飞鸿谈管理：工作要有多细才能不出差错

目送飞鸿

        公司要与一家学院举办大学生创新创业孵化基地入驻揭牌仪式。因为涉及到市领导和学院领导的时间，所以许多事情都处在待定中。
        按照政府要求，公司草拟了仪式议程。建议由政府主管部门局长主持仪式，初定上午10点举行，具体日期要看市领导的安排定。
        议程通过微信发给学院，学院完善后由公司转发给政府主管部门审阅。他们看后向市领导报告，确定时间为周一上午9点举行。
        确定的时间通知学院后，学院表示每周一上午都要例行召开院办公会，院领导必须出席。为此又多方协调，一直到周五快下班时，才最终决定下来，时间不变。
        到了周日，又接到主管局长的电话。表示周一有一个重要会议要开，这次活动参加不了了，让他们的副局长到会并主持仪式。
        几乎是在同一时间，又接到学院的电话，表示让揭牌仪式上提到的学院第一批要进驻的三个项目都参加。因为这些项目之前都是公司与他们直接联系的，所以由公司负责通知。
        而在仪式要举行的当天上午，又接到政府主管部门的通知，表示另一个副局长也要参加，让把席卡加上。这意味着，会上要发给参会人员的议程也要同时修改。
        在这一系列眼花缭乱的变化和调整中，差错就此出现了。
        首先是通知项目负责人到会的时间不一致。在给他们打电话时，说明是周一上午9点到场。但转发给他们的仪式议程中，时间却没有改过来，还是之前的版本，上面的时间是10点。从而导致一名项目负责人在会议结束了才赶到会场。
        其次是主持人没有改全。公司是上午8点半上班，9点仪式开始，这就意味着只有不到半小时的准备时间。一到公司，在赶着打另一个副局长席卡的同时，又要修改议程并打印，同时又要到楼下迎接来参会的各位领导。匆忙中，只改了前面的部分，后面的名字没有改过来。
        这种事情应该不罕见，复杂活动多多少少总会出现一些差错。如何才能最大限度地降低呢？
        一是工作要向前赶并检查跟进。上面所有的沟通和调整，政府和学院都是直接和飞鸿对接的。而议程和席卡的调整和制作，则是由另一人负责。虽然飞鸿也及时把有关情况进行了透明，也努力跟进检查。但因为没有要求大家周一都要早到公司，以致临到跟前突然出现了要调整的内容时，时间来不及。无法做细致的检查工作，从而使问题没能及时发现。
        二是要加强版本管理。会前很多情况都处在变化中，总是需要不断地修改文档。而每修改一次，就要另存一次，导致同一文件会出现多个版本。如果不做好版本管理，就会出现本人清楚，别人不清楚的情况，容易出错。甚至有的时候连自己都会搞不清楚。所以在版本命名时，尽量避免“1.0、2.0”等。直接在文档后面写上日期应该是可让所有人都清晰的，比如“揭牌仪式方案（20170522）”等。
        三是有变化要及时调整。此次出现的时间问题，是与各方沟通最终确定后却没有及时调整有关。时间开始定的是10点，后来市领导只有9点可以，学院建议调整为11点。临下班时确定为9点后，就应该马上再按此改出一个版本来。因为没有这样做，加上之后也忘了此事，最终导致出现差错。