爱普生:计算时间成本,终结无效率会议 道用对象:决心要改善效率的企业 开会前做法: 一、问自己,真的有必要开这个会吗? 二、负责人最好一周前发出会议通知:包含时间、地点、参加人数、主题、议程及与会人员与简报内容(一分钟用一张简报)。 开会时做法: 准备道具:马表与响铃 一、跟大家报告开会的时间成本(人数x时间x工资成本)。 二、要求大家提前入座,准时开始(老板不到也要开始)。 三、主席追踪上次开会结论,报告会议目的。每个人报告必须留1/3的时间讨论,距离结束前一分钟按铃一次,前30秒按铃第二次,时间到,把简报荧幕收起来。 四、一定要讨论出结果,绝不拖到下一次。会议结果要在结束前复诵一次。 五、开会完后,24小时内发出会议纪录,指定人员追踪结论后果。 六、定期追踪会议品质:评量指标包含简报事前准备率、出席率、准时与会率、达成决议率与准时结束率。
英特尔:4D分类法,电邮再多也不怕 适用对象:总是花很多时间处理信件,但收件夹永远堆积如山的人 做法: 一、处理邮件前,再问自己一次,是否打电话就可一次解决事情。 二、一天集中确认email,一、两次即可,别随时确认。不能今天解决的也要归类处理,否则信件只会越积越多。 三、每天工作的第一个小时,千万别拿来看email,而是该做今天最重要的事。 四、处理来信,用4D法来分类,你要删除(Delete)、执行(Do)、委任他人(Delegate)或是拖延(Defer)。删除信件,不用客气,根据微软统计,每100封你收的信中,有50%是可以被删掉的,30%可以被委任,或是该在2分钟内被处理掉的。 五、一次就把信写好!写信要目的明确,标题上就注明这是要求行动的通知,以免对方忽略,你还要再写一次信提醒。
IBM:两招提高执行力打败拖延 第一招:香肠切割法 适用对象:不想拖拉,可是计划很大,总感觉做不完的人做法:把大计划切割,就像切香肠般,可以让你一口一口吃掉。 切割的原则有三:第一,被切割的段落要有相关性。第二,分割时从较小量的段落开始,这样做完会有成就感,会更有往上挑战的动力。第三,每个切点要列出期限与休息时间,你会更有动力完成,达到切点,一定要休息。这有奖励与让自己思考下一步的好处。 第二招:T字分类法 适用对象:优柔寡断,总是难下决心的人 做法:拿出一支笔,一张纸,划出个T型,左边写下做此事的好处,右边写下坏处,别以为这方法看来很笨,但是,它却是让很多聪明人很快下定决心的好方法。
Google:721法则,克服一心多用难题 适用对象:日常工作很多,又想要把时间分割出来想新idea的人 做法:Google教导所有员工,把7成时间专注在原本的工作上,如何改良新搜寻技术;2成时间花在跟核心工作有关的新事物发想;剩下的1成时间与精力,就花在完全没有关联的新案件上。 这样的系统性规划,让你不会总是陷在新旧事物时间分配的两难中。如此,大家也不会都把时间陷在眼前紧急的事里,无法思考未来。
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