[GTD] twhsi时间管理线上课程開始了，欢迎大家参加 - 第15页 - 家园好帖 - 栖息谷-管理人的网上家园

Sanpy 发表于 2008-2-10 00:21:46

的确很有必要管理自己的时间，顶！！！

twhsi 发表于 2008-2-10 06:41:22

<a target="_blank" href="http://blog.sina.com.cn/s/blog_59105b6b01008irs.html" title="人最不善于管理自己的时间，我们常常认为自己知道时间花到那里去了，但是如果我们写下...">twhsi 时间管理线上课程 (35) 时间跑到哪里去了？</a> <div id="haa3" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;">
<img width="224" height="241" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_864cv3rgwfs" alt=""/>人最不善于管理自己的时间，我们常常认为自己知道时间花到那里去了，但是如果我们写下我们的工作纪录，就知道这句话是个谎言。永锡从几个月前开始纪录自己的工作时间，我设定了一个倒数计时器，每15分钟会响一下，我便记录下这15分钟做的事情。 

 
经过了一段时间后检视自己时间的运用，让我很惊讶的是，就算是一整天工作下来（假设8小时），我能记录下来真正在做事情的时候也只有4-5个小时。检讨下来，浪费的时间包括被人打断工作或者分心、不然就是在作一些没有生产力的事情。永锡才发现，虽然我自许是个时间管理讲师，但是实际上执行的绩效仍然有改进之处。我也发现，如果凭着印象或记忆，要了解自己时间如何运用，是很不准确的，一定要作工作纪录才行。 

 
重视效能的时间管理者，一定要先了解时间耗用在何处，我也整理了彼得.杜拉克<<有效的管理者>>（内地译名彼得·德鲁克<<卓有成效的管理者>>）组织内时间运用的五个迷思，和大家分享。 

 
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<img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_865g8qtzdcr" style="width: 129px; height: 110px;" alt=""/></div>
 迷思之一：我们大部分的工作时间都很有生产力 
 
公司重要的客户打电话来，业务经理绝不敢说"太忙了，等一阵子再打给我。"就算是客户聊得是家庭琐事、上周摔断腿，他也不得不听。 

政府机关的首长、主管，每天都要忙着开会、参访机关人员接待，准备给上级的资料，或许这些资料只要上网查询立刻可以得到，但是整天都会遇到这些事情。 

公司的老板，要时常参加婚丧喜庆，各种高层、基层的会议，否则所有的员工及主管会觉得没有受到重视。 

就算我们是基层人员也是如此，每天会接到各种的指示及要求，这对其生产力完全没有帮助，但是他们却不得不面对。 

 
表面上看起来，我们相当的忙碌，但是这些工作时间内发生的事情，却对我们的生产力，一点帮助都没有。 

 
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<img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_866ch833wfc" style="width: 309px; height: 92px;" alt=""/></div>
 
迷思之二：工作被打断并不严重 
 
之前我有一篇文章提到一个45/15定律，意思是在一小时的时区内，我会用45分钟专心处理好一件事情，其他15分钟批次处理小事情。这个45/15是比例的意思，如果时间有三个小时，我可能用两个半小时来专注于一件事，留下30分钟批次处理小事情。为甚么要如此呢？ 

 
因为我们作任何事情要有效能，有一个"最小完整时间"，举例而言，我写这篇文章的时间大约是两个小时，若是我每天花上15分钟写作，一共写了8天，虽然总时间都是两小时，但是恐怕还是无法写出一篇文章。但是如果能运用晨间的时间，在完全没有干扰的状况下工作一个半小时以上，这样文章的初稿一定能完成，永锡可以用零辛时间来作润稿及段落修正的工作，所以一个半小时就是永锡写文章的"最小完整时间"。 

 
有很多工作都是如此，电影导演剪接影片、科学实验的进行、软体工程师编写程式代码、一个专题的演讲等，都需要一定的"最小完整时间"。尤其是和他人互动更是如此，若始想花十分钟，想和他人作一个有效的沟通，那真的是白费力气。想和他人建立好一次良好的人际互动，至少要花一个小时以上，才能进入"深谈"的状况。这些工作，如果中途被打断，那是一个时间上很大的耗费，常常代表要重新再来一次。 
<div id="x0l0" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;">
<img width="179" height="160" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_869fmrhzmg5" alt=""/></div>
 
迷思之三：工作场合闲谈无益 </div>
杜拉克认为，大型机构中，若是高阶主管期望内部的知识工作者有所表现，一定要定期抽出时间和他们讨论以下问题 

 
1
你认为高层人员应该了解你工作的哪些部份？ 
2 你对我们这个组织的看法？ 
3 你觉得组织还有哪些尚未开拓的机会？ 
4 你觉得我们还有哪些上为察觉的危机？ 
5 你希望从我的身上知道些什么？ 
 
这些"闲谈"，不管在政府、企业、学术及军事单位，都有其必要。而且在交谈的过程中，要不急不徐，让人觉得"我们有无限的时间来讨论"才有成效，因为人际及工作关系确实相当费时，太匆忙了，反而会产生反效果。但是这样的人际互动，随着组织人数的增加，需要的时间也增加，这样子用于生产的时间就减少了。 

 
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<img width="188" height="140" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_868fpmh6hdk" alt=""/></div>
 
迷思之四：管理人员有比较多的时间用于工作本身上 
 
一般人认为，只要当上主管，就可以命令其他人做事情，自己的自由时间就增加了，其实不然；管理人员和第一线的员工不同，他需要花更多的时间和不同部门及上级长官沟通，也就是说人际互动的量增加了。如迷思三提到，沟通相当费时，会造成生产时间的降低。也因此，主管特别需要时间管理，因为他要面对的时间问题，比起第一线员工复杂许多。 

 
因此管理人员要在工作上做的杰出，就不能乞求安逸，要不就是投入更多的时间来工作，或者就是要善用时间管理的方法，将剩余有限可以自由运用的时间作更好的运用，不然绝不可能成为一个优秀的主管。 
<div id="a.7r" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;">
<img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_867hf3twbhb" style="width: 268px; height: 263px;" alt=""/></div>
 
迷思之五：决策快速可以省下时间 
 
"有效的管理者，凡是遇到人事问题，总是决定的很慢，而且长需经过多次考虑，才能拍板定案" --彼得.杜拉克 
 
组织的人数越多，有关人事的决策也越多。许多管理人员忽略，人事决策所需要的"最小完整时间"大的惊人，因为人事决策牵涉的因素非常的多，需要较长、持续、不受打扰的时间才能做好。 

 
例如某一个专案小组成立，里面的成员应该有哪些？新成立的单位，应该指派哪位主管？某一个员工很有行销的才能，却没有工厂管理的经验，应不应该给他升迁，或要升迁另外一个没有行销经验的人？ 

 
人并不是设计作为一个组织的"资源"，因此任何人都很难完全符合组织内的职位要求，人又不是能够随意修改及更新的，所以每一个职位只能找到大致上合适的人，但是组织需要人才在正确的位置上，才能推动工作，因此在人事的决策上，我们需要较长时间的思考及判断。 
 
<div id="vc83" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;">
<img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_870g3gj4zdz" style="width: 353px; height: 238px;" alt=""/></div>
 
结论 
 
我们看过了五个组织内时间运用的迷思，就知道时间管理系统对组织内的人们特别重要，因为时间管理系统是一种杠杆，用较少的时间，但是达成较高的生产力。 
有限的时间内，一个人只能想他已经知道的，只能作他曾经作过的事情。然而现在组织必须面临的不断创新的挑战，所以势必要使用大量的时间资源，若是没有一套良好的系统，就会耗费更多的加班时间，让其他生活的领域受到影响。我们投资于学习于时间管理的时间，对我们节省时间有很大效益，希望大家一定要知道自己时间跑到那里去了。 

 
这堂课是我们"了解时间花用在何处"这个章节的第一阶段，我们下一堂课，我们要讨论的是如何纪录好自己的时间？ 

 
延伸阅读 <a target="_blank" href="http://blog.sina.com.cn/s/blog_59105b6b01008iro.html" title="什么是45/15法则？将一小时的时间分为45分钟及15分钟，前45分钟拨给需要全神贯注的事情...">46/100 时间管理健身房 45/15法则</a> 
<a target="_blank" href="http://blog.sina.com.cn/s/blog_59105b6b01008i1t.html" title="经历了数场大型组织内的演讲（google北京分公司、国合会等），发现永锡的时间管理固然...">twhsi 时间管理线上课程 (34)
了解组织内时间管理难题</a> 
<a name="contentTitle" target="_blank" id="contentTitle" href="http://blog.sina.com.cn/s/blog_59105b6b01000aoj.html">twhsi时间管理线上课程 (24) 课程一览及总结</a>

twhsi 发表于 2008-2-10 06:43:13

to 黄欣 謝謝稱讚 一起加油吧 to Sanpy 一起努力 :>

twhsi 发表于 2008-2-11 07:45:12

<a target="_blank" href="http://blog.sina.com.cn/s/blog_59105b6b01008khc.html" title="老婆昨天和我说，有时候她上网一下子就过了两小时，之后回想，却常常不知道时间花到哪...">twhsi 时间管理线上课程 (36) 纪录我们花掉的时间</a> <div id="d87i" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;">
<img width="267" height="193" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_8848gcmnphn" alt=""/></div>
老婆昨天和我说，有时候她上网一下子就过了两小时，之后回想，却常常不知道时间花到哪里去了？永锡说以前我也有一样的困扰，后来，我利用了时间日志的方法，每十五分钟纪录我的时间，我觉得效果很好，也和大家分享一下。以下逐步说明我的方式，有兴趣的朋友可以试试看，可以让您很专注的处理事情，不容易分心喔，方法很简单，有四个步骤。 

 
<div id="se4h" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;">
<img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_882fmrn33hn" style="width: 464px; height: 154px;" alt=""/></div>
 
1
准备一个倒数计时器，设定15分钟倒数。 
 
我自己的工作常常在电脑前面，所以偏好用电脑里的倒数软体（上图是我苹果电脑里的免费程式，<a href="http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/15307155">3-2-1
倒数计时器</a>），我设定15分钟为倒数的范围，时间一次，就会发出"叮"的一声。 

<div id="oe9y" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;">
<img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_887hmbj5nfd" style="width: 464px; height: 154px;" alt=""/></div>
并且会自动跳出萤幕，提醒要重新设定时间，这时候我们就可以回想这段时间做了什么事情，并纪录在下面介绍的表格里。 

 
<div id="xp6d" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;">
<img src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_886fqp892d2" style="width: 173px; height: 150px;" alt=""/></div>
会外出的朋友或者没有电脑在身边的人，实体的倒数计时器也很好，每次设定15分钟，"BEEP!BEEP!"叫时按掉，并设定下一个15分钟。 

 
<div id="j.u." style="padding: 1em 0pt; text-align: left;">
<img width="264" height="201" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_883cjg3jnfm" alt=""/></div>
 
2
一个有时间格线的万用手册 
 
第二步，我们要有一个可以纪录15分钟工作内容的表格，我自己设定的方式如上方（我在市面上买了一本一日一页，按照每小时有划格子的本子）。依照15分钟的间隔，记录下自己做的事情。如果买不到一样的本子，也可以自己拿纸影印一下，也很方便。 

 
 
 
3 开始纪录时间 
<div id="d87i" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;">
<img width="267" height="193" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_8848gcmnphn" alt=""/> 
纪录了以后就如同上方表格，我8：55上班，就先记录下上班时间，接着设定倒数计时器，纪录已经做的事情。上面的纪录方式，整理一下，就是下方的工作纪录。 

 
09：00-09：15
写email 
09：15-10：00
写企划案 
10：00-10：15
休息（去其他部门走走） 
10：15-10：30
联络客户 </div>
 
这样的纪录方式可以维持自己在专注的状况，就算真的分心去上网或其他事情，也能够迅速发现，拉自己回到工作的状况。 

<div id="y7-:" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;">
<img width="216" height="237" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_885fbh6n7c8" alt=""/></div>
上图就是我实际纪录的样子，大家可以参考。 
 
<div id="s5nj" style="padding: 1em 0pt; text-align: left;">
<img width="255" height="72" src="http://docs.google.com/File?id=ah8n85czckcd_888dg8bnsd3" alt=""/></div>
 
4 别忘了加入休息时间 
 
我自己会用其他方式提醒自己要主动休息，基本上一个小时是很好的间隔，休息时间可以做做体操、上厕所、喝喝水。要记住"疲倦前就要先休息"这句话，才能维持自己一天的工作精力。也可以藉这个时间走到其他工作夥伴或其他部门，和他们聊聊，不论是谈公事、私事，都是很好的转换心情的方式。 

 
 
结论 
 
彼得.杜拉克说"有效的时间管理，共有纪录时间、管理时间、整合时间三个阶段"，在这篇文章中，我们讨论了纪录时间这一部份。在西方的律师事务所中，也有所谓的"六格法"，把一小时分为六格，每格表示10分钟，详载律师工作内容，藉此收取客户的谘询费用，这些都是类似的方法，藉着纪录时间，让我们了解自己的时间运用方式。 

 
接下来的课程我们将要讨论，如何诊断自己的时间，并做有创意的运用，请期待喔。 

 
延伸阅读 
 <a name="contentTitle" target="_blank" id="contentTitle" href="http://blog.sina.com.cn/s/blog_59105b6b010080v7.html">twhsi时间管理线上课程 (25) RANDY最新的时间管理演讲</a> 

 
<a target="_blank" href="http://blog.sina.com.cn/s/blog_59105b6b01008djm.html" title="最近常常利用时间日志来纪录自己工作时间做了什么，发现很有效用，搭配倒数计时器，可...">时间管理好工具 3-2-1 倒数计时器</a>

紫藤萝 发表于 2008-2-13 13:17:43

学习中！谢谢分享。永锡老师，很想看看你晨间日记的范本，我想也像你一样开始写晨间日记。我的邮箱<a href="mailto:xqgcn@163.com">xqgcn@163.com</a>

carlous 发表于 2008-2-14 11:33:33

谢谢永锡老师，自从看了你的晨间日记的介绍后，已经坚持写了99天，很有收获，万分感谢！

csjoy 发表于 2008-2-16 09:26:01

写得真不错啊！

挥鉴发表于 2008-2-18 03:46:30

我的时间管理出大麻烦了，好好学习。

elcyear 发表于 2008-3-17 16:54:52

顶上去，慢慢学习，“一张纸”已经应用了，很棒！

longbiao001 发表于 2008-10-23 16:33:19

感谢大师，相见恨晚!!!!祝您永远健康快乐！！！！

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