[转帖]开好会的三原则（美杰咨询）

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会议管理的三原则

 

会议是组织生活的一项重要活动。作为一种沟通方式，会议非常重要。它为领导者提供了传播愿景、制定战略计划，以及制定威胁和机会应对计划的机制。会议还有助于集思广益，?并提高员工的参与度。然而，与那些有价值、富有成效的会议相比，有太多的会议是在浪费时间。

 

　　在组织内部，会议对员工社会化、员工关系建设，以及文化的形成起到了巨大作用。会议除了能探讨亟待解决的议题之外，还可加强正式或非正式的报告结构，提供有关组织价值、权力传递等的线索。就成本而言，没有免费的会议。将一位CEO和几位副总裁聚到一起几个小时，可能会耗资数万美元。

 

　　人们实际花在会议上的时间有多少？员工有没有被过多的会议折腾得焦头烂额？在员工眼中，他们花在会议上的时间到底有多浪费？企业怎样才能更好地利用会议时间？

 

　　

 

　　当从会议效果的角度去了解会议的总体情况，绝大多数人的回答都是正面的—大约17%的人认为很好和非常好，42%的人认为好，25%的人认为不好也不坏，只有15%的人认为不好或很糟糕。当被问及最近一次会议的效果时，做正面回答的就更多了—36%的人认为很好和非常好，33%的人认为好，16%的人认为不好也不坏，16%的人认为不好或很糟糕。对最近一次会议做出正面评价的员工中，超过半数的人认为，他们从会议中看到了改进的机会。

其实可以开得更好

 

　　考虑到花在会议上的时间与金钱，提高它的有效性理应成为组织的一个重要目标。为此，企业应重视三点：提高员工和经理的开会技巧；设定标准；采用最好的、创新性的方法召开特殊会议。

 

　　评估和提高开会技巧。尽管大多数员工都认为他们具有较高的开会技巧，但事实并非如此。如果员工简单地学习一些会议的基本技巧，比如，如何准备会议议程、如何鼓励参与，以及如何协调文化差异和解决冲突等，许多企业都将看到开会情况的重大改进。

 

　　公司在会议上投入了很多金钱，但让人惊讶的是，这些钱很少用在改善员工开会技巧上，也很少用在调查员工如何看待会议上。首先，企业应定期调查员工对会议的评价，并应将这种调查作为年度员工调查程序的一部分。另外，从一个部门、分公司和整个组织的角度考察会议效果，是进行会议问题诊断和改进会议议程的有效途径。

 

　　为了激励员工提高开会技巧，组织应在员工绩效考核体系中加入这项指标，从而使员工对自己的行为负责。除了要让主管给员工提供反馈意见外，组织还可为员工的开会技巧提供全方位的评估，即从下属和同级人员处获得意见。

 

　　设定标准。会议管理的首要原则是，要知道何时某种方法适用，何时其他方法适用或更好。与其让个人去选择，不如由组织设定一些通用的指导方针。比如，当一个未解决的问题阻碍了一个涉及多个部门的项目的推进时，你可以召集一次会议。又或者，只有当会议议程紧迫且需要全体人员共同参与时，才召开会议。

 

　　设立标准的目标不应仅仅是为了满足会议本身的利益，也不要因为某次会议是周例会就为它设立标准。一旦组织者要召开会议，他们必须确定哪些人需实际出席会议，哪些人不需要，以及如何让没有出席会议的相关方知悉会议内容。公司应该给员工自由，允许他们不参加与之无关或超出其专业知识范围之外的会议。

 

　　组织的每个部门也会设立自己的会议标准。我们赞成这种双重标准，即核心小组成员和外围人员可以通过不同方式参加会议。核心小组成员是指对推动会上要讨论的议题有直接作用的人员。外围人员可提供重要的专业知识和建议，但他们的参与不是对每次决策都是必要的。与其让他们参加每次会议，不如在需要他们意见的时候让他们参与，这样效果会更好。只有将两种角色的重要性及划分的理由都与他们沟通好了，才可避免双方因是否参加了每次会议而产生不良情绪。

 

　　采用最好的方法。为了开好会议，组织者应知道哪些方法适用，哪些不适用，并且应该采用最好的方法。下面是一些应紧记的基本原则：

 

　　第一，提前计划会议，以使会议效率最大化。在会议召开之前，组织者应提前发出会议议程及相关背景资料。如方便，应邀请与会者对议程进行补充。会议议程应给出每个议题的大致时间。这样做，一是为了提高效率，二是为了保证每个议题有充分的讨论时间。

 

　　议题讨论的顺序也很重要。例如，在一个以解决问题为重点的会议上，在讨论解决方案之前，首先应保证每个人都已同意了对该问题的界定。同样，在权衡特定的解决方案之前，方案的标准必须是事先经过讨论的。

 

　　第二，建立清晰的基本规则。为鼓励参与、明确会议重点，以及获得预期效果，会议应该程序化。如果小组要召开一个连续性的会议，那么在第一次会议时，就应该制定出基本规则。这样也有助于确定领导者和参与者的角色及对他们的期望值，以及当这些人未能充分发挥其角色责任时，反馈建设性意见的机制。

 

　　第三，不要害怕尝试新技术，以及在新场所召开会议。会议组织者应该大胆尝试能鼓励参与和激发思想火化的新方法。比如，在会议期间或让人们进行几分钟的脑力激荡，将与会者分成几个小组等。又比如，还可指定某位小组成员扮演某些特殊角色（例如，扮演顾客或者未来参加会议的股东）。同样，在新环境中召开会议有助于激发创新和打破陈规。

 

　　第四，建立会议评估机制。为增强会议的有效性，与会者应定期对会议进行评估，找出哪些地方需要改进。即使不为这次会议，也可为下次会议做准备。另外，还应检查一下会议的进度和流程，以及会议的基本规则和效果。