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第17问：产品管理工作的文档管理 我这个人什么都好，就是有时候说话太随便，有时候是不得已，例如昨天为了应付没完成工作的情况，楞又扯出一套管理文档的说辞，结果是说者无意，听者有心，结果怎么样，自己被套进去了吧，因此各位一定要牢记那句老话“药不能乱吃，话不能乱说”。 昨晚熬了半宿，才把周扬二合一的工作指示搞定，本来是打算去看《变形金刚》的，结果电影没看成，自己累得都快变形了。 虽然这场电影是一个哥们儿请的，不用我掏钱，但是无论我如何解释说是要晚上加班，这小子就是不信，还一直强调我这里的加班有其他含义，并且祝福我晚上加班愉快，还说改天我必须要请他的客，人均标准不能低于100。 就算是美国人抢伊拉克的石油也没这么黑的，这世界还有天理没有，我还不能做太多解释，解释得越多，越发让他感觉到他的判断是正确的，因此，最后我只好以请他吃一顿廉价的海鲜自助餐才把这小子哄进了电影院。 习惯工作的时候挂QQ，倒不是为了边工作边聊天，我还没那一心二用的本事，只是挂着QQ，会让人有一种不孤独的感觉，因此，在我眼里，QQ不是一个聊天工具，而是一个寄托孤寂的虚拟情感平台。 周扬在QQ上跟我打招呼，我没理他，一方面是不满，另一方面也确实没时间，更重要的是怕和他聊起来，我又口无遮拦溜出些什么，那就不是加半宿班了，而可能是一宿了。 周扬这个表面忠厚，内心狠毒的家伙，下线的时候还假惺惺地给我留言：祝晚上睡个好觉。 你也不看看几点了，都快凌晨1点了，睡什么好觉呀，我可不像你，熬夜加班和去厕所一样正常。 早上醒来的时候，一睁眼，NND，都快9点了，我算了一下，就算我比刘翔快10倍，也根本不可能按时到达公司，反正迟都迟了，索性不着急了，给周扬发了个短信，告诉他我昨晚加班到1点，晚到一会儿，大概10点到。 于是开始不紧不慢起来，就连今天的煎饼都是在摊子前吃完才走的。 当我闲庭信步般进入办公室的时候，发现周扬一干人等已经坐在会议室里了，我一看表，10点5分，周扬还真会计算时间，我说10点到，他就10点准备好开会，行，有当领导的潜质。 不用领导示意，我知道我该做什么，我走进会议室，麻利地打开笔记本，环顾如此隆重迎接我的领导和众同事，镇定地说：“咱们开始！” 我们四个人是用不上投影的，大家脑袋都往前凑凑就完全可以解决问题了。 “各位同仁，谁能说一下文档在工作中起到什么样的作用？”我抛出的第一个问题就差点让他们晕倒，这是问题吗？ 果不其然，就连小娟都对我表示出不屑，“不就是用来记录工作的吗。” 我一直认为小娟很细心，但是有时候就是想问题太简单，这次的表现又印证了我的想法，她也不想想，如果真是这么简单，我这么聪明的人会问吗？嘿嘿，当然了，不排除那些故弄玄虚之辈，但是我阿泡绝不是那样的人。 “小娟说得没错，文档确实是用来记录工作的一种载体，但是……”我扭头看了一眼小娟，小娟的脸开始由晴转阴，看来小娟是不吃我那一套的，失误，失误。 “但是我再补充两点。”还好，我随机应变，马上改变策略，在“但是”之后马上继续肯定，产品经理就得有这样应场而变的技能，也算是沟通的一种技巧吧。 “我再补充两点，小娟说的是第一点，也是文档的基本作用，除此之外还有两个作用： 1）过程推动；2）抽象体现。 所以文档的核心作用就是：记录介质、过程推动和抽象体现。 记录介质大家都知道，我就不多说了，说说文档的过程推动和抽象体现吧。 过程推动： 产品过程是由不同阶段的不同产品项目构成的，而不同产品项目又是由不同的项目构成的，要把这些过程、产品项目和项目有机地结合起来，目前来看，最主要也是最重要的介质就是文档，有了市场需求文档才能有产品需求文档，有了产品上市文档，才能有产品结项文档，阶段的开始与完成都应该由相关的文档来推动。 这是因为文档兼有规范定义与合约的双重功能，这样，整个产品管理过程都会由统一规范的文档推动，而非规范性文档和口头协议显然没法做到，因此，我们必须要靠文档，而不是口头来开展工作。 抽象体现： 如果说上市的产品是形象体现的话，那么某个产品项目过程中所有的文档就是产品的抽象体现，为什么这么说呢？因为一套完整的产品文档就能让一个即使没有见过实体产品的人也明白产品是什么，从而能够通过这套文档在头脑中形成一个清晰的产品轮廓。 这就是文档的三个作用，因此，我一直非常重视文档的使用，每一个文档都要尽力做到符合规范，按照标准完成，因为一个具体的产品项目涉及很多的文档，缺失任何一个文档都有可能对这个产品项目，乃至是这个产品的长远发展产生重大的影响，就如同一栋房子，偷工减料或许在短期内看不出后果，但是长期下去必然会出现问题，文档对于产品来说，就是砖头、瓦片、钢筋，缺一个都不行。” 他们都点头，尤其是小娟，开始充分履行自己的职责，在纸上认真地记录着。 “那好，我问第二个问题，文档有类型之分吗？” 这个问题就显得我有些弱智了，这不是明摆着吗，这类问题肯定是要回答“有”的，这种二选一的回答基本都是这种套数。 但是，这类问题也隐藏着一个大的陷阱，就是一旦你回答“有”之后，发问方会立刻追问“那请你说一下”，如果你知道还好，如果不知道就麻烦了。 这种思路也通常会出现在辩论中，属于变被动为主动的一种常用手法，产品经理有时候因为准备不足，经常会被这类问题搞晕。 当然，我这不是陷阱，只是习惯了这样开问，因此，我立刻把疑问变为自问，“肯定了，文档也是有类型之分的，就拿我们产品管理的文档来说，不同的文档分属于不同的类型，这就决定了它们在工作中所扮演的角色是不同的。” 我翻到下一页PPT，开始介绍文档的类型之分。 “我把文档分为三种类型。 流程类：这类文档在过程中占大多数，在具体的过程中起推动流程的作用，是顺序化的文档，例如市场需求文档（MRD）。 控制类：这类文档不多，但是很重要，其作用就是公司产品战略的具体体现，从名字也可以看出，这类文档是对某个产品项目甚至某个产品的发展起方向性和指导性的文档，例如年度产品计划。 决策类：这类文档是‘点文档’，在项目过程的某个点上起到‘决定性’的作用，这类文档本身是没有太多意义的，只是对这个决策点进行记录，例如产品立项文档。 其实概括起来，文档的三种类型就是：承上启下；控制方向；决策记录。” 这对于刘宇来说不是很陌生，因为他肯定用过大部分的文档，但是周扬和小娟就不一定了，因此，要让他俩完全理解这三种类型的文档，非得亲自走一个产品才行，不过我相信他们还是基本明白了我表达的意思。 “最后，我再说一下文档的一些规范，这属于部门制度建设的一部分，以后应该是小娟负责的事情。”我在说的时候，故意看着小娟，这会让小娟油然而生一种责任感的，果然，小娟听我这么一说，立刻又增加了百倍的认真。 “文档管理的规范至少应该包括： 文档模板规范：这个不多说了，但是有一点就是，坚决反对直接用网上下载的模板，可以参考，但不可以照搬，一定要根据企业自身情况编制。 文档编号规范：其实这包括两方面的含义，一方面是文档本身的编号原则，另一方面是文档内容的编号原则。 文档存取规范：在这一点上，很多公司做得不是太好，文档存取过于混乱，很容易造成资料流失。 文档撰写规范：每个文档的作用不同，类型不同，文档本身的定义也不同，这里就涉及一个内容展示的要求，如果展开讲，要讲的就多了，每个文档都有不同的撰写标准，抽时间再专门介绍一下。 文档级别规范：文档既然有类型，那么就说明，不同级别的人可以看不同级别的文档，比方说产品战略是公司最核心的信息，这个文档就一定是最高级的，只有少数人能够看到全文。” “那其他人怎么办呢？不是需要把产品战略贯彻到业务团队中吗？不让看，团队怎么知道呢？”刘宇果然有经验，我刚说完这一点，他就抛出了一个很现实的问题。 这是难不倒我的，我看了他一眼，然后说道：“很简单，完整的产品战略自然是只有少数人能看到的，但是这种战略会通过接下来的一系列工作分解给相关的业务部门，而这同样是需要相关的文档来继承和传递的，比方说BRD就是从商业角度对产品战略的说明，而BRD就扩大了阅读者的范围。” 刘宇想了一会儿，然后点点头，示意我他明白了，可以继续。 我没立刻继续，而是停了停，然后对小娟认真地说道：“小娟啊，这些工作可是非常重要的，你可以把自己看成是一个国家管理最高机密文件的负责人。” “真有那么重要吗？”小娟似乎有点怀疑，但是我感觉她在怀疑中更包含一种自豪。 “真的！不说别的，看看网上遍地都是许多公司的内部文档，你就知道这个工作有多重要了！” 小娟连连点头，这一点没有人能够否认，文档到处下载看起来是公司文档管理不严格造成的，但实际上说明是这家公司对文档的不重视造成的。 这也从侧面说明了我为什么一直强调文档的作用、价值和意义，以及为什么要求企业要非常重视文档的管理。 毫无疑问，从大家的表情上可以看出本次会议很成功，大家对我的观点达成了极高的共识。 嗯，大家满意，才是真的满意，昨晚的班没有白加，在某些时候，精神上的认可要比直接的物质奖励更有意义。 “各位，还有什么问题吗？”有底气了，问题也有些明知故问的意思了。 “我有一个。”发问的竟然是周扬，真是受不了他，我是聪明人，你也是聪明人，能有什么问题呢？ “阿泡，你讲了那么多，能不能一句话说一下，我们做那么多文档到底为了什么？”他竟然问了这样一个问题。 我心想，周扬，你这可是没按规矩出牌，没说有总结性发言这个环节的啊，一下子我还真有点懵，是呀，又是作用，又是类型，又是规范的，那么，我们花时间做那么多文档到底为了什么呢？ 当然，凭借我脑袋中大容量的内存和超过i5CPU的运算速度，在千分之一秒里我做出了精确的结果： 产品管理文档，就是产品管理工作流程的唯一线索。 周扬，点头，微笑。 我，摇头，擦汗。 好险，幸好我升级了我的大脑配置。 会议结束后，我问周扬：“老大，早上我晚来，公司就没问什么？” “能不问吗？” “你怎么说的呢？我可是加班啊，你知道呀！” “加班？填加班申请单了吗？在公司加班了吗？谁证明你加班了？几点离开的？”周扬坏笑着说：“因此，我对郭姐说我也不知道阿泡干什么去了。” 我晕厥，“老大，不能这样呀，我真是加班了，这个你知道的，昨天你还在QQ上和我打招呼了，只不过我没回而已……” “哦，原来你看到我打招呼了，那为什么不说两句呢？”周扬有些得意，中计了吧，说实话了吧。 我没有办法了，只好说：“我知道今天得交活，没办法，真的一点时间也没有呀，再说了，你也肯定没什么重要事情……” “嗯，确实没什么重要事情，我只是想告诉你，如果做不完，就不要熬夜做了，今天完成也行。” 彻底晕倒！ APAO Say: 文档是什么？ 从构成物质上说，或是由0和1组成的电子记录工具，或是记录信息的一张张打印出来的纸张。 但是，从价值体现上说，文档是产品管理工作流程的唯一线索。 因此，我们要让整个线索持续而有体系，就必须做好文档的管理。 阿泡总结了一下，可以分为三个方面的认识： 1．文档的作用 1）记录介质； 2）过程推动； 3）抽象体现。 2．文档的类型 1）流程类； 2）控制类； 3）决策类。 3．文档的规范 1）文档模板规范； 2）文档编号规范； 3）文档存取规范； 4）文档撰写规范； 5）文档级别规范。 文档管理工作其实并不难，关键是企业和个人如何来看待文档在产品管理过程中的地位和作用。 你认为它就是一堆纸或者一堆doc，那么，你一定不会把它回事，但是，如果你认为它记录的是你的思想，你的成果，那么，你就会像珍惜你的产品那样珍惜它。
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