浅议信息管理

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中国计算机协会的调查发现，74.2%的企业希望通过信息化加强管理水平，信息化已成为企业迈进优良行列的一门必修课。而实际上企业信息化既可以成为抢占先机、出奇制胜的利器，亦可以成为食之无味、弃之可惜的鸡肋，甚至是吞钱的黑洞、陷阱。fficeffice" />

一、企业信息管理的内容

　对于企业的信息管理，个人认为主要包括以下几个方面的内容：

（1）建立信息搜集网络，包括各部门信息收集与外部信息收集；信息处理、归类、归档；对处理、汇总后的信息传递与共享；信息的反馈；信息档案管理工作。

（2）健全信息管理制度，使信息工作程序化、规范化，确保信息工作的正常运行。

（3）各类信息系统的整合与规划。

需要强调的是信息系统解决的主要是程序性业务，非程序业务还是需要人来处理。信息系统只能锦上添花，不能雪中送炭，也不能马上就产生效益，甚至因为投入过大而短期内产生负面影响。只有基础管理工作做到位了，管理制度比较健全了，员工对信息的认识提上来了，信息系统的实施才会事半功倍，才会取得理想的效果。

实施信息系统风险大，投入高，收益很难用具体的指标来衡量，学术界和实务界在这方面都有一些研究，但并没有成型的做法，衡量的指标定量的少定性的多，实用性不强。

信息系统的实施始终是为企业业务服务的，信息化是提高业务效率的手段之一，随着企业战略的变化、业务的调整，信息系统也要随之发生变化，只要企业不灭亡，这种调整就会一直继续下去，是一个长期性的过程。

（4）网站建设。

（5）网络系统的维护、管理、数据信息处理，管理系统保密口令，保证网络系统的正常运行，制订计算机管理的各种规章制度及必要的操作规程。

通过以上信息管理的内容可以看出，信息管理重在管理，软件和技术只是其中的一个组成部分，是为了提高管理效率而采用的工具。

二、建立企业信息系统的一般步骤

   对于企业信息系统的建立，被业界证明比较有效的做法是以下七步：

（1）业务部门确定业务范围，完善业务流程，确定与外界的接触点，提出初步需求意见；

（2）分析哪些业务可以完全计算机化，哪些需要人机交互进行，哪些是计算机不能替代的；

（3）已使用的信息软件为何产生，在业务中起了哪些作用；

（4）结合以上资料，进行标准的功能需求分析：先定义职能域，然后定义业务过程，最后进行业务活动分析，建立业务模型；根据功能需求分析和业务部门需求意见，进行数据需求分析，建立数据模型；

（5）根据业务模型和数据模型进行系统体系结构建模；

（6）根据系统体系结构模型，进行计算机网络规划；

（7）系统开发计划。

在实际操作中，通常是以企业为主，由IT咨询公司进行配合，软件公司进行具体的实施与开发，当然有一些实力雄厚的IT公司是可以同时进行IT咨询和软件开发的。目前企业信息系统实施比较成功的主要集中于银行和电信行业，主要是因为他们本身IT的基础就非常好，海尔的企业信息系统也搞的比较成功，总结一下建立成功的企业信息系统一般有以下

几个特征：

（1）企业对信息化的认识比较客观，企业具有一定的信息基础；

（2）企业对信息建设很重视，同时又很慎重，有专门的高层管理人员、部门负责；

（3）尽可能聘请实力雄厚、有成功案例的IT咨询公司和软件企业；

（4）注重宣传、培训，发动全员参与；

（5）企业的需求分析做的详尽彻底，并经过反复的讨论修正，用于需求分析的时间几乎占到整个实施时间的一半左右；

（6）注重事后评价，及时反馈。

三、信息管理中常见的误区

　  OA这个词是老生常谈了，市面上有许多这类的系统，其实质都是文档的传阅审批，离开企业的实质性业务，仅仅热衷于将办公室中的文档、便笺、日历、论坛等电脑化，对企业竞争力提升究竟有多大的实际效用呢？不仅不能带来实质性的业务改进，而且，原有业务流程中的问题还因为电脑化而变得更加难以改变了。

不少公司因对企业存在的问题有着切肤之痛，希望通过引进企业管理软件来促进其管理的提升与变革，或者直接就把管理软件的引进作为管理变革的基本方式。然而，最终的结果是花了大价钱上了软件后，并没有令任何人事上、意识上、文化上的变革阻力消失，而如今大多数企业在提升中所遇到的真正阻力恰恰是来自以上几个方面和业务操作方法改变上的问题。

经常出现公司花了大把大把的银子上了很多软件系统而实际管理非常混乱，其原因无外乎以下几点：

（1）没有专门的组织机构、专门的人才进行归口管理、整体规划；

（2）信息负责人没有从全局去考虑；

（3）以“上软件”为中心，忽视了基础管理工作，本末倒置；

（4）软件与实际的业务流程两层皮，没有提高效率反而加重了工作负担；

（5）上软件前的工作没有做到位，上软件后没有及时的效果评估；

（6）对信息化可能带来的权力利益结构重建的认识不到位。

所以企业在信息建设的过程中需要学习、了解成功企业信息化的做法，加强对企业全体员工的信息知识培训，始终以效益为目标，“整体规划，分步实施”，在技术上、功能上以实用性为先导，注重经济性，同时强调阶段审计。