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建立培训与发展规划
如何才能持续有效地鼓励员工学习和接受新的管理/技术理念？提供高质量与多样化的培训是激励员工这样做的关键。原因在于 从新进员工的操作性培训到将一个最新的工作组的概念引入到计算机系统中的培训不管培训模块执行得如何组织都必须制定一个全面的、执行中及持续的培训计划。这一高质量的培训计划能激励员工不断地学习新的东西并使组织变得更为高效。
一个全面的培训计划包括新聘员工培训、对工作总的看法和提高工作效率的必要技巧。新聘员工培训提供了一个基本的对岗位的了解和该岗位在组织中的重要性。新员工对岗位与其他职能部门之间的联系及工作环境了解越多就越了解自己所在岗位在组织中的重要性及压力。
另一方面一个全面的培训计划也包括持续教育。最有效的培训计划是让培训成为每一个部门每一个员工的职责并成为一个不能忽视的重要职能在制度、工作流程与技术上对这一职能予以支持。
新聘员工培训
一个完整的新聘员工培训计划始于培训手册的制定。这个手册在对技术、技能有需求的个别新员工适应岗位奠定了坚实的基础为了使职能部门更好地理解目前的政策与流程经理或高层管理人员必须确保部门的培训手册保持更新包括一些系统性提高和/或政策或流程上的一些变化。此外制订的培训手册要易懂易记并能引起新员工的兴趣而不能用过于平淡或教条式的语句。此外不必担心运用一些专业性词汇包括一些图形如果可能在计算机培训中溶入一些可视化的图形作为图解是非常必要的。
新聘员工培训的另一个形式包括新员工与在职员工一起进行的适应岗位的培训一般称之为在岗培训或工作培训。这种培训方式使新员工能够发现岗位工作的不同方面（需要注意的多方面的问题）同时也使新员工有机会与在职员工发展工作关系。新员工培训要注意的二个问题：
定位：必须让所有新员工都参加培训
培训方向与完整性
持续教育
必须提醒的是部门的持续教育计划和新聘员工培训一样重要。遗憾的是在实践中只有40%的企业做到了这一点导致组织必须不断提醒员工关于各方面的工作流程与概念。这一持续教育可以是正式的也可以是非正式的一般情况下非正式的方式会多一些。
正式的或传统的培训方式经常会有这样的一种形式：管理层的成员向每一位参加培训的新聘员工发放备忘录而非正式的以口头形式居多接受培训的人通常只记录一页纸就足够了。这一页的信息被称为培训警示是一种非强制方式取得的而且信息量非常丰富。当一些制度或流程发生变化时非正式的方式可以以较快的方式适应部门培训并取得相应的效果。
制订一个持续培训计划
制订一个持续性培训计划时管理层必须将他们期待得到的结果优先考虑。不可避免的一个问题是拟订中的计划是用于提升员工的工作技巧还是需要协助员工个人的发展？
实际上不少企业在制订培训计划时都会夹在两难之中。对管理层来说最重要的分歧在立足于培养未来的管理层成员还是解决员工目前工作技能的问题。如果管理层期望的产出只是提升技巧而不考虑员工的发展培训工作会很好做HR只考虑如何让员工知道怎样将工作做得更好即可。这时培训的产出肯定是积极的制订培训计划也不用考虑市场竞争因素寻求一些能解决问题的培训课程即可这种培训从严格意义上说并不是一个持续性培训。
制订持续性培训计划时期待的产出应综合考虑技巧性与员工个人能力的提升。这种计划将使员工有机会发展管理技巧、更好地理解他们的职位与岗位的能力和如何使自己更好地适应企业里的各种关系。例如如果你在部门的绩效评估中发现自己掌握的工作技巧离职位描述仍有一些差距你就可以通过相应的培训课程提升那些方面的技巧。
将技巧培训溶入个人发展
这类培训包括一些非常基本的写作技巧能力培训如写作的结构和句式的纠错等。这些培训看似简单但一定要提醒培训参与者这些培训内容的重要性。如向客户写一封发货滞后的道歉信就非常讲究技巧必须向员工提供关于客户的一些背景信息告诉他们这些客户是近十年来付款一直非常迅速的优质客户。给他们10-15分钟的时间拟出草稿并让他们轮流当众读一下自己拟订的信。当某位员工读完后让其他的参与者提出自己的修改建议并指出该封信中积极的方面。
另一种方法是将正在进行的持续教育溶入到员工或团队的发展中去这种培训方式是切实可行并经企业实践证明可以取得非常良好的效果。员工籍此有机会聚在一起讨论他们在企业中新近获得的经验与体会。
这一经验之所以可取并为绝大多数员工所接受是因为通过这种方式的培训获取的信息非常实用员工有机会参与其他员工的工作中去。同时其他员工也可以体会类似的情境并有机会与同事讨论有效解决问题的方法。
制订培训计划的技巧
下述是制订培训计划时必须考虑的几个要点：
根据《华尔街日报》的调查绝大多数的成年人的写作水平是在八级然而却一直都停留在只摘取要点的水平上。提升员工的写作水平看似普通却非常必要。
在安排培训的时候努力使受训组的组成成员多样化。这可以显著提高讨论的质量。
在每一个工作区域都挑出一个重点员工。这样做有二个目的：如果是一个新的系统或流程将被引入公司这一重点员工可以学习到这些新的系统或流程后培训其他员工（人们总是在被要求培训他人的时候会学得更好）。第二可以充分利用企业内的优质资源同时也解决了企业内一些员工理解水平较低的问题。这种情况下可以造就一种非常融洽的工作氛围因为相对于人力资源部或组织发展部门派去培训的人来说这些理解能力稍差的员工对日常一起工作的员工来指导自己更容易接受而不会感到紧张。
首选的持续教育计划
对组织来说一个首选的持续教育计划应该是量身定制的。但是怎样才使组织了解员工的需求？一种方法是和那些在岗位上的员工一起工作如果可能做一个绩效面谈的随机取样了解一下员工对个人发展的需求。另一种办法是收集培训需求评估或与员工沟通征求他们的意见哪些技能适合他们他们希望得到哪些方面的发展。这种方法最好用匿名的形式开展以确保收集到理想的结果。很简单当人们知道他们并不会因为自己的不足被指出后而受到嘲讽就会以更公开、更诚实的方式填写问卷。
不管如何确定什么内容的培训是非常重要的它直接关系到课程的选择、培训理念的贯彻等。必须提醒的是生产性的培训最好在二个小时内完成。超过二个小时不少受训者就会离席而去。最后在培训期间尽可能搞一至二个活动以保持参与者的记忆清醒避免他们进入半睡眠状态以影响培训效果。
是否真的需要一个集中式培训？
虽然集中的培训极可能是有效的但也并不一定就是首选的方式。如果你要做的培训内容是比较基本的或普通的知识不妨建立一个培训警示来代替。这是一种非常好的沟通方式可以就一些知识或新的工作要求质等信息进行沟通使员工得到观念的更新与技能的加强。可以用撰写培训警示或将一些闪光的观点或/和思路写在特制的纸上。不要误以为这样使用没有多大意义这些一闪而过的观点往往会使你的纸“变色”。在我的工作经历中就曾发现员工把一些写有“闪光的”观点的纸留在纸盒里而写在白纸上的附言更多的是一扔了事。
保持学习的持续性
保持学习的持续性非常重要下面是一些建议：
如果部门需要一些娱乐来促进学习不妨做一个游戏。这个游戏可以是来自家庭争执等同时让员工回答一些与工作环境和/或员工有关的问题。这会使人吃惊地记起游戏情节中的一些事相对于硬性学习而言这种效果更好。
当进行一个培训课程的时候一定要保持沟通通畅和情绪轻松愉快。尽管一些思想上的沟通是重要的但首要目的是让员工保持兴趣并从培训中感到快乐（这可能会有点困难如果你聘请的不是一个善于调动气氛的培训师的话然而一般情况下绝大多数的培训师都是比较活跃的）。
把溶合学习的理念引进到部门。鼓励员工充分利用不同的资源提升学习水平。当培训警示和集中式培训直接来自管理层的时候会改变员工对互联网、图书馆或是部门内部学习持旁观态度的看法通过与其他员工的沟通也不失为学习的一个极为宝贵的资源。
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