步步为“赢”管理项目

成成

步步为“赢”管理项目  

作者： Mike Peterson
2003-6-5
朱小凡译

　　企业总在不断地实施各种项目。但是，企业实施项目的决策是否总是从经营实际出发？企业的高层是否经常对拟定中的项目进行审批？管理人员在项目实施过程中是否不断监督项目的目标、方向与进度？管理层是否经常自问“当初我们为什么要实施这一项目”？
　　对于上述问题，企业的回答可能分别是：“很少”，“有时”，“偶尔”以及“这个项目当时看起来是个好主意”。事实上，许多企业在把经营创意转化为现实的时候都遇到不少困难。
　　传统上，衡量一个项目是否成功实施的标准是“按时、不超预算和准确”。现在，这种标准已经太局限了。新的标准除了这些，还包括“实现预期收益、赢得股东的支持和企业的采纳”等。这些标准说起来简单，但做起来绝非易事。
　　在项目管理中，时限、预算与切合目标等标准都是一些从属性变量。例如：一旦决定减少项目预算，会使完成项目的时限提前。而时间紧迫就有可能对工作的质量产生影响。反之，提高项目实施质量的决策会增加实施项目所需的成本与时间。不过，现在那些衡量项目实施的“新”标准同样也是从属性的。企业管理人员应在这些标准中确定一些关键性的指标，并据此对项目实施进行相应的管理。
　　为避免将来的各种困难，管理者必须采取最可行并最有把握成功的方法，对项目进行设计与管理。
　　企业很多实施了的项目都是从业务需要出发的。实际上应该是，只有能推动本企业经营目标的项目才能实施。很多企业都会对其经营目标进行定期总结，并出于种种原因对目标进行不断调整。因此，对项目的审批也必须因那些调整而调整。

　　审批要程序化和系统化

　　遗憾的是，很多企业审批项目时，往往缺乏一个系统化的程序来遵循。据我们所知，许多企业批准一个项目计划时，往往很盲目与随意，没有对项目的目标进行规划与了解。
　　比如某个企业决定更新现有的财务系统。在缺乏分析的情况下，这个企业就全盘照搬另外某个知名企业的资源管理系统，并雇用了一个华而不实的专业公司帮助实施。企业对引进的新系统所能产生的效益根本没有明确分析，而且没有对实施程序进行重新设计。企业的预期不明确，完成时限没有确定，也没有建立一些跟踪项目实施是否成功的关键指标。
所以结果如何呢？这一项目不但超出了预算，而且根本没能产生预期效益。结果企业还花了一年多的时间进行善后工作。为实施这个项目，企业花费了大量的时间与金钱，对企业的效率却没有任何提高。
最终企业总算恢复了元气，但是项目实施的总成本却远远超出了预期。如果当初企业在进行项目决策时能够遵循一套周详严密的流程，其中许多损失完全可以避免。
　　尽管各个企业对项目识别与审批程序各不相同，但是所有企业都可以采取如下步骤，对项目进行合理的事先评估：
　　正式评估潜在项目——把所有提议的项目与企业发展战略进行对照，确定二者目标是否一致。由于企业的预算通常都是固定的，因此必须合理分配，将资金集中在那些能够为企业带来最大回报的项目计划上。高级管理层应制订合理的分配比例。对那些既符合企业经营目标，又能为企业带来最大收益的项目计划，应当开始转到第二步骤。
　　进行可行性分析——对每一个战略性发展项目都应进行相应的可行性分析。在分析中，项目实施后所产生的收益必须使预算投入物有所值。可行性分析要包括对收益的量化预估以及各种有利的证据。高层经理一旦评估并批准了可行性报告，就进入了第三个步骤：制定项目计划批准书。
　　制定项目计划批准书——计划批准书中主要应明确列出项目实施对企业的要求、项目的预期收益、项目的范围与目标、具体的成本/收益分析、项目的产出、对企业流程的影响、检验实施成功与否的关键业绩指标以及一切相关预测与限制。计划批准书应由高层经理评审通过。这一步骤应于项目的规划程序初期开始进行。

　　管理程序三大要素

　　通过严格程序审批的项目，可以为项目的实施开一个好头。但是，这只不过是第一步。要在项目实施过程中始终保持目标明确，就必须制定一个管理程序，保证项目的实施不偏离最初的经营目标。 管理程序对项目实施的有效监督非常必要。在项目实施过程中，必须严格遵照可行性分析与计划批准书的要求。很多企业想当然地认为，无论起始阶段情况如何，最终总会完成计划的目标。最近，一个企业通过自身的经历发现，情况并不总是如此。
　　这个企业决定采用一种新的、完全集成的系统代替现有系统。企业的行政总裁与高级管理人员审查并批准了这一项目，项目实施周期为三年。但是，项目刚刚实施了一年，该企业的行政总裁及高级管理层就离职了。
　　还有，项目实施要求首先以企业的一个部门作为推广新系统的试点。遗憾的是，企业所选择的部门并不具有充分的代表性，因此不适宜作为试点。由于缺少对项目的适当管理与监督程序，项目投入很快超出了预算数倍。等新的管理团队认识到情况的严重性时，这一项目已经完全失去了控制。
　　结果，企业不得不暂时中止了项目实施，使相当大的一部分投资付诸东流。
　　管理程序有很多形式，但主要应包括下面三个关键要素：
　　项目内部管理：项目内部管理主要包括微观层的细节，诸如资源管理、工作流程规划管理、预算控制及文件管理等。在项目执行团队内部，应当有一个事务办公室或类似的职能部门对此进行专项管理，并与宏观的项目外部管理程序密切配合。在通常情况下，这一部分工作没有必要由高层经理负责。
　　项目外部管理：项目外部管理程序需要管理诸如项目范围、总体时间表、预算、质量、风险以及面临问题等关键情况。这些情况每隔一、两个月都要向项目管理委员会汇报。项目管理委员会会议是项目实施与高层经理之间的主要纽带。项目经理人员还要向会议汇报项目计划批准书中规定的主要业绩指标完成情况。
　　第三者管理：除了对项目进行直接监管之外，还有必要建立一个独立的监督系统。无论项目管理团队怎样努力，总是难以对其项目及相关风险与问题做到完全客观。因此，有必要聘请一些公正的资深专业人士对项目进行独立的评估。其结论应直接呈报高级管理层，并与项目外部管理汇报进行对照。
　　项目管理程序是项目管理中的一个重要组成部分。与收益相比，其所需的额外支出（大约占总预算的百分之三到五）少之又少。这笔支出可谓物有所值。

　　全程监督实施

　　即使建立了完善的审批制度与管理程序，也不一定保证项目实施能成功。高级经理人员必须切实负起责任，认真监督重要项目。如果企业忽视了对项目的监管，就会出现数倍超出项目预算和完成期限大大延误的可能。比如，有时项目经理汇报说该项目已经完成75%，实际上只是预算已经花去75%而已，而真正的工作只完成了25%。
　　当项目获批、管理程序确定好之后，为确保项目实施的成功，高层经理必须完全投入，认真负责监管。而且，由于外部经营环境不断变化，高层必须与项目的进展和变化保持同步，定期听取项目经理人员关于项目进度的客观和精确的汇报。
　　 以下这些建议有助确保项目成功：
为每个主要项目配备一名执行经理；
任命主要高级管理人员组成项目管理委员会，对项目进行监督；
鼓励并促进有助于项目实施的企业变革；
明确一个流程，把项目小组无法解决的问题向上汇报，由企业高层负责解决；
　　确保项目管理委员会充分了解项目经理呈交的形势报告的内容。委员会要切实负责，多提尖锐的问题，不能轻易认为万事大吉。
　　高级管理人员应当拥有充分的机会制止不成熟的项目上马。他们应当每时每刻都知道项目是否进展正常。一旦出现异常情况，应当有能力停止该项目。诚然，实施庞大的项目不可能毫无风险，但是，建立完善的项目审查、批准、管理与汇报程序可以大大增加企业的胜算。