我们离“高效会议”有多远？

书虫劳谦

     上个月“书虫”在一家德资机械公司做《工程师之旅》----工程师基本素养、技能方面的相关培训，其中有一个主题就是“会议管理”。培训期间我们先后对两个班的学员做了问卷摸底调查，结果如下：

      

1.  会议综合状况满意度情况：

    我们将满意度情况分为五级，非常满意、较满意、尚可、不满意、非常不满意，对应分数分别为：5分、4分、3分、2分、1分。分别对会议次数、持续时间、时间点选择、场地设施、效率等9项内容进行了调查，结果如下表所示：

会议的总体满意度为2.83分（5分制），其中会议持续时间，举行次数与效率得分最低。

   

书虫劳谦

其它补充反馈：

1. 一般主持会议者会有准备，与会人员大多无提前准备；
2. 期望在会上解决问题！会议效率，效果不太理想；
3. 会议讨论结果未按时进行落实；
4. 会议中达成的结论较少，后期跟踪成本太高，时间过长；
5. 开会人员不准时参加会议，迟到；还需要电话联系寻找；
6. 会议过程中手机不调静音；
7. 有些部门行动没有按会议要求落实；后期执行度无人考量；
8. 会议内容重复；
9. 两人沟通，N多人陪听；互相推诿；
10. 参与会议的责任心不足（如为何参加此会议，会议的目的，会议后续该做些什么等都不强）。

书虫劳谦

    培训期间的初步对策讨论（看看学员们的第一反应）：

  1.   只要用e-mail就可完成报告与确认的工作，却大费周章召集许多人一起开会。（TOP2）
   -----直接用Email，并规定好完成或确认时间点。（同样需考量执行力？）
  2.    出现一个人废话连篇而其它人意兴阑珊的情况。
   ----目标为导向，讨论为主要方式。 （太笼统）
  3.   报告与资料说明耗时太久，讨论重要事项的时间明显不足。
   ----报告与资料会前展示，直接在会议上讨论重要事项。
  4.   会场中有人还不知道开会目的。
  -----应邮件内注明，并在会前着人提醒（对较忙的参会人员）会议主旨。
5.   会开了半天，既无结论，也没人提出新点子。（TOP1）
  -----主持人应充分调动大家的积极性，并果断作出决定。 （仅是套话）
6.   发言品质太差，没有理性讨论，只能比谁大声。
  -----及时制止，提供除了言语之外的其他辅助工具。 （该措施其实没有细化，根本无法落实）

书虫劳谦

      一般对会议的感觉与数据统计！你同意吗？

      

njhmcy

这是我一直纠结的问题，开会到底什么样的会议才是成功的，才是高效率的！

书虫劳谦

回复 njhmcy 的帖子

      问候njhmcy! 欢迎来访！

     “书虫”在培训时也向学员们问了同样的问题，大家讨论下来的要点是：“前期准备、后期跟踪”八个字。再延伸一下，开会+不落实=零。
       培训期间，书虫在白板上向大家推荐了 詹姆斯 马克努夫的7P会议框架。
      
      “书虫”一直强调，组织开会必须要在自己的思想与行动中体现出“框架”的概念。

        会议成败其实主要在是否进行了有效沟通？我们在日常组织会议若是能关注“沟通”的三原则，会议就成功了一半。
        1. 行为的主动性
        2. 过程的互动性
        3. 对象的多样性

hyu2188

培养良好的会议习惯很重要！

书虫劳谦

回复 hyu2188 的帖子

       是的，一个公司倡导的会议习惯以及与会者个人的习惯都很重要，甚至是一个会议成功的前提，其中折射出的是该公司团队的协作效率与价值观。

      “书虫”在培训时一再跟学员强调会议的组织结构与工具的有效运用，无形的会议气氛其实是要有形的会议流程结构来支撑的。要不然，加上与会者的种种不良会议习惯，很多会议自然会开成“会而不议、议而不决、决而不行”。

      一句话：“功夫在会外”。

ahlqpv

什么样的回忆才叫高效会议？这个一直不是很清楚！

pangu_lk

楼主辛苦，很实际啊。