很多人以为,“政治”这个词在项目管理工作中似乎就代表着:阴谋论,自私自利和权利斗争;或者“政治”就是用来玩的,而不是利用的。其实这完全不是一个PM正确的观念。所有的领导者都有政治上的限制,所有的管理行为也都是政治行为,所以这是无法避免的。
《PMBOK Guide》在针对政治一节几乎没有讲太多(其实根本也不可能像进度或质量管理那样把该做的不该做的列出来),不过这不意味着PM在项目管理工作中,可以忽略政治因素。政治是一种解决问题的方式,能巧妙利用,对项目的成败是有意义的。
写这篇简短的文章不是教唆诸位PM在项目管理工作中玩政治手段,而是如何合理利用政治因素,为项目的成功提供便利。
政治与权力政治和权力误用是一个概念。其实仔细想想,所有领导者都有一定的政治权力的限制,就和美国“三权分立”一样,总统作为行政部门受到司法和立法部门的监督。事实上在外资企业上这点也能体现出(当然对中国大多数企业而言根本不现实
)。
权力和政治因素是根本存在在企业中的,PM需要在项目管理过程中,要处理和解决这种问题而不是回避或者迎合参与政治分歧当中来。(我们都知道权力来源于多个方面,PMBOK也鼓励PM多使用专家权力,不过在大多数情况下,你得到是正式权力,也就是你老板的授权)。当某些人以个人利益为重点的时候,政治问题也就出现了。你没办法避免在项目期间,每个人的动机都和项目一致,每个人也都是一心放在项目上。有时候这并非是某个干系人对项目产生了私心,而仅仅是从不同角度对项目产生的不同看法(冲突因素);当然某些情况下,个人私利也会导致政治问题的出现。
分歧导致了对项目某个因素的决策可能对某个干系人有利,但可能对另一个干系人有害。看看下面的案例:
案例:Joel是A公司的测试部门Leader,Scott是A公司的研发部门经理。目前,项目X已经接近RC,Scott需要尽快得到Joel部门的测试结果,从而安排bug track。而对于Joel而言,人力资源大部分已经投入到项目Y中,因为Y的优先级更高,老板也抓的更紧,更隐晦的一点是,项目Y的成败决定了Joel能否顺利被Promot到更高的职位。对Scott而言,研发部门的同事不可能同时肩负开发和测试的双重工作,因为客户原因项目X又不能再拖。作为项目X的PM,Mark需要考虑到Joel的利益(因为这影响到项目Y),但对职位比自己高的Scott(也许他和VP还有点特殊关系),Mark也需要权衡他的意见和看法。
你可以说这是干系人之间的冲突,不过政治因素也经常是导致冲突的一个重要来源。上述案例中Scott明显有保护自己团队的个人想法,而Joel的不配合表面上看是由于资源不足,事实上Joel也要考虑哪个项目对他个人的"意义"更大。
政治问题经常发生在以下几个方面:
· 沟通问题。信息传达不明确导致误解。
· 决策流程不清晰。很多时候团队不知道谁参与决策,或者决策分配制度(某个决策由多个人制定)导致沟通复杂。
· 资源分配情况。如案例中Joel部门的资源不足。
· 不信任和其它动机。如保护主义(上述案例中Scott对于研发团队的保护),自私自利(你想升职加薪就要做点“与众不同”的事),个人对其他人的不满(带有强烈的主观因素),仇恨(你讨厌某个人,不能干掉他,就只好在某些地方做点手脚
)
上述都是能导致政治问题的直接因素,无论你觉得其中某些是不是有点没道德,这对项目而言无任何价值。
解决政治问题的方式把项目当做最终目标是解决问题的大方向,同时你得考虑当前的组织的大环境。有些组织中团队之间本来就是竞争关系,这无疑就会经常出现政治问题;同时如果腐败是一个组织内常有的现象,可能你能做的也不会太多。这里只是针对你能做的事情而言提供一些个人的见解:
· 针对目前情况你想要什么?是资源问题,还是权限不够?是得不到支持,还是别人目的与项目不一致?你最好找个地方坐下来和你的上司谈谈,你希望从他那里得到什么,希望你的上司帮你做些什么。首先知道你对项目的需求,是解决问题的第一步。
· 谁有权力提供给你想要的?你需要了解这些人的观点,他们的权力范围是什么,他们信任谁,和谁关系不错,或者他们经常听取谁意见。如果你从那些直接权力干系人手中,得不到你想要的资源、权限和支持,那就试试影响和他们关系密切的人。上面案例中,试想如果Mark从Joel的上司那里得到了一封mail,告知Joel安排某几个测试人员进行工作,问题就不会僵住。
· 评估当前情况,转化问题的性质。案例中,如果Joel方面暂时得不到资源,Mark可以同Scott谈谈,看是否可以先安排开发人员进行Code review和性能评估,即使Scott说他的团队时间紧迫,但这已经转化为PM与研发部门之间的问题。你还需要考虑过去是否有处理类似问题的经验?这可能依赖你自己的经验或组织过程资产。同时,你要看看那种手段比较好,是直接的谈话,还是通过规范的流程(比如上下级汇报)。最重要的,当你想要说服某个人的时候,你首先需要找到合理的说法和强有力的证据。
· 合理使用影响力
你可以直接去找直接拥有权力的人员谈,或者找他的上级,或是同级别的人。如果某人不配合(别管他出自个人私心还是的确有苦衷),你没必要直接针对他“开火”,这可能得不到想要的结果,反而弄的更糟。你可以选择影响和他同级别的人,或是他的上级。试试跳过他的权限(虽然这可能存在越级的行为,这需要看你自己的权衡)。如果某个人不理睬你,或者他故意回避你,试试通过你的上司影响他的上司,同级别的沟通可能更便利。另外,慎重选择开会讨论这种方式,因为政治在会议中可能更复杂,参会的人来自不同地方拥有不同的想法,如果决定开会讨论,你要事先了解一下参会者关心什么事情和问题。会前不了解某个人的态度,可能容易导致别的政治问题出现。
· 引导
如果你能够引导某个人慢慢领会你的意思,比如向对方提出问题而不是强调问题,可能更有效果。例如你可以尝试着说“Hey..能告诉我你在这个问题上的困难么?如果要解决困难,你觉得有什么好的方式?”,而不是强调“这个问题我不能再拖,我不管你有什么困难,尽快解决!”。这个要看PM个人的语言方式或个人魅力,无法表述,只能从工作生活中慢慢体会了
。
总结政治问题对项目而言,带来的就是冲突。本文也不是针对那些企业内部早就存在的“派系”而言的,仅仅是对于在项目管理期间,PM该怎么运用政治解决实际问题。项目管理除了管理项目之外,另一部分就是管理人,相信很多PM都存在于各种各样的政治环境中,毕竟人类中有等级的地方,就有政治。无论如何,本着诚实、谨慎、务实的态度解决问题,对项目而言都是有利无害的。
作者:陈祖峰,PMP