飞鸿谈管理：还是要通过邮件沟通

目送飞鸿

        公司在新的产业园区招商势头良好，不断有企业前来洽谈进驻事宜，同时根据自己的业务情况，对载体装修和改造提出需求。
        按照公司的要求，每当客户提出与以往不同的新需求时，都要与公司相关人员沟通并得到确认后才能给客户答复。
        一次，李明与飞鸿提到一个客户提出的新要求及主管的回复。因为该回复还要向与合作方对接的张琴沟通，要让她出面接洽，所以觉得有些麻烦。这个客户来过多次，之前的情况飞鸿都清楚，但这次飞鸿却没有看到邮件，便问李明为什么没有用邮件沟通。李明表示事情单一且较急，所以就直接给主管打电话沟通了。
        就此，飞鸿向李明表示，还是应该用邮件沟通且一定要养成这样的习惯。
        一是邮件沟通是公司管理的一个重要手段。许多人出于快捷方便的目的，遇事习惯于电话沟通，这种情况广泛见于传统行业。因为他们的业务在起步时还没有出现现在这样的以计算机和网络为基础的信息化手段，那个时候做业务和管理基本都是靠电话和传真。电话沟通会有不少弊端，就是在一件事涉及多人时，要多方沟通或转达，既耗费时间且会有信息损失。因此，在互联网时代到来后，在来自于纷纷涌入中国开展业务的外国公司里，大家发现他们的沟通和管理大都采用邮件的形式。于是邮件沟通也就从与做互联网相关业务的公司开始，逐渐得到普及和应用。走在时代前沿的公司还将此作为公司管理的一个重要手段，引进并强行要求。使这类公司的管理水平和管理能力得到了极大的提升。
        二是非邮件沟通会导致欲速则不达。当然在企业管理中，电话沟通不可避免，也有其优势。但作为一个管理手段，在现代企业一定要养成邮件沟通的习惯。象李明出现的这个问题就很典型。他反馈的客户要求，直接涉及的有处在不同城市的两个人，间接涉及的有与之相关的多个人。他用电话与主管沟通后，还要把主管说的情况告诉与合作伙伴对接的张琴，需要张琴与合作伙伴进行沟通。且不说他是否可以把主管的意见原原本本向张琴表述清楚。就算是能表述清楚，则还要再打一次电话，把相同的话再说一遍。既耽误时间又浪费话费。最主要的是他们之间的沟通，其他人都不知道。如果再有其他客户来向另外的人提出相同的问题时，则又要重新进行沟通。严重时甚至会导致相同的事出现不同的答复和处理结果的事，容易造成被动。所以看着电话沟通速度快，但有时却会带来效率的低下。
        三是邮件沟通可以起到追诉的作用。李明在与飞鸿沟通时，提到他之前反馈的一件事，当时没有人理睬，现在旧事重提，大家都在追究，他有些气恼。飞鸿得知他是通过邮件反馈的，告诉他可以把邮件找出来，重新给有关人员发送一下。既可以洗清自己，也可以促使相关人员反省。这样以后再发信时，他们就会重视起来。飞鸿告诉他，这就是邮件沟通的好处，也就是可追诉。管理上有许多矛盾和问题的出现，往往就是时过境迁，无法再还原。导致一些人蒙冤，说不清楚。法律上判案时要凭证据，邮件沟通其实就是无意中留下的证据。除此，邮件沟通的内容对于自身的工作总结、工作的移交等也有直接的作用，更是公司管理和自我管理所不可缺少的。