怎样做好工作进度汇报——八要八不要

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文/weekdone 编译/明道 江新

任何一支团队都应该撰写一份有效的工作进度报告，因为这能让团队在任何一个时间段全面了解团队的表现和进展。如果项目执行效果很好，进度报告就应该起到概览的作用，提出有价值的观点，让团队知道下一步需要集中精力解决哪些问题，哪些地方还能提高效率，最后解决潜在的问题，并指出下一步的方向。

进度报告做得好，团队就更可能在投入少的情况下实现多产出，也能让每个成员专注在重要的任务上，而不是那些紧急的任务（四象限法则）。

然而不要以为撰写进度报告是一件很容易的事，有一些注意事项你必须要清楚。不论你是团队成员还是团队负责人，以下几点你一定要心知肚明：


1.进度报告的目的



没有清晰的目标，就无法撰写进度报告。团队里其他人希望从我这得到什么信息？我应该重点写哪方面的东西？有哪些任务很重要需要让他们知道？对这个人很清楚易懂的内容也许对另外一个人就不那么明显，通常，这需要加强内部沟通，形成及时分享信息的氛围。因此，在撰写进度报告之前，要搞清楚自己的进度报告应该提供什么信息，报告的目的是什么。


2.进度报告的结构


报告的结构和目的同等重要。没有清晰的结构，别人要从报告里提炼出信息就很困难，报告也就没有什么实际价值。另外，报告要让所有人都能很简单地阅读、理解。因此，团队的进度报告应该使用同一个结构。这里我们推荐之前介绍过的PPP汇报法：Progress，Plans，Problems（详情点击阅读曲已终，人未散）。结构清晰的进度汇报模板让报告更加容易撰写、阅读、理解。


3.进度报告的频度



有效的进度报告应该保持一定的频度，甚至最终形成习惯。因此，团队里需要设定上交报告时间截点，每个人都能知道流程，应该什么时候提交报告。比如，频度是一周一次，那么时间截点可以定在周五下班前，很多明道用户都选择这样来结束一周的工作：周五提交报告总结这一周已完成的事项，反思整个工作流程，计划下一周工作。带来的另一个好处是，有效解决“周一迷茫综合征”，因为每一周的工作大致方向在上周就已经定好。


4.进度报告的篇幅



工作中的时间都很宝贵，不会有人逐字逐句阅读你的报告。如果报告中的信息不能切中要点，报告的价值就大大降低，同事也就不会去阅读，还有可能他自己也写一篇万字长文。另外，报告篇幅长说明另一个问题：缺乏总结信息提炼要点的能力。因此，确保把主要的成果、计划和困难用尽量少的文字表达出来。永远只提出最重要的部分，把报告的单位价值最大化。


5.提交报告的媒介



邮件、Google Doc以及word都不是进度报告最理想的呈现形式。为什么呢？很多外企都依靠强大的outlook进行工作，这里不得不说Email的一些缺点，内容无法直观显示、无法实现多人讨论、看不完的回复邮件、沟通的不透明性等等；Google Doc 以及word则缺失团队协作的功能，这是个硬伤。Saas行业提供新的可能性，明道协作平台创造的沟通环境，让办公环境的协作更加简易，团队的其他人可以随时在你的报告下讨论、交换想法。


6.进度报告的内容



PPP汇报法已经提供了非常实用的结构，然而你仍然要注意报告的内容。即使几句话说不清楚你的计划，也不要使用冗长拗口的措辞。在撰写报告的同时，要时刻想到报告的目标读者是整个团队，不要使用专业术语或你个人创造的缩略语，要么就附上注释。用事实和数字来支持报告里的观点。报告越简明易懂说明你的思维越清晰。


7.进度报告的阅读权限



工作进度应该让团队所有人知道。个人工作的进展信息对团队其他人会产生意想不到的帮助。让其他人随时知道你当前工作成果，未来计划，还有你遇到的困难以及挑战。这样，进度报告也能帮助形成一个协作机制，使团队协作更加高效。公开每个人的工作进度，团队会议的产出也能大大增加，展开的讨论也能切中项目的要点，并且还节省了每个人阐述自己工作进度的时间。


8.进度报告的反馈



69%的员工在他们的努力得到认可后会更加卖力工作。所以，别人的报告发出来后，要及时给予有意义的反馈，这会大大增加进度报告带来的价值。工作进度报告应当是一种双向沟通的工具，不仅仅是给团队阅读的，他们也应该给出反馈，提供意见，每个人也应该向团队负责人咨询意见。

工作进度汇报的八要八不要已经讲完，接下来，就期待你在工作中多加运用，不断提高自己和团队的工作效率！