用好Outlook之邮件篇

nisky

在大多数的眼里，Outlook主要就是一个邮件处理软件，每天启动后用的最多的也就是邮件的收发，但是你能够很快的找到你发出去的邮件吗？你的收件箱是否堆得满满的？那些邮件我们收到后是需要采取一些行动的？而哪些邮件我们只要看一下就可以了？

1. 清空收件箱的5种途径：

1. 删除：很多人都不舍得删除邮件，如果那些你只是那些邮件Cc.里面可有可无的那一位，你只是被通知有这么一件事情存在，你既不需要采取什么行动，也不需要保存关于这个事件的相关资料，那么你大可以放心的把这些邮件删除掉。

2. 存 档：很多邮件都不需要你去实际的做什么事情，只是给你提供一些信息，这些信息你以后也许可以用得到，所以你需要把它们存放在什么地方。如果存放这些信息完 全取决于你自己的爱好。我发现有很多朋友都喜欢按照发件人来存放邮件，这样当需要查看是某个人发出的邮件的时候，确实可以很快找到。但是在我看来，这却不 是一个最好的方法：关于一个项目或者主题的邮件会散落着你的各个单独的文件夹里面，当你需要把他们一起找出来的时候，你不得不在你的若干个单独的而没有关 联的文件夹里面去四处寻找，特别是当这个主题牵涉到很多人的时候，你就会发现愈加的麻烦。

3. 执行：其实大部分的邮件我们都可以在2分钟之内处理掉，如果是这样的，我们何不马上就把它们处理掉呢？如果先把它存起来等待以后处理，会有很多的麻烦：我们会忘掉，或者说找不到，等待我们把他们再找出来想要处理的时候，会不得不再把这封邮件看一遍，这样一共花的时间远远超过两分钟了。

4. 转发：有些邮件你不是最合适的处理人，那就把它们马上转发给最合适的处理人，以期待可以得到最好的结果。

5. 推迟：有些邮件会花你很多时间来处理，这样的话，你最好首先给它加上一个“Action”的标志，把它存放在相关的主题文件夹中，手工在你的“任务”篇中输入行动列表，或者直接把这封邮件推到任务面板上，这样就会自动弹出一个新建任务的窗口，邮件的内容也会附在里面，不要忘了加上合适的类别。

   2. 整理邮件文件夹：

6. 为项目或者主题创建文件夹，而不是为发件人创建文件夹，上面在上面已经说过了。而且这样同时还要一个好处是，可以利用Outlook的按会话的排列方式，这样关于某一个会话的邮件都会有序的排列起来，你再也不用在N多个文件夹里面东找西找再可以把它们凑齐。活用Outlook 2003的搜索文件夹功能：有朋友要问我确实需要在某些时候列出某一个人发给我所有的邮件（比如老板，呵呵），怎么办？Outlook 2003提供给了我们一个很好的功能：搜索文件夹。什么是搜索文件夹？新建一个搜索文件夹，设定好你的搜索条件，符合所有条件的邮件都会在那个文件夹中出现，不管它们实际上存在哪个文件夹里面。如果你需要找出所有的你老板发给你的邮件，it's easy。在邮件面板中找到搜索文件夹（图标是一个带着放大镜的文件夹），在上面单击右键然后选择“新建搜索文件夹”，弹出一个对话框，在这个搜索框中你可以设置你所有的搜索文件夹。选中“特定人员发来的邮件”，然后点击“选择”按钮从你的通讯录中选择你老板的名字。

   同样的原理，你可以利用搜索文件夹的功能来建立你的“@Action”文件夹，用来存放那些你需要花费超过两分钟时间来处理的邮件。假定你打算为所有这些邮件都加一个蓝色标志，在这些邮件上，你单击鼠标右键，选择后续标志，最后选中蓝色标志。然 后按照上面的方法，新建一个搜索文件夹，选中有后续标志的邮件。文件夹建成后，所有拥有后续标志的邮件都会出现在这个文件夹中，如何筛选出只具有蓝色标志 的邮件呢？选择这个文件夹，鼠标右键选择自定义搜索条件，点击条件按钮，在其他选择页面中选中仅当邮件，然后从下列列表中选出“带有蓝色标志”。当这封邮 件处理完毕时，只要在这封邮件上选择标志完成，就可以了。

   这样一来，我想你的邮件不会再显得杂乱无章了吧！

   希望OUtlook可以帮助你提高你的工作效率！

eagleye

还可以通过“创建规则”来自动整理邮件。

kbb2001

Outlook功能是非常强大的，不仅能做个人的PIM,还可以成为企业的OA客户端。
现在试验Outlook自定义form来实现GTD, 作为时间管理的工具，效果还可以;)

人生旅途

QUOTE:

以下是引用kbb2001在2007-3-5 16:00:45的发言：
Outlook功能是非常强大的，不仅能做个人的PIM,还可以成为企业的OA客户端。
现在试验Outlook自定义form来实现GTD, 作为时间管理的工具，效果还可以;)

讲讲具体方案啊！

nisky

QUOTE:

以下是引用人生旅途在2007-3-9 18:09:47的发言：

讲讲具体方案啊！

是啊!有什么心得和大家一起分享

景云阁

公司制度不允许删除邮件，所以，只好使用存档与按项目归类。

feibao3593

我一般就把它作为一个邮件收发工具，其他功能几乎没有怎么用，汗颜呀！

puter

QUOTE:

以下是引用景云阁在2007-5-9 21:52:14的发言：
公司制度不允许删除邮件，所以，只好使用存档与按项目归类。

QUOTE:

请教你们公司是IT部是如何管理邮件的，谢谢

zhang_xf

谢谢分享。

FATPIGBOY

Thanks for your sharing