飞鸿谈管理：如何进行参会总结

目送飞鸿

    飞鸿组织部门人员参加了一个全国性行业会议。为了检验参会成果，要求包括张鹏在内的所有人员写一下对会议的感受、参会收获及对今后工作的启示。
    第二天，大家陆续按要求发来了邮件。飞鸿认真地一一审看，并对其中有问题的地方进行了跟进。本来是打算通过一对一指导后就结束这项工作。但感觉大家普遍都不会总结，完全不懂路数，写的东西逻辑性不够。不仅话说不到点子上，有一些地方甚至还出现了概念性的错误，这种情况对于要经常撰写材料的员工是不行的。所以决定带着大家进行一次总结。

    因为参会后，每个人的感受是不一样的，飞鸿也不想将他的总结变成一个僵死的教条。所以告诉大家，他的总结完全是基于他自己的，只是希望通过此，让大家学习该如何做这样的总结。

    一是要明确参会的目的并围绕此进行总结。公司做任何事情，都是有明确目的的，参会也是同样。但每个人的参会要求和目的不一样，这一点去之前已经给大家说过。比如张鹏的参会目的，就是要学习如何进行对外交流沟通，并通过此，得到自己想要的信息。其他人员则是要通过参会，了解行业现状及发展趋势。而飞鸿自己还有另外的目的，就是学习别人办会中好的方面，取长补短，在今后公司组织同类会议时学习借鉴。同时培养张鹏的对外沟通能力。所以每个人在总结时，应围绕各自的不同目的进行。首先是要写明参会目的，再围绕此进行展开。在大家的总结中，都没有人这样来写。因为没有前提和主线，所以总结出来的东西就显得很散，没有核心，相互之间更是缺乏逻辑关系。

    二是要明确哪些是参会中应重点关注的内容。上面提到的几方面参会目的都是飞鸿的，所以他围绕此进行了系统地总结。谈了通过参会，对行业的新认识和新感受。要求大家一定要首先关注省长和国家部委领导的发言。他们的讲话中，谈了许多数据性的东西，这是在其他地方找不到也得不到的，具有相当的权威性，完全可以在今后撰写材料时进行引用。正是因为其重要和有价值，所以今后再参加类似的会，要十分重视会议开始时领导的讲话。此外，还谈了对业内精英尤其是世界500强企业中该行业龙头企业所谈内容的感受。因为平时很少有机会能够在一个短时间内同时听到这么多大腕对一个行业发表的看法和认识，这是很有价值也很直观的。另外，还分类详细谈了他认为会议中可以学习借鉴的方面。在现场，飞鸿还对一些有价值和参考意义的内容进行了拍照。最后他围绕对张鹏的培养，谈了整个训练和跟进过程，沉淀了几条有价值的内容作为大家今后进行类似培养的参照。

    三是对参会过程中存在的问题进行分析。问题主要存在在工作准备和员工自觉不够两个方面。在工作准备方面，没有预见到会议上有如此之多的外国人用英语发言且没有现场同步翻译，事先也不知道可以用身份证租用同声翻译器，所以导致因没有带够身份证使开始时几个人的发言无法听懂；会议录像时所带的电源线长度不够，电池续航能力不足导致后面的论坛内容没有录全。在员工自觉方面，虽然大家都带了笔记本，但对会议重点的内容没有认真记录，记得不够，甚至还有记错的地方；张鹏在开始时还能够按要求与参会人员进行名片交换和沟通，但后来就没有坚持。其实完全可以利用茶歇、下午论坛开始前和论坛开始后的时间，主动积极地做下去。他的主要任务不是听会，但最后还是扮演了听会的角色，错过了这个锻炼自己的机会。这些问题在今后都要引以为戒，不能再犯。