[案例讨论] 项目验收被非典严重延期怎么办 ?

扬子

有一个通讯工程, 本来按计划早就完成项目执行和验收了, 结果遇上该死的非典,遇到这样的难题:


项目干系人 :

      A 公司--工程总承包商,外商独资;
      B 公司--工程分包商,外商合资,和A公司是长期合作伙伴;
      C 机关---投资方和最终用户,某国家机关;
      D 公司--甲方( 工程在其网络上建设, 但最终是交付C机关使用), 大型国企.

你是B公司的项目经理, 由于项目验收推迟而受到高层极大压力.

项目进展 :
    已完成建设, 自测没有问题, C 机关进行的测试也没有问题, 按道理早该进行验收签字了, 但由于非典:
    A: 部分员工不能正常出勤, 并且对尽快签字动力不足( 公司流程处于半停滞状态);
    B: 公司要求尽可能减少出差, 你不能到现场,只能通过电话或邮件联系A/C/D三方;
    C: 由于抗击非典, 该机关负责此项目的人确实很忙,想忙过这段"再说";
    D: 出于与你的长期友谊,愿意帮忙, 但坚持必须有C出具的某些文件才能签字,且不太愿意由己方出面催促C方;
    D方流程也受非典一定影响.

问题:

你如何尽可能的促进项目验收签字搞定? ( 需 A和 D签字 )
你如何在公司高层那里解释延期原因, 但不给对方留下借非典推诿印象 ?

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marsoon

问一句：合同当中应该有“不可抗力作用之下”的一些应急处理吧？
非典是否应该属于天灾之类的范畴？
如果是的话，那么相关处理一定有所规范的。

扬子

国情所致, 搬合同条款是没有用的, 何况这是个典型的买方市场, A 和 B 对 D是长期合作, 无法走到这一步.

zhms

这种情况下，管理技术是没有用处的，要解决问题只有沟通（符合国情的沟通）。
1、现在的关键是C,一定要搞定他。再忙都会有时间，你们准备一切能帮他们做的工作，让他们几乎不花时间就把这件事情做了。尽量减少出差不等于不出差，在电话里面搞定是天方夜谭。绝对不可能！a/d都问题不大，应该催促一下，不停跟进就行了。
2、公司管理层的解释工作从道理上就是据实反映情况而已。但怎么个据实就要根据情况来了。技巧不是万能的。

jackyan

这也是风险，可以出一个关于因非典或什么因素的报告，内容包括
1、项目目前情况
2、非典的目前情况
3、因原因后的项目新计划。
4、请他们签字啊！！！！：）

扬子

呵呵, 楼上讲得有理: 口头的推诿要对方形成书面文字, 给对方以压力 !

zhms

据我的项目经验，他们不会给你签字的。这伙人最怕承担责任，绝对不会轻易签字，你要让他们签字做的工作和让他们完成这些工作差不多。

jackyan

还有一个秘笈：
     阎王好见，小鬼难缠。找他们的领导

marsoon

个人比较同意zhms的观点：
1 非管理和项目组能力能及；
2 不会轻易达成相关书面协议。

一般这种情况下，我们的处理机制是：转入领导或者大销售出面，直接与用户方领导沟通协调的流程。

marsoon

在网上找了一篇文章，与同道共享分析：

　　很短的时间，“非典”从一个医学名词变成人所尽知的“流行”词汇，使各行各业都受到其不同程度的影响。本文的重点是描述其对于项目及项目管理的影响。
　　“非典”的存在，让项目增加了非常大的风险，下面是对于“非典”对于项目及项目管理影响的分析。

危害程度：５（最高级）
　　“非典”能够这么快地为大家所熟悉，也是因为其强传染性及较高的死亡率（世卫组织的统计是 5%，而在医学条件发达的今天，除了世界极贫穷的少数国家外，很少有病能够给人类以这样的打击）。
　　其实分析“非典”对于项目影响最大的倒不是其死亡，毕竟到目前为止，全世界公开的死亡数据还是较小的，对于项目影响最大的，是其医学观察。要知道，现在各地为了防“非典”，要求可疑人员，必须接受医学观察１４天，如果项目组的骨干成员，在家观察１４天，对于项目的影响可想而知（我现在所在的单位，研发部经理，公司副总工程师因为出差路过北京，在回来的前一天，这里规定所有从类似地区回来的人必须隔离，以至于从5.7一直到5.21都必须呆在家里，对于部门的工作安排很是麻烦）。
　　而且，如果真的成了疑似病例，还需要到定点医院观察，而这个观察结束没有问题，还必须还呆在家里一个星期。
　　这样的时间等待对于项目而言的打击是可想而知的。
　　综上分析，“非典”的风险危害系数为 5，即是最严重的。

可能程度：根据地区疫情而定。
　　这个各个地区不一样。不过，从我的观点来看，基于谨慎的原则，处于“世卫”发布了旅游警告的地区，其可能程度不妨放到５（即几乎会发生），尚无人员感染地区的可能性放在２（本来想放在１的，但是考虑到其潜伏期有两个星期，所以，放在２表示谨慎），如果本地区已经有个别人被感染，但是，其传染途径清楚，隔离措施到位的，可以放在３，如果有两位数以上被感染，而隔离人群众多的，则将其升为４。
　　基于以上分析：在目前的情况下，北京是５，无锡是２，上海可列为３（因为作为重点城市，属于国家力保的城市之一，所以，其风险因此而降低一级），南京可列为４（因为最近５月中旬是南京最关键的时期）。
　　当然，以上是静态的假设，从动态来看，如果项目组中人员在住宿地分布较广（比如在城市的各个区都有），且部分人员居住地人员情况较复杂（比如人员流动性高等），可以适当调高可能性，因为小心无大错。
　　另外，项目经理还必须随时根据当地疫情变化及项目组内人员的身体情况，做调整。

应对措施
　　面对“非典”，工作还是需要继续的。虽然，如果因为“非典”的影响，如果项目进度有了一定的推迟，可以得到客户的谅解，但是对于项目而言，总不是一件好事。考虑到应对措施才是关键。
　　一般而言，项目风险可能有几种常见的应对措施：
　　一、降低可能性，甚至阻止其发生。
　　风险都是有一定条件限制下才会发生的，所以，降低风险损害出现的机会甚至可以达到取消风险的效果。
　　拿“非典”来讲，就软件公司而言，可以对于研发人员采用“封闭开发”的方式来面对。将所有的开发人员，由公司集中到一相对封闭的场所，由专人负责其生活起居，对于后勤人员进行专业培训。这样，项目团队感染“非典”的机会，就会降到最低（不是没有，因为如果后勤人员感染了，也会给里面带来风险，不过，还可以通过物品非直接传递的方式进行，进一步降低条件），在这样的条件下，风险可能性可以降为１。
　　二、降低其可能造成的损害。
　　应对风险，另外一个可处理的办法就是降低其发生时的损害。
　　对于软件项目而言，可以将项目分为各个子项目，各个子项目人员分别于各个相对独立的空间中工作，减少各个独立子项目之间的接触机会。这样，即使出现个别项目组中有人员出现情况，也降低了交叉感染的机会。
　　三、转嫁风险也是一种办法
　　应对风险还有一个办法就是转嫁。即将风险转移到第三方。如果风险系数实在太高，而工作还非常重要，不妨可以考虑此方法。
　　转嫁风险的办法非常简单，将项目中的关键部分外包给第三方。如果需要，可以将其同时外包给处于不同行政区划的第三方，这样就可以保证其安全性。
　　四、“忽略不计”
　　注意，不是真的不重视，而是出于以下两个原因的时候才这样做：
　　１。实在没有办法。
　　２。风险结果可接受。