CCP_Nina的案例作品：开源节流，从打印开始——揭示企业现代化管理的盲区

CCP_Nina

开源节流，从打印开始——揭示企业现代化管理的盲区
作者：CCP_Nina

 

背景说明：
    如果你问一位企业的老总：“贵公司的管理到什么水平了？”大部分人会如数家珍似地告诉你，他们什么时候过的ISO认证，什么时候上马的ERP管理系统，什么时候请五大（即普华永道、凯捷安永、毕马威、德勤和埃森哲）来做过咨询、诊断等等，听上去的确让人感到，大部分公司的管理在几年内进步了一大块。但在这之外，依然存在着一块不大不小的管理盲区——即打印管理。
我们可以做个调查，有多少老总知道自己公司里有多少台打印机，知道它们每年要消耗掉多少打印纸，要换多少只矽鼓、墨粉……。不要小看这项管理，对它管还是不管，如何管，都会直接影响公司的成本、效益乃至公司形象，甚至影响到我们所赖以生存的环境。
实现IT信息管理手段，是企业现代化管理创新不可或缺的重要选择。打造信息资源完全共享的一体化信息管理应用平台，以适应企业科学决策，迎接市场更加严峻的挑战，这已经成为企业的共识。面对新的管理模式以及日趋先进的软件技术手段，如何使企业IT投资发挥最大的应用价值？如何构建信息管理一体化？

主题内容：
    案例需求分析：
某国有大型设计院，拥有员工3000人，年产值约几十亿元。主要承接该行业的工厂、工程的设计任务，产品以设计图为主，所以出图量和打印量都非常大，而且这些直接和企业的成本、效益相关联。目前该院的管理是基于自主开发的一套办公管理平台，目的在于希望得到各项资源的精确量化数据，后台管理数据涵盖了从门禁（即员工进出办公大楼的时间）到食堂吃饭的时间和费用，从出差审批到项目管理等等，可以说很全面，但围绕打印却无法做到精细的成本统计及下一周期的准确预算，在打印管理上缺乏科学的、实时的统计数字作为管理依据。因此，迫切需要解决当前面临的打印管理问题。其实对于这一块，客户从感性上也常常感到有需求，因为纸张消耗太快，经常一卡车纸运来了，一个星期就用完了，管理者却不知道这些纸张被具体用在哪个设计项目上。因此，客户迫切需要一套打印管理解决方案，以便把这块管理漏洞补上。
客户寻找打印管理解决方案已近两年，期间试用过很多软件，均因为存在这样或那样的问题而告失败。在了解了客户的实际问题和现在的运行状况以后，我给客户推荐了一套来自德国的JScribe智能服务器解决方案（简称JISS），它以良好的稳定性、贴心的易用性和超值的性价比，赢得了客户的好感。客户经过长时间的全真模拟试验，最终满意地接受了JISS方案，目前已安装使用一年多，售后体验非常满意，经常向别人推荐我们的打印管理方案。
JISS方案是基于C/S架构和B/S架构的、对连接到公司网络的所有打印机以及本地打印机进行自动评估的软件。由于内嵌了IBM 的DB2数据库，可以确保海量数据的准确处理，从而满足了客户对稳定性的要求。同时，由于JISS是基于对打印作业采取旁路监听的工作原理，它能够不受打印机品牌限制，而记录所有打印机以及绘图仪上的所有打印作业的实时统计数据。而且客户既不需要改变现有的打印工作流程，打印速度和网络传输速度也丝毫不会受到影响，从而满足了客户关于易用性的要求。
JISS解决方案的具体实施：
在信息中心内部，在网域内部署一台Windows2003 Server的JISS服务器作为控制台(JISS Server）；与此同时，在全部4台打印服务器上安装JISS监控端。
实施效果分析
打开IE浏览器，管理员可以轻松访问控制台，查询打印事件记录。围绕每一条打印记录可有44项之多的内容记载，包括打印时间、日期、用户名、打印机名称及IP地址，以及用户最为关心的打印页数、成本和纸张大小，特别是绘图仪输出的非标纸的大小。客户可以根据需求，自定义灵活多样的报表。既可以查看设备运行情况，也可以查看每个员工的打印情况，还可以查看到以部门为单位的打印成本报告。同时JISS还运用了权限管理的概念，普通用户也可通过IE浏览器查看自己的打印历史记录。

整个系统部署后，我们根据客户的管理需求，特别为客户定制了下面几种统计报表：
 部门月报表——可看到每个部门每月总打印量（页数）及成本；
 每天打印成本超过100元的员工清单；
 每天打印页数超过50页的员工清单；
 所有打印机的月工作报告——可清晰地看到打印机的工作负载是否平衡；
 所有单次打印作业量按1-5页，6-10页，11-25页……直到101-250页分类统计；
 所有打印作业中单页打印与双面打印的统计对比，由此可看出员工的打印习惯
……

由于加强了精细化管理，每个员工及部门的打印成本一目了然，项目成本也得到精确核算，因而员工更注意成本节约，企业形象也得到很大改观，打印机上不再堆放着无人领取的打印件，上班不再有人打印与工作无关的私人文件。运行一年来，据不完全的初步统计数字表明，企业已在打印成本方面的节约达10%之多，这意味着企业在投资了区区几十万元之后，得到的是从每年近千万元的打印成本中节约下上百万元。特别是经过一段时间的统计发现，现有打印机的工作负载极不平衡，既而重新调整打印机部署，精简掉40台打印速度慢、利用率不高的打印机，转而部署为4台性价比较好的高速打印机，这样一来，不仅降低了打印成本，而且还减少了对环境的污染，减少了打印机占地。更重要的是企业弥补了管理上的一个盲区，使得整个设计院的系统信息化建设更加完善。

案例经验总结与启发：
目前，大部分企业不缺乏管理意识，但缺乏精细化管理的落实。上述案例中的打印管理盲区就是非常有代表性的。我们的任务就是发现客户管理上的盲区，帮助他们认识到其危害，并提供及时补救的解决方案。

    

robbielian

有借鉴意义,企业要对成本费用进行有效管理.

但本案例有特殊性,打印成本构成了本公司的主要成本之一,对其节约管理,能起到较大效果.

如果我公司导入该系统.投入大于产出,不值.

zhshimao

有 道理，正所谓留心处处皆管理！