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利用 PlanPlus 规划周计划表的四个步骤
2005-07-18
http://www.kenming.idv.tw/index.php?title=a_cc_u_planplus_eb_a_e_peu_c_leiuc_a_a_a&more=1&c=1&tb=1&pb=1 软件下载地址:
FTF软件FranklinCovey PlanPlus试用版和帮助文件下载
http://www.21manager.com/dispbbs.asp?n=10,154959,0,0,0,0,0,0
Covey 《要事第一》一书(该书在栖息谷有电子版，请自行搜索下载)中，所提及关于时间管理的观念，揭露出第四代时间管理的要旨，在于不仅是提升如第三代时间管理所重视的「规划、订定优先级、操之在我」的目标设定上，更重视的是，一种均衡、调和的全方位生活。也就是除了物质与精神生活上的改善外，更期能寻求和谐的人际关系、心灵的宁静与身心的平衡感。 为什么会更重视全方位、整体观的时间管理？因为，对大多数人而言，内心经常挣扎于现实做事的方式以及个人所向往的价值观与生活方式间，形成了一种落差，这种落差造成模糊的不安。 在理想、现实与责任之间永远找不到平衡点，夹在其中进退两难，对于未完成的事愧疚难安，对正在进行的事却又无法乐在其中。 PlanPlus 是 Covey 所创立的企管顾问公司开发出来的应用程序，当然是忠实地呈现第四代时间管理的观念与实务应用了。其实，也可以把该软件想成就是该企管公司原来所推出时间管理万用手册的电子版。 我这里大致介绍 PlanPlus 时间规划的重点，我是以 PlanPlus for Outlook 试用版来作介绍，而另一套 PlanPlus 则是 Standalone 版本，可以独立安装，但同时也可以同步至 Outlook and PDA。 我思考与研究 Covey 的第四代时间管理，所得到的心得是其本质的精髓有两个：整体的规划与均衡的角色扮演 以 "周(Week)" 作为时间管理规划的单位的确很理想，因为可以培养整体的感觉。若单以 "天(Day)" 作为规划的单位，会使人的目光被局限，只看到眼前所该作的事，来依其重要性排定优先级。却不容易将所做的事情连结到个人所设定的目标与价值观上。而若以 "月" 为规划的单位，却又长了点，并不容易将其规划的事项 "量化"，也就是符合 S.M.A.R.T的原则。要能有整体、更宽广的视野来作时间规划；同时又不能太模糊而无法量化，以 "周" 为单位是恰当许多的，也才能以 相对重要性 的观点来评量每日的生活。 PlanPlus 利用简单的四个步骤，期望能每周只要花个 20~30 分钟，来作下星期的时间规划，而能得到更倍数的效果。 第一个步骤：随时检视个人使命(Mission)与价值观(Value)的陈述(Statement)
使命与价值观是驱动你做事的动能。两者会触发你省思什么对我是重要、有价值，且该作的事，为了完成该作并有兴趣作的事，我们就会设定目标，来达成并实现个人的愿景。 把你所想得到，觉得对你「心中最重要的事」，诸如 个人成长、家庭关系、事业成就、人际关系的互动与生命存在的意义等，写在使命与价值观的陈述内。一开始并不一定可以很明确了解你个人的使命与价值观，所以，随时检视这一个步骤内的陈述，调整修正与把你想到的新陈述加到这个步骤内。
（缩略图，点击图片链接看原图）
第二个步骤：设定的目标与达成该目标所需的工作步骤清单
当你发掘个人因使命及价值观所得到对你心中最重要的事项之后，我们会为这些重要事项排定优先级，设定目标，与找出达成该目标所需的工作步骤。 完成某一个主要目标，会设定达成该目标的期限(Deadline)以及各项的工作步骤。在目标的设定清单画面中，检视有哪些工作事项是排在本周需要完成它的，参考如下图，若某工作事项的完成时间是确定的，那可以鼠标拉至行事历的排程内；若是概略决定要在哪一天完成该工作事项，但还没决定一定的时间，可以拉至每日工作事项(Daily Tasks)，并区分重要等级(A,B,C)，依照优先级来执行并完成每日预计完成的工作。
（缩略图，点击图片链接看原图） 第三个步骤：规划这一周内所担任的角色及该清除的大石块(Big Rocks)
这个步骤内是利用罗盘(Compass)来作时间的规划。有别于第三代时间管理是着重于目标设定上，导入了罗盘这样的观念，两者可以成为我们生活中最佳以及互补的指引工具。 目标设定有如时钟，代表的是我们的承诺、时间表、目标，也就是我们做事的方法与时间管理；而罗盘则代表远见、价值、原则、信念、良知、方向等，也就是我们的价值观与生活方式。 检视你个人心中的罗盘，思索生命中最重要的事是什么，同时也就能认清我们在生活上所担任的角色(Role)。我们可能在工作、事业、家庭、社群等各方面扮演各种角色，角色代表的是责任、人际关系以及贡献心力。 人生最为难之处，即在于你可能扮演好一个角色，但却可能同时在另一个角色扮演上作得非常差。你可能是在事业上非常有成就的事业家，但由于工作的繁忙，却忽略及牺牲了与家庭成员之间的相处。 在这一个步骤内，思考本周你自己准备担任何种角色(Role)。例如，本周的行程内，我担任了研讨会与软件设计授课的 "Instructor"、撰写书籍与教材的 "Writer"，同时我又担任了 "父亲" 这个角色，规划时间出来与女儿们之间的相处。 在 PlanPlus 内，规划了一个预设(Default)的基本角色：磨亮利器(Sharpen the Saw)。
规划这个基本角色，在于：(1)'这是每个人都会有的。 (2)'这是扮演好其它角色的基础。 该 "利器" 这个角色分类了四个方面的能力：生理(Physical)、社会情感(Social)、心智(Mental)、心灵(Spiritual)。 利用 "利器" 这个角色，时常观照你的内心，在这一周内，我准备规划与作什么样的事情，可以让我的身体健康、增进人际关系、阅读书籍，增加我的学识、认识我的信念。 一周内的角色扮演不要超过七个，原因在于超过七类以上的处理效率会比较差。 规划每一个角色，会有需要处理的 "重要事项"，这些重要事项是与你的使命、价值观、目标等息息相关的。所以，优先完成这些 "重要事项"，再来有其它空余的时间才作次要的事情。这些重要事项，好比是 "大石块(Big Rocks)"。 把一周的时间规划看成是一个容器(Container)，先把这些大石块放进容器内，再来才是把其它的小石子、沙砾等次要事情，塞入到该容器的空隙内。 "角色(Role)" 与 "大石块(Big Rocks)" 可说是第四代时间管理最重要的特色；整体均衡的生活观，又能把精力摆在个人所认知最重要的价值观上。
（缩略图，点击图片链接看原图） 第四个步骤：规划次要的工作事项，填入时间表内的"空隙"
如同上一步骤所提及，认知本周所担任的角色，并需要该 "清除" 那些大石块，也就是做完最重要的事后，其它空余的时间，可以作些比较次要的事情。例如，我会留一些时间上网玩 "魔兽争霸3" 对战，或是上 IGS 下围棋的娱乐。 很轻松、很随性，做完本周最重要的事项后，把你想得到想做的次要事项随时想到，随时就填入这个步骤内的工作事项，若有特定的行程或预定哪一天要完成，就把工作事项利用鼠标拉至行事历或每日工作事项内。
（缩略图，点击图片链接看原图） 一开始的周规划应该是不会太顺利的，可能把本周 "塞满" 了你所认为的重要事项，却无法如期在本周内完成；也有可能安排得太松散，结果留下大半的时间不知道要作什么。渐进(Incremental)与反复(Iteration)的调整你的周计划，持续以恒地规划你每周的计划表，自然能掌握住你的节奏与技巧，相对地，你个人的 "利器" 也会随之加以提升，越能掌握住什么对你才是最要的事，哪些次要的事情可以抗住诱惑(例如打电动或麻将)。完成重要的事情后才会给自己一些 "奖励(ex. 娱乐)"。 请记得，周计划的规划是有弹性(Flexible)的。尽管安排好生活中最重要的事，但，真实的生活永远有例外与意外，若忽略了生活的不可预测性，而想保持 "照表操课" 那样地规律与一成不变，这样的想法是僵化没有弹性的，反而会忽略掉许多机会、变化和生命中最重要的时刻。 时间管理的规划，并非是让你一陈不变，没有缺点的周计划规划，而是协助你建立起一种基本态度，让你在每日每刻都能很清楚当下的抉择都能以事情的重要性原则来判断与处理。 最后，请记得实践诚信原则，为你所规划的周计划表负责任，完成你所填入最重要的事情，担任好设定的每一种角色，并逐一清除掉大石块。但，又能保持生活的一种弹性，以自信、泰然的心态，将你的使命投注于每一刻。以上所列出的四个步骤，都是为了协助提升我们的个人、能力、判断力，使我们在面临实际抉择时更能审视内在的罗盘。 该贴来自群组：时间管理实践(FTF和GTD)
[此贴子已经被作者于2007-12-15 17:32:13编辑过] | 
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