幸福行动家 线上课程（69）超高效方格纸时间管理（3） 217/300
每一个人的一天都只有24个小时，所以我们都必须学会利用有限的时间资源，完成应该真正重要的事项。因此上篇文章我们提到了方格纸时间管理中的五分钟原则、无敌模式。而今天我们要讨论的就是封闭清单及明天原则，让我们对想做的工作设限，但却能增加效率。
（1）封闭清单 VS 开放清单
有一次我和青商会的秘书小姐讨论时间管理，她让我看她的outlook待办事项，洋洋洒洒有五十条以上。她和我说"虽然事情都记上去了，但是执行时却常常会分心。"
这是因为她的outlook待办事项属于一种开放清单，ㄧ有想要做的事情就直接放入，清单自然越来越长。试想如果有源源不断的事项进入我们的清单之中，我
们怎么可能完成所有的工作。固然有一个完整的待办事项清单相当重要，但是执行时，还是需要封闭清单，仅放上有限的事情，防止工作无限制的繁殖。
想想如果我们放完特休长假回来，要整理email信箱，我们有两种处理的方式
a. 如果以开放清单模式处理，我们会先看看哪些信件比较重要，其他先放着，等会儿处理，但是接着新邮件就来了，根本无法真正清空收件匣。
b. 如果换一个方式，以封闭清单模式处理。我们会先下载所有的email，然后就下线（新邮件不进来），在一定时间内，专心将这些休假期间的信件全部处理完。
哪一个效率会比较好呢？
(2) 封闭清单
之前在写 线上课程（49）排程 时，我用运积木与积木箱表示方格纸时间管理的概念，右边的箱子就代表了时间，左边的积木，则是我们想要完成的事情。我们只能挑选部份积木放进箱子，之后就要专心地处理，这样才能真正把事情解决。这个箱子，就代表我们的封闭时区及清单，如何能够有效的运用封闭清单呢？让我们看看封闭清单的几个特点。
a 做的事情只会越来越少
像上面的封闭清单只有四件事情，每完成一件，就少一件，也就是说，不会看到持续增加的事情进入清单，这让我们越来越专注。
b 享受完成清单的成就感
也因为只有四件事情，而且一定可以完成，因此当我们完成这四件事情，才能真正享受完成清单的成就感。
c 利用期限效应进入"无敌模式"
这四件事情的预计完成时间是11：52，这就产生了期限效应，让我们作事情时会专注于成果上，甚至进入我称之为"无敌模式"的状态，不仅做事效率好，精力又很旺盛。
运用方格纸时间管理法来做事情，可以激发我们许多的效率，大家一定要试试喔。
（3）明天原则
生活中，我们常常把紧急当作重要，有些事情急，但是以长远的眼光并不重要，有些事情不急，对事情的推动却有举足轻重的影响，为了解决这个问题，就让我们有了第四个原则"明天原则"--没有什么事情急到不能等到等下再做。
a. 不要高估事务的紧急性
幸福行动家时间管理系统有收件匣的概念，当我先把事情记录下来时，常常看到请我协助的人露出了信任的表情，因为他们知道我会把这件承诺当作一回事，也会变
得不那么紧迫要求。事实上，即时完成比立刻去作更能得到他人的尊重，千万不要高估事情的紧急性。否则我们只会成为四处灭火的救火队队员，没有时间思考做对
的事情。
b. 写下来能让我们进入理性状况
当一件杂事进入我们的意识领域时，如果需要两分钟以上的解决时间，先记录下来，这会让我们进入理性思考的状况。如果我们对事情有固定的处理模式，而且一贯的信用良好，也会增加别人对我们的信任，愿意配合我们做事的模式。
c. 随机行动 VS 封闭清单
把待办清单的开口封闭，不轻易让随机出现的行动加入我们的清单中，是避免清单无限制繁殖的最好办法。除非封闭时区内的所有事情完成，或是时间到了，决不加入任何事情，那些事情可以等一下的时区再做，或者明天再做，这才有可能今日事、今日毕。
明天原则不是把事情拖到明天作而已，而是让我们思考一下，接到手的事情要如何集中、批次、更有效率的处理，这是我们时间管理成功的关键。
结论
这几天和家人到彰化花坛老婆娘家渡假，但是一早起来事情仍然继续进行，因为我也带了旅行版的RHODIA方格纸（见上图），持续进行时间管理。虽然一整天的行程大多是外出，但是也有效利用晨间时光处理了不少事情。
今天我们讨论的是封闭清单，每一个方格纸时间管理其实都是由4、5件事情构成，在限定的时间内完成。限定做事的数量，也限定做事的时间，这会让我们有更好的效率。方格纸时间管理中的五分钟原则、无敌模式、封闭清单及明天原则，值得大家试用看看。
有任何心得及问题，也请不吝提出喔。
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