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分清事情的轻重缓急
林萃芬
工作的时候如果你分不清事情的“轻重缓急”，不但会浪费许多时间，更会让你的努力全部“归零”。
或许你会想：事情有这么严重吗？！先听我说两个亲身经历的真实故事。
有次去上好友主持的现场直播节目，由于是第一次播出的缘故，我早早就到现场待命，以免误了时间，被拖出午门斩首。
到了现场后，好友正忙着化妆。为了避免待会上场会“不知所云”，赶紧跟朋友索取节目行程表以及内容大纲。不料，正在贴假睫毛的好友眨着闪闪动人的眼睛说：“够夸张吧！连我也还没看到，拜托你去跟我的执行制作要，顺便帮我拿一份。”
这个时候，我才发现有个蓬头乱发的女子，在化妆间里冲进冲出，原来她就是那位执行制作。只见她一会儿急急忙忙地拿份资料跑去影印，一会儿又到工程部看其他节目的录象情形，一会儿又像大梦初醒般地端了几杯茶进来给“特别来宾”喝。
等好不容易拿到“热得冒火”的节目行程表及内容大纲时，离上场时间只剩下二十分钟，在场每个人都发挥考前K书的精神，努力看稿。好友一边看稿还一边不放心地问：“布景准备好了吗？”没想到这位执行制作竟然喘了一口气后回答：“正在组合中。”接下来的剧情可想而知，绝对紧张，保证刺激。
录完影后，这位平日谈笑风生、妙语如珠的好友无奈地对我说，千万别跟“无头苍蝇型”的人一起工作，他们是哪件不急做哪件，完全分不清楚事情的轻重缓急。
这虽是好友的一时气话，但我想，要想和“做事不分轻重缓急”的人共事，一定要有颗“强壮无比”的心脏，否则，你不是被气死，就是被急死。
像我就曾经目睹，一位在发型公司当经理的朋友“差点气死”的过程。
那天由于店里的生意太好了，所有的助理人员都忙得不可开交，我这位手艺高超的朋友，一边忙着帮客人剪头发，一边用眼角余光扫到有位正在烫头发的客人，必须立即拆掉卷子。于是她马上征调一位在整理用过发卷的助理来拆卷，不想这位助理人员固执地非把手边工作完成，才肯接下一个工作，完全不顾客人头发超时会烫坏。
讲了这么多好友们的惨痛经验，可不是要幸灾乐祸，而是提醒大家，做事不分轻重缓急，一定会让你成为人见人怕的“头痛人物”。现在，就请你回想一下，工作时下面这些情景是否经常出现？
● 你是不是手边永远有一堆琐琐碎碎的小事，怎么都做不完？
● 你是不是觉得所有的工作都“一样重要”？
● 你是不是非地先做完手边的工作，才肯再接新的工作？
● 你是不是经常麻烦上司为你“调整工作进度”？
如果你的答案为“以上皆是”的话，那你可要提高警觉了，说不定自己已经成为别人眼中的“头痛人物”而不自知。
每天排一张“做事顺序表”
事情之所以会永远做不完，通常是因为你“太贪心”又“大用力”的缘故，若你每天都按照“做事顺序表”执行工作，事情依然忙不完，何不转个弯，换个方式试试看。
有次到一个学校去演讲，刚好碰到一位在该校教书的朋友，没想到在校园中“巧遇”他三次，他都对我说同一句话：“我快忙疯了！”然后匆匆离去，深怕我会浪费他一分一秒似的。
其实，生活在这个变化快速的时代里，有谁是天天吃饱闲着没事干的？几乎每个人每天都有忙不完的事情，从学生、上班族、公务员、大老板到家庭主妇（夫），大家的烦恼都是“时间不够用”。
正因为每天要做的事情太多，而时间却很有限，因此，若你想在有限的时间内完成最多的事情，不妨利用前一晚的睡前，或是每天的早上，将当天所有要做的事情列成一张表。
依“重要性”和“急迫性”排列
排“做事顺序表”的诀窍是，依照事情的“重要性”和“急迫性”来排列。
不过，在执行的过程中，很可能你原本预计一天要做十五件事，但做到第十件的时候，时间就用完了，没做完的五件事只好挪到第二天再做。可是，万一有些事情一延都没有轮到它，该怎么办？
有些人会“无限期”地拖延下去，反正不做也不会被老板炒鱿鱼；有些人会产生强烈的罪恶感，拼死拼活也要把它完成；有些人则会产生深深的沮丧感，觉得一定是自己能力不够，才会有这么多事情做不完。
你曾经有过上面这些想法吗？坦白告诉你，我都有过！
刚出社会的时候，我以为四自己能力不够，事情才会堆积如山，为了快速增强能力，我拼命加班，心想“勤能补拙”嘛！当上主管之后，我除了要做好自己的工作外，还要管理其他同事的工作，工作量呈倍数增长，为了证明自己是个“勇于负责”的优良主管，只好变成拼命三郎；等到身心不胜负荷，干脆“睁一只眼闭一只眼”，降低对品质的要求。
但现在，我终于知道，事情之所以会永远做不完，是因为我太贪心又太过用力的缘故。事实上，有些事情可以选择放弃它不要做了，有些事情可以想办法以别种方式来完成。
譬如：以前在杂志社当编辑的时候，由于人力有，几乎每个人都身兼数职，从采访、写稿、编辑、校对到剪报皆一手包办。而在“截稿”与“出刊”的双重压力下，每个编辑都很有默契地把“剪报工作”列在最不重要的地位。结果一天拖过一天，每个人背后的那叠报纸堆得比人还高，试问，在这样拥挤的环境中工作，心情怎样好得起来？
最后大家一致举双手双脚赞成，超过三个月的报纸全部丢掉，其余报纸则聘请图书管理系的工读生来分门处理。当编辑部全体工作同仁再度看到久违的白墙壁，重新拥有宽敞的空间，并且呼吸到没有油墨味的新鲜空气时，真的绝不夸张，大家感动得都快流下泪来。
所以，安排“做事顺序表”的第二诀窍便是“适时割爱”。方法是学习评估工作的属性是什么？可不可以找别人代劳？延后完成会不会造成损失？当你可以“掌控工作”而不被“工作掌控”时，才能获得真正的自由！（完） |
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