[原创]孙海蓝：行政统筹和文秘 课程分享

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9月25日  行政统筹与文秘  公开课

           主讲 孙海蓝 

    因为自己做过这个岗位的缘故，上课我用了很多的管理工具，这引起了很多学员的喜欢，每次下课大家都会过来要我的管理连接的工具，或者和我探听，结合那天公开课发现的问题，总结如下：

行政管理：缺乏闭环和体系有效性

很多人虽然在做行政管理岗位，但是行政管理没有成体系或者说管理没有闭环，我借用课程中学员分享的一个案例进行阐述：

现象1：预算缺乏有效和系统性

来自陕西的一位学员听了我的课程后感悟到:自己从事行政文秘管理岗位，工作缺乏系统性，出来培训的时候，和公司领导一说，同意就飞到青岛了，听了孙老师解析的案例后，发现真正的闭环管理应该在写出差报告时就应该写明出差预算和出差达到的效果，回来报销的依据就是培训的小结……

   其实这位学员分享的这个案例，在很多企业都是通病，海尔的管理是非常著名的，他们在做出差预算时，简直滴水不漏，出差报告要写的很详细，包括详细的预算行程达到的目标效果，也就是说出差是带着目标去的，回来还要写总结报告对于公司可提供建议和改进的报告，以此作为费用报销的依据，而不仅仅是出去培训回来就没事了，我通过一些管理表格工具和大量案例去讲，学员感悟到自己原来的管理还真是没有形成闭环体系，呵呵。

现象2：开会跑题，对于会议管理缺乏激励和闭环

我在上课中列举了我咨询企业发生的问题，开会跑题不说，费时、费力、费时间，一个店务会或者一个中高层会议要么开会时间长，要么开到哪说到哪，开完一窝蜂散会，下次重新再开说新的问题，没有会议决议和对开会涉及的问题进行责任到人，目标到人并和完成效果进行激励挂钩，这也是很多企业的通病，海尔这点做的非常好，开会提前告知预算，开会就是解决问题，不是坐下来现讨论，所以每次开会提前发要求，开会来的就是说自己的想法，而不是坐在那现想，那样费时间不说，也没有效果。

现像3：开会总有人迟到 迟到的背后反应管理机制问题

管理无小事，开会迟到也不是小事，很多企业和很多人觉得无所谓，小事决定企业氛围和机制，包括执行力，有的企业要求2点开会，2点来的员工比比皆是，海尔的要求是2点开会的概念是会议开始讲了，讲之前所有的员工提前5-10分钟已经到场并坐好了，2点准时开会的时候已经无人缺席了，及时有缺席一定是准假的，如果是高层开会迟到了，门口站5分钟再进教室，呵呵，执行力也许就是这样练出来的，勉强成习惯，习惯成自然，自然成素质。

……

类似的现象和问题很多，所以我以自身的实践和去企业咨询和培训发现的问题通过大量的案例来解剖，并非常多的和学员去互动，包括让学员去分享他们企业行政统筹和文秘方面好的经验，我时刻强调一个观点：“分享是最好的培训”，所以课程最后我会预留一点时间就让学员写简单心得和行动计划，对比自己企业和自己管理的缺位在哪里，不但自己学到还要总结提炼对自己有用的回去再和领导和同事分享，并针对工作实际加以改进，这样的培训才是能创造价值的培训，培训不在于多少，而在于让受训的人真的去创造价值，这是对的。

小编简简

    从行政管理过程来看,主要有四项基本职能.

一、 计划.包括制定计划、下达指示、作出决议、进行安排等.

二、 组织.把已经确定的计划和决策付诸实施.组织活动还包括对机构的设置、调整和有效运用,对人员的选拔调配、培训和考核.

三、协调.通过政策、法令和各种具体措施,不断改善和调整组织之间、人员之间、活动之间的各种关系.使各项工作分工明确、配合密切、步调一致,以共同实现预定目标.

四、控制.即监督、检查的职能.可以通过统计资料和实时信息的分析,如人事、组织、财务等情况进行控制.
    
   但是，绝大多数企业的行政部门能真正做到以上四点的真的是少之又少的，工作缺乏系统性和有效性就是很明显的，不管是安排会议还是培训等通常只是简单计划，然后马上开始执行，甚少对其安排事项会起到什么样的效果做出深入的了解