[原创]我的时间管理实践（软件应用篇）

旅程无限

续上篇：我的时间管理实践（硬件工具篇）http://www.21manager.com/dispbbs.asp?n=147,147366,0,0,0,0,0,0

常用软件：笔记本电脑：Outlook2007、MindManager pro7、OneNote2007、同步软件；

　　　　　PDA手机：Spb Diary

软件的选择经历了一个到处试用然后固定的过程。了解GTD是从去年购买了PDA手机后才开始的，当时主要在PDA的论坛里看到了许多介绍PDA管理时间的介绍，试用了MLO、ListPro等软件，但都没有坚持下来，原因是没有很好的中文版本，更重要的是因为与电脑的同步不方便。

在经历了一番选择之后，还是确定以Outlook做为时间管理、人脉管理、邮件管理的主要工具。

具体方法结合GTD的六个流程“ 收集、加工与组织、排程、行动、检视、更新”展开阐述：

一、收集：

理念：

GTD一书中建议我们需要通过记录的方式把头脑中的各种杂事移出来，放入收件匣。通过这样的方式，头脑不用塞满各种需要完成的事情，才能集中精力在目前进行的事上，这也就是时间管理的第一阶段收集杂事。

具体方法：通过Outlook里的“新建任务”来做收集的动作，并汇总成“待办事项列表”，这样对自己的工作就了然在胸，同时通过同步工具将任务同步到PDA手机里，以实现随时查看、随时提醒。

在GTD里，建立完整的行动清单是非常重要的环节，按twshi的说法即是：“

如果能把建立清单当作是一种生活及工作的习惯，日复一日不间断，就是在练习黑带级时间管理了。因此，想要做好时间管理，学习列好完整清单的习惯相当重要。”

我们常常面临的不仅仅是小事，更多的是一个一个的项目，按GTD的说法是应该将项目分解成具可操作性的待办事项，也就是将复杂的事情简单化、可操作化，这点非常重要，也是实施GTD时经常会犯的错误，即只列明项目而没有分解，如“看书”其实是一个项目，可操作的“任务”应该是“看该书的第X章节”。只有这样，GTD才会持久坚持下去。

对项目分解这项重要的工作，我利用MindManager这个思维导图软件软件：

MM软件中有新建任务的选项，通过思维导图的形式分解项目成为一件件可操作的具体任务，清晰明了。

从电子邮件中拖拽添加任务的方法也非常方便：

我们经常收取邮件，并因此按邮件的要求完成相应的任务。在outlook中支持方便地拖拽添加任务的方式，即用鼠标左键点击邮件并拖拽至任务栏后立即可弹出新建任务对话框。（详见附图）

以上即是收集的相关步骤与方法。

 

该贴来自群组：时间管理实践(FTF和GTD)

tianhjy

对偶很有启发，我也试试

blueex

谢谢 收下

阿懒

这只是收集，已经很精彩了。
期待后续。

旅程无限

二、加工与组织：

理念：（摘自twhsi的GTD文章）

我们的收件匣中堆积了许多杂事，但是杂事无法管理，我们必须加工成行动，并用不同的场合来组织，这样到了要执行时，生产力才能大增，这个阶段有三件重要的事情。

a. 清空收件匣-就是将杂事一件一件的拿出来。
b. 将杂事加工-将杂事转化成可以执行的行动。
c. 依场合放置-将加工后的行动放在行动清单。

建立完整的行动清单是一种聚沙成塔方式，加工处理每一件杂事产生行动，再将每一个行动，放到一个合适的场合，日积月累，我们的系统就放置了许多行动。一来，我们要做事时，可以依照场合批次执行，节省大量时间。二来，当我们拥有完整的行动清单，脑袋就不用担心有哪件事情忘记了，压力就减少了。

我的具体方法：

关于如何组织待办事项这部分，我的实践与GTD不同，GTD强调的是场合（place)，按不同的场合来组织。但我的实际工作中场合比较简单，基本上是单位、家的两点一线，因此我的实践是以柯维的“角色”理念为基础。

我以自己的担负的职责为基础划分待办事项的类别，具体说就是：我在工作上是一家保险公司的管理人员，主要负责各级销售组织的销售管理工作；同时，我拥有律师执业证，也有往律师行业发展的规划，因此专门设定了一项分类；在生活上，我是父亲、是丈夫、是儿子，是家庭的支柱，因此归纳为家庭生活；同时我自己有一些个人兴趣（看美剧、电影等）及学习一些投资理财，因此将之专门归纳成“休闲娱乐、个人生活”等。在outlook里设定以上各种分类后，通过颜色区分开来，非常的简单明了。（详见附图）

以下是与PDA手机同步后的图片。

[此贴子已经被作者于2007-11-2 12:08:42编辑过]

咏恩

觉得有些神奇，但还是想试一试，谢谢楼主！

uyasky

我用PALM，但GTD总坚持不下来。。。

alli

[em07][em07]

pauljx

看了楼主的GTD及MO生活,深受启发,立即重装OFFICE2007并安装了MM,但对OUTLOOK2007和MM并不太熟悉,导致出现软件使用不畅及如何与手机同步等问题,希望有更详细的操作介绍.

谢谢楼主!

amiao8848

一直想让自己过的更条理一些，看到您的这些工具，让我有了启发。

 

高效的人总是活的很规律

[em01]