[原创]用GOOGLE实现办公自动化！（连载完毕）

manrustic

第一部分：用GOOGLE做OA，好处大大的！

1，什么是OA？

OA（Office Automatic办公自动化），它是电脑进入办公室后实现无纸化办公的一种方式。有了OA之后，公司管理会提高很多工作效率，也会节约很多办公成本。公司只需要给员工配备一台电脑，接入网络之后即可实现虚拟化的员工、客户交流。OA另外的一个好处是，ANYTIME,ANYWHERE，无论你在何处，只要你的OA系统接入了互联网，就可以方便的进行工作，完全可以达到稳坐办公室的效果。

2，为什么要用OA办公？

公司开启OA是需要一笔不多不少的投入的，这对中小型公司会有很大财务上的压力。小型的OA系统怎么也得几千元，加一台服务器需要万元左右。另外，服务器的维护很麻烦，雇佣一个人多一份人力成本。还有就是，每一款OA的操作各不相同，OA软件公司变着法儿的收取培训费用，如今跳槽成风，总不能来一个人拉来OA软件公司培训一次吧。目前制作OA的软件公司鱼龙混杂（大部分都在死亡边缘挣扎），质量无法保证，好一点的，例如IBM LOTUS NOTES又很贵。

3，GOOGLE可以替代OA么？

我们印象中的GOOGLE是一个搜索引擎，然而它还提供了一些其它WEB2.0的服务，我们就是利用这些功能来替代常规的OA系统功能。一般情况下，只要不是涉及到特别行业化的东西，GOOGLE所提供的功能均可实现。这对财务紧张的中小型公司是一件好事。

4，用GOOGLE作为OA系统可以节省多少费用？

下面我们可以算帐，看看GOOGLE能为你节约多少费用。最低档的OA系统，5000元一套（不包括服务器费用，如果接入互联网，还需要托管费用，即使不托管也需要维护费用）。常用办公软件费用，微软OFFICE，正版的2800元/套（如果用盗版有损公司形象，而且会有被微软控告的危险）。因此，差不多20人左右的公司，GOOGLE差不多可以帮助您节省十万元。

5，用GOOGLE作为OA系统的好处是什么？

首先，它是免费的。对于这点是最重要的，虽然免费，但功能却不俗哦！其次，GOOGLE的这些是无限升级的，你用其它公司的OA系统，需要缴纳升级费用，而且升级很麻烦，如果作OA的软件公司倒闭，人去楼空。GOOGLE至少十年内不会倒闭吧！GOOGLE提供的这些功能很强大，但操作很简单，几乎不需要培训，并且随时都有新功能推出与旧功能完善。最好是，GOOGLE的创新氛围，大家庭一般的企业文化值得我们学习，用GOOGLE作为OA，可以充分感受到知识给我们企业带来的变革。这点是最重要的。

6，用GOOGLE作为OA的安全性如何？有什么缺点么？

你可以通过设置，制订用户查看你的信息，普通的OA则没有此功能。在安全性方面，一家市值仅百亿千亿美元的公司的产品，安全性肯定高于那些四五个人的小公司做出来的OA系统。即使信息保存在互联网上，GOOGLE的安全系数还是非常高的，但你需要设置一个安全的密码。

人无完人，GOOGLE也一样。缺点就是有些功能是英文版的，不过相信你们公司也不愿意招聘英语白痴的“人才”吧，这点不是问题。另外我们伟大的社会主义中国制作了一套臭名昭著的GFW长城防火墙，有时候会将GOOGLE的一些英文功能屏蔽掉。这两点问题会随着慢慢解决的，因为GOOGLE中国，也就是给GOOGLE取名谷歌的那个跳槽大仙儿会将GOOGLE英文翻译成中文，到时候这两点问题将不存在了。最好的就是，目前GOOGLE的一些功能是测试BETA版，有时会出现错误，但这都不是问题，相比较那些小公司的OA，GOOGLE那点错误叫什么，况且人家天天都在改进呢。

因此，使用GOOGLE的OA可以帮助我们提高工作效率，节约OA成本。它加强了公司员工间的交流，使员工的凝聚力、学习力增强，有利于推广自己的企业文化。

第二部分：用GOOGLE替代OA的核心理念

1，启动GOOGLE OA会是什么样子的？

GOOGLE有个缺憾就是它没有一个专门的页面来集成它所提供的众多功能，所以我们需要充分利用RSS技术，自己定制一个主页集成平台。

GOOGLE READER可以定制RSS，将GOOGLE的功能通过RSS地址连接到一个页面上。（但GOOGLE READER制作并不人性化，所以您也可以用其它的聚合器，例如在线版本可以使用抓虾网http://www.zhuaxia.com的聚合器，桌面版的可以使用OPERA浏览器等）如果贵公司原意投入，还可以利用API接口，开发AJEX技术作出主页面集成，这样会更加方便跟个性化，应用起来也很方便，做完之后还能卖给GOOGLE，至少应该可以卖几百万美元吧。开发的投入并不大，创作理念最重要。（俺鼎革的名言：写字谁都会，但写成书法艺术却很难。）

附图：

独立开发的GOOGLE OA聚合器页面，（嘿嘿，看起来有模有样的，连几乎不用的IE都揪了出来，有时间再做细一点将更好）俺UI设计很在行，如果画一些时间编写代码做出真实的GOOGLE OA聚合器就更prefect了。

2，怎样将GOOGLE的功能聚合在一个页面上？

GOOGLE的每一种功能都提供了RSS地址，并可设置成为共享，打开RSS聚合器之后，将RSS地址输入进去，并按照使用者的工作职能分类即可。

（未完待续）欢迎光临俺的博客http://hi.baidu.com/dingge
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[此贴子已经被作者于2006-9-12 19:36:59编辑过]

manrustic

第三部分：GOOGLE产品的功能介绍

GOOGLE提供了很多东西，在这里只介绍跟OA有关的一些功能。

1，GMAIL与GTALK：

你所有使用GOOGLE的服务全部都集中在一个GMAIL账号上，所以，你的第一个工作是注册一个GMAIL账号。注册完毕之后，你将拥有一个最基础的邮箱跟联系地址簿。这个邮箱也支持RSS哦～另外，相关联的还有IM软件，就是GTALK，类似QQ但比QQ好用一万倍的软件，可以进行语音聊天，音质比电话要清晰，速度极快，而且很稳定。GTALK支持API技术，可以集成在一个页面上，如果嫌自主开发麻烦，那就下载一个桌面GTALK软件即可。

2，CALENDAR：

这是个日程管理的东东，以前曾介绍过它在课堂学习上的应用（参考文章：http://hi.baidu.com/dingge/blog/item/b7946738d142862397ddd8ce.html）。这里简单介绍一下，它可以让你编辑自己的日程安排，同时也能看到其他人共享的日程安排。在公司里面应用，例如秘书可以设置一个会议日程，然后授权同事观看，这样，秘书的会议记录就会出现在所有授权看到的同事的日程安排上。这样的应用还可以使用在销售管理，项目管理中。人力资源部也可以利用它来监控没个员工的日常工作情况，也可以发布活动信息。（不要忘了RSS哦。）

3，BLOGGER：

前些日子一只无法登录，最近GOOGLE跟中国政府签署了保证书之后可以使用啦。BLOGGER就是一个博客啦，每个员工必须开通一个BLOGGER，然后供上级检查工作。公司也需要单独开通一个，好宣传企业文化。（不要忘了RSS哦。）

4，GROUPS:

GOOGLE GROUPS是一个非常强大，但却鲜为人知的功能。每一个部门都应该开通一个GROUPS，或者每一个项目都开通一个GROUPS。开通之后，将会拥有一个××××@googlegroups.com的邮箱地址，任何人发电子邮件到这个地址，都会出现在GROUPS页面上，可以登录查看相关讨论信息，回复讨论内容。（不要忘了RSS哦。）

5，OFFICE系列

5.1，NOTES：
可以将一些文字贴进去，似乎没有什么特色，但共享一般文章足够了。（不要忘了RSS哦。）

5.2，WRITELY:
类似WORD一样的在线编辑软件，可以将文件设置成为共享，也可以多人同时编辑同一个文档，有点儿像WIKI。

5.3，SPREADSHEETS:
类似EXCEL一样的表格软件，当然也可以将文件设置成为共享，也可以多人同时编辑同一个文档，我想了一个创新的用法，那就是申请办公用品时候，自己在表格中申请即可。当然也可以应用于人力资源部门请假。（人力资源部门也可以使用GROUPS），一切要看习惯啦。呵呵

(未完待续)，欢迎光临俺的博客http://hi.baidu.com/dingge

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manrustic

第四部分：怎样将纷杂的GOOGLE功能利用聚合器聚合分类呢？

我们还是看上面的插图，当然，这个插图是俺用PHOTOSHOP画的，并不真实存在，然而利用聚合器，例如GOOGLE的READER，甚至新浪的新闻点点通，周伯通，抓虾都可以实现这个功能，只不过界面难看一些。使用方法就是，在聚合器左边导入相应的RSS地址。（汗，说了这么多，你要是不知道RSS是什么玩意儿，那就没得谈了，你的知识经济生命就此完结了。如果真得不知道，那就点击这个网址喽http://www.baidu.com/search/whatisrss.html）

分类方法主要以个人的工作为主啦。例如你是一名普通销售人员。需要GMAIL功能、销售部门的GROUPS讨论组，建立一个博客，将这些东东通通导入到聚合器即可。详细信息看思维导图，懒得讲了。(未完待续)有什么问题在俺博客上留言哦。http://hi.baidu.com/dingge

manrustic

(汗！)这篇文章被俺舍友看了之后说俺是猪鼻子上插葱，装象。[em08]显然上面写得过于“理论化”（让人看不懂就是理论化）。于是，再简单描述一下。GOOGLE提供了一些日历啦、讨论组啦这些功能，我们将这些功能的RSS地址连接到一个页面上就成了OA了！很傻瓜吧，[em34]至于那个OA插图是理想化了的GOOGLE OA，需要专门开发。而目前已经有的聚合器，例如GOOGLE READER,或者抓虾都可以实现这个功能。所以即使不开发也无所谓啦！所以我一而再再而三的提醒不要忘了RSS。

第五部分：公司中实际操作案例

这篇文章的重点在于GOOGLE能给我们办公带来什么便捷，也是针对栖息谷写得，所以不要在技术上绕弯子，多扯皮一些企业管理的东东。

1，BOSS：
老板是一个企业的核心，一览众山小的风范[em42]。所以，他的GOOGLE上面，除了自己的日常事物外，还得订阅所有部门的讨论组，与员工的日程表格。发现错误可以及时纠正，避免企业在交流中出现失误，这也是互联网突破人传人的好处。以外没有OA的时候，下属传达一件事情，到了老板那里总是要变味儿的，而有了OA，老板直接看到普通员工在干嘛，眼睛是真实的，道听途说这一套已经走不通了。

2，小秘：
秘书管理着日常的事情，也帮助老板传达信息。因此，秘书在OA中的角色为“老板信息发布员”。

3，项目经理：
GOOGLE的日历不支持项目的甘特图，这是一大缺憾，不过没有关系，将任务合力分配之后，同样也可以达到甘特图的效果。另外，项目经理还可以利用讨论组发布一些共享资源，利用GTALK实现项目小组的交流，这是非常方便的。

4，销售经理：
销售经理是仅次于老板地位的人哦～。
销售经理主要利用OA查看手下销售人员的业务情况，例如某某销售哪天拜访了哪个客户，有多大的购买意向，都可以在其日历与BLOG上面显示。这样，即使销售人员出差到外地也可以监控，或者销售项目换人，同样也可以保证项目的顺利进行。

5，人力资源经理：
搞人力资源的人都以为员工心理的有问题，其实他自己的心理问题最大。（送俺景泰蓝笔的人力资源版板猪哥哥不要打俺）哈哈@[em35]

人力资源部门会举行新的招聘，而人力资源经理由于专业上面的缺陷，无法深入更专业领域的人才面试，所以需要相关部门的经理陪同作战。解决方案是：建立若干部门的招聘讨论组，例如建立一个软件研发部招聘组，招聘员工的简历可以直接发布在上面，邮箱格式是“某某某某@googlegroups.com，可以跟这个部门的员工、经理一起讨论，招聘哪一个人入伙儿。[em43]

另外捏～公司员工的请假，活动安排都可以在讨论组中进行，GMAIL嘛可以用来收请假条。定期查看员工的工作日志，SPREADSHEETS可以用来记录简单的员工活动记录，在绩效考核时候能用得上。

6，普通员工：
老板、经理们建立好的猪圈，就需要员工门充当猪头啦！每天呢，要写工作日志，每周制订计划、并且要积极参与小组讨论。[em36]

恩，这样就差不多用GOOGLE实现了办公自动化过程。不要忘了RSS哦～，也不要忘了登录俺的博客http://hi.baidu.com/dingge 我在栖息谷的FOLO博客已经不用了，以前所有的文章全部挪到了百度空间。如果有问题可以到我的博客上留言提问。感谢各位阅读，鼓掌！[em05]

[此贴子已经被作者于2006-9-12 19:43:57编辑过]

manrustic

QUOTE:

以下是引用cenerp在2006-9-12 16:55:38的发言：
能用了通知我，呵呵

HOHO,现在就可以用哦～。

[em05]

阿懒

非常好，要是我开小公司，也先这么干。

manrustic

已经连载完毕，各位鼓励一下呵～～～[em01]

tyq99119

还没搞懂,还要研究一下

不聊天

看起来不错~研究研究~~

心灵漫步人

慢慢地消化……