|
|
管理者的时间总是有限，作为成本中心的职能部门，能够有一次深度接触决策层的机会不容易，而在紧张与兴奋中，沟通结果常不尽如人意。我们抱怨管理者不理解、不重视我们。那么突破口究竟在哪里？
俗话说，知己知彼，百战不殆。这里有一个关键要点，即需要了解管理者的性格特质，以便沟通中事半功倍。据调查，中国企业中的管理者（尤其是高管），绝大多数是老虎或猫头鹰特质，要么关注结果，要么关注逻辑。所以，在说服他们时就要围绕这两点，因人制宜。
一场被拒绝的汇报
先分享一个小案例。一家企业是由其母公司投资创建的。在创立的过程中，企业的人力资源副总裁（简称HRVP）在对行业了解后，发现该行业企业的业务优势差异极大，而本企业应该是哪种模式，并不清晰。这直接影响到她对企业人力资源体系的规划。为了解决这个问题，她精心组织了一个PPT方案，准备向集团的董事长汇报。但结果是，董事长虽然接待了她，却只给了不到5分钟的时间，结果可想而知。
这位HRVP准备的PPT，洋洋洒洒108页，从组织机构谈到人员编制，谈到招聘渠道，再到人员到岗、薪酬状况。我问她：“你找董事长沟通的目的是什么？”她答，目前因为不清楚公司的业务特点，于是产生了机构设置、薪酬体系及人员甄选方面的问题，她想将这些困惑与董事长进行沟通，以明确方向。我接着又问，你是怎么向董事长汇报的？答曰，将人力资源目前的工作情况做了详尽的汇报，但没汇报完，董事长即说，“你们做得挺好，继续努力，我还有事，今天就到这儿吧……”
不要忘记你在和谁说
可见，这个HRVP对于向董事长汇报的目的是非常清晰的，但汇报的方法呢？
根据中国企业管理者的性格特质，在汇报工作时，一定要结论先行，亦或是问题先行，即先向董事长说明本次沟通的目的是什么，在工作中遇到了哪些困惑需要董事长帮忙答疑解惑，一共遇到了哪几类问题，各类问题中的关键点是什么，而不是大篇幅地罗列内容。因为汇报要关注对象，董事长不会太关注你工作中的细节，但会关注你的思路，亦或是你遇到的困惑。而这位HRVP没有摸准听众的脉，一味阐述自己做了哪些事，取得了什么样的成果，同时运用了大量的专业用语，这是汇报的大忌。
仔细回忆一下，你有几次汇报是站在听众的角度上进行的呢？与其抱怨领导不重视、不给资源，不如自省一下自己的行为模式。在向上级汇报工作时，一定要明确对方的特点及其思维模式，只有对症下药，药效才会显著。而这个思维模式即为大家所熟悉的金字塔原理。其核心内容为：中心思想明确，结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进；先重要后次要，先全局后细节，先结论后原因，先结果后过程。
那么是不是思维模式有所改变就一定能够说服决策层呢？还不尽然。众所周知，管理者的时间是有限的，他们更希望聚焦于对组织真正产生价值的事情上，于是负责营销和财务的人成了领导的常客，而从事人力资源及其他职能管理的人，似乎难以成为管理者的座上宾。这一点并不可怕，可怕的是管理者给了我们时间和机会，但我们没能有效把握，于是下一次的时间就没那么容易获得了。
这样写出演讲报告
日本有一位著名的风险投资家，叫盖川崎（Guy Kawasaki），他听过无数次为了获得投资的企业路演。这些企业的通病是，PPT页数极多、每页的字数太多，且路演者不断给风险投资家们讲技术。可惜，风险投资家不可能是各行业的技术大拿，他们所关注的无外乎是问题、解决方案、商业模式、关键技术、市场推广计划、竞争、团队、业务预测及里程碑、现状及时间表、总结等。而企业并没有真正抓住投资者的眼球。大量的PPT以及过多的页数和密密麻麻的字体，体现出的是思维逻辑的混乱及不自信。
于是，盖川崎提出10/20/30法则，即：
演示文件不超过10页。不要用很多的内容来使你的PPT显得很充实，10页足矣，太多的内容让人无法记住重点。简洁阐述，才会让听众更认真地思考你汇报的内容及架构。而且内容少而精，逻辑清晰，是准备充分及自信的表现。
演讲时间不超过20分钟。虽然你有 1个小时的汇报时间，但管理者可能会迟到或早退，何况与管理者的互动和问答时间又如此重要，所以只说20分钟是明智的选择。况且，成人的精神集中度，一般以20分钟为极限。过长会让人分心和感到厌倦。除非你用这20分钟抓住了他们的眼球，接下来给予管理者充分的提问时间，这时才是你再度体现价值的时候。
演示使用的字体不小于30点（30 point）。使用30点字体的话，在一页 PPT里可放不下多少字。使用大字体写更少的内容，除了能够让管理者看得更清晰之外，更重要的是这能够让你认真思考自己需要写出来的主要观点是什么，并能够更好地围绕这个关键点进行阐述和解释。凝练是一种能力，这点也非常符合金字塔原理。
总结来说，如果你希望快速获得决策层的支持，就要理解他们的思维模式、工作状态、管理心理。职位越高的人越没有耐心，而我们又不得不向他们寻求支持和资源。不要忘记，这些人对于我们来讲就是投资人，你知道投资人想要什么吗？你知道如何吸引他们的眼球吗？那就要充分掌握利用金字塔原理的思维模式+写作方式+10/20/30法则的呈现技巧。
来源：《中外管理》杂志
|
|
收藏
分享
有用
无用