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情報中心？還是事業跳板？--小祕書學問大
文．邱莉燕
祕書是企業中最接近權力核心的人，他是權力邊緣人？ 鴻海董事長郭台銘的特別助理丁祈安 卻是最沒有聲音的人。當老闆不想被找到時，祕書便要化身善意的大說謊家；當老闆和部屬意見衝突時，祕書是夾心餅乾，高桿的祕書則會想盡辦法嘗試當一回「冷卻劑」；當同事被上司Ｋ得快要罹患憂鬱症時，祕書要扮演張老師兼生命線。
幫老闆處理公事家事和情事，最後終於變成公司的情報局局長，祕書＝祕密輸通中心，就是這麼來的。
祕書，是圓融的代名詞，是老闆的影子，善於解讀情緒和氣氛，從早到晚走坐得住，心細口緊動作快，耐冷、耐苦、耐嫌、耐煩。
祕書的特質與角色如此特殊，也難怪友達董事長李焜耀稱讚說：「祕書是高生產力主管的得力功臣之一，也是高績效組織的催化劑。」東元電機副總經理蕭恩信說得更妙：「祕書是老闆的DRAM（動態隨機存取記憶體）＋SRAM（靜態隨機存取記憶體）＋FLASH（快閃記憶體），智慧的結合將會是最佳拍檔。」
‧祕書聖經1：廣結善緣 連老闆的小老婆，都要喜歡你
「從祕書可以看出一家公司老闆的個性。」台北市專業祕書暨行政人員協會第二副會長沈惠芬斬釘截鐵說。
或許可以找到一些例子為她佐證。，反應非常快。某日，在採訪完畢後拍照，郭台銘才說了一句：「我沒繫領帶……」，丁祈安不慌不忙立刻撥手機吩咐一番，三分鐘後，一條領帶已經帥氣繫在郭台銘頸上。
再像遠東集團董事長徐旭東，早上五點工作到深夜十、十一點，工時超長，而且統領旗下眾多子公司，事必躬親，於是聘了三位祕書，分三班制處理事務。這些祕書英文聒聒叫，因為徐旭東舉凡交辦、文件、會議均用英文。
老闆對祕書的影響很深，祕書聖經的十誡故事只能環繞著老闆寫就，因此很多祕書在換了老闆之後，適應不良。
大有為企業顧問總經理鍾惠玲，曾任日商祕書七年，對老闆從一開始的忍耐，逐漸轉為效法。「是他教我要把事情write down（記錄）。我還從他身上學到了要用尊重老闆的方式，尊重老闆的朋友。」
鍾惠玲也常常得幫董事長處理私事，打理生活起居，除了餵魚、打掃外，還要幫老闆擺平被冷落的眾小老婆，陪這些小老婆吃飯，安慰她們，並讓她們相信鍾惠玲能幫忙「看好老公」。「如果小老婆們都不喜歡我，我就得不到老闆的信任，讓她們喜歡的祕訣在於相信我對她們的地位不具威脅性。」鍾惠玲學習到祕書工作的「生存之道」，竟培養出廣結善緣的能力。
‧祕書聖經2：守口如瓶 有眼有耳但無嘴，泄密是大忌
台積電兩萬名員工，祕書約兩百名。聯電一萬五千名員工，祕書約一百二十名，但這樣的祕書密度比起大型法律事務所，只能算小巫見大巫。大型法律事務所的祕書多如繁星，甚至必須另設祕書長一職管理領導。常在法律事務所的祕書群，座位集中，戰力集中，堪稱業界奇景。
為什麼大型法律事務所需要這麼多祕書？國際通商法律事務所祕書處主任姚貴玲解釋說：「因為法律事務所的產品，就是法務人員的智慧財產，具體化後就是文件，所以文書處理的工作量相當龐大，相形之下，會比其他領域祕書數量多。」像國際通商目前有六十多位律師，祕書三十名，平均每位祕書服務兩至三位律師。八年前，事務所在規模趨大後設祕書處主任，姚貴玲便從那時起接下這項職務。
祕書常被形容是有眼有耳但無嘴，連祕書的英文字首都是「secret」，也說明保密的重要。對這一點，姚貴玲深表認同。
「在我們這一行，保密特別重要，客戶的案件內容絕對不能和別人討論，即使是家人也一樣。比方說藝人明星的官司，好奇的親朋好友問起時，頂多也只能說：『嗯，她本人比電視好看。』」
國際通商辦過的大案不計其數，前總統夫人李曾文惠告馮滬祥與謝啟大、總統陳水扁告《中國時報》，以及蔡依林的合約糾紛，均轟動一時。但是，國際通商從未發生過因為祕書泄密而被開除的事。
‧祕書聖經 3：專業掛帥 不需要年輕貌美，照樣是美眉
踩著輕快腳步，美商安麗公司業務行銷執行長的祕書游美未，愉悅和迎面而來的同事打招呼。穿著格子Ａ字短裙，一頭挑染的俏麗髮型，實在看不出她超過五十歲了。游美未笑說：「在公司，我希望他們叫我美眉。」今年二月，這位美眉「以五十一歲「超齡」，擊敗眾多對手，受雇為祕書時，著實引起公司內部不小的震撼，安麗上下傳為奇譚。
一般說來，超過三十五歲之後求祕書職，下場多半是「謝謝再聯絡」。游美未卻以二十餘年專業祕書的經驗，工作能力扎實，加上在前一份工作與祕書協會授課時培養的廣大人脈，最終獲得雇主的青睞。
很多人曾對她說「希望到了這個年齡也能像你一樣」，因為游美未代表著另類英雌，不只外形顛覆老氣，更能在職涯就業的路上破除年齡的魔咒。
若說游美未顛覆祕書定義，那麼，王承瑄便是顛覆工作定義。王承瑄自清大外文系畢業後，即進入聯電擔任祕書，是前聯誠積體電路總經理張崇德的貼身祕書，個性活潑開朗。她在聯電待了十五年，卻在去年三十八歲的情人節選擇退休。
退休時，她手中持有聯電的股票約七百多萬元，在交大對面梅竹山莊擁有兩戶六十幾坪的高級住宅。不過，錢有沒有存夠，並不是她想退休的主因。身為聯電資深祕書年年調薪分紅，她卻不再戀棧。
‧祕書聖經 4：發現自我 就算退下工作，也能找到價值
「我已經想通了，我不需要那麼多錢，人就是要活在當下，當下做的事情要有意義。」王承瑄退休後，周一到周末，時時刻刻多姿多彩。少了工作，卻贏回自我。
「我現在有四大業，家業是陪公子（兒子）讀書，陪小姐彈琴。學業是攻讀美國普瑞絲頓大學（Preston）函授MBA（企業管理碩士），志業是當慈濟基金會的文化志工和環保志工，事業則是擔任新世紀形象學院專業講師，到新竹的兩所大學上課。」
四大業把王承瑄的二十四小時充實得豐富熱鬧。退休後的她，想要一台鋼琴，就賣掉手上的股票去買，現在她彈鋼琴的時間遠比女兒長。今年五月，她即將拿到MBA證書，還要專程前往美國夏安市參加畢業典禮。
祕書的確不凡，有人能在瑣碎的行政工作中發現自我的價值，於庸碌中產生對抗平凡的勇氣，也有人開啟了生命的另一扇窗，憑藉著做祕書多年學到的一身本事，事業更上層樓，在在證明了小人物也能成功快樂。
秘書受老闆的影響很深，也最能從老闆身上學到商場做人做事道理。 | 
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