飞鸿谈管理：用捡贝壳的方式进行总结

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        公司在与政府合作打造现代服务业过程中，涉及的咨询规划业务越来越多，需要撰写的材料及类别也不断增多。原有的人手也渐渐不够了，为此，不断有新人补充进来。为了培养新人，之前产业研究中心多次组织总结并沉淀了一些框架、方法、规则，发到统一的网盘中供新人学习借鉴。但随着业务深入带来的新的研究内容、方法更新，一些老方法不适用了，新的方法又显得比较零碎。针对此，总经理与有关人员进行沟通，谈了他的想法。
        一是用捡贝壳的方法总结。许多人都有过在海滩捡贝壳的经历。在捡拾的过程中，其普遍的感觉是很难捡到好贝壳。而在一些偏远人少的地方，隔一段时间偶尔去光顾一下，可能比每天都去找反而有可能捡到较多贝壳甚至会有意外收获的机会。将此总结成理论模型有两点：第一是不必刻意去寻找，遇到就捡起，没有就没有了；第二是不要时时去找，隔一段时间去找可能收获更多。在这种理论指导下进行材料撰写的总结，不失为一种可以尝试的模式。
        二是捡贝壳方式总结的必要性。总结有多种模式，最常见的就是半年总结或年终总结。也有项目或活动结束后进行的一次性总结。但这些总结方式都不大适用材料撰写的总结，主要是因为公司面对的材料撰写不同于机关公文。机关公文有自己特有的一些套路和写法，这些类型中既有中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》进行规范，也有国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布的《党政机关公文格式》国家标准可参照，同时还有一些地方政府或行业内部根据国家有关规定并结合自身特点下发的相关规定。而公司的业务是完全面向市场的，市场又是不断变化的。不同的客户其材料撰写的要求和展现的内容也不尽相同，同时现代服务业本身也随着时代的变化不断变化。新的模式、新的提法、新的内容层出不穷。所以按固定时间或按项目进行总结都不合适。但也不能不总结沉淀，否则不仅新人会因为没有参照而无所适从，就是不负责撰写某个项目的老员工可能对新的要求也不清楚。但也不可以经常性地组织总结，这样效率太低同时会增加管理成本。因而以捡贝壳的方式进行总结是比较好的一种方式。
        三是捡贝壳方式总结的实践。根据此思路，产业研究中心在一些做法上进行了新的调整。以前部门负责人在材料最终审核时，基本是一对一地提出修改意见，而材料撰写者也是根据此进行修改和完善，直到材料合格为止。现在则调整为把材料修改的意见同时抄送指定人，由其对涉及到的具有普遍性和指导性的问题摘录出来并进行收集整理。同时总经理或其他高管有时也会对材料的撰写思路进行事前沟通或根据客户反馈的意见提出如何完善的意见，其中有一些意见是具有方向性、创新性或有普遍指导意义的。对于此，以前是通过会议纪要的形式通告大家，现在也要由指定人进行分类整理。对上述两方面的意见整理出来后，经有关人员的审核，就可以作为材料撰写的新要求发送有关人员知悉，同时上传网盘进行沉淀，以便于大家参照执行。