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本帖最后由 目送飞鸿 于 2014-8-5 16:23 编辑
工作几十年来，飞鸿深知档案和资料对于工作的重要性。所以不仅自己注意把经手工作中有价值的资料进行收藏和沉淀，也常常要求部属这样做。
相比之下，国有机构和企业对此更重视一些，做得也要规范有序得多。而在激烈的市场竞争中顽强挣扎且不断应市场变化而转型的民营企业在这方面做得就要弱一些。也不是他们不想把这部分做好，而是业务不稳定。一旦转型，此前保存的资料基本上就没有什么用处。同时档案和资料管理是需要有人专门来做才能做好的。在一人要顶多人用且业绩压力大的情况下，企业也不大可能去养这样一个人。
此外，在档案和资料管理中常常还存在一个很大的问题，就是共享不够。公司人员变化快，新人无从得到以前存档的资料，需要时还要重复收集。行政人员兼管档案，只负有保管的责任。因此，资料只要入了库基本就成了死档案。
为此，飞鸿曾尝试过多种方法想让资料能够共享。用过公司内部网络、研究过办公OA、也试过网易或新浪邮箱、还试用了专门的网络版资料共享软件等，但都不是很成功。主要是操作麻烦、界面复杂、过于强调管理和控制，缺少便捷性等。
随着互联网的快速发展，一种新的以云计算为主的应用出现了，这就是云盘。飞鸿敏锐地意识到这是一个解决资料共享问题的好方法。于是在自己部门中进行了尝试。事实证明，效果的确很好。
一是云盘操作便捷而高效。飞鸿所负责的部门，有一部分工作是做产业研究，经常要出各种报告。每写一份报告，都要通过许多渠道和方式收集素材。常常是报告写完了，素材就没有用了，只是放在写报告人的电脑上。而其他人写报告要用素材时，还得花力气和功夫去收集。云盘的出现，在于其可以让任何人随时随地的上传和下载资料，任何人都可以在云盘中进行资料的建档和分类管理。没有了管理员和各种权限的设置，甚至没有复杂的界面，如同电脑中的硬盘一样。所以飞鸿安排人给部门注册了一个，把帐号和密码透明大家。督促他们把在撰写报告中收集到的有价值信息，尤其是经常会被引用的数据和图表自己进行上传。
二是利用云盘进行有效的信息管理。时下微信的普及，已经从个人开始向企业蔓延。公司因为工作关系，经常会在微信中临时组建各种群。与此有关的信息会迅速发送和分享，其中不乏大家通过网络看到的有价值信息。但微信如同QQ一样，信息是流动的，后面的信息很快就会把前面的信息推上去。有时想要再找则十分费劲。如果微信或手机出现问题还会导致微信内容丢失。为此，飞鸿指定专人，把公司高管认定有价值的微信内容统一整理后上传到云盘中保存，并通过邮箱进行透明。
三是对云盘内容进行有效管理。大家都通过云盘上传信息虽然方便，但也会存在信息杂乱无序的情况。如果不加以管理，就会如同垃圾箱和杂货铺，无法很好地利用。为此，飞鸿一方面让大家都上传信息，另一方面也指定专人定期进行整理。在整理时，主要是把住目录和内容对应两项关键点。对于感觉过期且无用的信息在飞鸿确认后进行清理。
当然，云盘也不是万能的，其主要的适用对象是个人和社群。对于企业来说，更适用于业务变化快、信息保存周期和时间要求不高、保密性不强的业务，以信息快速便捷分享为主。在这个信息爆炸的时代，云盘是应需而生的一个有效的知识共享手段，应该好好地加以充分利用。
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