时间

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心智决定视野，视野决定格局，格局决定命运，命运决定未来。

这是德鲁克一生的写照，也是人生规律的一种概括。读德鲁克的经典著作《卓有成效的管理者》不是第一次了。但每读一次，都值得仔细玩味、思考，更是对自我的又一次检验和提高。

本想通书分享，但我发现，书中谈到的每一个问题都是管理者的重要课题，大师独到而精辟的见解，值得我们逐一仔细琢磨，并进行自我检验和实践训练。

 

管理者为何无效

首先，管理者的时间往往属于别人，不属于自己，是“组织的囚徒”。每个人都可以随时来找他，从公司员工到客户、政府官员。

2. 管理者往往被迫忙于“日常运作”。如果每天都被迎面而来的一连串事务左右，那不久就穷于应付。而真正重要的事情却无暇顾及。

3. 管理者处于一个“组织”中，只有当别人能利用管理者的贡献时，管理者才算有效。如果管理者的成果不能很好被别人利用，也就是理解或执行，那么管理者的工作也是无效的

4. 管理者身处组织内部，对外部的感知往往依靠报告、数据，而不是直接的感性认识，这容易导致信息的滞后。而对于外部的情况，真正重要的不是趋势，而是趋势的转变。趋势的转变才是决定一个机构及其努力成败关键。

如果要做一位“卓有成效的管理者”，你认为要从哪里入手呢？

在德鲁克看来，首先是时间管理，它被放在管理者卓有成效的第一要务。为什么？

他认为时间是一项限制因素。如木桶理论，任何生产程序的产出量，都会受到最稀缺资源的制约。时间就是这样一项资源。德鲁克从经济学角度这样解释“时间”。

“时间的供给，丝毫没有弹性。不管时间的需求有多大，供给绝不可能增加。时间稍纵即逝，根本无法储存。昨天的时间过去了，永远不再回来。所以，时间永远是最短缺的。时间也完全没有替代品。在一定范围内，某一资源缺少，可以另觅一种资源替代。例如铝少了，可以改用铜，劳动力可以用资金来替代。我们可以增加知识，增加人力，但没有任何东西可以替代已失去的时间。而做任何事情都少不了时间，时间是必须具备的一个条件。任何工作都是在时间中进行的，都需要耗用时间。

对于管理者，面临的时间压力是很大的。对此，我深有体会。很多总裁无法参加5&5活动的首要原因是没有时间，即便认为这个活动对他很有意义。

 

德鲁克认为，管理者特殊的时间压力来自几个方面：

首先，是“组织的囚徒”。每个人都可以随时来找他，从公司员工到客户、政府官员。但是，每一位管理者，作为一位脑力工作者，要想有效就必须能将时间做整块的运用。如果将时间分割开来零星使用，纵然总时间相同，结果时间也肯定不够。

第二，人际关系和工作关系的协调很费时间。开一个会，找某人谈话，太匆忙了，达不到效果。组织中人数越多，协调相互关系所需时间越长，真做好用于工作的时间便相对减少。

第三，人事问题的决策，都需要较长的、连续性、不受打扰的时间才能决定。对人事问题的决策太快，很容易铸成错误。

总之，管理者面对的时间压力，使得他们必须讲求时间的管理。而管理好时间，首先要了解自己是如何使用时间的。

 

诊断自己的时间都花在哪里了？

我们每天都叫忙，但有多少时间真正花在我们应该做的事情上？

德鲁克发现，管理者对时间的自我意识往往与实际情况相去甚远。他举了一个有趣的实例。当问及一位董事长他平日的时间是怎么花费的，这位管理者十分肯定地说，1/3用于与公司高管人员研讨业务，1/3用于接待重要客户，1/3用于参加各种社会活动。但等实际纪录了六周后，结果发现在上述三个方面，他几乎没花什么时间。那只不过是他认为“应该”花时间的工作而已。实际上他的时间花在处理他自己认识的顾客的订单，打电话给工厂催货，处理人际的摩擦。当秘书把纪录送给他看时，他简直一点都不相信。巧的是，这与我过去在担任企业顾问期间遇到的情形完全一样。

因此，要有效管理你的时间，第一步，就是记录你的时间花在哪里

 

第二步，做有系统的时间管理。先将无效和浪费时间的活动找出来，尽可能把他们排除掉。

1.首先找出什么事根本不必做，做了也是浪费时间，无助于成果。“这件事如果不做，会有什么后果”

2.哪些活动可以代由别人参加而又不影响效果

3.哪些事浪费别人如下属的时间，而又不产生效果。

人总有高估自己重要性的倾向，事实上，一位管理者大刀阔斧减少不必要的工作，绝不会有太大的风险。

 

有时候，造成时间浪费也可能是管理不善和机构缺陷引起的。这些因素应该排除。

1.机构中重复出现的问题或“危机”，往往是疏忽和慵懒造成，它重复花费人的时间。应该避免

2.人员过多，造成效率低下。如果一个经理人不得不把1/10的时间花在处理人际纠纷和摩擦、争执和合作等问题上，那么这个机构人员就过多了。

3.组织不健全，其表现就是会议太多。总需要靠会议来完成工作，说明组织结构设置有问题。

4.信息功能不健全。信息表达方式不当，造成使用者重复花费大量时间。

 

统一安排可自由支配的时间

现实中，高级主管无论怎样删除浪费时间的活动，其真能自由运用的时间，大概只有1/4。而且，职位越高，组织越大，自由时间越少。

因此一个必要的方法是善于集中他的自由时间。如果时间分割成许多段，等于没有时间。所以，时间管理的最后一步是将可自行支配的零碎时间集中起来。如，有人将会议、审核、问题分析等例行工作规定排在一周内的某两天，而将其他日子的整个上午保留下来，用于思考和处理真正重大的事务。另一个常见办法是每天下午都排定一段时间，在家里办公。

总之，“认识和管理你的时间”是任何人只要肯都能做到的，对管理者而言，它是一项持续的但非常有价值的实践。

5&5club  刘佳