[原创]我的时间管理实践（软件应用篇）

旅程无限

QUOTE:

以下是引用pauljx在2007-11-4 19:03:38的发言：

看了楼主的GTD及MO生活,深受启发,立即重装OFFICE2007并安装了MM,但对OUTLOOK2007和MM并不太熟悉,导致出现软件使用不畅及如何与手机同步等问题,希望有更详细的操作介绍.

谢谢楼主!

应该会很顺畅的，请具体告知出现什么问题，我再做相应的解答，让大家共同学习进步。

关于手机同步，不知你的手机是否也是PPC手机，你可以看看我的另外一篇：《我的时间管理实践（硬件工具篇）》http://www.21manager.com/dispbbs.asp?n=147,147366,0,0,0,0,0,0，希望能对你有帮助。

oea

呵呵，最近也准备用Outlook来进行GTD的，毕竟Outlook的是工作上最常用的一个软件。。也在研究中。

旅程无限

QUOTE:

以下是引用oea在2007-11-4 23:51:23的发言：
呵呵，最近也准备用Outlook来进行GTD的，毕竟Outlook的是工作上最常用的一个软件。。也在研究中。

是啊，正因为经常使用，而且功能强大，所以是我现在唯一的选择。希望有机会交流。

joexsl

好东西,可操作,可立即实践

pauljx

      看了楼主的GTD及MO生活,深受启发,立即重装OFFICE2007并安装了MM,但对OUTLOOK2007和MM并不太熟悉,导致出现软件使用不畅及如何与手机同步等问题，主要是：

      1、在配置OUTLOOK电子邮件帐户时，是键入已注册的163或雅虎邮箱吗？提示需要网络密码，是邮箱的密码吗?但提示不对，需要键入INTERNET服务商提供的密码，那是什么？

      2、在OUTLOOK中，待办事项的分类重命名没有找到命名框，无法对分类进行命名，比如：分类命名为家庭生活、律师事务等；

      3、在MM中分解项目，是将OUTLOOK中的项目导出到MM中？还是在MM中分解项目后再导回OUTLOOK？我从OUTLOOK中导出后项目后，在MM中出现的是子主题，有结束时间、起始时间、优先级等，是在这个基础上进行分解吗？如果在MM中分解好项目到回OUTLOOK，又是与原主题处于同一层级，看不出主题与子主题，层次不清，如何分类及显示层级？

      4、与手机同步，要考虑手机操作系统吗？目前有那些手机可用？SPB DIARY软件在哪可下载？

      本人十足菜鸟，但万分向往楼主的MO及有效率的生活，谢谢楼主分享！

oea

QUOTE:

以下是引用pauljx在2007-11-5 15:05:06的发言：

      看了楼主的GTD及MO生活,深受启发,立即重装OFFICE2007并安装了MM,但对OUTLOOK2007和MM并不太熟悉,导致出现软件使用不畅及如何与手机同步等问题，主要是：

      1、在配置OUTLOOK电子邮件帐户时，是键入已注册的163或雅虎邮箱吗？提示需要网络密码，是邮箱的密码吗?但提示不对，需要键入INTERNET服务商提供的密码，那是什么？

      2、在OUTLOOK中，待办事项的分类重命名没有找到命名框，无法对分类进行命名，比如：分类命名为家庭生活、律师事务等；

      3、在MM中分解项目，是将OUTLOOK中的项目导出到MM中？还是在MM中分解项目后再导回OUTLOOK？我从OUTLOOK中导出后项目后，在MM中出现的是子主题，有结束时间、起始时间、优先级等，是在这个基础上进行分解吗？如果在MM中分解好项目到回OUTLOOK，又是与原主题处于同一层级，看不出主题与子主题，层次不清，如何分类及显示层级？

      4、与手机同步，要考虑手机操作系统吗？目前有那些手机可用？SPB DIARY软件在哪可下载？

      本人十足菜鸟，但万分向往楼主的MO及有效率的生活，谢谢楼主分享！

1、这个Outlook提示的是你邮箱的密码，比较需要注意的地方应该是Outlook中的邮箱地址大部分是需要填写全称的，你可以参照你自己邮箱，比如说163或雅虎的帮助，一般都有详细的帮助的；

2、可以点击常用工具条上面的，四个不同颜色方框的按钮，然后点击所有类别，就可以设置了。或者是“编辑”-》“分类”里面

3、这个也在研究，我个人比较喜欢从MM分解好了，再改入到Outlook的任务中。不过对于在MM中分解好了后，不知道大家都怎么样来导入到任务中，我只知道能一个个发送到Outlook的任务中，（或者是在MM里面设置每个任务的任务信息，然后再导出至Outlook中，这个感觉不是很好用，不好同步），不过总是感觉不是非常理想，每个任务都要单独设置一下，不知道大家有没有什么好的方法。

4、这个要看手机的型号了，比如说像Windows CE的Smartphone或者是PPC本身都有同Outlook同步的功能。。。其他的操作系统没用过，不是很清楚。

旅程无限

QUOTE:

以下是引用pauljx在2007-11-5 15:05:06的发言：

      看了楼主的GTD及MO生活,深受启发,立即重装OFFICE2007并安装了MM,但对OUTLOOK2007和MM并不太熟悉,导致出现软件使用不畅及如何与手机同步等问题，主要是：

      1、在配置OUTLOOK电子邮件帐户时，是键入已注册的163或雅虎邮箱吗？提示需要网络密码，是邮箱的密码吗?但提示不对，需要键入INTERNET服务商提供的密码，那是什么？

      2、在OUTLOOK中，待办事项的分类重命名没有找到命名框，无法对分类进行命名，比如：分类命名为家庭生活、律师事务等；

      3、在MM中分解项目，是将OUTLOOK中的项目导出到MM中？还是在MM中分解项目后再导回OUTLOOK？我从OUTLOOK中导出后项目后，在MM中出现的是子主题，有结束时间、起始时间、优先级等，是在这个基础上进行分解吗？如果在MM中分解好项目到回OUTLOOK，又是与原主题处于同一层级，看不出主题与子主题，层次不清，如何分类及显示层级？

      4、与手机同步，要考虑手机操作系统吗？目前有那些手机可用？SPB DIARY软件在哪可下载？

      本人十足菜鸟，但万分向往楼主的MO及有效率的生活，谢谢楼主分享！

其实网友oea 的回答已经很全面了，我再稍微补充一下：

1、配置邮箱是在“工具”菜单下的“帐户设置”，点击之后会弹出一个“帐户设置”的对话框，对话框里有“新建”、“更改”的选项，你根据不同的情况进行设置。在设置的时候肯定是输入已注册的163或雅虎邮箱的邮箱密码，但要注意邮箱服务器信息的设置情况。我的126邮箱设置情况（详见附图1）你可以参考一下。

2、关于分类：你点击“编辑”，在弹出的菜单栏的最底端有个“分类”的选项，点击之后请选择“所有类别”会弹出一个“颜色类别”的对话框，在该对话框里有个“新建”的选项，你点击它即可设置。

3、关于MM分解项目，我的实践是在MM中分解项目后导回outlook，其实没有导回的说法，在MM里有个新建任务的选项，你点击之后可以直接弹出outlook的新建任务对话框，直接设置即可。这点在原贴的图片里已经有所说明。你可以再仔细看看。

4、与outlook同步顺畅的当然是同属同一家公司的windows CE系统（即PPC或smartphone)，，SPB DIARY可以在以下这个网站下载：http://www.3gfan.com/，这是一个专业的智能手机软件的网站，我都是在这里下载智能手机软件的。

pauljx

非常感谢楼主和16楼oea的帮助,赶紧试试,有问题再向两位请教！

johnwin

很想实践

旅程无限

三、排程：

理念：排程就是安排行程，在GTD的理念中，日历是个“圣地”，只有明确时间约定的事件才放入日历，其余就放在待办事项栏里。这点其实和outlook的程序设置是不谋而合的，在outlook中为什么要分别设置“任务”和“日历”呢，我想它们的区别也就在于一个是确定时间的（即Must do)，另一个则相对没有确定罢了(可做可不做， 希望你尽快做，但不设时间，根据地点、剩余时间、精力、优先度而定）。

前两天在GTD　LIFE的论坛上一篇《销售时间管理培训感想》中有一段话我感触很深：“最简单或最原始的时间管理工具就是"记录自己的时间并回顾"。”老子说：“天下难事必做于易，天下大事必做于细”，时间管理的实践中最基本的也就是从“记录自己的时间”开始。

我的具体实践：

每当我将“待办事项栏”里的任务完成时，我会用鼠标将该条“任务”拖往“日历”栏，即弹出一个新建“日历”的对话框，我会详细设置“开始时间”和“结束时间”，同时将这件事的相关情况（比如心得、体会、感想等）记在下方的编辑栏里。这样不断重复，一天的时间就被这一件件完成的任务所排满，日子自然过得充实而丰富了。（详见附图3）

四、行动

关于行动最重要的是“一次只做一件事”，这点在褪墨的文章里有精彩的阐述：

执行，作为一切时间管理的核心，同样是ZTD中非常重要的一部分。如果你不执行计划的行动，那其他的所有管理习惯也就是无意义的，你准备的工具、管理系统、计划列表、任务清单等等也就是白费了。所以执行是所有习惯中最最重要的！

ZTD着重于在不分心的情境下，一次只执行一件事。千万不要多线工作，也不要让你的工作突然中断。这里是一些建议，希望你能够真正地执行行动并且完成它们。具体的建议详见以下链接：http://www.mifengtd.cn/articles/ztd-habit-4-do.html

五、检视：也就是回顾的意思。在GTD里强调要做每周回顾，关于这点，我的实践是设置每周日的晚上用一个小时进行GTD的每周回顾，这点通过周期性地日历安排设置在outlook里了。并明确地记载了回顾的内容：

1.
  Email：回顾并且清理“待定”和“即将到来”的文件夹。把那些拖了很长时间都没有处理的事情都删去。

2.
  To-do列表：浏览现在所有的任务清单，删除那些已经不重要的任务，并且重新给下周要完成的工作项目进行安排。
    

3.
  项目: 把每一个项目中的下一步行动都放入任务清单。对项目列表进行更新和整理。
    

4.
  日历: 检查下一周的约会和会议。把(参加约会或会议) 要做的预先准备加入任务清单中。
   

[此贴子已经被作者于2007-11-7 21:47:08编辑过]