[原创]用好MS Outlook之任务篇
<font size="3">对于很多办公室员工来说，</font><font face=", serif"><font size="3">Outlook</font></font><font size="3">（注意，不是</font><font face=", serif"><font size="3">Outlook Express</font></font><font size="3">哦！）也许是使用的最为频繁的办公软件之一。而且现在病毒泛滥的实在厉害，很多公司的电脑现在都不允许员工私自安装软件。要用怎么办？尽可能的从现有的软件里面尽量发掘功能喽！虽然很多人都使用</font><font face=", serif"><font size="3">Outlook</font></font><font size="3">，但是大部分人都只是用来收发邮件而已，如此一来，和</font><font face=", serif"><font size="3">Outlook Express</font></font><font size="3">还有什么区别呢？好好按照自己的习惯设置一下，</font><font face=", serif"><font size="3">Outlook</font></font><font size="3">在我们的任务管理和时间管理方案还是可以发挥很多作用的。</font><br/><br/><p class="cjk"> 在说如何用好<font face="Verdana, sans-serif"><font size="2" style="FONT-SIZE: 10pt;">Outlook</font></font>之前，我们再来看一下我们的时间管理的基础原则，实际上就是以前介绍过的<font face="Verdana, sans-serif"><font size="2" style="FONT-SIZE: 10pt;"><a href="http://www.folo.cn/user1/251/archives/2006/942.html">GTD</a></font></font>方法中的一些内容。</p><ol><li><p class="cjk">不要把要做的事情全部记在自己的脑子里，那样会很累的。</p></li><li><p class="cjk">确定下一个需要实际采取的行动，在我们的任务清单里面只有实实在在可以去做的事情才是有意义的。如果只是很笼统的写一个目标，而没有把需要做的事情列出来，估计大部分的目标是永远都不会完成的。</p></li><li><p class="cjk">定期的检查自己的任务管理清单，只有保持自己的任务清单基本是在最新的状态，这样你才能放心的信任它，把自己的头脑解放出来，不是吗？</p></li></ol><p class="cjk"></p><p class="cjk" align="left" style="MARGIN-BOTTOM: 0cm;"><font size="3">任务”篇</font></p><p class="cjk" align="left" style="MARGIN-BOTTOM: 0cm;"><strong><font size="4">重新定义“类别”和“主题”</font></strong></p><h3 class="cjk"><img alt="" src="http://photo.bababian.com/20070118/1F343B0311ADAB6EEE16BE1D4EFD8A9A_500.jpg"/></h3><p class="cjk"></p><p class="cjk" align="left" style="MARGIN-BOTTOM: 0cm;"><font size="3">上面这个新任务对话框估计大家都应该很熟悉吧！在这里我们用的最多的将是类别和主题了。</font></p><p class="cjk">类别那里填什么呢？还记得<font face="Verdana, sans-serif"><font size="2" style="FONT-SIZE: 10pt;">GTD</font></font>中的<font face="Verdana, sans-serif"><font size="2" style="FONT-SIZE: 10pt;">context</font></font>和<a href="http://www.folo.cn/user1/251/archives/2006/13853.html"><font face="Verdana, sans-serif"><font size="2" style="FONT-SIZE: 10pt;">MLO</font></font>中的<font face="Verdana, sans-serif"><font size="2" style="FONT-SIZE: 10pt;">places</font></font></a>吗？我们就把用这个类别来代替了。我们可以在主类别列表里面加入自己需要使用的类别。</p><p class="cjk"><img alt="" src="http://photo.bababian.com/20070118/D63306B1FD5F03CAA7A71B7F93CFB2FD_500.jpg"/></p><p class="cjk"></p><p class="cjk">主题里面填什么？当然是实际需要采取的行动了。这样每一个行动就和一个类别对应了。</p><p class="cjk"><font face="微软雅黑"><font size="4"><b>整理任务视图</b></font></font></p><p class="cjk">首先把现有的任务栏里面内容全部安装上述的方法整理一遍，或者索性全部删除（建议打印一份做硬拷贝备份）。然后点击左边面板“当前试图”下面的“自定义视图”。点击“字段按钮”，添加下属几个字段，点击确定按钮关闭对话框。</p><p class="cjk"><img alt="" src="http://photo.bababian.com/20070118/F82786EB644FB0B554A90874498B99F0_500.jpg"/></p><p class="cjk">然后重新点击“筛选”按钮来打开“筛选”对话框，在高级页面下添加一条条件。</p><p class="cjk"><img alt="" src="http://photo.bababian.com/20070118/DA7B8B9D6ACC22E6DB39ACAA6E07DCB5_500.jpg"/></p><p class="cjk">最后选择视图菜单下的排列方式，选择“类别”。</p><p class="cjk">这样你的任务面板改造就完成了，看起来是不是舒服很多了？你可以打印一份出来，随时带着，当你在恰当的场合下，你就可以看看你有哪些任务可以完成了。</p>[此贴子已经被作者于2007-1-19 8:28:50编辑过] <p>其实很多软件都有很多功能，只是我们很少有<strong><font face="Verdana" color="#61b713">nisky</font></strong>兄如此用心去挖掘。</p> <p><strong>MS Outlook结合另一个知名软件，会有更好的表现。不好意思，飞猫一时想不起。说了等于白说。</strong></p><p>兄台好文章。飞猫转贴到自己的大本营去。</p>
[此贴子已经被作者于2007-1-18 18:04:14编辑过] <div class="msgheader">QUOTE:</div><div class="msgborder"><b>以下是引用<i>会飞的猫</i>在2007-1-18 18:02:48的发言：</b><br/><p><strong>MS Outlook结合另一个知名软件，会有更好的表现。不好意思，飞猫一时想不起。说了等于白说。</strong></p><p>兄台好文章。飞猫转贴到自己的大本营去。</p><br/></div><p></p>再想想，再好好想想！ <div class="msgheader">QUOTE:</div><div class="msgborder"><b>以下是引用<i>阿懒</i>在2007-1-18 17:52:47的发言：</b><br/><p>其实很多软件都有很多功能，只是我们很少有<strong><font face="Verdana" color="#61b713">nisky</font></strong>兄如此用心去挖掘。</p></div><p>是参考了很多人的文章的结果</p> 好像是微软的EXECL。飞猫有时记性很差，有时记性却又……，晕倒中。 <p>想和你探讨一下，我的分类方法是根据“任务”“事件”的性质来决定，比如：分为会议、家庭生活、客户拜访等。而不是象GTD里面介绍的用“地点place"来分类。之所以不用“地点place"是因为不好操作，用性质来分类可以和联系人的分类一起适用。</p> <p>我以前一直用FOXMAIL来接收邮件，现在邮件量越来越大，而且很多邮件都需要很多工作日才可以处理完成，加之往来的客户越来越多，事务越来越杂时，越发觉得力不从心。</p><p>近来一有时间就在摸索ms outlook的用法，看了楼主的文章，受益匪浅呀！非常感谢！</p><p><strong><font face="Verdana" color="#61b713">nisky，以后可要多多向你讨教哦~~~~</font></strong></p> <p>请问nisky</p><p>我按照了你的方法设置，但是根据类别显示的时候，我只想把还没有做的事情显示出来，而不想把已经完成的事情显示出来（因为事情太多，只好只显示未完成的信息），请问如何设置</p><p>万分感谢</p> <p>还有我发现了一个很好用的处理办法</p><p>有时候我们在写任务的时候，只能够设置开始和截至日期，而不能够直接写执行时间，并把它显示在日历项目里面</p><p>但如果我们想一步到位呢？那如何做</p><p>其实这个方法很简单，只需要拖动这个任务到左边的日历栏里，它就会自动弹出一个对话设置框，然后在上面就可以设置执行时间了，呵呵，我觉得很好用（因为不用同时在日程安排上在写多一次嘛）</p><p>不知道有没有更好的办法呢？望指教</p><p> </p>
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