没有被重视是因为老板没有看到你工作的成绩和效果,另一点行政和支持类人员本身工作非常杂乱,很难出成绩,多思考多探索,变被动为主动,把你的工作变得更加高效而正规,练习从点滴之处发现问题,学会解决问题,成绩自然会体现出来。
考虑把你的日常工作系统化、标准化、流程化, 进行知识管理、时间管理,从日常工作中总结出规律,提前进行预判,进而解决问题,只要你能把日常工作的效率提高之后能准确的表现出来就是成绩。
简单说些例子:
1、拿各种文档来说:
第一步 先把把各种日常处理流程系统化正规化、包括准备各种文档范本(Word、PPT、Excel)、比如有统一的字体、格式排版标准。
第二步 除了基本的文档模板,象投标书、合同之类比较重要的文档,只要你经常写,一定可以总结很多检查和处理办法,把这些慢慢积累成列表,在最终成稿时,按这个列表进行处理和检查,这样能提高很多效率、速度和减少出错率。
第三步 花时间和精力研究一下Word和Excel,里面有很多非常好的办法,比如宏、公式、函数之类,可以帮助你完成很多自动化工作,特别是在Excel里的公式和函数强无法形容,有时效率会有几十倍的差距。
第四步 工程师或文员总是会写各种文档,考虑整理一些通用性的文档,只要修改下日期、项目名称和少量内容就可以立即完成,这件事做好了,可以节省大量的时间。
2、售后支持:
建立QQ群、利用远程协助、BBS(整理出:常见问题、经典问题,程序补丁之类板块)等方法 建立客服工单系统,就是客户的每个支持, 都记录进这个系统。哪个客户的哪个部门的哪个人提的问题,提的是哪类的问题, 这个客户是谁实施的 , 谁过去做过他的现场支持服务, 问题的严重级别多高, 解决的流程是什么,提出时间是多少,解决时间是多长, 回访确认解决了没。谁解决的,谁回访的,客户满意度如何, 哪个工单还没有结束, 哪类工单最多,哪类工单耗时最多,哪些工单拖的时间最长也没有结束, 哪类工单未结束的最多,哪类工单耗时最短,哪些客户工单最多,哪些客户工单最少。 每个月,每个季度,每年都要统计对比这些指标。根据指标,确定下一阶段重点支持的问题,重点支持的客户。耗时多的工单, 集中各部门把 解决方法提出。 拖的时间最长的就尽快结束掉。 耗时短的都总结出FAQ,发布到BBS中。问题最多的那类,就和研发部一起合作,确定下一版本的修改事宜。
这就是知识管理。只要花些时间和精力,大家很容易就能发现好处。
3、秘书:
我身边的一个朋友,就是从秘书做成高管的,刚开始的时候最让他头疼的事就是经常整理发票,一做就是几天,非常的麻烦。一出错就被骂,后来通过发票来分析出来领导的日常计划和习惯,然后提前做出安排和计划,比如提醒领导给老婆送花、买礼物,出席公司例会、跟客户见面。
通过了解领导的工作习惯,把一些定期的、繁琐的事务都在需要之前,提前完成。把常用的文档、以前的发言、文档都分析一下,熟悉他的风格和习惯,一旦有需要可以快速提供初稿和模板,只需要领导审阅和简单修改一下就能快速完成。慢慢的领导越来越看重他,开始交给他一些日常工作,最终从一个普通的日常秘书 升到主任、部门经理、公司副总。
方法有很多种,关键是要去思考,花时间和精力去尝试,不要满足提出问题,要把精力放在解决问题上,普通的行政、文员、前台、秘书、售后也能做出非常不错的成绩。
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