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个人觉得不错,很实用,看家园还没有的下,就发上来推荐一下。下面是节录: 一、办公促效法 2.单面使用活页纸 从学生时代起,我们就偏爱以活页纸来做笔记。当然,有时也会使用一般的笔记本。不过,从讲究效率的观点来说,活页纸是最佳选择,而且最好只使用活页纸的单面。 或许,这样会令人觉得太浪费,但是以单面使用每一张只记一个项目,即使随着思路起伏随手记下,事后还是能分门别类自由地调整页码,使笔记更加清楚易读。也就是说,必要的时候活页纸可以插换。此外复印时只单面使用,可以免去一张张翻页的麻烦,得以顺利的进行作业。 5.将经常使用的工作用语记号化、简略化 在处理的事务过程中,只要在访客的名片上,简单地写上“人、住、印、档”,然后交给秘书,她就知道该登记客户的姓名、住址、复印名片、夹入名片簿存档。像这样将经济使用的工作用语记号化、简略化,在交待工作的时候,可以不必在口头上一一指示或写字条提醒要点,得以省去不少麻烦。 不只是一般的事务工作,连书信中经常使用的客套话也可加以简略化。例如“悉”表示“来函敬悉”,“祺”表示“敬祝商祺!”等等,如此即可大大的提高拟稿的速度,很快就可以交给秘书去打字。 6.将重要的剪贴资料印成B5大小 很多人都有剪贴报纸、杂志的习惯,不过,如果以此来整理应用资料,未必是提高效率的方法。例如,把资料贴在剪贴簿上或收集在信封中,在检索的阶段上,这种办法相当不便。 在管理者办公室中,剪下的报纸、杂志文章一律要复印,而且利用复印机放大缩小的功能,全部统一成B5大小,这么一来,不但日后容易整理,而且检索工作也会更为轻松愉快。 7.在活页纸的两侧打孔 我们习惯在活页纸的两侧打上二十六个孔,因为想同时对照两种资料时,可随意夹左夹右,资料自然一览无遗。单面使用法的优点是,在这种情况下,将性能发挥到极点。 如果有两侧打孔的活页纸,在装订归档之时,就更加方便,何乐而不为呢? 二、 沟通促效法 7.立刻在收到的名片上写“当事人”的资料 9.与公司主管会面时,在对方名片上书写秘书小姐的芳名 当你与公司董事高级主管交换名片时,你可以请教对方专任秘书的芳名,趁着记忆犹新,马上写在收到的名片上。 因为在与这种高阶层人物联络时,他们不可能会亲自接电话,通常都经过秘书转接,如果事先晓得秘书的芳名,联络起来自然会顺利多了,而且,借此博得秘书小姐的好印象,对日后的工作自是大有益处。 15.借着人才录的帮助,即使多年不见的人,也能谈得很融洽 “人才录”是人际关系网中个人资料的档案,其中设有种种项目,比如“姓名栏”、“姓氏索引”、“性别栏”、“出生年月日栏”、“会面栏”、“学历栏”、“职业栏”、“籍贯栏”、“服务地点栏”、“现在通讯处栏”、“家庭栏”、“备考栏”等等 因此,即使与多年不见的人会面,只要事先查看一下人才录上的资料,就可知道对方现在在哪家公司哪个单位担任什么职务、家里有几个人、结婚纪念日是哪一天……,借此彼此不会感到陌生,能很快地熟识起来,相谈甚欢。 34.交待工作时,先说明做法与意图 譬如,在交待秘书订车票时,你不能说:“帮我订购某月某日某号的订位车票。”你最好这么说:“我要在某月某日几点之前到达,请为我订购订位车票。” 若以前者的说法,一旦客满,秘书会说:“已经没座位了。”一句话就了结了,可是若以后者的说法传达自己的意图,她就会问:“您需要的订位已没有,其它车厢的座位可以吗?” 得以灵活的应变处理。在交待工作时,若将意图与做法说明清楚,就能迅速无误地完成工作。 |