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[咨询战略] [讨论]怎样解决本案例典型的职能制组织弊病问题

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发表于 2004-5-28 18:35:43 | 只看该作者 回帖奖励 |倒序浏览 |阅读模式

一家实行了多年职能制组织结构的小公司,设有研发、生产、品质、供应、销售、市场、财务、行政人事、总经办等9个部门。行政人事部负责公司管理体系的建立、运行、维护和日常工作的检查、跟进、协调。

该公司是某市高科技企业,开发生产非标机械成套设备和专用设备。大专及以上学历员工约占50%。

公司花钱请管理顾问公司导入过A管理模式。ISO9000质量体系,都以失败告终,大堆看起来漂亮的文件,1个都没有真正意义的执行。自己也搞过绩效管理、项目管理都不成功。

公司在信息化管理方面算舍得花钱的,使用有OA、CRM和全套财务管理软件,且正在导入PDM,有局域网,互联网上有公司内部论坛,只可惜冷冷清清,少有人发贴,基本无人回帖。

已存在多年的问题:1、部门埋头于部门日常工作,都说很忙。2、各部门与其它部门相关的工作,相关部门都很少认真配合,能应付就算不错的了,大多数情况下,其它部门的文件甚至公司的文件看都没人看,更不用说贯彻执行了。所以重要的事情,如完成某生产合同,就只有总经理亲自出面或组织所谓“项目组”。3、各部门一般都不能按时完成任务,但都有理由,就是其它部门没配合好,但没有那个部门在任务过程中提出需要公司解决什么问题,行政部从来都接受不到协调需求。4、行政部要出台某政策,征求意见时是绝对接收不到任何意见的,但只要正式颁布实施,各种反对、批评意见就会铺天盖地而来。因此,行政人事部经理1年能换好几个,什么作为都没有,只留下一大堆没人理睬的管理文件。

请大家讨论,假如你是这家公司的行政人事部经理,你怎样解决以上问题?

[此贴子已经被作者于2004-7-23 9:56:36编辑过]
沙发
 楼主| 发表于 2004-5-29 17:28:34 | 只看该作者

这是一个真实的案例,对许多有一定历史的公司来说有代表性,只是我没见过有这么严重的!

我不明白家园这么多做咨询的家人怎么没人发言。是不值得一提吗?

顺便说一句,该公司今年还请登龙门做过沟通管理培训,也是一点效果也没有。

板凳
发表于 2004-5-30 00:38:46 | 只看该作者

lzl548兄所举,的确是一个很现实的例子,说到的问题,也似曾相识。

最近在认真读《企业生命周期》,结合自己在咨询过程中对很多企业的观察,对于很多问题的认识,有了根本的变化。做了一些项目下来,发现问题相对还比较容易,要解决问题,真的很难。说的难听一点,目前绝大多数咨询公司在推动客户变革方面,都是比较失败的,这句话本来是评价自己用的。

这个案例不是不值一提,而是要提供有效的建议,比较难。争取明天按照自己的理解给出一些建议,也希望其他的家人参与讨论中来。

如果 lzl548兄有其他觉得有价值的背景等信息,也可以提供出来,这样也许分析的时候就更贴切一些。

4
发表于 2004-5-30 17:10:48 | 只看该作者

这是一个业务流程相对较长的公司 象木人先生所说 确属一些企业通病 从咨询角度 建议

不知企业有多少人 感觉部门设置过多

总经理较多时间对外 又要协调诸多部门 无法使管理日常化

中国公司制度意识淡溥 很大程度上靠人治 应设一执行力很强 能管理协调的副总 从内部提拔 靠人事行政部力量太弱

先解决人的问题 自上而上解决 包括态度问题后 保证令行禁止 后 再进行各项制度建设

要使咨询有成效 要先落实到合适的人 自上而下进行

5
 楼主| 发表于 2004-5-31 08:21:12 | 只看该作者
以下是引用deans7587在2004-5-30 17:10:48的发言:

中国公司制度意识淡溥 很大程度上靠人治 应设一执行力很强 能管理协调的副总 从内部提拔 靠人事行政部力量太弱

先解决人的问题 自上而上解决 包括态度问题后 保证令行禁止 后 再进行各项制度建设

要使咨询有成效 要先落实到合适的人 自上而下进行

好意见!与公司现在想的较接近。

你能提供具体实施意见吗?

[此贴子已经被作者于2004-7-23 9:57:35编辑过]
6
发表于 2004-5-31 10:34:08 | 只看该作者

lz1548兄,我先像算命先生一样猜猜你说的公司的问题,你看看,是不是准。

公司在这个阶段往往会遇到三个重要的问题:

一是职权的授予。公司的老板在刚开始的时候什么都能做,随着公司的发展,业务的拓展已经超出了老板个人能力所能把握的范围,他希望授权,但同时不能失去控制。

在公司发展初期,由于重大决策基本都是老板自己做出,这样久而久之老板成了公司制订决策所需关键信息的最主要的集散点,下属没有足够的信息去制订出与创业者所订的水平相当的决策。于是,老板大权独揽的时间越长,下属掌握如何制订和实施好自己决策的过程也就越长。因此,缺乏授权所造成的恰恰是阻碍进一步授权的环境,成了一种恶性循环。

在这样一种情况下,老板虽然开始学着去授权,但是只要风吹草动,露出一点可能犯错的迹象,他就赶紧收回权力。久而久之,他会决定找一个能带大家走出困境的职业管理人员。但这样做,又遇到新的困难。这就是这个阶段的企业会遇到的第二个问题。

二是领导风格的改变:企业家向职业管理人员的转变。新来的这位的任务是替创业者分担肩上的担子,来这里的目的就是替创业者卸下包袱。此时公司必须变得更加职业化,也就是说,要减少决策制订的随意性,要驾御机会,而不是被机会所驱使。他应该创立制度,制定一整套工资报酬规定,重新确定各种角色和责任,并使一系列的规章和政策制度化。

过去在企业里习惯了只听创业者喊:“冲!冲!冲!”,而现在来的这位一改过去的风格,张口闭口都是说:“不行!不行!不行!”

刚开始的时候,老板天生敢于冒险又富于成效的做法无疑是公司得以成长的最大动力,然而发展到这个阶段,需要强调的内容转成了制度、政策以及行政管理,这一领域所要求的是全然不同的技巧。老板一般也能认识到这一点,他一般想着从外面聘请一位职业管理人员来完成这项工作。

但老板不久酒会发现这些“雇来的枪手”跟自己不太一样。他们准时上班,但让人难以容忍的是,他们还准时下班!他们整天坐在办公室里,在计算机旁和各种文件堆里忙忙碌碌。这些家伙话不多,但只要一张口,就是这也不能做,那也不行。他们不是特别开朗,也不太好相处。渐渐地创业者得出了这样的结论:“这家伙跟我不是一路人,要是我像他一样管理企业,我们就永远不会发展到今天这个局面。”

老板的这种逻辑使得所聘请的经理像走马灯似的换来换去,而他们被炒鱿鱼的原因使“因为他们不合适。”

老板后来可能会聘请另外类型的管理人员——那种“跟我们一样,不整天都呆在办公室里的人。”但是这样做似乎还是起不了什么作用。可能大家都很欢迎新来的经理,但工作却没人去做,因为他不擅长加强公司的组织管理并使之制度化,更为重要的是,他管不了老板。于是大家都说:“我们需要的是比这家伙更又能耐的人。”但是,真要来了这么一个有能耐的人,对现有的企业文化格局却是一种很强的冲击,老板又感到了威胁,于是走马灯又该转起来了。

难点就在于,老板要找的是那种“跟我一样”却又“能做我做不了的事”的人。事实上,老板在找的是那种有能耐让潜水艇上天的人。

这个阶段对企业很关键,企业需要与创业的老板完全不同类型的一种人。这种人的管理风格会与老板产生冲突,但却能够弥补老板的不足。老板需要交棒给管理人员。什么时候才是最佳时机呢?最有利的时机是公司运行良好的时候,但是谁又会在一切正常时改变领导风格?这时老板还在得意忘形呢!只有在危机出现时,转变才会发生,但到了那个地步,已经很少能从内部改变领导风格了。

老板的这个“交棒”还有其他很多难处。这个阶段组织尚不健全,“每个人和他的兄弟们”都为了这样或那样的原因直接向老板汇报情况。工资制度是由不同的特例拼凑成的大杂烩,有关政策最后变成了一纸空文。

员工们所谈论的是过去的“好时光”,说话办事都有一套他们自己的规矩。创业者最为渴求的是队伍的稳定,因此资历深浅备受重视。老板会记着这些从一开始就追随自己的企业的老人,他很珍惜这份忠诚。他们跟他一样历经磨难,忠心耿耿地跟他一起度过了过去那段充满艰辛的时光。所以老板很愿意听这些老人的话。

新来的经理就是在这样一种环境中来使公司的管理进一步专业化的。新经理制定各种规章制度的努力被视为是对那些忠心不二的资深员工的权力的直接挑战。那些在企业里干了很长时间的员工总是试图抵制他的做法。当新来的经理想触及这些人的势力范围时,真正的冲突就爆发了。老的一班人马对各种新的规章和要求视而不见,他们直接去找老板告状。

“他破坏士气。”“他根本就不懂得咱们公司的运作方法。”“他会毁了公司的。”最为致命的一击时:“他根本就不按你的做法来处理事情!”

老板会支持谁?新来的经理?恐怕不会。

新来的经理想建立新的激励及至,以便去掉人为因素的偏见,严格按照表现来客观地进行奖惩。但这套新的做法往往会遭到公司老人们的反对,因为这使得他们失去了特权。新来的经理还想重新分配工作、重新规定职责范围,这自然也遭到了他们的反对,因为他们害怕失去自己的权力基础。

简直是四面楚歌,举步维艰。

然而,问题最大的根源还是出在最初聘请新经理的老板。老板的主意变的太快,新经理拟订政策根本跟不上他善变的步伐。于是老板成了第一个违反他新建立的规章制度的人。公司的“老人们”看着这场好戏。只要老板第一次破了规矩,他们就会跟着他学样,他们会认为新来的专业管理人员不过是跛脚鸭,不堪一击,所有其他的规矩也都能违反,于是他们纷纷步老板的后尘,开始无视制度的存在。

猜猜看,谁会因为新的制度没有落实而被叫到办公室去挨克?反倒是新来的经理!这种待遇足以使新来的经理产生强烈的被排挤、被打击的感觉,并会因此对老板和他那班兄弟产生强烈的反感情绪。新来的经理明白了,自己是输定了,于是他开始后悔自己当初怎么会接受这么一份工作。他感到软弱无力,身心疲惫,充满厌烦,觉得自己为企业所做的贡献根本就没有什么回报。

三是公司目标的转换。

公司在这个阶段,必须把目标由“更多即更好”变成“更好即更多”,也就是说要由以量取胜变成以质取胜,要从苦干转变到巧干。

这个阶段常见的问题是,销售仍然在上升,但可能是销的越多亏的越多,但是基本没人关心这个问题,最终有人觉察到的时候,可能就已经非常混乱了。

这个时候每个人都想让企业变得井井有条,但一旦实施起来,遇到的反应却是“我的这个部门没有什么问题,从别的部门找手吧,问题在那儿。”这种转型的工作实际上需要大家齐心协力去参与重建,公司的上上下下都必须互相尊重,互相信任。

这样的转变需要时间,需要多一些在办公室里静下来思考的时间,而不是总在第一线忙碌。一线上的做法还是老样子,不会有什么变化。但是在这个阶段的企业,管理人员是是不想把时间消磨在办公室里的。公司既想加强组织化程度,又想保持同样的增长速度。这两种要求却是相互排斥的。

公司必须让销售上的步伐慢下来,才能有精力解决企业的组织化。但是企业在这时采取的典型解决方法是“没错,我们必须加快企业的组织化程度。”于是他们买来计算机以加快办事的速度。由于他们没有用多少时间和精力去认真考虑企业的需要,所以他们只是把自己的这种草率应付计算机化了。结果是现在他们具备了更快地犯错误的能力。

上述三个因素带来的最终结果是,冲突。比如“老人”与新来者之间的冲突,老板与专业管理人员之间的冲突,老板与公司的冲突等等。

有一点需要补充,就是老板找的这个人,一般都是委任常务副总的角色的,如果是部门经理,那在第二个因素当中就更“受伤”了。

7
发表于 2004-5-31 13:43:02 | 只看该作者

如果上面的内容的确跟你的公司的现实有很多地方相吻合,感谢爱迪斯,他在《企业生命周期》当中对于企业各个阶段的问题的分析真是太精辟了。

花钱请管理顾问公司导入过A管理模式。ISO9000质量体系,都以失败告终……”,公司在这个时候需要的是一个职业管理人员,老板在这方面一般难以胜任,失败是在情理之中。

“ 公司在信息化管理方面算舍得花钱的,使用有OA、CRM和全套财务管理软件……”,在这个阶段,公司没有用多少时间来精力来认真考虑公司的需要,计算机“化”的不是秩序,而是做事的草率。

“行政部要出台某政策,征求意见时是绝对接收不到任何意见的,但只要正式颁布实施,各种反对、批评意见就会铺天盖地而来。因此,行政人事部经理1年能换好几个,什么作为都没有……”,新的经理与老人的冲突可见一斑。

企业的转变需要的是什么?一个合理的组织结构和权限责任的明确?恐怕不太可能,在变革过程中,最关键的,也是最难的,是转变人的态度和行为。

先人后事?先解决人的问题?在目前的情况下,想让老板动手清理,难度估计很大。

在这里面我认为,有三个问题是需要解决的:

一是老板的意识问题。我们总把注意力放在规范化管理方面,现实情况是,企业在不同的发展阶段会遇到不同的问题,在需要规范化管理的时候需要解决的也不是技术层面的问题,而是老板对于这个问题的认识,以及在引进人才解决规范化问题时需要秉持的正确的观念。

这个问题,企业内部的人员很难解决。需要有一个外部能够值得老板信任的人,像朋友一样跟他剖析他遇到的这些问题的症结所在。

二是老板与新的经理人的配合问题。这个也需要外人的介入比较好一些。需要有值得老板信任的人跟老板谈,他跟新的经理人到底应该如何分工?配合当中有哪些冲突是正常的?作为老板该如何处理这样的冲突?经理人在工作当中会跟老人有哪些冲突?老板该如何处理这样的冲突?这些问题澄清了,经理人才能够发挥正常的作用。当然,前期是,经理人应该胜任这样的工作。

三是老人的观念和行为改变问题。每个人都有自己的利益所在,对抗新来的经理也是情理之中。姜汝祥有句话总结的很好,人们从来不拒绝改变,人们拒绝被改变。老板的观念做通了,对一些问题的认识正确了,由他来做老人的思想工作,可能是比较现实的选择。

可以采取软硬兼施的方式。一方面,可能公司一起吃饭喝酒,席间老板谈谈自己的不足,谈谈作为老人的代表,他在哪些方面应该改变,他希望老人在哪些方面应该改变。另一方面,在会议上,老板要表达对规范化管理的决心和对承担这项职责的人的坚定不移的支持。至少要让老人们感觉到,老板这次是动真格的。

至于解决具体问题,还不能算做核心问题。

lzl548兄的口气,应该比较郁闷。上面是从解决问题的角度,提的建议。从lzl548兄的角度,或者从行政部经理的角度,我认为应该去撬动这样的变革,在外部寻找合适的人员来解决上面的问题。

一点建议,谨供参考。

8
发表于 2004-5-31 15:41:46 | 只看该作者

呵呵,木人够能写的了。木人把该说的都说了,我说点另外的看法。

一个问题或质疑是:“已存在多年的问题”,究竟是不是问题?如果是问题,那么是什么性质的问题?就案例来说,我自己是看了个稀哩糊涂。“部门埋头于部门日常工作,都说很忙”,这是错误吗?“各部门与其它部门相关的工作,相关部门都很少认真配合”,“配合少”它究竟影响企业什么了?

显然,这涉及到对于企业管理问题的判断:我们使用什么价值判断标准,就会发现什么样的问题;没有了价值判断标准,就会将一些看不惯的现象,当做严重的问题来看待。事实上,绝大多数企业都存在着独自为政、沟通不够、冲突不断等等问题,在这些“问题”很轻微时,其实都属于“合理存在的问题”,这就象人体中总是存在着“合理的细菌”是一样的道理,只有当这些所谓的问题严重影响了企业某一项成就时,它才会真正的是企业管理必须修正的问题。

你可以使用很多价值标准来判断与衡量企业,譬如利润观、效率观、股东价值观、发展观等等,但唯独不能使用自己虚幻出来的、理想化的“规范观”,通俗点说,就是企业不能为了规范而规范。事实上没,一些看似井井有条、管理规范的企业正在遭遇着危机,而一些看似管理混乱的企业却拥有持续获取利润的能力,这个事实表明的是:企业的效益和发展与规范管理无关。

抛开具体案例,说点抽象的理论问题。有两个问题,应该是基础的原始问题,一个是“企业的组织结构是如何产生的”?另一个是“企业的每一个岗位(职务)是如何产生的”?这两个问题很重要,因为不同的价值观所产生出来的不同的组织结构和岗位,直接决定了整个企业管理体系的不同。

我自己认为自己是搞清楚了,或者说拥有了自己的价值观,我认为自己在《责任》一书中,应该是把这个问题说清楚了。简单来说就是:如果你认为企业组织是一个权力组织,你就会构建出等级制的韦伯式的官僚结构,你的岗位就会因权利的需要而出现,你的薪酬制度就成了根据权利的高低来排列的顺序,你的奖罚制度就会依据权利来行使。。。,但假如你认为企业组织是一个责任组织,那么,这一切的“权利管理体系”就全部被推翻了。

deans7587兄所说的“不知企业有多少人 感觉部门设置过多”等等问题,其实都是基于这两个原始问题的模糊。为什么“感觉部门设置过多了哪”?因为不知道部门、岗位是如何产生出来的,所以部门与岗位究竟是多?还是不多?也就只能是一种感觉了。

9
发表于 2004-5-31 16:13:06 | 只看该作者

古董兄对于问题的分析越来越深刻了,期待你的新书《硬币的另一面》的问世。并非是我能写,第一个跟帖是《企业生命周期》当中的章节,描述的是企业某一阶段可能遇到的问题,跟lz1548兄所谈的问题非常吻合,因此大胆猜测,这个公司正处于这个阶段,就把爱迪斯关于这阶段企业的问题给摘录了下来,也算是验证一下。

关于企业“问题”,的确如古董兄所言,这段时间咨询当中遇到的困惑,包括读书的感受,都让我在重新思考这个问题:什么是企业真正的问题?

如果把这段时间的感受总结起来,可能分为三个方面:

1、对于企业,冲突(矛盾)无处不在,无时不有。往往有一个误区,认为“好”的企业是没有问题/冲突/矛盾的企业,这是错误的。

2、对于管理而言,不是消除冲突,也不是解决所有的问题,而是要把冲突的能量进行适当的引导。

3、企业在不同的阶段,可能存在的冲突或者遇到的问题是不同的。规范化不是万能钥匙,如古董兄所说,对于企业发展的某些阶段,强调规范化是不必要的,甚至是错误的。

10
发表于 2004-6-1 13:19:39 | 只看该作者
以下是引用木人在2004-5-31 13:43:02的发言:

三是老人的观念和行为改变问题。每个人都有自己的利益所在,对抗新来的经理也是情理之中。姜汝祥有句话总结的很好,人们从来不拒绝改变,人们拒绝被改变。老板的观念做通了,对一些问题的认识正确了,由他来做老人的思想工作,可能是比较现实的选择。

老板观念得转变主要来自于他本身战胜自己得能力, 而对老人观念和行为方式得改变则主要是利益的重分配问题,必须建立在老板观念改变的基础之上了.

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