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为了加强采购管理，提高申购效率，节约成本，配合集团的6sigma项目的开展，我们采用6sigma的方法，对业务流程的优化和K3 ERP系统的采购管理进行了一系列的优化，主要有:ffice ffice" />
ü 采购全程申购无纸化流程
ü 采购过程预警跟踪流程
ü 采购收货自动通知流程
ü 供应商自助服务流程
经过近半年的改进和优化，主要效益如下：
1．经过流程优化，采购及时送货率由年初89.86%，上升到目前97.44%，提高了7.58%，总体提高了8.4%。
2。 采购异常率（交货期提前7天送货和延误都算异常）由年初的19.80%，大幅下降到目前的6.06%，下降13.74%，整体下降比例为69.4%！
3．申购无纸化的实施，节省了申购员寻找、等待领导签字的时间，同时也实现了领导集中审批，不会被零散的申购单打断工作，提高了工作效率。
4．经过优化后，从申购到收货每单节省0.8小时，以通讯、光学每月的申购单1100单计算，每个月节省880小时左右，相当于节约了5个人的工作量。
5．每月一千多张的采购申请单，经过无纸化的实施，节约大量打印机纸张及耗材，同时可以减少打印机的采购和维修。
通过结合流程的优化，使K3 ERP系统更好的服务于业务部门，更趋向于智能化。经过一段时间的优化跟踪，主要采取的措施如下：
一、 通过系统智能化缩短流程，提高工作效率．
通过无纸化申购对通讯事业部、光学事业部的固定资产和物料采购简化申购流程，将所有的采购人员的签字流动转化为在信息平台上的工作流。
原来纸质申购，申购员需要找各级领导签字，通知采购员下单，实行无纸化后，这一切的工作都由系统自动通知完成，当申购员录完单据，系统自动通知下一级领导审核，各级领导审核后，系统通知采购员下单，避免了申购员在各部门间等待、往返。
固定资产申购流程：
ü 由原来的8个步骤减少到6个步骤；
ü 由物理上的集团A，B，C三个地区多栋楼之间的人员交流转移到K3系统一个平台上的信息流动
ü 每个订单时间从优化前的4.62天下降到1.742天，效率提高了265%。
下面是总体采购流程优化后的分析（包括固定资产采购）
通过收集无纸化后906个采购订单，无纸化前1345个采购订单，经过比较分析，我们可以看到
ü 订单平均节约0.1天（0.8小时），提高效率=0.1/1.3=7.7%。
ü 订单一致性（偏差）提高（2.07-1.88）/1.88=10%
2．通过采购交期预警，把采购的事后补救工作转化为事前的规划和控制。
通过采购交期预警，采购员每天早上就可以收到系统发出的未来三天即将到期的订单通知，采购员根据这份通知就可以催促相关供应商送货。同时系统还会提醒采购员已延误的订单，即使采取措施。采购交期预警通知如下图所示：
3．减少流程长度，由系统代替采购人员通知申购部门领用物料，减少采购人员工作量。
通过收货自动通知，供应商送货到公司后，系统自动通知申购员物料已到，即将可以领用。该功能的实现，采购员不需要人为的通知申购部门和申购人员，避免遗漏通知的情况。收货自动通知如下图：
2007年1月-11月订单总行数:22385 ，平均2035订单行/月,预计20％的订单行数需要通知申购人到货，每次通知采购员和申购人平均需要花3分钟,预计可以节省2035*20%*3*2分钟，相当于每个月多增加了5个工作人日。
通过以上优化，从申购到采购，由收货到入库，系统可以智能的在各个环节通知相关人员，使管理人员从烦琐的查询、筛选数据中解放出来，更多的专注于做出决策。
二、增强信息系统决策功能，加强供应链的合作和管理
1．通过采购订单执行报表提供决策数据。
该报表从申购到收货环节提取数据，采购部不再需要每一单的上查下查，从报表中可以清晰的反应出每个订单的执行情况，更好采取有针对性的工作。如下图：
2．通过关键供应商门户加强了与供应商的合作。
关键供应商通过Internet的方式，了解本公司相关的库存，以方便供应商备货。采用严格的权限管理，使供应商只能了解自己产品的在我们公司的库存，不能了解其他物料的库存情况。
3．通过采购频次统计报表，按EOQ下单,降低订单成本.
每月的滚动前3个月的采购频次分析,有利于请购部门对物料(特别是非生产性物料)申购频次的控制,经过预测和汇总按EOQ经济订单量下单,从而降低订单成本，达到采购成本的降低。
4．通过供应商的交货异常分析报告提高交货处理效率和信息沟通。
根据供应商的交货异常(提前或延误)信息：
ü 采购及时查询追踪分析物料检测与入库进度，加快供应链的反应速度；
ü 各需求部门共享相关信息，提高协作配合;
ü 增加收货入库的批号,利于IQC对到料的及时检测，加快生产速度；
以上是我们在供应链流程6SIGMA优化过程中采取的主要措施。通过以上措施，主要产生以下效益：
1．经过流程优化，采购及时送货率由年初89.86%，上升到目前97.44%，提高了7.58%，总体提高了8.4%。
2。 采购异常率由年初的19.80%，大幅下降到目前的6.06%，下降13.74%，整体下降比例为69.4%！
3．申购无纸化的实施，节省了申购员寻找等待领导签字的时间，同时也实现了领导集中审批，提高了工作效率。
4．经过优化后，从申购到收货每单估计能节省0.8小时，以通讯、光学每月的申购单平均有1100单计算，每个月就能节省880小时左右，相当于节约了5个人的工作量。
5．每月一千多张的采购申请单，经过无纸化的实施，节约打印机纸张及耗材，同时可以减少打印机的采购和维修。
吴栋材
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