[原创]我的时间管理实践（软件应用篇）

旅程无限

续上篇：我的时间管理实践（硬件工具篇）http://www.21manager.com/dispbbs.asp?n=147,147366,0,0,0,0,0,0

常用软件：笔记本电脑：Outlook2007、MindManager pro7、OneNote2007、同步软件；

　　　　　PDA手机：Spb Diary

软件的选择经历了一个到处试用然后固定的过程。了解GTD是从去年购买了PDA手机后才开始的，当时主要在PDA的论坛里看到了许多介绍PDA管理时间的介绍，试用了MLO、ListPro等软件，但都没有坚持下来，原因是没有很好的中文版本，更重要的是因为与电脑的同步不方便。

在经历了一番选择之后，还是确定以Outlook做为时间管理、人脉管理、邮件管理的主要工具。

具体方法结合GTD的六个流程“ 收集、加工与组织、排程、行动、检视、更新”展开阐述：

一、收集：

理念：

GTD一书中建议我们需要通过记录的方式把头脑中的各种杂事移出来，放入收件匣。通过这样的方式，头脑不用塞满各种需要完成的事情，才能集中精力在目前进行的事上，这也就是时间管理的第一阶段收集杂事。

具体方法：通过Outlook里的“新建任务”来做收集的动作，并汇总成“待办事项列表”，这样对自己的工作就了然在胸，同时通过同步工具将任务同步到PDA手机里，以实现随时查看、随时提醒。

在GTD里，建立完整的行动清单是非常重要的环节，按twshi的说法即是：“

如果能把建立清单当作是一种生活及工作的习惯，日复一日不间断，就是在练习黑带级时间管理了。因此，想要做好时间管理，学习列好完整清单的习惯相当重要。”

我们常常面临的不仅仅是小事，更多的是一个一个的项目，按GTD的说法是应该将项目分解成具可操作性的待办事项，也就是将复杂的事情简单化、可操作化，这点非常重要，也是实施GTD时经常会犯的错误，即只列明项目而没有分解，如“看书”其实是一个项目，可操作的“任务”应该是“看该书的第X章节”。只有这样，GTD才会持久坚持下去。

对项目分解这项重要的工作，我利用MindManager这个思维导图软件软件：

MM软件中有新建任务的选项，通过思维导图的形式分解项目成为一件件可操作的具体任务，清晰明了。

从电子邮件中拖拽添加任务的方法也非常方便：

我们经常收取邮件，并因此按邮件的要求完成相应的任务。在outlook中支持方便地拖拽添加任务的方式，即用鼠标左键点击邮件并拖拽至任务栏后立即可弹出新建任务对话框。（详见附图）

以上即是收集的相关步骤与方法。

 

该贴来自群组：时间管理实践(FTF和GTD)

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二、加工与组织：

理念：（摘自twhsi的GTD文章）

我们的收件匣中堆积了许多杂事，但是杂事无法管理，我们必须加工成行动，并用不同的场合来组织，这样到了要执行时，生产力才能大增，这个阶段有三件重要的事情。

a. 清空收件匣-就是将杂事一件一件的拿出来。
b. 将杂事加工-将杂事转化成可以执行的行动。
c. 依场合放置-将加工后的行动放在行动清单。

建立完整的行动清单是一种聚沙成塔方式，加工处理每一件杂事产生行动，再将每一个行动，放到一个合适的场合，日积月累，我们的系统就放置了许多行动。一来，我们要做事时，可以依照场合批次执行，节省大量时间。二来，当我们拥有完整的行动清单，脑袋就不用担心有哪件事情忘记了，压力就减少了。

我的具体方法：

关于如何组织待办事项这部分，我的实践与GTD不同，GTD强调的是场合（place)，按不同的场合来组织。但我的实际工作中场合比较简单，基本上是单位、家的两点一线，因此我的实践是以柯维的“角色”理念为基础。

我以自己的担负的职责为基础划分待办事项的类别，具体说就是：我在工作上是一家保险公司的管理人员，主要负责各级销售组织的销售管理工作；同时，我拥有律师执业证，也有往律师行业发展的规划，因此专门设定了一项分类；在生活上，我是父亲、是丈夫、是儿子，是家庭的支柱，因此归纳为家庭生活；同时我自己有一些个人兴趣（看美剧、电影等）及学习一些投资理财，因此将之专门归纳成“休闲娱乐、个人生活”等。在outlook里设定以上各种分类后，通过颜色区分开来，非常的简单明了。（详见附图）

以下是与PDA手机同步后的图片。

[此贴子已经被作者于2007-11-2 12:08:42编辑过]

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QUOTE:

以下是引用pauljx在2007-11-4 19:03:38的发言：

看了楼主的GTD及MO生活,深受启发,立即重装OFFICE2007并安装了MM,但对OUTLOOK2007和MM并不太熟悉,导致出现软件使用不畅及如何与手机同步等问题,希望有更详细的操作介绍.

谢谢楼主!

应该会很顺畅的，请具体告知出现什么问题，我再做相应的解答，让大家共同学习进步。

关于手机同步，不知你的手机是否也是PPC手机，你可以看看我的另外一篇：《我的时间管理实践（硬件工具篇）》http://www.21manager.com/dispbbs.asp?n=147,147366,0,0,0,0,0,0，希望能对你有帮助。

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QUOTE:

以下是引用oea在2007-11-4 23:51:23的发言：
呵呵，最近也准备用Outlook来进行GTD的，毕竟Outlook的是工作上最常用的一个软件。。也在研究中。

是啊，正因为经常使用，而且功能强大，所以是我现在唯一的选择。希望有机会交流。

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QUOTE:

以下是引用pauljx在2007-11-5 15:05:06的发言：

      看了楼主的GTD及MO生活,深受启发,立即重装OFFICE2007并安装了MM,但对OUTLOOK2007和MM并不太熟悉,导致出现软件使用不畅及如何与手机同步等问题，主要是：

      1、在配置OUTLOOK电子邮件帐户时，是键入已注册的163或雅虎邮箱吗？提示需要网络密码，是邮箱的密码吗?但提示不对，需要键入INTERNET服务商提供的密码，那是什么？

      2、在OUTLOOK中，待办事项的分类重命名没有找到命名框，无法对分类进行命名，比如：分类命名为家庭生活、律师事务等；

      3、在MM中分解项目，是将OUTLOOK中的项目导出到MM中？还是在MM中分解项目后再导回OUTLOOK？我从OUTLOOK中导出后项目后，在MM中出现的是子主题，有结束时间、起始时间、优先级等，是在这个基础上进行分解吗？如果在MM中分解好项目到回OUTLOOK，又是与原主题处于同一层级，看不出主题与子主题，层次不清，如何分类及显示层级？

      4、与手机同步，要考虑手机操作系统吗？目前有那些手机可用？SPB DIARY软件在哪可下载？

      本人十足菜鸟，但万分向往楼主的MO及有效率的生活，谢谢楼主分享！

其实网友oea 的回答已经很全面了，我再稍微补充一下：

1、配置邮箱是在“工具”菜单下的“帐户设置”，点击之后会弹出一个“帐户设置”的对话框，对话框里有“新建”、“更改”的选项，你根据不同的情况进行设置。在设置的时候肯定是输入已注册的163或雅虎邮箱的邮箱密码，但要注意邮箱服务器信息的设置情况。我的126邮箱设置情况（详见附图1）你可以参考一下。

2、关于分类：你点击“编辑”，在弹出的菜单栏的最底端有个“分类”的选项，点击之后请选择“所有类别”会弹出一个“颜色类别”的对话框，在该对话框里有个“新建”的选项，你点击它即可设置。

3、关于MM分解项目，我的实践是在MM中分解项目后导回outlook，其实没有导回的说法，在MM里有个新建任务的选项，你点击之后可以直接弹出outlook的新建任务对话框，直接设置即可。这点在原贴的图片里已经有所说明。你可以再仔细看看。

4、与outlook同步顺畅的当然是同属同一家公司的windows CE系统（即PPC或smartphone)，，SPB DIARY可以在以下这个网站下载：http://www.3gfan.com/，这是一个专业的智能手机软件的网站，我都是在这里下载智能手机软件的。

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三、排程：

理念：排程就是安排行程，在GTD的理念中，日历是个“圣地”，只有明确时间约定的事件才放入日历，其余就放在待办事项栏里。这点其实和outlook的程序设置是不谋而合的，在outlook中为什么要分别设置“任务”和“日历”呢，我想它们的区别也就在于一个是确定时间的（即Must do)，另一个则相对没有确定罢了(可做可不做， 希望你尽快做，但不设时间，根据地点、剩余时间、精力、优先度而定）。

前两天在GTD　LIFE的论坛上一篇《销售时间管理培训感想》中有一段话我感触很深：“最简单或最原始的时间管理工具就是"记录自己的时间并回顾"。”老子说：“天下难事必做于易，天下大事必做于细”，时间管理的实践中最基本的也就是从“记录自己的时间”开始。

我的具体实践：

每当我将“待办事项栏”里的任务完成时，我会用鼠标将该条“任务”拖往“日历”栏，即弹出一个新建“日历”的对话框，我会详细设置“开始时间”和“结束时间”，同时将这件事的相关情况（比如心得、体会、感想等）记在下方的编辑栏里。这样不断重复，一天的时间就被这一件件完成的任务所排满，日子自然过得充实而丰富了。（详见附图3）

四、行动

关于行动最重要的是“一次只做一件事”，这点在褪墨的文章里有精彩的阐述：

执行，作为一切时间管理的核心，同样是ZTD中非常重要的一部分。如果你不执行计划的行动，那其他的所有管理习惯也就是无意义的，你准备的工具、管理系统、计划列表、任务清单等等也就是白费了。所以执行是所有习惯中最最重要的！

ZTD着重于在不分心的情境下，一次只执行一件事。千万不要多线工作，也不要让你的工作突然中断。这里是一些建议，希望你能够真正地执行行动并且完成它们。具体的建议详见以下链接：http://www.mifengtd.cn/articles/ztd-habit-4-do.html

五、检视：也就是回顾的意思。在GTD里强调要做每周回顾，关于这点，我的实践是设置每周日的晚上用一个小时进行GTD的每周回顾，这点通过周期性地日历安排设置在outlook里了。并明确地记载了回顾的内容：

1.
  Email：回顾并且清理“待定”和“即将到来”的文件夹。把那些拖了很长时间都没有处理的事情都删去。

2.
  To-do列表：浏览现在所有的任务清单，删除那些已经不重要的任务，并且重新给下周要完成的工作项目进行安排。
    

3.
  项目: 把每一个项目中的下一步行动都放入任务清单。对项目列表进行更新和整理。
    

4.
  日历: 检查下一周的约会和会议。把(参加约会或会议) 要做的预先准备加入任务清单中。
   

[此贴子已经被作者于2007-11-7 21:47:08编辑过]

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QUOTE:

以下是引用pauljx在2007-11-8 14:11:18的发言：

MM软件中有新建任务的选项，通过思维导图的形式分解项目成为一件件可操作的具体任务，清晰明了。

再请教楼主:

在MM中新建任务后，再分解成子任务，选择同步到OUTLOOK，在OUTLOOK中并不能显示任务和子任务的层级关系，是什么原因？如何操作？

谢谢！

因为在outlook中任务是没有按层级划分的，而是按“类别”进行划分的。这点与其他的GTD软件是有区别的。

因此，我的做法是这样的：用MM来分解项目，将项目分解成一件件具可操作性的“待办事项”（也就是outlook里的“任务”），导入到outlook中。

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QUOTE:

以下是引用denniszzg在2007-11-8 17:06:37的发言：
很棒的帖子。感谢楼主。因为没有养成好习惯，所以总是坚持不下来。以致PDA渐渐都束之高阁了。看到楼主的心得很惭愧。深刻反省中。。。

谢谢你的支持，人生就是好习惯与坏习惯的拉锯战，与你共勉！

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QUOTE:

以下是引用twhsi在2007-11-16 10:27:01的发言：
to 旅程無限
很棒的分享，加油，
理論之外也要工具上的實踐
有人用萬用手冊，有人用iGTD，有人用outlook
百花齊放才能讓更多人運用
感謝您的分享

不知道您也是律師呢 :>

谢谢你的支持，其实我是受你的启发才将自己的一些实践整理出来的。我一直在追你的时间管理课程，希望有机会多交流！

旅程无限

To:JYL739/阿峰AF，

谢谢你们的支持，希望大家多交流。