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[原创]如何让开会更有成果

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发表于 2011-1-13 22:13:48 | 只看该作者 回帖奖励 |倒序浏览 |阅读模式

   有相当长的一段时间比较忙,11年首先祝愿各位新老朋友工作顺利。同时也对最近的工作做下总结。

从去年11月份开始,一直跟一个项目,因为做为研发,所以方案到这里基本已经是定下来的东西才是。后来作为一直对于其他部分的信赖(有时候是种错觉),开始动手搞了两个星期以后,才发现原来从客户那里拿过来的规范根本就不可能被实现,漏洞百出,支离破碎。后来说到周三的时候,客户开例会,一起去开会讨论事情,故事由此展开。。。。。

    作为研发,第一次直接面对客户去开会,准备拿着我们找出来的一大堆问题到会场,和他们好好的PK一番,结果到哪里以后,他们直接进入了其他的以前的议题,我像被风吹到墙角的树叶,没有人踩一下,他们讨论完了,终于到我了,拿了一大堆的问题出来,结果客户说,这个东西要转给某一知名外企的研发,让他们来回答问题,原来这些规范都是某外企的人员提出来了。客户答应转过去,结果就对我的疑问轻描淡写过去,不再提了,顿时我感觉很复杂,气愤,郁闷。。。。。。

原因分析:第一次参加别人的会议,不知道别人的议题,不知道别人的会议计划,同时没有给自己定一个参会的明确目标和想法,作为一个问题补充者,被淡忘了

终于,回去进行总结的时候发现,本公司的一个工程服务部门的成员,已经有了某外企原版的英文版的规范,他原来一直没有发给我们,经过了好几十页的英文和客户的中文规范的对比,终于发现,客户的中文规范,就是某外企的规范的中文翻译版,然后加上了一些所谓的补充,作为中国人的我,居然看起来中文文档比英文文档还吃力,可见他们对于规范的不认真,和当前项目一期的系统根本就挂不上关系,一个完全是应付的东西。。。。。。,才知道自己原来被别人给忽悠了,根本就不应该是这么回事,直接找到了规范的来源,同时直接确定,他们提供的规范的不合理性,下一次开会更好和他们PK

分析:内部沟通很重要,一定要知道来龙去脉,知己知彼,才能做到心中有数

第二次会议:在公司等他们的回复,在某公司迟迟没有答复的情况下,终于迎来了第二次的会议,这次还是满腔激情的准备和他们PK,结果到了会议现场,人来的差不多的时候,忽然,客户从机器上那出来了一个新的文档,说这个是提供给某总局的规范,有望上升为总局规范,看到规范后,我晕了,原来准备和他们深深PK的东西,在这个规范上已经消失了很多,人家本身已经把规范更新了,当时我们没有,所以一开始开会就陷入了被动,变听边理解规范内容,当大家开始提意见的时候,发现自己就是在理解别人的东西,了解别人的信息,根本还没有来的及摸清情况,就没有什么提意见的能力和权利,所以直接被动了,我们认为不合理,然而一时半会也没有办法给出非常完备的理由和方案,因为信息不对等

分析:在多方会议中,因为信息不对等会带来很多问题,最后参会方变成列席方,达不到参加会议的效果,最稳妥的方式就是,尽量的提出有疑问的地方,对于不确定的地方,一定不能承诺或答应,认真的记录,回去慢慢的研究

因为第二次开会,某公司的技术人员,不能参加,电话接了进来,说不清楚,所以我们有了第三次会议,某公司人员过来后,相互寒暄了两句,发现客户又开始进行文档的更新,我郁闷了,为什么他们总是背着我们更新文档,客户方居然说,已经给过我公司某部门的相关人员,难道还是内部问题,关键问题是,规范被整理的七零八落,不成整体,达不到方案的高度没有可用价值,我问了某公司人员一个问题,他的回答非常的外行,我深信他技术PK不过我,更意外的是,和客户的大领导公用一个会议室,大领导列席,会议上客户方接口人解释,当前的情况和某公司于他商定的方案,结果他们讨论的很久的东西,统统的被客户大领导给否定了,当然包括我们提出的相关方案,这下辛辛苦苦好多天,一下回到2月前

分析:和友商交流,了解对方,发现突破点;客户接口人不一定可靠,还得靠他们的大领导拍板,客户关注的是整体高度上的方案,细节在方案不存在的情况下,没有任何意义,领导让所有人重头再来

第三次会议最大的收获是对我们所有人的否定,我们在问题的本源上,在同一起点上,提出解决问题的方案,有机会超越对手赢得客户。由于前面没有方案,自然迎来了第四次会议,为了在会议上赢得主动权以及尽量快速高效的推进项目,决定我们重新评估项目,起草整体方案,从方案到规范,同一整理,从整体出发,给出可用的解决方案,会上果然不出我所料,在晓之以理动之以情的攻势下,客户基本是爽快了抛弃了友商的规范,我们终于获得了开会的主动权,只是在整体方案上,我们需要改进,但是我们已经上路了

分析:收获和付出通常是有关系的,特别在多方为利益博弈的时候,准备越充分越能赢得主动,切实站在客户的实际问题的角度出发,为客户整体考虑,提出问题的同时,给出解决方案,结果总是会好的

在期望中,迎来了第五次会议,客户大领导列席,我们拿出第四次会上的客户接口人同意的方案,同时给领导说明,这次某公司的人也在,开始给我们的方案提出质疑和问题,大领导在场的情况下,在考虑全局和现状的情况下,某公司,终于暂时放弃了他们的理想的方案(其实不合理),同时兼顾客户和友商的情况,我们在代价尽量小的情况下,简单的调整了我们的方案,基本规范还是在我们的基础上做小改动,同时,兼顾客户要求,在我们完全控制场面的情况下,结束了会议,剩下的就是细节的确认和实施了

 

总结:特别是以项目方案为背景的会议,一定要对各方进行了解,了解到问题后面的东西,知己知彼。在大家都纷纷提出问题的时候,应该专心的记录,时候详细分析,并给出方案。如果需要有成果,一定要有自己的想法,而且一定要提出符合实际情况的整体方案,才能把握主动权,站的高看得远,自然也有优势,如果具有合理性,别人又不能给出更合理的方案,自然结果就水到渠成了

沙发
发表于 2011-1-14 22:07:55 | 只看该作者
ding
板凳
发表于 2011-1-16 20:53:13 | 只看该作者
多数企业的会议效率还是很低的,要吗效果不佳。
4
发表于 2011-1-17 12:07:08 | 只看该作者
5
发表于 2011-1-26 14:46:32 | 只看该作者
是啊,做任何事,都得用心,才能解决一切的问题
6
发表于 2011-2-20 17:40:07 | 只看该作者
感觉楼主的标题和内容不是很一致
7
发表于 2011-3-3 17:57:00 | 只看该作者

让开会有效率的办法就是把工作做到开会之前~

可惜一般都很难做到。。。

 

8
发表于 2011-3-4 15:22:53 | 只看该作者

好帖!感谢一下

9
发表于 2011-3-9 22:12:24 | 只看该作者
谢谢分享
10
发表于 2011-3-20 21:36:30 | 只看该作者
谢谢分享!

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