如何使用信息化进行中小企业人力资源管理

华恒智信咨询

引言：

在中国经济飞速发展的30年中，不少中小企业已经拥有了核心的技术，顶尖的人才和高端的设备，但是有些中小企业并没有拿到与自身实力相匹配的效益。究其原因，我们可以发现，企业内部的人力资源管理混乱是一大重要的原因。人力资源管理信息化水平的低下使得中小企业的技术，人才和设备没法发挥出最大的水平，这样就造成了企业资产的浪费和效益的下降。于是，如何为中小企业设计科学合理的人力资源管理制度，有效提升企业人力资源管理水平是企业管理人员亟待解决的问题，在众多方法之中，比较科学高效的信息化管理模式是很多中小企业追捧的人力资源管理模式。人力资源专家——华恒智信在这方面有着多年的关注和研究，本文是华恒智信为某中小企业搭建的信息化人力资源管理项目纪实。

【客户评价】

我们这样的中小型企业要发展有两个关键点，一条是要有自己的核心技术，产品结构要不断发展；第二是要有好的管理。现在我们人才有，技术也有，但是最难的是管理。华恒智信非常专业，帮助我们提升了企业管理水平，保障了企业进一步的发展。

【客户行业】液压行业

【问题类型】人力资源管理

【客户背景】

某中小型液压设备有限公司成立于2006年，位于山东省潍坊市。成立之初，只有五六个人，用租来的旧设备、旧车床进行生产，凭借着对人才和技术的重视，公司一直保持稳定的发展速度，已被评为山东省优秀高新技术企业。到现在为止，公司员工有150多人，拥有各类生产设备200余台，年产值近5000万。其主要产品有汽车转向助力泵、中高压齿轮泵、液压破碎锤、转向齿轮泵、高低压内啮合齿轮泵、摆线齿轮泵等，广泛应用于汽车、工程、农机、冶金等行业。

得益于先进的技术，相比同类产品该公司生产的设备具有主机好、系统好、效率高等优点，深受一些大客户的喜爱。但同时，由于生产管理落后，产品也存在细节不完善等缺点，在一定程度上影响了企业产品的销售。

【管理现状及问题】

作为一家生产技术型企业，技术创新是该液压设备有限公司的核心竞争力，人才则是其技术创新的关键所在。自成立以来，企业管理者对人才队伍的建设和技术创新就非常重视，也投入了大量的精力。目前，该企业的人才梯队建设主要通过以下三个方面来实现：（1）引进外部先进人才，公司负责技术研发的工程师平均每五年就换一批，以保证不断引入新技术、新思路；（2）与教育机构建立人才对接计划，引入专业对口的大学生、职业院校的学生等作为人才储备；（3）完善培训体系，加强对员工的知识和技能培训。

从以上几个方面可以看出，企业管理者对人才和技术都比较重视，但是，其整体的人力资源管理水平仍然较低，也制约了所引入的优秀人才作用的发挥。其人力资源管理主要存在以下两个方面的问题：

1、延续“作坊式”管理，规范化管理方式无法落地实施。

作为一家家族式企业，该液压公司长期以来都是“作坊式”管理，缺乏规范的管理模式，内部员工对于规范化管理的理念接受程度也比较差。目前，公司引入了一些相对规范性的管理办法，但是，执行起来比较困难，员工都存在一定的抵触心理，特别是对生产一线的管理人员来说，这些生产部门的中层管理人员大多是从老员工提拔上来的，他们习惯了“作坊式”的管理方式，对新引入的规范化管理理念不太能接受，又没有行之有效的工具去约束他们，很多制度无法落地。

2、生产缺乏规范化、流程化和量化的标准。

由于管理模式的脱节，生产缺乏规范化、流程化和量化的标准，部门之间沟通存在障碍，沟通不及时、不顺畅。生产车间仅凭经验去生产，生产过程中的问题也不会及时反馈，而技术部的人“闭门造车”，很少有技术研发人员会深入生产车间了解具体生产情况和问题，导致信息脱节。技术部门的技术改进或研发与生产工人的操作习惯和技术水平不能很好的对接，导致公司的很多创新技术得不到落实和执行。企业管理者指出，“工具很好，技术也不错，但是人不会操作，不知道怎么用”。

【华恒智信解决方案】

通过深入的访谈、调研和分析，基于对企业管理现状及问题的深入了解，华恒智信顾问专家团队提出“提升管理意识，引入信息化建设”的解决方案，具体如下：

1、提升管理人员管理意识和技能

管理人员是企业的中流砥柱，其管理水平也直接影响了企业的发展和进步。但是，目前很多中国企业，尤其是中小型企业的管理者仍比较落后，其管理意识和技能都比较传统，也较难介绍新鲜事物。基于此，华恒智信指出，需增强对管理人员的培训和辅导，以提升其管理意识和工作技能，并帮助企业搭建了管理人员的培训体系，基于各层级管理人员的工作职责和特点，建立了配套的培训课程，并提供了适宜的培训方式以供选择。

2、引入信息化建设

该企业的问题在于员工与管理者的想法不一致，缺乏一个有效的信息沟通通道，因此建议引入信息化管理手段，搭建信息化平台，使得各级管理人员随时可以了解到员工需要什么，欠缺什么。借助信息化管理软件，在华恒智信的指导下，该液压公司逐步搭建和梳理管理框架，包括生产管理上的一些计划制定和任务分解、基础管理方面的制度建设、售后服务方面的信息化分析等等。

（1）引入任务分解模块，解决技术落地问题

该公司采取的是传统的“作坊式”管理，在此前的生产管理中存在严重的信息不对称问题，技术研发部的最新成果无法很好的落实于生产实践中。信息化建设中，引入任务管理模块，对生产目标进行细分和量化，使得工人更明确自己的任务，有效解决了管理造成的执行问题。此外，由于员工之间缺乏通畅的交流和协作，无法发挥最大效用，借助信息交流平台，员工之间可以加深了解，促进沟通，缩短工作磨合期，进而提升工作绩效。

（2）梳理基础管理方面的制度，促进管理规范化

引入信息化管理的基础上，结合企业现有的管理问题，华恒智信帮助企业梳理了基础管理制度，其中包括内部流程的优化、制度建设、管理架构调整等，加快了企业规范化管理的进程。项目过程中，华恒智信帮助企业梳理了各项具体工作的“流程图”，并对流程中的关键点（比如，时间节点、信息反馈节点等）进行了进一步的明确，同时借助信息化管理的方式，可以使得具体工作的相关人员都能清晰的看到工作进展，也便于领导对下属的工作进行监督、资源协调等，促进各职责项的高效履行。

（3）加强对售后服务信息的共享及分析

目前，该企业的售后信息基本上只掌握在具体负责售后的人员手里，对设备使用过程中的一些问题、客户的需求等信息都没有及时反馈给设计部及生产车间，因此，设计部在对产品进行改进和研发时，依照的也只是自己对产品的了解，并不能完全贴切客户需求，在一定程度上影响了产品的销售和使用。因此，引入售后信息共享和分析模块，与产品设计和生产相关的负责人都可以清晰的看到客户的需求，并进而指导进一步的工作，同时，技术相关负责人也能及时了解到售后过程中所需要的技术支持，并提供资源和支持，进一步提升组织绩效。

【华恒智信思考与总结】

中小型企业实施信息化需从实际出发，在选择信息软件之前，企业必须首先明确自己的需求。当前，很多企业还是处在传统的手工管理模式，还处在由计划经济向市场经济转换的过渡阶段，企业管理有很多不足和缺陷。解决企业所存在的管理问题，也正是引进信息系统的主要目的。因此，企业在购买信息软件之前，必须对自身的管理进行诊断和冷静的思考，切忌跟风操作。