人才盘点超级干货 | 人力资源盘点的步骤

柳阳鸿

(一)

成立人力资源盘点工作小组

人力资源盘点工作小组由总经理和各部门主管、人力资源规划专职人员组成,总经理担任组长,人力资源部经理任执行副组长。在进行人力资源盘点工作之前,通过对全体员工作充分的动员,说明人力资源盘点工作的意义和重要性,要求各部门员工积极配合,客观、详实地提供相关资料数据。

(二)制定人力资源盘点计划

人力资源盘点是对组织人力资源现状的认识与分析,是其他人力资源管理工作的基础,也是一项比较耗时的工作,所以必须做好进度计划,保证人力资源盘点工作及时、顺利地进行。要树立预算管理意识,做好人力资源盘点预算,在保证工作质量的前提下,低成本高效率地完成人力资源盘点工作。

(三)收集、整理资料信息

在进行正式的人力资源盘点前,必须全面收集、整理相关的资料信息,力求全面认识组织人力资源现状。资料信息可以通过查阅现有的档案资料、发放调查问卷、访谈等途径获得。

(四)统计分析相关资料

人力资源部负责对收集的资料进行分析,并且将以上获取的数据整理为EXCEL数据、图表或其它电子数据库形式,直观、清晰地描述组织人力资源状况。

(五)撰写分析报告

在收集、整理完毕所有资料之后,人力资源部安排专职人员对以上数据进行统计分析,制作《××××年度公司人力资源环境描述统计分析报告》,由公司人力资源部审核小组完成报告的审核工作,并报请公司总裁审核批准。

作为人力资源供给、需求预测的基础,《人力资源环境描述统计分析报告》应该根据需要分别采用表格数据、趋势线数据、数据结构图、分类数据等形式辅助说明,同时要对相关的数据资料或图表进行解释。

人力资源盘点的内容

为全面掌握企业人力资源现状,依据盘点工作侧重点的不同,可以将人力资源盘点分为人事信息盘点、人才盘点、人力资源政策盘点、人力资源心理状态盘点。

1.人事信息盘点

人事信息盘点是人力资源盘点的基础工作。按照部门和职位分别对任职者的年龄、性别、教育程度、工作年限等因素进行统计,制作《职位结构分析表》、《年龄结构分析表》(部门-年龄维度、职位-年龄维度)、《人力资源数量分析表》(部门-数量维度、职位-数量维度)、《教育程度与人力资源成本分析工具》等,并用图表的形式表示出来。

进行人事信息盘点不仅仅是对这些变量进行白描式的记录,还要进一步探索它们与晋升、离职率等之间的关系。比如,考察员工在不同年龄阶段业绩和离职率的分布特征,受教育程度与离职率之间的关系等,为组织进行科学的人力资源规划提供参考。一方面,可以借鉴国内外组织行为学以及心理学领域相关的研究成果；另一方面,组织本身也要基于所在行业的特点、组织文化等特殊因素,进行相关的统计分析。例如,统计分析特定类型员工群体的离职和晋升数据,统计分析各层管理人员提升与离职的情况等。

2.人才盘点

人才盘点主要是对员工年龄、学历、职称、专业等人事信息的统计分析,有助于直观认识企业人力资源的结构,但是并不能完全反映企业人力资源现状。能力是衡量企业人力资源实力的一个具有说服力的指标。因此,业务能力分析、人际关系能力分析、成就能力分析等反映人力资源现实性和发展性的能力盘点比单纯学历、职称盘点更重要。

要找出企业目前拥有以及未来需要的关键技术与关键能力,并建立追踪员工能力现状及其发展性的管理系统,制作《人力资源能力分析表》(部门-专业维度、职位-专业维度),并将技术与能力盘点与招募、培训、晋升等人力资源系统结合。需要注意的是技术与能力盘点不是一次即可的解决方案,而是持续的过程,能力盘点要及时更新,才能符合企业发展的需求。

3.人力资源政策盘点

只有解决了政策和机制问题,人力资源盘点才会为人力资源管理奠定坚实的基础。对公司现有人力资源管理政策进行梳理,判断人力资源管理政策的系统性和有效性,分析相关政策是否有助于现有人力资源的保留和开发,是否能够支持组织战略目标的实现。依据组织发展战略,对现有人力资源政策进行梳理和修正。

4.人力资源心理状态盘点

一些企业在进行人力资源盘点时,往往只关注员工人事信息以及技能信息系统的建立,而忽略了更根本的员工心理状态的记录与分析。实际上,个性测试、心理测验是人力资源盘点的一项重要内容。对员工的行为进行预测,不但有利于做好人力资源规划工作,也可为组织制定有针对性的政策,采取相应的管理措施提供参考。企业应该逐步建立员工心理档案系统,用科学的手段了解企业员工的个性特征、行为偏好等情况(例如,对员工进行职业人格类型测验、职业能力倾向测验等并记录分析),通过观察和研究员工个性与离职率以及其他管理因素之间的相关关系,制定合理的人力资源规划,有的放矢地制定各项管理制度,引导员工行为导向符合组织期望的行为方向。

人力资源盘点方法

根据人力资源盘点内容的需要,可以采用文献查阅法、问卷调查法、访谈法、观察法、潜能测评法、业绩调查法等不同的方法。

1.文献查阅法

人力资源部负责查阅公司整体战略规划数据、企业组织结构数据、财务预算数据、各部门年度规划数据等相关资料。由人力资源规划专职人员负责整理企业人力资源政策、薪酬福利、培训开发、绩效考核、人力资源变动等方面的数据资料,从以上数据中提炼出所有与人力资源规划和盘点有关的数据信息,并整理编报。

2.问卷调查法

人力资源部根据公司经营战略计划和目标要求以及人力资源盘点工作进度计划,下发相关调查表,在限定工作日内由各部门填写后收回。

在人力资源盘点工作进行期间,各部门应该根据业务需要和实际情况,及时、全面地向人力资源部提供有关的信息数据。人力资源部工作人员应该认真吸收接纳各部门传递的信息。

3.潜能测评法

潜能测评关注的是员工比较稳定的个性和能力特征,而个性和能力是影响个人业绩的重要因素,也是影响企业核心能力是否持久并不断创新的基础因素。进行潜能测评的主要工具有:结构化面谈、心理测验和情景测验等。

4.业绩调查法

通过业绩调查,除了分析关键人才的综合能力与表现外,还能够发现业绩不佳背后的根源,为改进人力资源政策提供一手的资料。进行业绩调查,不仅要查阅员工的业绩档案,还可以对其上级主管进行深度访谈。此外,为了更准确地把握员工能力,还可以运用360度反馈技术,征询同事或客户的反馈,获得大量有价值的信息。

人力资源盘点不是一劳永逸的工作,要依据组织战略发展定期进行。这就要求有完善的人力资源管理制度作保障。例如,工作日志制度、完善的档案管理制度(员工绩效考核档案、培训档案、人力资源流动统计档案)等。作为人力资源管理系统的重要组成部分,人力资源盘点要与其他人力资源管理模块相结合,比如适合企业战略、流程的职位分析以及在此基础上形成的职位说明书以及职务规范,就是进行有效的人力资源盘点的基础。此外,还要考虑外部因素以及内部因素的影响,对国内外政治经济社会环境的发展趋势、人口结构的变化、科学技术的进步、同业竞争状况等进行科学的分析与判断。

人力资源盘点实务

本人曾到一家建筑公司做人力盘点的顾问工作,这是一家国营的工程建筑公司己有三十多年历史。在人力评估访谈过程中我发现一些有趣的现象,往往公司依现有人力状况承包下适当工作量的公共工程,但不是无法如期完成,就是工程实际人工成本费用超出原订预算金额许多。问题出在钢骨焊接工人的工作上,在编制上有三十名焊接工,实际上也有三十名焊接工,但每次实际在现场工作的焊接工不到十五人,其余的焊接工都在做品检及报表填写的工作或监督外包厂商的施工焊接工作等。有时为赶工程进度,施工单位必须从公司外雇用大批临时有专业执照的焊接工人来协助赶工进度。最后工程款的结算总是高出预算许多。

从工程进行过程中我们很明显的看到焊接工的人力,并未充份的利用到。在深究其原因我发现关键在于焊接工的年龄,据焊接单位主管的说明是,焊接工在四十岁以后做焊接工作时手容易抖动,这可能与视力退化及手握电焊枪的定力有关,若焊接时手抖动会造成焊接点起气泡,使焊接品质产生问题。了解焊接工作需要的体能与工作品质有关,体能又与年龄有关,当然每个人的体能并不一定与年龄同步变化,但施工单位主管必须找出一个可以掌握的标准做为人力调配的依据,目的在降低问题品质的发生率。从该公司焊接工人的年龄分布来看,确实有一半以上的焊接工年龄超过四十岁。或许这就是问题所在,也就是公司必须面对需要解决的问题。

另外一家传统食品加工业的老板,近几年来感觉生意愈来愈难做,因此想转投资高科技的光电产业,他希望能从原来的食品加工厂中找出目前已过剩的人员,希望将他们能转到新成立的光电制造工厂,一方面减少原食品工厂的人事成本,另一方面挑选一些熟悉公司企业文化及忠诚度高的员工进驻新公司的筹建。那些人员可以转任?那些人员无法转任?这位老板面临他传统食品加工厂的人力盘点问题。

由此看来现有人力不一定等于现有有效人力,现有有效人力也并不一定等于未来有效人力,所以人力盘点应协助公司在人力规划上早做应变措施。

许多人力资源管理从业人员常误以为“人力盘点”是纯粹人力资源部的业务项目之一。这是不对的,“人力盘点”往往是公司在面临重大决策时(如扩厂、迁厂、投入新产品、退出市场、裁员或关厂等),针对公司整体资源进行盘点评估中的重要一环。当然也有公司将人力盘点与人力规划当做经常持续性的工作,或许随时配合公司经营目标的建立及修改,年度每季做一次人力规划报告。

通常在公司的经营策略方向未确立前,资源如何分配对公司现在与未来的发展最有利,所有与公司经营有关的内外资源均应列入考量及检验。“人力盘点”及“技能盘点”是属于人力资源部的资源盘点的工作之一。因此“人力盘点”扮演着提供决策者制订策略的重要参考资料角色,另一方面在公司经营策略确立后,接着新的人力及技术需求自然会出现,因此“人力盘点”及“技能盘点”便能帮助人力资源部门做有效的公司整体人力规划政策。

“人力盘点”及“技能盘点”应该合并来做,主要是先要确定公司营运上现在及未来所需要那些技能?现有人力是否具备这些技能?若目前人力没有足够的技能或现有人力的技能未来不再需要,该怎么办?

人力资源部应按公司营运需求的急迫性、优先级,制订有效的人力规划政策,当然一方面要符合公司营运需求提供公司足够的、有效的及低成本的人力资源,另一方面要照顾现有员工的权益及发展。

公司在做人力规划及预测时,要考虑下列因素:

1、外界的挑战:国内外政经社会环境的发展趋势、科技进步的程度、同业竞争的状况。

2、公司经营决策:经营目标及策略(如销售、产品及生产等策略)的方向确立,订定各项营运功能对人力需求的顺序时间表。

3、人力变动因素:年度员工流动率、缺勤率,退休、开除、辞职、死亡、每位员工每月平均加班小时数等等因素列入考量。近三年的人力异动平均比率。

4、人力来源及人力成本 : 掌握最便捷、最适合及成本最低的人力资源,评估各项招募管道的可行性及成本分析。

5、技术技能需求:工作分析、技能类别性质、技能等级标准、技能训练、技能评鉴考核、技能证照等。

6、工作量分析:从公司预定的年产量或营业额或销售量去推算需要的直接人力,再以竞争者的模范标竿做为计算间接人力的参考,加上人力变动因素的考量求出实际公司运作需要的人力。

7、工作重新设计或安排 : 升迁、调动、改组、训练或外包等。

“人力盘点”应根据上面因素来设计人力盘点的实施内容,首先要设计员工个别的人力盘点调查表,表中除员工个人、所属工作单位及目前负责工作内容等基本资料外,应包含员工的专业知识及专长技术类别、在加入公司前的工作经验及在加入公司期间的职务变动经历与工作经验、与公司工作相关的技能及工作年资、专业证照、教育程度及训练纪录、工作绩效考核成绩及主管面谈纪录、个人事业生涯规划、个人重大伤病纪录、性向测验报告、主管对于员工个人企图心及创意能力表现的评语及语文学习能力等等资料。表中填写的年龄及年资常做为公司考量人力替换的依据,年龄较大或年资较长的员工,若无法再运用其技术专长或再教育训练,公司可能鼓励这些员工提早退休。若学历低或无法再教育训练的员工,公司可能考虑资遣。

当收集到的员工个人调查资料输入计算机后,依技术专长分类,多少人己达技能标准等级?各技能等级还缺多少人?多少人可用内训来补足人力缺口?多少人需要从公司外雇用?什么时候需要雇用那些技能等级的人?从何处寻找这类具有适合公司需要的技术等级人才?多少是需要有足够经验可立即上线工作的人?多少是需要有些经验的人雇进公司再训练?公司现有此类技术的人员流动率如何?是否有员工短期内将要退休?经过计算机依决策者需求输出分析资料,一方面提供公司高层主管做进一步决策参考,另一方面人力资源部依公司营运需求制订有效的人力资源规划及执行方向。

由人力资源部在企业网络上设计人力盘点调查表,分成三个部份:

1、个人基本资料、学经历及员工个人掌握的个人信息例如个人考上某计算机软件执照或自己在外接受技能训练获得证照或个人事业生涯规划等属于个人才知道的信息,由员工个人负责填写输入。

2、员工直属主管负责填写输入该员工的技能水准评鉴,工作表现及学习能力等评语或发展潜力评估等。

3、人力资源部负责填写输入该员工的技能等级资料、训练纪录、升迁调动及调薪记录、工作绩效考核成绩、请假及奖惩或建议案等个人纪录等。

人力资源部每月或每季主动要求员工及其直属主管更新计算机资料,因此人力资源部可以随时提供公司高阶主管最新的人力盘点信息。

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