解决的事情马上行动），所以最好预留足够时间。

c. 20/80定律："如何掌控自己的时间和生活"的作者Alan Lakein认为不重要的事情大多数丢掉就好，我们在加工的过程中，看到不重要的杂事，就可以直接丢掉。这样可以省下大量的时间。

一次一件事才能专注于一件事情并强迫自己做出决定，如此杂事才不会拿出来又放回去收件匣，一再重复阅读一样的资料。

结语

时间管理的核心概念把心里面想法念头管理好，在佛教里叫做铭印 （出自"当和尚遇到钻石"一书，英文叫"imprint"），也就是说杂事是一种铭印，行动提示是一种铭印，任务是一种铭印等。我们必须把铭印管理好（放 在头脑以外的地方），心里面就能够心境如水，每天要创造的铭印都事前有了规划，做起事情来就更容易行云流水。这是我长久以来的想法，这几天阅读"当和尚遇 到钻石"后，又更加清晰，也和大家分享，日后的文章也会继续融入这个观念，先在这里和大家分享一下。

加工确实是一个很重要的流程，我们下一堂课程还会对将加工杂事为行动提示做更多讨论，我们继续加油。

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 幸福行动家 线上课程（27）规划一个值得拥有的生命 172/200

前几天香港的网友傅华强留言给我，他提到
"杂事->任务->行动。永锡兄的意思是把在收件闸的杂事加工成任务，任务放在 master task中，再把任务分解成数个行动，行动放在 daily task中执行。是这样吗?"

这个问题非常好，就是在讨论行动提示的加工，上一篇文章" 幸福行动家 线上课程（26）清空收件匣"提到可以行动的杂事，要用"希望的成果是什么？"及"下一步行动是什么？"帮助我们加工杂事成为行动。这是一个不容易养成得好习惯，但是做到之后，却是可以协助我们更一个更有丰富内涵的生命，让我们这一篇文章，让您知道如何去做。

（1）规划一个值得拥有的生命

美 国前总统柯林顿 （Cliton）在2004年出版了他的自传"我的人生：柯林顿回忆录"。他出生前三个月就失去父亲，母亲是一位护士，继父爱赌博及喝酒，这样一位来自弱 势家庭的柯林顿却成了美国总统，卸任时的65%的民意支持率，创下了二战后美国总统离任最高支持率纪录。在"我的人生"一书中，一开始就提到

在我刚从法学院毕业、年纪还很轻、亟于要展开我的人生之际，我一度抛开对小说和历史的偏好，买了一本人生指南类的书，这是拉坎（Alan Lakein）所写的《如何掌控时间和人生》（How to Get Control of Your Time and Your Life）。该书主旨是教读者必须就人生短期、中期和长期目标开列清单，依其重要性来归类，Ａ类最重要，Ｂ类次之，Ｃ类最后，然后在每个目标之下注明该如 何达成。我至今还保有这本将近三十年历史的平装书，也确定当年那张清单还埋在某些文卷中，只是我找不到。但我还记得自己所列的Ａ类目标，包括我要做好人， 娶个好太太，生下好孩子，交些好朋友，以及写一本好书。

柯 林顿为自己规划一个值得拥有的生命，那是因为他很知道自己想要的人生目标，又能够确实达成。也就是我们提到的两个问题，知道自己"希望的成果是什么？"及 规划出"下一步行动是什么？"。我们想要有一个丰富的生命，就要持之以恒地规划自己的人生，这样才不会浪费时间于其他琐碎的事情上。

（2）加工杂事成为成果及行动的实例

我 举办过许多次的研习会，发现有些人认真收集杂事，有些人能把杂事加工成自己想要的成果图像，也有些人会将成果图像规划成可以执行的下一步行动。但同时能将 三个动作做到一气呵成，如同行云流水的人相当少，这就是加工的能力有待提升。我们今天也举出实例说明，让大家可以重复练习，做好这些动作。

例如，当我们清空收件匣时，发现有一件杂事是"税"，我们问自己"这是什么事情后？"，想起这件事情是"缴纳今年所得税。"
这件事情的结果图像很简单，就是要"完成今年度报税"
接着我们问自己"下一步行动是什么？"，答案就是"整理家中所有的报税资料"

当然，报税要做的行动绝对不只这一个行动，但是，我们在加工阶段，先找出第一个要做的行动，这样子，可以帮助我们向结果前进一步。

在执行完这一步行动后，很奇妙地，脑里面就会自动想到"喔，要上网下载报税的软体"。

有 时间做当然就马上行动，没有时间就先放进收件匣，继续追踪。每周检视时，我们会检查之前的所有成果（任务清单），看看每项任务是否执行了下一步行动，或需 要归划下一个行动继续执行。假如我们看到"整理家中所有的报税资料"，也已经完成了，自然就会写要要执行下一步行动"上网下载报税的软体"。大部分的任 务，都是这种"直线型"任务，一个行动做完，下一个行动自动浮现，我们就运用每周检视紧盯自己的方向，一个个行动解决，自然就完成今年度报税这个任务。

加工就是一种事前规划（Plan ahead），我的经验发现，只要常常做到事前规划，让问题在很微小的阶段，就受到照顾，并立刻采取行动，事情会变得容易许多。配合每周检视，留意各个问题的变化，这样我们就能掌握好眼前的问题，对于突发状况也能有更多的时间去做处理。

（3）时间管理黑带高手
凡事豫则立，不豫则废
--中庸 第二十章

想想专业的摄影师和业余摄影者有何差别？

业余摄影者常常拿起相机就赶紧拍照，对拍出的结果事前没有任何想法，拍出的相片，有的光线不够，有的构图不当，拍不出人的神韵来。他自己也对自己的拍摄结果不满意，直说自己不是好摄影师。

专 业摄影师则大不同，拍摄前，就已经设定好拍摄计划，定义出自己想要拍出的成果。拍摄时，会注意光线，拍摄的对象，天气等种种因素，试图拍出自己想要的结 果，往往同一画面拍下数张做后制选择用。拍摄后，将图片输入电脑，挑选出比较好的相片，进入后制阶段，他认真调整曝光、饱和度、色温、色调等。先挑选出一 些自己满意的作品，并详加检查，最后才选出一张能让自己在摄影展中得奖的相片，并做更进一步的修饰。

其 实偶而做时间管理和时间管理黑带高手的差别也在于此，偶而做时间管理的人没有清晰的人生目标，甚至不知道自己的方向，对各种任务的结果也不满意，并认为自 己时间管理的能力不佳。时间管理黑带高手则反覆仔细的思考自己的杂事、任务，建立系统及每周检视的习惯，逐步厘清自己的人生目标，并形成自己的使命及愿 景，针对计划的细节不断执行及检视，规划出一个值得拥有的人生。


结语
庄子一书有一段让我印象深刻的话"夫哀莫大于心死，而人死亦次之"，大意是说如果我们意志消沈，虽然肉体虽然没死，心却早已死去。

我 想这样的人生真的很可悲，我也很感恩"落实第八个习惯＋感动"论坛的朋友（尤其是rainbow），帮助我走出心死的生命，重新燃起内心的火焰。我们这篇 文章讲把杂事加工程行动提示弄清楚，进而规划一个值得拥有的生命，这样一个习惯，会让我们的生命重新点燃火焰，追求梦想，我们一起继续加油。下一篇文章也 会继续这个主轴，继续讨论加工和六个高度的关系。

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幸福行动家 线上课程（28）不同高度的杂事 173/200

2/26在美西上David Allen的课程时，才发现他把六个高度和时间管理流程结合的非常紧密，所有的杂事，分成不同的高度，汇入时间管理系统。这样的好处是，让我们在加工阶段，就包含了长久规划元素在内。5/28在我的【幸福行动家 时间管理一日研讨会】课后心得好友苹果核也建议，要将时间管理的概念图示化 ，因此，本篇文章会有两个主题，一个是将杂事加工成不同高度，一个是将六个高度图示化。



我的六个高度，其实和和David Allen有所差异了，先简单结合图像介绍如下

1. 下一步行动清单：用GPS作为图示，代表指引我前进的下一个行动。
2. 任务清单：运用赛车的黑白格旗帜作为图示，代表终点。
3. 角色责任范围：用两只手作为图示，代表夥伴关系及其责任。
4. 半年检视：以年历为图示，一本年历有12个月，代表以数个月的远距离来检视自己。
5. 五年计划：用望远镜来作为图示，代表眺望高远的未来。
6. 人生的目标、价值观：用火焰来作为图示，代表点燃自己的内心之火。

接着我们就开始一一介绍吧。

（1）下一步行动清单

这个高度的杂事是一些我们必须做的事情，一个可以解决的单一行动，但是我们尚未厘清行动的内容，当这个杂事加工后，就会成为下一步行动，收集所有的下一步行动在一起，就成为下一步行动清单。

例子
    小舅子打电话问下周一可不可以协助带奶奶到医院看门诊
    员工写信来，本月底要请三天的假

这个高度我用GPS来作为代表，清楚明瞭自己的下一步行动后，就好像开车时拥有GPS，可以清楚知道自己下一个路口要左转或右转。

（2）任务清单

这 个高度的杂事指的是，某些事不是一个行动就可以达成，也还没有描述清楚问题、及可能发生的状况，也无具体的解决计划。当我们把这个层次的杂事加工好，就是 一个任务，一个任务会有清楚的结果图像，我们并可以思考为了达成这个图像，我们要做的下一步行动为何。将所有的结果图像放在同一个清单中，我们称之为任务 清单。

例子
    我的助理提出她明年要离职，回到学校念书
    母亲的健康状况不佳，需要找看护协助照顾

这个高度我用赛车的黑白格旗帜作为图示，因为每一个任务代表一个结果图像，这个图像就像是赛车跑道上面的终点线，当我们跑到终点线，有人就会挥舞黑白旗志，就代表通过了终点线了。  

（3）角色责任范围

这个高度的杂事代表某一个困扰我们的角色责任，我们认为应该改进但是却还不清楚方向。

例子
    健康检查后，发现自己有各种压力并的前兆，需要考量降低工作时间
    检查财务报表后，需要和配偶一起讨论个人财务状况

这个高度的图示我运用两个不同人的手，因为每一个角色都必须对其他的人负起责任（作为父母，就要对子女负责；作为员工，就要为老板负责）。

（4）半年检视

这个高度的杂事代表某一个需要长期努力才能获得的东西，但是还没决定自己如何能够得到的相关步骤。

例
    孩子提出他想要出国游学的计划
    预计55岁退休，却还没准备好自己的退休计划

半年检视的图示，我用年历来表示，因为检视的时间跨越好几个月以上。

（5）五年计划

这个高度的杂事，代表会有生活型态或工作领域的大改变，但自己还没决定如何去做。

例子
    一个好朋友创业了，问你要不要加入他的公司，一起打拼
    老婆的工作获得升迁，但是公司要求她要到其他国家工作

五年计划的图示我用望远镜来代表，做好五年计划，等于是对未来的惊鸿一撇，让我们可以看到未来的自己。

（6）人生的目标、价值观

这个高度的杂事代表对一生有影响的挑战或机会，或会改变自己的人生观重大事件。

例子
    对自己的工作的老板，内心深处觉得有很大的不满
    感觉自己有一个深底暗藏的天赋才能，虽然还没有完全了解，但知道这其中有很大的潜力

人生的目标、价值观我用火焰来代表，意思是我们要点燃自己内心火焰，过有意义的人生。

除此之外，大部分我时间管理的理论的图示都介绍过了，最后一个就是to be(我是谁)图示，这个图示结合了罗盘和北极星的概念，告诉我们生命的正北在何方，也在此补充介绍，以后有机会会讨论。

(Flickr 由 Pisces Romance 上传)

结语
我一直觉得时间管理有如园艺之道，我们做好六个高度的检视，就是在耕耘我们内心的花园，一株株的花草，就是我们一个个的任务及行动，需要长时间的累积，才能拥有花草扶疏，景色美丽的花园。不同高度的杂事，代表了我们的时间管理考量的范围不单单只是今天或本周的浅短视野，而是由近而远，由眼前而未来，我们会继续介绍将概念结合到实务中，藉由加工杂事这个流程，让不同高度的杂事都能受到应有的照顾。

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幸福行动家 线上课程（29）加工实务介绍 175/200

在 我幸福行动家的时间管理研习会中，都会有一段实际演练加工的时段，在这个时段，讲师和学员会一起检视自己收件匣中的杂事，并将杂事还原成原来的状况。这个 活动，实际上操作时，常常会遇到学员不容易将杂事加工成合适的行动，因为我们并不是很习惯这样的动作，需要反覆练习，我们的头脑才能适应这样一个方式。以 下，我们用四个步骤来描述加工这个动作。。

（1）收件匣内：确认收件匣中写的是什么？有时收件匣内写得很匆忙，会看不清自己写下的是什么。（我写在PDA时，有时因为字迹不工整、或没有时间详细书写，造成看不懂自己写什么）
（2）还原杂事：有时收件匣内写的杂事描述太过简略，我们就需要回想一下写下当时的情境，让自己还原那是一件怎样的杂事。例如写了"税"一个字，其实是要提醒自己要报税。

（3）结果图像：表示我们预期达成的结果，我在上篇文章描述过，把任务比喻成赛车场黑白格旗，结果图线就像是赛车跑道的终点线，我们到达这个图线，就表示完成这个任务。像"完成今年度报税"
（4）下个行动：思考并写下为了完成这个图像，所要做的第一个行动。

通过这四个步骤，我们就可以完成"加工"这个程序，今天的课程，我们举出一些实例，一起来练习如何做好"加工"。有兴趣的朋友，也可以画个类似的表格，在清空收件匣时使用，在一开始练习加工时，会有很好的效果。


实例一 税

收件匣内：税
还原杂事：上网浏览时，看到今年报税截止日期，写到收件匣提醒自己要报税
结果图像：完成今年度报税
下个行动：收集家中所有的税务资料，放在同一个资料夹中


实例二 日本旅游

收件匣内：日本旅游
还原杂事：儿子是个火车迷，一直想去坐新干线，因此将儿子的梦想变成全家的任务
结果图像：2009年全家到日本搭乘新干线
下个行动：上网查询有没有新干线的主题旅游团


实例三 爆胎

收件匣内：爆胎
还原杂事：机车轮胎爆胎，虽然牵回家了，但是因为有急事，无法继续处理
结果图像：机车轮胎补好
下个行动：打电话给机车电林老板，请他找管理员伯伯拿钥匙，自行将机车牵去补胎


实例 四 朋友生日

收件匣内：义国生日
还原杂事：检视去年晨间日记，发现好友生日的日期到了
结果图像：和好友互动温馨
下个行动：打电话说声生日快乐



实例 五 搬家

收件匣内：搬家
还原杂事：预计下半年搬到台北与父亲同住
结果图像：希望照顾父亲及让儿女有更好学习环境
下个行动：上台北时和家人讨论细节


实例 六 下周研习会

收件匣内：下周研习会
还原杂事：5/18举办研习会
结果图像：完成5/18研习会活动且顺利成功
下个行动：做好30页的课程讲义


结语

"加工"这个流程，让幸福行动家时间管理有一个很大的特色--"提前预解问题"。当我们将收件匣的杂事取出，加工成行动提示，就已经为如何解决这个问题做 出了思考（甚至已经运用两分钟原则，开始有了行动）。养成"加工"的习惯，让我们在真正要解决问题之前，增加许多前置时间，所以当我们真正面对问题时， 潜意识在很久以前就演练过如何行动了，对我们行动的成效很有帮助。

佛教讲身、语、意，以我自己的角度来看这三个字，身，就是行动；语、就是沟通；意、就是思考。加工后的行动提示，不是采取行动，就是和适当的人沟通，而加工本身就是一种思考的工作。我们如果勤于"清空收件匣"，自然让我们的身、语、意都随时做好准备，面对各种的挑战。

今天的课程希望对大家有所帮助，我们继续加油。

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幸福行动家 线上课程（30）完整的收集-家庭 176/200

当我们收集及加工到一个阶段时，会发现自己似乎有许多事情是放在心中，却从来没有彻底倾倒出来过。此时，我们若有一些时间，可以花个一到两个小时，做一个完整的收集动作。将所有事情收集的目的，是为了以下三点

• 知道到底多少工作需要处理
• 在加工及组织的阶段，不会因为担心许多事情没有办完
• 把所有需要注意的事情集中到一处，可以增加处理的效率

如 果你想进行这个工作，首先要准备一本笔记本和一只笔。把笔记本当成是我们的收件匣，记录下想要继续处理的事情，如果您想到一些应该要处理的事情，也不要立 刻处理，这些事情堆积已久，等到我们做好完整的收集，再思考要做哪些行动，以下就是协助我们做好完整家庭工作收集的备忘录。

a. 任务

    已经开始的任务、要做但还没开始的任务

b. 各种承诺

    

    对老婆、孩子、父母、家人、朋友

c. 需要做的沟通

    电话、emails、传真、贺卡、信件

d. 即将来临的节日

    生日，年度纪念日（结婚、长辈忌日等）、毕业典礼、国定假日，年度休假、团体旅行、办Party

e. 家庭活动

    和老婆、孩子、父母、家人亲戚的活动

2" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;">

f. 家庭管理工作

    家用品添购、电话、电脑、网路、电视、DVD、文具用品

g. 休闲活动

    想看的书籍、音乐、影片、旅行、参访某地、想拜访的人、上网查询、相片整理、运动、嗜好、烹饪

h. 家庭财务

    

    各种帐单、银行帐户、贷款、税务、家庭预算、保险、请教会计师的问题

i. 房屋维修

    

    重新装潢、空调、电力系统、花园、地板、天花板、家具、书房、厨房、清洁用品、家具添购

j. 健康

    健康检查、定期看牙医、节食、运动

k. 个人发展

    上课进修、个人教练、能力训练、阅读分享

l. 交通

    汽车、机车、自行车、通勤车票（如台北市悠游卡）

m. 衣物

    

    工作上、休闲、正式服装、运动服、各种配件、行李箱

n. 宠物

    健康照顾、训练、各种用品

o. 社区互动

    邻居、守望相助义工、学校

结语

看 了这一长串备忘录列表，会发现我们忽略了许多家庭生活中，可以采取的行动。当我们拿起笔记本，会发现理面有许多的事情，我们的时间并不够处理所有的事情， 这时可以利用20/80法则，删除大部分的事情，我们就能找到自己觉得很重要，一定要处理的家庭待办事项，列入我们的清单处理，这样子的盘点工作，让我们 确信自己已经掌握了生活中较大的事情，可以让我们有掌握感。

完成了家庭的完整收集，我们将讨论工作上的完整收集。

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