技能点3:如何在授权过程中做到授权事项明确
主 题 词 有效授权·授权原则·明确事项 适用情景 当授受双方都需要明确了解授权任务时,查看此技能。 7 技能描述 授权事项包括授权工作的内容、目标,以及为完成工作达到目标所需的资金、技术、设备、人员、信息等资源;还包括授受双方的权利义务关系,授受工作的期限及控制措施等。任何一项授权工作都应在确定进行授权之前就能做到事项明确,这不但是确定授受双方权利义务关系的需要,也是被授权者展开工作的前提条件。 受权者只有在明白了要做什么、怎么做、自己能调动多少资源、有多少时间、享有什么样的权力、承担什么样的责任的情况下,才能决定是否接受授权,才能为完成授权任务制定出自己的计划。 1.明确授权任务 明确授权任务是要让受权者明白要做什么,从哪里着手做,为什么要这么做。所以,要真正明确授权任务,必须: (1)清楚地告诉受权者任务的内容、结构、程序。管理者必须自己对任务的主要内容、结构形式有清楚的思路,并将自己的思路告知受权者,让他们知道要做的是什么方面的事情,这件事情有哪些特征,可能遵循什么样的因果关系和结构形式,完成任务需按什么程序进行。 (2)告知受权者为什么要完成这项任务。授权任务不能让受权者觉得莫名其妙,让他们觉得与公司的业务不相符,这会使他们在执行任务时无所适从、缺乏动力。所以一定要让受权者明白为什么要完成这项任务,完成该任务能给公司和个人带来什么好处,或者不完成任务公司会有什么样的损失。 (3)让受权者明白该项任务在公司战略规划中的地位。这个任务可能是什么计划的一部分,整个计划中这项任务起到承上启下的关键作用。完成了这项任务,公司的计划才能继续;完不成这项任务,公司的计划可能就要受挫,甚至前功尽弃。让受权者清楚地了解这种利害关系,有助于激励和约束他们的行为。 (4)预期成果事先明确。一件未完成的事情,结果虽然不能确定,但却是可以预期的。给下属授予一项任务,必须事先告知他们预期的成果是什么,并且这个预期成果应该量化、具有可测量性。预期成果的确定,可以有助于受权者制定详细工作计划,也能方便管理者随时检查任务的执行情况和对任务执行进行控制。 2.明确授权要达到的目的 授权都是为了要实现一定的目的,或者是出成果,或者是培养人才,或者是试验新的管理模式。授权目的必须事先明确并告知受权者,使他们在执行任务过程中有所侧重。 (1)授权的第一个目标当然是为了实现一定的成果。怎样才能使成果量化,具有可操作性和可测量性是关键问题。管理者不能将一个无法预期成果或是根本不会得到有意义的成果的任务授予他人。成果量化可以从以下四个方面来实现: ① 成果阶段化:将授权要实现的总目标细分为阶段目标。 ② 成果数量化:用数量关系或模型来衡量成果。比如每个月增加100个业务客户,每周实现10 000元的销售额等。 ③ 成果对比化:有数量就能比较。例如比上月销售额提高20%,市场占有率比去年同期增长8%等等。 ④ 实现期限:时间限制也是衡量成果的重要方式。 (2)明确告知受权者应通过授权学些什么。要想通过授权培养人才,就必须告诉受权者在执行任务的过程中应该学习些什么知识,应该注意培养些什么技能,即如何学习,这是管理者应负的指导责任。这项内容很难量化,但也是可以通过以下方式测量的: ① 增加业务知识。包括对行业情况的了解,对市场情况和竞争对手的了解,对业务所需的专业知识的学习等。这些可以通过书面测试来检验成果。 ② 训练工作技能。特殊业务需要特殊技能,受权者在执行任务的过程中应该有目的地掌握一定的技能。工作技能的检测可以通过给工作速度、熟练度、准确度等表现打分来衡量。 ③ 人际关系能力。通过授权来为下属培养一定的人际关系网,是为了以后重用他、提拔他。没有一定的人际关系基础,那么他以后走向新的管理岗位,将很难统领下属,开展工作。 3.明确授受双方的权责关系 (1)受权者职位及限制。受权者为了完成任务,可以在多大范围内自己决策;可以对员工的工作方式和报酬在多大范围内进行调整;可以对多大范围内的组织结构进行重新设计和调整;有多大范围的人事任免权和调动权等。 受权者的权力是多方面的,其特点是每一项权力都伴随着明确的界限,不能超越界限使用权力。 (2)受权者的责任。有权力就必须承担责任,有多大的权力就必须承担多大的责任。受权者在得到权力的同时,也就意味着要承担相应的责任。这种责任是多方面的,对公司领导、对下属职员、对同级的其他部门,都有积极或消极的责任;这种责任也是多样化的,有物质成果、精神成果、道义责任等。 责任是对受权者权力的最大约束,也是为了实现授权目标对受权者进行控制的主要方式。所以,受权者在运用自己的权力的同时,也必须牢记自己的责任。 (3)授权者的权力。管理者在授权之后,不必要亲自去完成授权任务。但是,毕竟授权任务是属于自己管辖范围之事,管理者不可能完全撒手不管。管理者在授权关系中享有监督控制权、建议权、了解权以及验收权。 (4)授权者的责任。同样,授权者也必须为授权任务的完成尽一定的责任,包括提供信息、沟通协调、资源帮助以及对授权事项风险责任的分担。对于受权者提出的合理要求,不能拒绝;如果授权工作遇到的障碍超出了受权者能力范围,有义务协助解决;授权者还应为受权者提供学习和培训机会。 |