HR:做好定岗定编并不难

华恒智信咨询

定岗定编是一项最为基础的人力资源管理工作。定岗是指明确企业所需要的岗位；定编是指明确企业需要多少适合企业发展的个人。在企业组织结构确定之后，紧接着的问题就是定岗定编。定岗定编涉及企业业务目标的落实、员工能力和数量的匹配，科学合理的定岗定编可以有效提升组织和个人绩效，降低运行成本，防范企业经营风险，提升精细化管理水平。然而，定岗定编没有做到科学合理，极易造成员工忙闲不均，内部不公平的问题，长久下去会导致工作效率低下，使企业运营成本增加，效益降低。所以企业实现合理的定岗定编就显得至关重要。要想设计科学合理的定岗定编方案，首先应正确判断企业定岗定编的合理性。由于不同企业的性质、特点不同，企业对定岗定编的要求是不同的，定岗定编是否合理是一个在全世界中无标准答案的问题。那么在这种情况下HR该如何判断企业的定岗定编是否合理呢？华恒智信建议HR可以从以下两个步骤入手。

第一，对企业的岗位进行分类。将岗位进行分类利于HR根据岗位的性质和特点判断企业现有定岗定编制度的合理性，也有助于HR在发现问题之后有针对性地对定岗定编进行设计。根据团队多年实践与研究，我们建议将岗位分成三大类：

第一类是生产类、业务类的岗位。影响这一类岗位定岗定编的因素主要包括产量及单件生产工作量、等待时间、人员技能、配套设施等；

第二类是职能类岗位。影响该岗位定岗定编因素主要包括领导干部对下级人员的分工清晰度；管理精细化程度；具体关键时间的检查、监督力度；人员技能与发展需要的匹配度等；

第三类是管理类岗位，该类岗位为素质类岗位，影响这一类岗位定岗定编的因素主要包括企业战略、组织结构、管理幅度、信息化程度、信息传递速度、决策速度、各类人员数量等。

第二，在明确岗位分类和各类岗位定岗定编的影响因素后，应综合考虑各类影响因素判断各类岗位定岗定编的合理性。其中生产类、业务类岗位的定岗定编有很多同行企业的数据和经验，企业可以参考外部数据判断企业自身的定岗定编是否合理；在职能类岗位的定岗定编方面，企业需要了解职能类岗位需要工作量的多少，对现有职能人员做饱和度分析，判断现有人员的定岗定编是否合理；在管理类岗位的定岗定编方面，我们将管理岗位分为两种类型，第一类是基层管理岗位，第二类是中高层管理岗位。对于基层管理岗位，一般采用1:8 的方法进行人员编制，即每8名员工配置一名基层管理者较为合理；对于中高层管理岗位，华恒智信建议管理者配备多一些是合理的，因为如果中高层管理者出现闲置的情况，一定是因为企业的发展速度跟不上人的发展速度。

通过上述两个步骤，就可以得到企业现行定岗定编是否合理的结论。最后根据分析结论提出针对不同岗位的管理类建议。

华恒智信研究团队对此有着丰富的实践经验。团队曾面对某电力机车主要研制生产基地人均饱和度不高；实际生产过程中忙闲严重不均；配套设施不到位的问题进行分析，在分析过程中将岗位分为直接生产类、职能保障类、经营管理类、工程技术类及辅助类等五大类，针对不同的岗位，判断其现行定岗定编的合理性，就其不合理部分提出管理类建议。管理类建议具体如下：
对于直接生产类人员，应根据机械制造生产量，分别得出各工序工件、组织合件的生产量，由单个工件生产时间，准备时间、作业宽放时间、休息宽放时间及等待时间，得出员工工作饱和度而进行人员编制的确定。

对于职能保障类人员，可以使用华恒智信专家组自主研发的职能保障人员工作量量化评估工具，以时间和频次为要点，将日常工作量和阶段性工作量的分别核算，从而最终确定出该岗位的工作饱和度情况，结合其它因素核定人员编制。

对于工程技术类人员，华恒智信专家组根据该公司工程技术部门特点，设计新型的技术人员量化评价方法。将研发设计项目分为前期调研及投标前技术交流、投标、合同谈判、方案设计、技术设计、施工设计、生产配合、用户培训、技术支持等，每个段花费的时间约定下来，作为基本工作量，当多个项目并行时，分别处于项目的不同阶段，得出当时那个阶段多少人，量化评价工具的引入，科学地对技术人员进行定编。

对于辅助生产类人员，应加强其一专多能培养，一方面辅助岗位一专多能，岗位职能合并、兼并相应提高工作饱和度，另一方面一专多能实现由辅助服务的对象兼职，减少等待时间，提高工作效率，减少用工成本；尽量采用外包制，对非技术性岗位、值守类岗位、纯体力岗位等实行外包制；采用辅助设备、工具、工装取代人工方式，大幅减少用工。

对于经济管理类人员，应丰富管理者职能，明确上下级各种责任关系；在组织结构上完善；明确管理责任，加强对管理人员的考核和约束；加强组织分工精细化、岗位规范精细化、制度流程精细化。

华恒智信专家组结合该公司实际采取分层分类的定岗定编方式，而不是采用单一的方法。有的岗位侧重编制调整，有的是定岗的优化，有的是合理的组织合并，有的是工作方式的改变，有的是工作频次调整，有的是加强工作力度，有的增加相应职能等等。职能部门重点在定岗，生产部门重点在定编，有效快速地帮助公司摆脱了困境。

总结起来制定企业合理定岗定编首先应判断现行定岗定编的合理性，通过对岗位进行分类，结合岗位特点进行内部对交，外部对交，工作量描述和饱和度分析，得到现行定岗定编是否合理的结论。其次根据分析结果提出针对不同岗位定岗定编的管理类建议，实现企业定岗定编的改进和优化。

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