制定采购管理制度与流程的四大内容

人力资源战略

买手采购工作涉及面广，并且主要是和外界打交道，因此，如果企业不制定严格的采购管理制度和程序，不仅采购工作无章可依，还会给买手提供暗箱操作的温床。完善采购工作要注意以下几点：

1、建立严格的采购制度

建立严格、完善的采购制度，不仅能规范买手的采购活动，提高效率，杜绝采购过程中之间扯皮，还能预防买手的不良行为。采购制度应规定商品采购的申请、授权人的批准权限、商品采购的流程、相关部门（特别是财务部门）的责任和关系、各种商品采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如，可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比较、议价，然后选择供应商，并把所选的供应商及其报价填在申请表上，以供财务部门或内部审计部门核查。

2、建立供应商档案和准入制度

对与买手合作的正式供应商要建立档案，供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质平级、银行帐号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。买手的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期地更新，并由专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经质检、物流、财务等部门联合考核后才能进入，如有可能要实地到供应商生产地考核。企业要制定严格的考核程序和指标，达到标准者才能成为归档供应商。

3、建立价格档案和价格评价体系

买手要对所有采购商品建立价格档案，对每一批采购物品的报价，应首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要作出详细地说明。对于重点商品的价格，要建立价格评价体系，由企业有关部门组成价格评审组，定期收集有关供应商价格信息，来分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。这种评议视情况可一季度或半年进行一次。

4、建立商品的标准采购价格并对买手采购根据工作业绩进行奖罚

财务部对重点监控的商品根据市场的变化和产品标准成本定期制定标准采购价格，促使买手积极寻找货源，货比三家，不断地降低采购价格，标准采购价格亦可与价格评价体系结合起来进行，并提出奖惩措施，对完成降低公司采购成本任务的买手进行奖励，对没有完成采购成本下降任务的买手，分析原因，确定对其奖惩的措施。

通过以上四个方面的工作，虽然不能完全杜绝采购人员的暗箱操作，对对完善采购管理，提高效率，控制采购成本，确实有较大的成效。

买手的采购涉及到的商品与价格的范围大，因此，在采购过程中，还要建立自己的价格控制体系与供应商网络，这样会很好的降低采购的成本。
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