[转帖]从传统项目管理软件到SaaS的蠕变

双鱼1986

　　尽管中国经济受到经济危机很大影响，但依然保持着高速的增长，股市也开始好转，房市开始复苏。而对于企业，如何在生存中求发展，项目管理的好坏至关重要。每个企业都应该有一套有效的项目管理流程，而面对市场竞争日益激烈，如何提高企业项目管理的效率?就需要企业不断的创新与学习。
　　传统项目管理面临的弊端
　　一个项目启动后，需要计划、推进、管理等步骤，而项目组的成员需要明确分工，齐心协力，共享信息、协作工作才能更加高效的完成项目。在启动项目的过程中，您是否遇到过不断的开会而没有结果，信息更新却彼此不知道，项目进行中的混乱，成员们对项目进展情况没有及时了解，甚至彼此不知道对方整体在忙什么。以往，企业要要解决以上问题通常是不断开会沟通项目进展情况，不断的相互发送邮件共享项目相关文档。多次会议公司领导不一定每次都能参加，经常是没有结果，总是在讨论中。不断的发送邮件方式告知项目的进展，邮件太多容易混乱，因此，传统项目管理容易造成工作重复、扯皮、管理间隙，片面性与本位主义。正是由于传统的项目管理弊端而衍生出巨大的市场需求。
　　市场需求衍生出SaaS产品
　　目前，做的比较早项目管理软件是微软Project，确实提高了项目管理的效率与成果，但传统的单机版软件面临着高昂的费用与共享协同的欠缺并不能有效的解决项目管理中所面临的问题。而这几年非常火爆的SaaS、云计算行业也出现项目管理软件，如百会项目、易度、5A项目管理、趣客、快做等。在线项目管理以其强大的共享与协作功能，能随时更新文档，共享信息，就好象我们上学所用的黑板，项目成员中每个人都有一块位置，可以在上面写重要信息，项目成员都能看到，大家可以很清楚的知道项目的进展，彼此之间的工作，也可以随时更新自己发布的信息或者修改别人的错误，同时，各人的角色分为管理者、经理、雇员、承包商，高级别的有特权可以处理低级别各种信息，而成员中可以彼此游览与修改成员建立的信息，这样可以完全实现共享与协作。
　　在项目启动前要明确一个阶段要做什么、和谁一起配合做、什么时候开始、什么时候完成、有哪些会议、成员在做什么、有什么成果可以查看或者分享、有什么问题需要成员帮您解决、问题解决怎么样了、信息通畅怎么解决、和其他部门怎么沟通等等，运用项目管理软件能够非常有效的计划、跟踪、管理你的项目，那么哪款软件最适合自己，就需要企业在软件的功能、品牌、价格方面等方面进行多方面对比。

双鱼1986

　　数据显示，只有约29%的IT项目能圆满完成。根据项目管理顾问和软件提供商的经验，有许多IT部门都在不断重复着一些错误。他们中有的没有遵循标准的项目管理流程，有的没有配备适当的人员来进行项目开发与管理，有的缺乏对项目风险的评估。总得来说，IT部门在项目管理上的失误大多是由计划不当或沟通不畅所引起的。这些错误严重降低了项目的成功几率。
　　在下文中将罗列出14种常见的项目管理失误，帮助你加以比照、测量与改善。
　　用人不当
　　1. 缺乏适当的人员与技能
　　影响：用人不当与资源分配失调是项目管理失误中最常见的一种现象。一个项目能否圆满完成，人员与技能的配备占了主导因素。用人不当的结果往往会导致项目无法继续执行，这样就算计划再好，也是纸上谈兵。
　　解决方案：IT与项目经理应全面了解及掌控技能与资源情况，包括对项目顾问、合约承包商和外包商的详细评估。使用项目管理软件可以帮助项目经理充分掌握所有团队成员的技能与工作量分配。在了解分工与职责后，IT与项目经理就可以决定如何在日常工作和项目中合理分配资源。指派专门的资源经理来负责解决人员与资源的分配问题也是一个不错的主意。
　　如果你在项目人员分配上依然有困难，或许可以考虑先查看整个公司的项目组合，然后暂缓那些与商业战略关系不大，或非任务关键的项目，从而释放部分可用资源。
　　2. 缺乏富有经验的项目经理
　　影响：如果没有一名经验丰富的项目经理掌舵，项目很可能会随着发展而失去控制。
　　解决方案：聘用一名符合项目要求，并拥有出色人际关系处理技巧的项目经理。他应当有号召力，能够管理风险，并在团队成员和外部参与者之间起到协调作用。此外，一名优秀的项目经理也应该具备相关技术的知识与技能。
　　流程问题
　　3. 没有遵循标准的项目管理流程
　　影响：这是项目管理中的第二大常见失误。缺乏合理的流程会抬高项目风险，加大项目失败的可能性，最终导致无法在限定的时间与预算内完成项目。
　　解决方案：制定良好的项目管理流程能助你提高项目效率，并及时捕捉到项目执行过程中的各种问题，控制风险。
　　IT与项目经理应事先建立可重复的流程来进行项目规划、资源分配与成员沟通。这样才能保障项目所能产生的回报与成效。
　　4. 流程太多太杂
　　影响：过多的流程会让项目失去灵活性，继而影响参与者的积极性。
　　曾经有一家软件开发商告诉客户公司的项目经理，他们能够在不增加成本与工作量的基础上添加额外的功能，但项目经理却回绝了这一建议，因为他觉得公司用户并没有要求这一功能。其实，只要不影响项目预算与计划进度，又征得用户的同意，多添加一些功能是利大于弊的。
　　解决方案：提高灵活性，与项目支持者及参与者积极沟通。
　　5. 对项目变更缺乏追踪
　　影响：要么预算超支，要么进度拖慢(或两者兼有)。
　　解决方案：建立正式的变更申请流程，任何项目范围内的变更(比如添加新功能)都应在变更文件上详细注明，并由项目最高主管签字批准。此外，项目经理也需判别出该申请对预算和时间进度会产生什么影响。
　　6. 对项目动态缺乏了解
　　影响：管理学大师彼得德鲁克曾说过，无法管理就无法测量。反应到项目上，即无法及时协调资源，或对变更做出应变。
　　解决方案：使用软件。
　　7. 对小问题掉以轻心
　　影响：问题不会自己解决。如果对小问题掉以轻心，那么它们就会演化成大问题，最终成倍增加项目成本。
　　解决方案：加强项目团队成员的态度与意识，及早纠错。等到亡羊补牢，为时已晚。
　　计划问题
　　8. 没有定义项目范围
　　影响：如果商业与IT部门没有事先定义项目范围，那项目终将无法满足预期的成效，IT也会缺乏方向来如期完成项目。
　　解决方案：通过商业用例和范围划定来纠正错误定义的项目。
　　9. 忽略项目之间的关联
　　影响：忽略项目之间的关联会造成资源分配失调(比如配给某项目的人员也是另一项目所需要的)，从而影响项目进度，作为连锁反应，其它项目也会受到拖累。
　　解决方案：在制定项目计划时将关联因素考虑在内。与项目参与者多交流，并绘制项目关联表，可协助你明确了解各项目之间的关系。
　　10. 风险评估过于随意
　　影响：项目脱离原有轨道，IT需清理预料外的麻烦。
　　解决方案：风险评估应是项目计划的一部分。可以在团队中进行头脑风暴，收集可能的风险因素，然后设法规避这些风险。这一活动不会花费太久的时间，而且他也能帮助你在正式开始前充分了解项目的软肋所在。
　　11. 对用户抵触心理认识不足
　　影响：用户对新技术的抵触会让项目所投入的资金与精力白费。
　　解决方案：在项目计划阶段先考虑到推行过程中的阻碍，并设法化解这些阻力。与那些工作将受新项目影响的用户交流沟通，向他们阐述项目会给他们的工作流程带来的有利变化与价值。
　　12. 时间进度表欠完善
　　影响：团队成员对何时完成何种任务没有概念，对整体项目的按时达成形成阻滞。
　　解决方案：最简单的方法是判别出项目中所有的活动，并在这些活动后面标注预计完成日期。使用项目管理软件亦可创建进度计划表。
　　沟通问题
　　13. 对不合理的项目期限不作反驳
　　影响：使自己陷入无法如期完成项目的窘境，并有损IT部门的信誉。
　　或许公司所设定的项目期限过于苛刻，而IT部门强行完成只会起到反作用。
　　解决方案：IT经理应向公司管理层解释无法预期完成的实际困难，以及强行完成所需付出的代价(比如成本大幅上升，资源预算超支等)，让管理人员在成本和速度之间做出选择。
　　14. 与项目支持者、参与者缺少沟通
　　影响：IT无法达成预期的要求。
　　解决方案：在传递关键书面文件与表格的同时加以当面说明，并用对方能够理解的方式简明地阐述要点(有些商业人员不会理解长篇大论的技术术语)。
　　在这种沟通互动中，其实公司的商业分析师在用户与IT之间扮演了一个非常重要的协调角色。
　　建议对参与项目，或受项目影响的所有商业成员提供一份项目综述(从计划到部署)，并标示出那些活动要求商业人员参加互动，以及互动的目的。总之，IT应多花一些时间来指导商业部门了解项目执行的步骤。

powerproject

基于SaaS的模式肯定是一个趋势，但目前由于国内的诚信体系在没有建立之前，项目管理软件暂时不太可能大规模朝SaaS模式上转变。