飞鸿谈管理：以工作列表的方式进行会议管理

目送飞鸿

        公司与政府合作打造的一个产业载体要举行启动仪式。因为政府主要领导要出席，政府也有十几个部门的负责人参加，同时还要邀请许多企业家，会议规格较高。所以从公司到政府都十分重视。
        这次会议与平常不同的还有一点，就是载体才装修好。虽然大的方面完工了，但许多细节还有待完善。所以要做的事较多，时间也比较紧。
        飞鸿与同事沟通会前准备工作。大家七嘴八舌说了一大堆，之后分头去落实。一天下来，飞鸿再问时，有的做了，有的却忘了。经提醒后才发现，并表示明天再完成。
        飞鸿感到这样的做事方式不行。于是按照公司之前运用的方法，用工作列表的方式进行管理。
        一是把所有事项事无巨细列入表中。从往常的经验来看，大事一般都不会忘，大家都能记住而且努力去做好。遗漏常常会出现在细节方面。比如椅子如何摆放、签约台上铺什么颜色的布、揭牌仪式上要揭的牌子用什么样的架子等等。这些事经常是当时说了，也答应了，但因为有更重要或更急迫的事要做，所以转过身就会忘。如同时下经常说的那样：“细节决定成败”。一个会议的成功与否，一般在大的方面出现问题的可能性比较小。让领导和客户不满意的，往往就是小的方面。如可能遇到的话筒没有电、PPT放不出来、遥控器不灵等等。所以只要是能想到的事或以往出现过的问题都要列入表中，确保在事前都要做到位。
        二是要确保表中的每件事都有责任人。飞鸿以前在学校管理中遇到过这样的事，就是一件事情发生了，追查下来，每个人都能找出理由表明与自己无关。记得当时他就对所有涉事人批评到：“你也没有责任，他也没有责任，就是学生有责任，为什么呢？就是他如果不来学校上学，就不会发生问题。”这样的推理虽然荒唐，但也反映出管理中的问题。从此后，飞鸿就开始在每件事上一定要明确责任人，出了问题就可直接找到当事者。当然重要的不是要追究谁的责任，而是责任落实到人头上了，这个人就会比较操心，从而大大降低出现问题的概率。比如有一次开会，就出现把客户单位名及领导名字写错的情况，客户非常不满意。因为有了责任人，所以事后进行了处罚并通告全公司。
        三是要明确表中事项的完成时间。在一项大的工作来临时，每个人都会安排许多事。一般来说，当事人会去做紧急和重要的事。而把非重要和非紧急的事向后放。其实有些事完全可以统筹安排，插空子去做。经常可以看到，因为时间安排的不合理，结果把本不紧急的事拖成了紧急的事，弄得十分被动。明确完成时间后，当事人可以每天对照表格进行检查，看当天安排的哪些事完成了，哪些事没有完成。如果没有完成，要在第二天安排。而领导检查时，也可以跟进，了解是什么原因导致没有完成，做出换人来做还是可以向后推的决策。最主要的，是有了时间限定，重视程度就会大大增加。而主管在安排时，也可以知道同一时间段哪些人的工作超饱和，全压在一个人身上可能完成有困难。而哪些人在这个时间段内事情少，从而在安排时可以统筹。以保证事情都能得到较好的落实。