组织会议是项目经理日常工作中一项非常重要的工作任务，项目过程中很多重要的决定都是在会议中做出的，也有很多由于不成功的会议而对项目本身造成了不好的影响。
首先我们看看不成功的会议常常表现为哪些形式：
1、会议氛围不好，参与者发言不踊跃；
2、会议讨论常常偏离主题；
3、会议没有取得预期的结果；
4、会议时间常常一拖再拖。
这些不成功的会议最终的结果就是：既浪费了大家的宝贵时间又没有达到会议的目的，很多人都经历过这样的会议，对此也是深恶痛绝。
以下是根据我个人的经验，列出了会议组织者应该注意的问题，也可看作组织会议的最佳实践。
在列出最佳实践之前有三点我们必须要清楚：
1、会议是否会取得成功很大程度上取决于会议的组织者。只有组织得有力，会议才有可能取得成功，这是会议成功的充分条件。
2、会议的组织者和参与者的想法通常是不一致的，有时候甚至会大相径庭。所以不要希望会议的参与者和你一样，对会议有着如此的期待，对大多数参与者而言，在会议中他只是一个发表想法的人， 他不用对会议的成功承担责任。
3、以下十一条最佳实践是形式上的约定，具体的实施可以根据实际情况来做。
组织会议的十一条最佳实践：
1、只有需要开会时才开会。有时候两三个人单独小范围沟通会更加有效。
2、提前发出会议议程，以便会议参与者知道他们来做什么。
3、请对人很重要，不要把非必要的人召来开会，当然也不要漏掉那些关键人物。在确保必要人物都在的情况下一次会议参与者越少效果越好。
4、提前预约参与者的时间，以确保他们能按时到场。
5、会议的开场很重要。会议组织者要在开始前做好几件事情。通常我建议有几点要在开场时说：
（1） 再一次强调会议的目标，我们来做什么。
（2）强调一下会议的基调。比如：本次会议是一个需求确认会，而非需求讨论会，主要是讨论做还是不做以及告知大家我们要做什么，而不要把太多的精力放在讨论如何做上面。
（3）说明一下会议的规则。如要发言，请举手；不要有小圈子讨论；不要打断别人的讲话，等别人说完你再说等等。
6、会议过程中时刻注意引导和控制会议，以确保会议按照目标进行。一次会议的氛围是否良好，讨论是否充分，好的引导至关重要。比如多提一些开放式的问题。
7、会议记录很重要，把一些结论和有价值的内容记录下来，这些是本次会议的重要成果之一。
8、会议要有结论。我们常在会议上听到有人说："大家讨论了这么半天，结论呢？"。没有结论的会议是没有意义的。
9、会议后别忘发会议纪要，以及一些Action，什么人什么时候做什么。
10、会议后的action执行情况的反馈很重要。反馈是对会议参与者的尊重，同时也告知了会议的效果。否则会让大家感觉到这是一个可无可无的会议，大家以后参与的积极性也会降低。很多会议往往都不注意这一点。
11、按时结束的会议会受到所有人的欢迎。
这十一条最佳实践，我认为适用于项目过程中的大多数会议，其他类型的会议也可以采用。 | 
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